基于采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與應(yīng)對(duì)策略分析

陳靚

[摘 要]本文介紹了石化企業(yè)某采購(gòu)單位的采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審制，通過(guò)對(duì)參加集中評(píng)審的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和統(tǒng)計(jì)分析，識(shí)別主要采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出風(fēng)險(xiǎn)控制措施與建議，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn);風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià);風(fēng)險(xiǎn)控制;采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.041

[中圖分類號(hào)]F626[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）12-00-02

0? ? ?引 言

采購(gòu)管理活動(dòng)是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)作為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的重要組成部分，對(duì)企業(yè)具有非常重要的影響。目前，國(guó)內(nèi)對(duì)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估只是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行分析，缺少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持和定量化研究。通過(guò)何種方式采集數(shù)據(jù)，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)重要的問(wèn)題。

1? ? ?企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的一般分類

企業(yè)需要采購(gòu)的物資種類很多，物資采購(gòu)過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)類型比較多，大體上可以分為兩類，一種是外因型風(fēng)險(xiǎn)，另一種是內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)，兩類風(fēng)險(xiǎn)具體如下。企業(yè)物資采購(gòu)的外因型風(fēng)險(xiǎn)主要包括5個(gè)領(lǐng)域：①不可控的意外風(fēng)險(xiǎn);②價(jià)格變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn);③質(zhì)量保證風(fēng)險(xiǎn)：④技術(shù)更新風(fēng)險(xiǎn)：⑤商家惡意欺詐風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)物資采購(gòu)的內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)通常是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部環(huán)境和人為等作用使企業(yè)承受了損失和潛在威脅等，大概包括以下幾個(gè)方面：①計(jì)劃不合理導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn);②合同簽訂不規(guī)范導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn);③驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn);④存量不合理帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

2? ? ?物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別的步驟

2.1? ?采集物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

某采購(gòu)單位采集物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行的。

2.1.1? ?介紹采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審

采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審即成立評(píng)審小組，定期集中評(píng)審所有采購(gòu)業(yè)務(wù)。評(píng)審會(huì)的參會(huì)人員有業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)科長(zhǎng)、評(píng)審小組和組織管理人員，每周兩次對(duì)所有發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)的采購(gòu)方案、尋源結(jié)果和招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行集中評(píng)審。會(huì)議評(píng)審小組對(duì)一級(jí)物資采購(gòu)情況、選商、采購(gòu)方式、價(jià)格、合同條款等多方面進(jìn)行討論和評(píng)審。

2.1.2? ?采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審制的特點(diǎn)

第一，評(píng)審會(huì)由專人管理，負(fù)責(zé)評(píng)審會(huì)組織、資料管理以及統(tǒng)計(jì)分析等工作，實(shí)現(xiàn)專人專項(xiàng)專業(yè)化管理，提高了評(píng)審效率。第二，采購(gòu)方案、采購(gòu)結(jié)果的審批由原來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)審批改為定期召開(kāi)采購(gòu)方案、尋源結(jié)果和招標(biāo)結(jié)果集中評(píng)審會(huì)議，會(huì)議通過(guò)集中討論、反復(fù)論證和評(píng)審小組評(píng)審，達(dá)到評(píng)審率100%，增強(qiáng)了物資采購(gòu)的透明度和公正度。第三，組織管理人員收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)評(píng)審結(jié)果進(jìn)行記錄、分類、統(tǒng)計(jì)匯總，對(duì)某采購(gòu)單位的整體采購(gòu)情況和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行分析，為采購(gòu)管理層的管理實(shí)施提供數(shù)據(jù)支持。

2.1.3? ?采集物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

本文通過(guò)分析16個(gè)月的采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審數(shù)據(jù)，完成某采購(gòu)單位物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集。在這16個(gè)月中，共召開(kāi)122次評(píng)審會(huì)，對(duì)3 212項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)審，其中，不通過(guò)項(xiàng)為206項(xiàng)。通過(guò)對(duì)所有評(píng)審項(xiàng)進(jìn)行分類匯總，完成了物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集。

2.2? ?識(shí)別物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

通過(guò)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理分析，得到了某采購(gòu)單位的采購(gòu)過(guò)程中物資采購(gòu)的5個(gè)主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，分別是采購(gòu)方式、合同條款、價(jià)格、信息溝通、選商。這5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在不通過(guò)206項(xiàng)中的分布情況如圖1。

3? ? ?物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)

3.1? ?物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的方法

物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)主要使用風(fēng)險(xiǎn)矩陣的方法，風(fēng)險(xiǎn)矩陣?yán)蔑L(fēng)險(xiǎn)影響等級(jí)大小和風(fēng)險(xiǎn)概率發(fā)生大小兩個(gè)維度對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。具體步驟如下：第一，針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)編制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估調(diào)查表，選定專家，按身份賦予不同權(quán)重。由專家填寫(xiě)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估調(diào)查表，對(duì)5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)影響程度做出評(píng)估，最終得到采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)影響等級(jí)圖，一般分為關(guān)鍵、嚴(yán)重、一般、微小、可忽略5種等級(jí)。第二，計(jì)算出采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)概率，通過(guò)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)集中評(píng)審得到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)加工計(jì)算，算出5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)概率。第三，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)影響等級(jí)和風(fēng)險(xiǎn)概率，建立二維坐標(biāo)系，根據(jù)表1采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別表，確定最終的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。

