加強(qiáng)電子檔案的管理與利用

溫永華

摘要：科技的發(fā)展促進(jìn)了工作方式的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)的廣泛利用出現(xiàn)了越來越多的電子檔案，而且這一趨勢(shì)是逐年上升，管理這些電子檔案已經(jīng)變得迫在眉睫，如何有效的加強(qiáng)電子檔案的管理是目前檔案部門的一個(gè)重要課題，通過對(duì)電子檔案更好的管理，使電子檔案能夠更加便利地發(fā)揮價(jià)值。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);電子檔案;管理;利用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）018-0151-01

電子檔案是指機(jī)關(guān)單位或其他組織在處理公務(wù)的過程中，通過電腦、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備傳輸和存儲(chǔ)的文本、圖片、音頻、視頻等資料，這些資料要根據(jù)時(shí)間、范圍、技術(shù)要求、格式等規(guī)范進(jìn)行整理，保證其質(zhì)量。下面筆者就從電子檔案利用的主要途徑，加強(qiáng)電子檔案的重要意義，做好電子檔案管理的主要措施方面進(jìn)行闡述。

一、電子檔案利用的途徑

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較，其查詢準(zhǔn)確率比紙質(zhì)檔案快速的多，檢索起來非常的方便，但電子檔案必須有相應(yīng)的信息技術(shù)的支撐，這樣優(yōu)勢(shì)才能得以發(fā)容量，通過復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)傳輸、直接利用三種途徑來實(shí)現(xiàn)。

1.復(fù)制。電子檔案最方便的就是拷貝?？梢韵蚴褂谜咛峁┰嫉臄?shù)據(jù)狀態(tài)，使其使用過程具有了權(quán)威性和說服力。檔案管理部門把可供復(fù)制的資料提供給使用者時(shí)，應(yīng)該把文件及匹配的軟件提供給用戶或者把文件轉(zhuǎn)化為通用的格式，當(dāng)用戶不會(huì)使用軟件時(shí)，檔案管理人員也可為其提供圖片或其他形式供其復(fù)印。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。通過網(wǎng)絡(luò)的便捷可以使檔案室進(jìn)行功能進(jìn)行延伸，而且節(jié)省了時(shí)間和物力，是目前電子檔案室建設(shè)的重點(diǎn)，通過網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，可以使用戶足不出戶就可以輕松訪問資料，并且在不同的檔案部門實(shí)現(xiàn)資料的互相交流學(xué)習(xí)，以及向上級(jí)報(bào)道檔案資料，都可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。

3.直接利用。利用檔案部門的軟件，可以打通多個(gè)平臺(tái)相互之間的通道，使檔案在多個(gè)部門可以共享、查詢。提高了信息的準(zhǔn)確度和效率。使多個(gè)讀者同時(shí)共享一份電子資料，這是目前檔案平臺(tái)建設(shè)的重點(diǎn)，當(dāng)然這也要求檔案管理部門做細(xì)、做精檔案信息資料的質(zhì)量，提供更多、更有價(jià)值的信息資源。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案在目前大多數(shù)單位都未引起足夠的重視，事實(shí)上管理好電子檔案的意義是非常重大的。這也是將來由檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變的思維模式，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行有效補(bǔ)充，下面分析電子檔案管理的意義。

1.加強(qiáng)電子檔案管理，節(jié)省了勞動(dòng)力

以前的檔案管理，特別是年久的檔案資料，破損很嚴(yán)重，需要投入大量的大力物力來保護(hù)，并且不可避免地存有被損壞的風(fēng)險(xiǎn)，如果將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣很多資料不需要去人頻繁的觸碰，減少檔案的損壞率，通過信息的檢索可以輕松的查閱，減輕了檔案工作人員的工作量，提高了檔案歸檔、檢索的速度，雖然前期工作略為繁重一些，但后期將大大減輕人力物力，實(shí)現(xiàn)電子化后，工作效率也將大大提高，除非有特殊情況需要查看紙質(zhì)資料，一般只需要看電子檔案即可。

2.加強(qiáng)電子檔案管理，優(yōu)化了檔案管理服務(wù)

