人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策分析

王蕾

摘 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷研發(fā)，高科技工藝在改變?nèi)嗣袢粘Ｉ畹耐瑫r(shí)對(duì)國(guó)企的人事單位也造成了一定的影響。目前，我國(guó)出現(xiàn)了越來越多適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的科學(xué)檔案信息管理手段，使得企業(yè)的檔案信息管理逐步向信息化發(fā)展。為此，文章針對(duì)多有企業(yè)中人事檔案信息化管理所面多的挑戰(zhàn)和策略進(jìn)行了分析，以此來促進(jìn)我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理水平的不斷提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)；對(duì)策

隨著改革開放以來，經(jīng)濟(jì)得到了不斷的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也有效的提升，信息化時(shí)代逐漸來臨，為此，我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理所面對(duì)的挑戰(zhàn)也越來越嚴(yán)格。人事檔案信息化管理主要是在人事檔案管理中有效的使用信息化技術(shù)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行相應(yīng)的收集、管理和使用，其主要目的是為了利用一系列的手段，使人事檔案資源的管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的效果，實(shí)現(xiàn)了人事檔案資源的接收、傳輸和使用一體化，并使得人事檔案資源能夠得到共享，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的良好進(jìn)程。

1 人事檔案信息化管理的重要性

1.1 極大地提高工作效率

人事檔案的電子信息可以同時(shí)輸入和輸出，可以減少二次文件信息的處理時(shí)間，提高人事檔案信息的時(shí)效性，在國(guó)有企業(yè)傳統(tǒng)的人事檔案管理中只是注重檔案的實(shí)際管理，管理工作者通過手工收集、整理，再供應(yīng)給部門使用，其工作量極大，并且工作效率很低。檔案信息管理實(shí)施以后，檔案管理更能夠體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)性、網(wǎng)絡(luò)化中，信息數(shù)據(jù)只需一次輸入即可重復(fù)利用，并在管理內(nèi)部實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

1.2 有利于國(guó)企單位人事制度的改革

伴隨社會(huì)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，各企業(yè)能夠直接在互聯(lián)網(wǎng)中查詢應(yīng)聘人員的個(gè)人基本信息，這樣的方式有利于用人系統(tǒng)的對(duì)各種人才進(jìn)行選拔。并且，在聘用的過程中，員工的表現(xiàn)也能夠通過數(shù)據(jù)的方式傳輸?shù)狡髽I(yè)人事管理中心，這樣可以不斷優(yōu)化聘用人員的信息，強(qiáng)化對(duì)于員工的監(jiān)督管理。

1.3 有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中，對(duì)于人事檔案的使用效率極高，在工作過程中具有很多需要查詢相關(guān)人員信息的工作，在傳統(tǒng)管理中，反復(fù)的拆裝檔案袋為工作人員增加了工作壓力，并且使得資源容易受到破壞。在進(jìn)行人事檔案信息化管理以后，對(duì)于相關(guān)人員的信息能夠利用電腦進(jìn)行查詢，在減輕對(duì)于信息資源破壞的同時(shí)，還降低了員工的工作量。有利于人事信息數(shù)據(jù)的保存。

2 人事檔案信息化管理中所面臨的挑戰(zhàn)

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施的配備不夠完善

想要人事檔案信息化管理能夠順利在國(guó)企中進(jìn)行發(fā)展，就必須依靠較高的科學(xué)技術(shù)來完成，并且，還應(yīng)該擁有一系列的優(yōu)良設(shè)備，比如：表配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等等。但是，從目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)大部分人事檔案信息管理狀況來看，并沒有優(yōu)良的設(shè)備來支持信息化數(shù)據(jù)管理的運(yùn)行，因此，極大的阻礙了人事檔案管理信息化發(fā)展水平。

2.2 缺少相應(yīng)的監(jiān)督力度

在大部分國(guó)有企業(yè)中并沒有對(duì)企業(yè)的人事檔案管理工作引起重視，因此，在進(jìn)行管理的時(shí)候，經(jīng)常不能發(fā)揮全部作用，導(dǎo)致人事檔案信息化管理的發(fā)展受到嚴(yán)重阻礙。此外，因?yàn)檫€有一些從事人事檔案信息化管理工作者，并沒有明確了解自身的定位，國(guó)企管理人員也沒有使用有效的法律進(jìn)行監(jiān)管，沒有對(duì)“ 檔案管理”和“ 檔案所有”實(shí)行明確的劃分，使得在管理過程中出現(xiàn)了很多問題。

