檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展探討

丁玉

摘 要：新科技革命爆發(fā)以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和電子信息技術(shù)走進(jìn)了千家萬(wàn)戶，改變?nèi)藗兩a(chǎn)生活方式的同時(shí)，也深刻地影響和改變了各行各業(yè)的發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展模式，檔案管理工作也不可避免地受到了影響。本文以檔案管理工作的基本概念和內(nèi)涵入手，分析了紙質(zhì)檔案、電子檔案各自的優(yōu)缺點(diǎn)，探討了檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的必要性，并提出了增強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的意見建議，供檔案管理決策者和檔案管理工作人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存發(fā)展

新世紀(jì)以來(lái)，隨著國(guó)內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的普及和快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+異軍突起，誕生了很多新的業(yè)態(tài)，對(duì)許多傳統(tǒng)行業(yè)的生產(chǎn)或工作方式也改變和影響了很多。檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，但是目前的紙質(zhì)檔案管理方式有很多弊端，在檔案管理中借助互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代電子信息技術(shù)，可以有效革除一些當(dāng)下檔案管理工作的弊端，更好地促進(jìn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，所以探討研究檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存發(fā)展是十分有意義的一項(xiàng)研究。

1 檔案管理工作概述

檔案管理又稱為檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱[1]。它是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理主要分為檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等步驟，當(dāng)然這8個(gè)步驟有時(shí)候并不是必須的，可以根據(jù)實(shí)際工作需要調(diào)整或刪減，有的檔案管理就分為6個(gè)步驟，還有的直接分為基礎(chǔ)和利用兩大部分。從檔案管理的發(fā)展歷程來(lái)看，是有一個(gè)由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)的這么一個(gè)過(guò)程。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

紙質(zhì)檔案，顧名思義，就是指檔案信息是記錄在紙張上或者其他能夠固化且能被人直觀看到和感受到的物質(zhì)上，并且字跡等檔案信息是和這種紙張或其他物質(zhì)的媒介、載體永久聯(lián)系和捆綁在一起的，除非是遭遇戰(zhàn)亂、地震、洪水、泥石流等不可抗力的重大人為或自然災(zāi)害，紙質(zhì)檔案的保存期限幾乎可以是永久的[2]。紙質(zhì)檔案是檔案管理的原始和傳統(tǒng)方式，歷經(jīng)長(zhǎng)久發(fā)展傳承下來(lái)，必然有其優(yōu)點(diǎn)，紙質(zhì)檔案最大的優(yōu)點(diǎn)就是它的原始性和真實(shí)性，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案里所有的紙質(zhì)材料都是第一手材料，是最原始的材料，而且，在檔案的整理、添加的過(guò)程中，所有的檔案資料信息有時(shí)間的前后順序甚至邏輯上的某種聯(lián)系，有據(jù)可查、有跡可循，這樣一來(lái)人為偽造、篡改的可能性大為降低，檔案的真實(shí)性也就更值得信賴了。

任何事物都是一分為二的，紙質(zhì)檔案雖然優(yōu)點(diǎn)很多，但是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，其弊端也日益顯現(xiàn)出來(lái)。最大的弊端就是紙質(zhì)檔案的搜集、整理、查閱非常不便，同時(shí)紙質(zhì)檔案存在著因?yàn)橹T如戰(zhàn)亂、火災(zāi)、地震、風(fēng)化等不可抗力因素而導(dǎo)致遺失或者損毀的可能，一旦這種第一手材料的紙質(zhì)檔案遺失會(huì)造成很大的損失和不便。

2.2 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

電子檔案是指按照國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描、上傳等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。在將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范程序，做好安全備份工作，保證電子檔案和紙質(zhì)檔案完全一致，真實(shí)可用。電子檔案在保留了紙質(zhì)檔案真實(shí)性的同時(shí)，無(wú)疑又提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使得檔案分類整理、修改、檢索等變得更加快速便捷。但是應(yīng)該盡量避免電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案材料的過(guò)度數(shù)字化，否則將會(huì)失去原紙質(zhì)檔案的真實(shí)性、憑據(jù)性和歷史質(zhì)感。