檔案管理的作用是為使用者提供便捷、高效的服務(wù)。當(dāng)信息資源實(shí)現(xiàn)信息化后將可以實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)傳播，這是電子檔案的優(yōu)勢(shì)，大量的資源存儲(chǔ)在云數(shù)據(jù)中，一是實(shí)現(xiàn)了用戶的快速檢索、篩選，二是實(shí)現(xiàn)了閱讀不受限于時(shí)間，三是提高了信息的價(jià)值。為查閱者提供高質(zhì)量的服務(wù)就要要求檔案管理人員必須要拓展知識(shí)面，學(xué)精網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，做到檔案資源與信息技術(shù)的有效整合，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使檔案管理工作發(fā)揮出它的社會(huì)效率。

3.加強(qiáng)電子檔案管理，滿足不同使用者的要求

社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案資料的依賴越來越強(qiáng)，有更多的使用者不僅需要原始的文本材料，還需要原始的圖片、影像等資料，傳統(tǒng)的檔案管理模式是無法滿足其需求的。而電子檔案這種易于傳播性和便捷的復(fù)制可以滿足使用者的多種需求，使用者也減輕了后期整理文本的工作量，引用、整理都會(huì)變得很輕松。社會(huì)的發(fā)展促使檔案管理工作向電子化轉(zhuǎn)變，科學(xué)技術(shù)越發(fā)達(dá)，信息量就會(huì)增加，傳播的資料會(huì)增多，檔案工作的任務(wù)越繁重，也表現(xiàn)出一種動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理也是適應(yīng)社會(huì)多樣化需求的結(jié)果。

三、做好電子檔案管理的主要措施

1.健全檔案使用制度，有效整合檔案資源

檔案的使用要規(guī)范，必須建立相應(yīng)的制度，電子檔案也一樣需要制度的規(guī)范。查閱檔案必須獲得批準(zhǔn)，什么級(jí)別的檔案都應(yīng)做到明確的分類。電子檔案可以使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)軟件來進(jìn)行分類，同時(shí)做好收集、整理電子檔案的規(guī)范性，保證電子資料的及時(shí)入檔，使用者可以及時(shí)查閱到。而紙質(zhì)檔案也不能完全遺忘，做好兩者之間的整合與互補(bǔ)，提高檔案的使用效率。

2.檔案使用要規(guī)范，加密處理要妥當(dāng)

電子檔案的易于傳播復(fù)制性，使信息更容易被泄露。因此要對(duì)電子檔案的密碼級(jí)別進(jìn)行有效管理。對(duì)不能完全公開的檔案資料，不能使用復(fù)制方式提供給使用者，即使瀏覽也必須要檔案管理人員的監(jiān)管之下進(jìn)行。采取網(wǎng)絡(luò)端口或移動(dòng)APP端進(jìn)行訪問時(shí)，要采取相應(yīng)的加密進(jìn)行處理，并且使用的密碼要不定期更換，采取穩(wěn)妥的方式保證檔案資料的安全。

3.建立“雙套制”模式，保證級(jí)別信息的安全

“雙套制”指的電子與紙質(zhì)檔案同時(shí)入檔保存。這項(xiàng)工作要求的標(biāo)準(zhǔn)是比較高的，這就要求檔案管理人員提高專業(yè)技術(shù)能力，熟練掌握辦公應(yīng)用軟件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、檔案后臺(tái)管理軟件等相應(yīng)的現(xiàn)代信息技術(shù)，這樣才方便進(jìn)行工作的開展。同時(shí)“雙套制”需要解決檔案的級(jí)別分類的問題，即那些檔案實(shí)行，那些檔案不實(shí)行都要有明確的劃分標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理人員進(jìn)行來準(zhǔn)確識(shí)別，這樣才能保證重要的資料不遺失，重要的信息完整保存。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)和責(zé)任心

電子檔案同樣遵循檔案管理的嚴(yán)格要求，檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，既做到合理利用，同時(shí)又需要保證這些珍貴資源的安全性，檔案室要做好防火、防水、防蟲、防盜等多種預(yù)防工作，配備相應(yīng)的安全設(shè)施設(shè)備，定期檢查消防設(shè)備，檔案管理工作比較單調(diào)，必須要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和恪盡職守、甘于清貧的工作作風(fēng)，數(shù)十年如一日，堅(jiān)守工作崗位，使檔案資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。

現(xiàn)代社會(huì)正處于信息繁榮時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)滲透到每一項(xiàng)工作中，由此產(chǎn)生出更多的電子檔案，電子檔案的保存與利用是當(dāng)前一項(xiàng)復(fù)雜的工作，要根據(jù)單位的實(shí)際情況，加強(qiáng)管理，確保電子檔案的安全和使用規(guī)范，盡可能多為使用者提供服務(wù)，使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。