2.3 信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過于滯后

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫在建立的過程中主要包含了檔案信息的收集和整理、存檔、后期管理維護(hù)、使用等工作。因?yàn)榇蟛糠值膰?guó)有企業(yè)并沒有具體理解人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的內(nèi)容，因此，在開展數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中出現(xiàn)了各種缺陷，比如：信息數(shù)據(jù)沒有完整性、后期維護(hù)工作不良好等情況。此外，在進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中還存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患，比如：黑客的攻擊、計(jì)算機(jī)病毒、丟失等現(xiàn)象。

2.4 企業(yè)對(duì)于人事檔案管理人員的培訓(xùn)過于忽視

目前，我國(guó)人事檔案信息管理雖然在一定程度上落實(shí)了管理的自動(dòng)化，但是實(shí)際的管理必須依靠管理人員來進(jìn)行。然而，目前大部分國(guó)有企業(yè)中從事檔案管理的人員多為多項(xiàng)職業(yè)員工，并沒有專門進(jìn)行檔案管理的工作者，因此，對(duì)企業(yè)人事檔案信息化管理造成了一定的影響。此外，在一部分國(guó)有企業(yè)中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員過于忽視人事檔案信息管理人員的培訓(xùn)工作，使得檔案管理人員水平不能得到有效的提高，從而導(dǎo)致企業(yè)人事檔案信息化管理發(fā)展受到阻礙。

3 促進(jìn)人事檔案信息化管理的措施

3.1 加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

通過上述我們可知，缺乏相應(yīng)的先進(jìn)信息設(shè)備是阻礙人事檔案信息化發(fā)展的重要因素，我國(guó)各國(guó)有企業(yè)管理人員應(yīng)該積極關(guān)注人事檔案信息化管理的重要作用，為人事檔案信息化供應(yīng)重要的設(shè)備支持。在國(guó)有企業(yè)實(shí)際人事檔案管理過程中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)應(yīng)該能夠保證人事信息數(shù)據(jù)進(jìn)行快速傳遞和安全的保管，只有不斷強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部人事檔案信息化管理設(shè)備的支持力度，并在后續(xù)工作中實(shí)施維護(hù)，才能良好的促進(jìn)人事檔案信息化管理快速發(fā)展，使得國(guó)有企業(yè)優(yōu)秀人事檔案信息化管理目標(biāo)能夠完成。

3.2 建立一套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化信息技術(shù)具有高效、快速、使用范圍廣的重要優(yōu)點(diǎn)，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該最大程度的發(fā)揮這些優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該積極使用互聯(lián)網(wǎng)來完成對(duì)于信息數(shù)據(jù)的共享和維護(hù)，這樣，不但能夠讓國(guó)有企業(yè)全體員工的檔案信息得到良好的存儲(chǔ)，還能有效的避免人事機(jī)構(gòu)信息阻塞的情況。此外，人事部門還能夠按照檔案的電子版實(shí)行分類處理，并根據(jù)檔案信息實(shí)行分組，使得國(guó)有企業(yè)在后續(xù)進(jìn)行招聘人員和人員調(diào)動(dòng)的時(shí)候，能夠更加方便、快捷的尋找自己需要的檔案信息。

3.3 深入加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度

首先，在進(jìn)行人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)該保證所有人事檔案內(nèi)容具有一定的完整性，并且，建立一個(gè)企業(yè)內(nèi)部檔案信息平臺(tái)；其次，定期檢查相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)，加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)；再次，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該建立具有科學(xué)性和完整性的人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，有效保證企業(yè)工作人員在需要檔案信息的時(shí)候都能利用這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行信息的統(tǒng)計(jì)和查找。

3.4 切實(shí)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

雖然國(guó)有企業(yè)想要促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)工作必須依靠先進(jìn)的信息技術(shù)支持，但是，在建設(shè)的過程中還必須依靠國(guó)有企業(yè)檔案管理人員來完成。所以，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該極大建設(shè)具有高素質(zhì)水平和技術(shù)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并經(jīng)常開展相應(yīng)的信息化建設(shè)主題學(xué)習(xí)活動(dòng)，以此來提升檔案管理人員的專業(yè)能力，其中包含了對(duì)于電腦技術(shù)、信息處理、綜合分析等有關(guān)檔案管理的使用。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該不斷提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和品德，如果發(fā)現(xiàn)具有違反法律規(guī)定的現(xiàn)象，應(yīng)該嚴(yán)格追究其法律責(zé)任。

4 結(jié)論

面對(duì)人事檔案信息化管理所具有的挑戰(zhàn)，管理工作者應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息化技術(shù)和知識(shí)，以此來提升自己的工作能力，這樣才能促進(jìn)人事檔案信息化管理在國(guó)有企業(yè)中得到良好的發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)走向現(xiàn)代化道路。

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