提高高校辦公室檔案管理工作效率的思考

王艷楠 張?jiān)茲?/p>

【摘要】隨著教育體制改革的實(shí)施，高校對辦公室檔案管理提出的要求也不斷提高。檔案管理是保持高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)重要工作，它對于大學(xué)生的就業(yè)等方面有著促進(jìn)作用。因此，高校辦公室要對檔案管理工作不斷實(shí)施現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)劃化，提高辦公室檔案管理水平，發(fā)揮出全校師生的服務(wù)作用。本文主要探討提高高校辦公室檔案管理工作效率的方法。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室;檔案管理;工作效率

一、提高高校辦公室檔案管理工作效率的方法

（一）創(chuàng)新高校辦公室檔案管理工作。高校辦公室需要增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識。傳統(tǒng)的檔案管理由于長期按照常規(guī)方式，使得工作單調(diào)乏味。傳統(tǒng)的檔案管理僅僅在意為師生提供了多少服務(wù)，或者立檔了多少案卷，卻從來不會(huì)主動(dòng)去創(chuàng)新，積極改進(jìn)這樣單一的工作方法，為師生們帶來更好的服務(wù)。增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識可以更好地為師生服務(wù)。高校辦公室還需要?jiǎng)?chuàng)新的檔案管理模式。在檔案管理工作中，除了能夠保證基本的工作質(zhì)量外，還可以提高工作手段和更新立卷制度。一切盡量遵循化繁為簡，通過仔細(xì)觀察，不斷提高檔案管理的工作效率。除此之外，還應(yīng)該善于利用現(xiàn)代化管理手段，能夠幫助我們完成復(fù)雜的工作項(xiàng)目。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)保管、利用、鑒別以及歸檔等任務(wù)的完善，確保師生檔案的系統(tǒng)性、完整性以及時(shí)效性。保持檔案的最新狀態(tài)和完整性，有利于提高檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）實(shí)現(xiàn)高校辦公室檔案管理信息化?，F(xiàn)如今，檔案信息化管理已經(jīng)成為高校檔案管理的改革趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理容易出錯(cuò)，查閱難度復(fù)雜，其效率很低。作為一種信息資源，它應(yīng)該與當(dāng)代信息化同步。運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、攝影技術(shù)等高科技技術(shù)，快速、準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行信息處理，以便于更好地管理和有效服務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理的自動(dòng)化和智能化。因此，為了高校檔案信息化開發(fā)和建設(shè)，需要做到以下三點(diǎn)：一是制定檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化管理和資源網(wǎng)絡(luò)的共享，例如：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、電子檔案、網(wǎng)絡(luò)通信標(biāo)準(zhǔn)等。二是建立面向多用戶、功能齊全的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利于檔案管理人員靈活操作。并且針對不同類別的人員還應(yīng)設(shè)定不同的權(quán)限，滿足不同的使用要求。三是建立完善的技術(shù)保障體系來確保人事檔案信息的安全，在系統(tǒng)維護(hù)、用戶訪問、數(shù)據(jù)備份和故障恢復(fù)等多方面采取必要的措施。

（三）提高高校辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。為了培養(yǎng)檔案管理的創(chuàng)新意識和實(shí)現(xiàn)檔案信息化，都需要高素質(zhì)的檔案管理人員。為了做好檔案管理這項(xiàng)相對枯燥的工作，檔案管理人員需要一顆能夠沉淀下來的心和默默無聞甘愿為他人奉獻(xiàn)的精神。作為一名辦公室檔案管理人員，需要具有較高的責(zé)任感，思想品德事業(yè)心以及熱愛本職工作的敬業(yè)心。在做好自己本職工作的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)服務(wù)與創(chuàng)新意識，加強(qiáng)收集各種最新檔案信息的能力，利用檔案資源，為用戶提供相關(guān)信息，給他們進(jìn)行最好的服務(wù)。除了檔案管理人員自身需要提高素質(zhì)外，還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的技術(shù)，以此來不斷提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

隨著檔案管理信息化的普及，檔案管理人員還需要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)代需要，進(jìn)行現(xiàn)代化管理的基本知識培訓(xùn)，能夠?qū)⒗碚撆c實(shí)踐結(jié)合。除此之外，檔案管理人員還需要學(xué)習(xí)相關(guān)計(jì)算機(jī)知識，能夠熟練掌握并運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件進(jìn)行檔案的錄入、整理、統(tǒng)計(jì)、查閱等技能。為了適應(yīng)國際化的今天，辦公室檔案管理人員還需要具有一定的英語水平，能夠與國外有關(guān)部門進(jìn)行簡單的交流溝通。增強(qiáng)檔案管理人員的英語水平還有利于學(xué)習(xí)國外先進(jìn)檔案管理知識和技能，使高校檔案管理更加完善，有利于引進(jìn)海外人才來從事檔案管理工作。因此，提高檔案管理人員的基本素養(yǎng)能夠提高高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

二、結(jié)語

對于提高高校辦公室檔案管理工作效率，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以及提高檔案管理人員的素養(yǎng)。還需要不斷提高檔案管理工作水平，提供優(yōu)質(zhì)、快捷、準(zhǔn)確、安全且令人滿意的服務(wù)。檔案管理能夠加強(qiáng)高校的師資隊(duì)伍建設(shè)、促進(jìn)教學(xué)、科研等工作內(nèi)容的展開，因此，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化是現(xiàn)在高校辦公室檔案人員的必要工作。

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