同樣地，電子檔案也并非是純利無(wú)害。首先，最直接也是最重要的是電子檔案的真實(shí)性較之于紙質(zhì)檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)更難以得到保證。眾所周知，電子檔案正是借助于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)才能實(shí)現(xiàn)不同地域的不特定人在任何時(shí)候都可以自由查看、翻閱，它是依附于信息技術(shù)或者電子信息管理系統(tǒng)，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需保存在特定的場(chǎng)所且不對(duì)外開放，這客觀上增加了電子檔案被擅自篡改的可能性；其次就是電子檔案賴以建立和傳播的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有可能會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)不穩(wěn)定或者遭遇黑客攻擊和偷盜，還有被計(jì)算機(jī)病毒感染的可能性，這些問(wèn)題輕則影響檔案管理工作，重則可能導(dǎo)致檔案被篡改、損毀甚至丟失。

3 檔案管理中電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展

3.1 紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的重要意義

電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，簡(jiǎn)而言之就是在未來(lái)的一段時(shí)期內(nèi)，檔案管理機(jī)構(gòu)和人員在檔案的保存形式上應(yīng)該同時(shí)保存紙質(zhì)和電子兩種形式的檔案資料，兩種檔案資料完全一致、形成彼此間的對(duì)應(yīng)，不管通過(guò)哪種方式都能找到檔案資料[3]。這樣做的意義是可以充分融合紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)有效避免各自的缺點(diǎn)：紙質(zhì)檔案可以長(zhǎng)久保存，更有原始性和真實(shí)性；電子檔案則整理規(guī)范、檢索和查找方便，更方便查閱和利用。

在此著重強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，即便現(xiàn)在檔案的數(shù)字化已然成為一種趨勢(shì)，但是檔案保存機(jī)構(gòu)仍然應(yīng)該重視保存原始紙質(zhì)檔案，這是因?yàn)闄n案最重要的屬性之一就是原始記錄屬性，況且如果保存得當(dāng)紙質(zhì)檔案的保存期限可達(dá)幾百甚至上千年，遠(yuǎn)比電子檔案的載體如U盤、CD等可保存年限更長(zhǎng)。

3.2 增強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的建議。

首先，要采用“雙套制”管理，兩種檔案形式分別建檔，確保資料真實(shí)客觀。如果不采取有效措施，保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性，那么電子檔案將一文不值，這是檔案最基本的真實(shí)性決定的。其次，強(qiáng)化規(guī)章制度約束和責(zé)任落實(shí)，嚴(yán)防可能出現(xiàn)的檔案疏漏、遺失甚至造假。最后，就是做好檔案涉密工作，嚴(yán)防黑客網(wǎng)絡(luò)攻擊造成電子檔案的丟失、被盜等非安全狀態(tài)。要合理確定檔案密級(jí)，加強(qiáng)檔案管理相關(guān)人員的教育培訓(xùn)力度，采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加密，根據(jù)工作實(shí)際需求合理設(shè)置相關(guān)管理人員的權(quán)限。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，紙質(zhì)檔案和電子檔案各有自己的優(yōu)缺點(diǎn)，要想高質(zhì)量做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，必須將二者結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮它們各自的優(yōu)點(diǎn)，規(guī)避各自的缺點(diǎn)，互為依托、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、形成強(qiáng)大合力，共同推動(dòng)檔案管理工作再上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]彭紅梅，程志宇.現(xiàn)代電子紙質(zhì)檔案在檔案管理共存現(xiàn)狀研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（17）：107～108.

[2]劉娟.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].中國(guó)管理信息化，2015（18）：175.

[3]姜昱.電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展探討[J].城建檔案，2017（03）：92-93.