3.2? ?某采購(gòu)單位主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)

首先，通過(guò)選定專家填寫(xiě)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估調(diào)查表，將5個(gè)主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)劃分風(fēng)險(xiǎn)影響等級(jí)，最終結(jié)果為關(guān)鍵等級(jí)—采購(gòu)方式，嚴(yán)重等級(jí)—價(jià)格和選商，一般等級(jí)—合同條款，微小等級(jí)—信息溝通。其次，計(jì)算5個(gè)主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)概率，具體可見(jiàn)圖1。最后，建立二維坐標(biāo)系，形成風(fēng)險(xiǎn)矩陣，見(jiàn)表2采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)表。通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)矩陣來(lái)看，某采購(gòu)單位的主要采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)結(jié)果為高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的為采購(gòu)方式，中風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的為價(jià)格和選商，低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的為信息溝通和合同條款。

4? ? ?物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)得出高等級(jí)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行事前風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防，重點(diǎn)關(guān)注事中風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)控制的重點(diǎn)集中在中高等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)上，有利于高效和科學(xué)運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)管理資源，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平，完善采購(gòu)管理工作，提升采購(gòu)管理水平。針對(duì)5個(gè)主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)判定為高、級(jí)、低3個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，做出以下應(yīng)對(duì)措施。

4.1? ?高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)重視采購(gòu)方式

第一，細(xì)化管理制度和流程。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)措施，定期對(duì)整改情況進(jìn)行檢查和反饋，通過(guò)對(duì)反饋問(wèn)題進(jìn)行評(píng)價(jià)，修正管理措施。通過(guò)PDCA循環(huán)，最終出具處理問(wèn)題的最終管理措施，并完善相應(yīng)管理制度和流程，將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃中。第二，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)對(duì)象的了解。根據(jù)采購(gòu)對(duì)象的特性，進(jìn)行幾年的選商、價(jià)格、收發(fā)頻次等分析，并對(duì)使用方向和效果進(jìn)行調(diào)研分析，經(jīng)過(guò)研究論證，找到最合適的采購(gòu)方式。第三，擴(kuò)大寄售范圍。通過(guò)分析采購(gòu)對(duì)象，將使用頻次高、價(jià)格波動(dòng)小的非寄售物資納入寄售物資范圍內(nèi)，減少采購(gòu)資源浪費(fèi)，提高采購(gòu)效率。第四，推行差異化采購(gòu)方式。改變呆板的采購(gòu)方式，重視計(jì)劃提報(bào)單位的需求，制訂相應(yīng)采購(gòu)計(jì)劃，施行差異化采購(gòu)方式。

對(duì)于需求單位要求采購(gòu)高質(zhì)量產(chǎn)品，但由于質(zhì)量高的供應(yīng)商價(jià)格高，導(dǎo)致屢屢中標(biāo)的是采購(gòu)質(zhì)量不高的供應(yīng)商情況，通過(guò)調(diào)研及時(shí)與技術(shù)部門對(duì)接，形成專門的采購(gòu)文件，將質(zhì)量好的幾家供應(yīng)商列入文件中，形成采購(gòu)依據(jù)。針對(duì)寄售物資，可依據(jù)質(zhì)量等級(jí)，選取多家供應(yīng)商中標(biāo)，需求單位可按照意愿選擇合適的產(chǎn)品和價(jià)格。積極探索與電商平臺(tái)的合作，通過(guò)電商采購(gòu)辦公用品等物資，利用電商平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，提高采購(gòu)效率。對(duì)于指定品牌和單一來(lái)源的某些情況，打破固有的指定品牌的采購(gòu)模式，試行兩步招標(biāo)法，探索市場(chǎng)空間。對(duì)于需求量大，一家供應(yīng)商難以保供的情況，采取平行招標(biāo)方式，多家中標(biāo)單位統(tǒng)一執(zhí)行最低價(jià)格，也可分片區(qū)簽訂合同，做好保供工作。

4.2? ?中風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)重視價(jià)格

利用公開(kāi)招標(biāo)，打破既成的供應(yīng)商圈，提高供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)力，降低采購(gòu)成本。通過(guò)多種渠道查詢價(jià)格，比如向制造商詢價(jià)、電商平臺(tái)查詢價(jià)格、向兄弟單位咨詢價(jià)格，從而確定價(jià)格范圍，有效降低采購(gòu)金額。

4.3? ?低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)重視選商

對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格低、供應(yīng)商多的物資，收集所有具有采購(gòu)資格的供應(yīng)商，并將采購(gòu)準(zhǔn)入產(chǎn)品與之對(duì)應(yīng)，制作并運(yùn)用小程序隨機(jī)選商，增加選商的透明度和公正度。推行標(biāo)準(zhǔn)化選商方式，對(duì)于重點(diǎn)常用物資，通過(guò)對(duì)歷年采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量、效果等進(jìn)行分析，建立專門的供應(yīng)商庫(kù)或者短名單，為采購(gòu)業(yè)務(wù)的選商環(huán)節(jié)提供依據(jù)，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)化選商方式。

5? ? ?結(jié) 語(yǔ)

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與運(yùn)行發(fā)展中，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在并難以避免的，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)會(huì)根據(jù)環(huán)境變化而不斷變化，因此，識(shí)別采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該是一個(gè)多向、反復(fù)的過(guò)程。在今后的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理中，應(yīng)不斷完善，合理、全面控制風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)良性發(fā)展。

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