大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)思考

仇艷華

【摘要】科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化技術(shù)模式在當(dāng)前社會(huì)廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)背景下，高職院校檔案信息化建設(shè)很重要，涉及到很多方面內(nèi)容，需要在當(dāng)前基礎(chǔ)上發(fā)揮信息化管理的最大化作用，促進(jìn)整體進(jìn)步。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;高職院校;檔案信息化管理

信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，社會(huì)發(fā)展逐漸進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)模式成為當(dāng)前學(xué)習(xí)和生活的重要手段，高職院校作為重要的教育機(jī)構(gòu)，要想獲得理想的進(jìn)步，需要充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)武裝自己，必要情況下，重視檔案管理在校園文化建設(shè)中的重要性，確保數(shù)據(jù)得到有效的應(yīng)用。

一、當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

根據(jù)當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)的需求，在整個(gè)階段需要明確基本建設(shè)要求，考慮到各項(xiàng)管理指標(biāo)的內(nèi)容和其他要求等，突出信息化建設(shè)的意義，提升可行性。但是可能存在很多問(wèn)題，增加難度，以下對(duì)具體建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

（一）檔案管理存在局限性。在新時(shí)代背景下，高職院校的管理以培養(yǎng)高素質(zhì)人才作為主要目標(biāo)，學(xué)校管理需要掌握各種資料，對(duì)學(xué)生的日常行為習(xí)慣以及心理狀況等進(jìn)行記錄，檔案管理內(nèi)容比較繁瑣。當(dāng)前部分院校的檔案信息化建設(shè)比較緩慢，檔案管理停留在紙質(zhì)階段，在數(shù)字化管理的過(guò)程中，各項(xiàng)工作的落實(shí)以數(shù)據(jù)檔案為核心，因此信息化建設(shè)成為教育事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）管理基礎(chǔ)比較薄弱。高職院校的經(jīng)費(fèi)管理是個(gè)全面的過(guò)程，在操作過(guò)程中將重心放在校園建設(shè)中，但同時(shí)可能存在設(shè)備無(wú)法及時(shí)更換的現(xiàn)象。此外系統(tǒng)陳舊，數(shù)據(jù)收集需要大量的時(shí)間，在管理過(guò)程中可能存在劣勢(shì)，高職院校檔案管理存在多樣化和復(fù)雜性等特點(diǎn)，依靠傳統(tǒng)的方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，檔案本身缺少真實(shí)性，對(duì)校園建設(shè)起不到理想的借鑒作用，導(dǎo)致整體管理失去了意義。

（三）管理人員綜合素質(zhì)有待提升。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的影響因素比較多，考慮到專業(yè)管理知識(shí)和其他方面內(nèi)容等，在整個(gè)過(guò)程中需要工作人員提升自身綜合素質(zhì)，以信息化建設(shè)作為基礎(chǔ)，合理進(jìn)行管理。但是在當(dāng)前實(shí)際管理中，忽視了計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)和整體利用，導(dǎo)致自身管理體系和社會(huì)脫節(jié)，此外檔案管理人員的水平不高，依賴計(jì)算機(jī)繪制圖表，在數(shù)據(jù)分析中，很多軟件得不到有效的應(yīng)用，沒(méi)有為管理人員提供學(xué)習(xí)和調(diào)研的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致管理人員的服務(wù)水平降低，不能發(fā)揮檔案信息的最大化作用。

（四）制度上存在缺陷。在檔案管理中應(yīng)具備完善的制度，檔案中涉及到收集、整理和歸檔管理等，電子檔案管理包括數(shù)據(jù)交換、共享等方面內(nèi)容，高職院校要想提升整體水平，要求結(jié)合自身具體情況制定科學(xué)有效的制度。但是在實(shí)施過(guò)程中存在重視度不足的現(xiàn)象，重點(diǎn)項(xiàng)目得不到落實(shí)，進(jìn)展遲緩。

二、如何做好高職院校檔案信息化建設(shè)

針對(duì)當(dāng)前背景下高職院校檔案信息管理的現(xiàn)狀，必須明確具體管理要求，按照信息化建設(shè)流程和需求等落實(shí)。以下對(duì)具體措施進(jìn)行分析。

（一）構(gòu)建完善的檔案管理信息模式。結(jié)合當(dāng)前社會(huì)大環(huán)境的需求和角度，在檔案管理中，以紙質(zhì)文件作為基礎(chǔ)，和其他國(guó)家相比，檔案管理處在初期階段。針對(duì)管理實(shí)際內(nèi)容和其他方面因素等，需要強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)的利用，為檔案信息化建設(shè)提供機(jī)遇。在大數(shù)據(jù)理念下，設(shè)立獨(dú)立的部門，強(qiáng)化對(duì)檔案的集中化管理。學(xué)?？梢越⑿畔⑾到y(tǒng)模式，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)宣傳，另外一方面做好學(xué)生信息的收集工作，對(duì)各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的應(yīng)用，提升檔案管理的整體服務(wù)水平。

（二）制定科學(xué)有效的檔案管理目標(biāo)。管理目標(biāo)的制定和落實(shí)也是關(guān)鍵，在具體管理中，需要對(duì)學(xué)生的具體情況進(jìn)行評(píng)估。但是在當(dāng)前實(shí)際管理中缺少有效的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容缺少針對(duì)性和實(shí)用性?；ヂ?lián)網(wǎng)作為當(dāng)前應(yīng)用廣泛的媒介方式，在數(shù)據(jù)管理中確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理內(nèi)容直接反映出學(xué)生心理的變化，在院校檔案管理中需要突破傳統(tǒng)的管理方式，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上充分挖掘現(xiàn)有的資源，對(duì)管理體系進(jìn)行擴(kuò)充。檔案的管理和落實(shí)等必須滿足個(gè)性化發(fā)展需求，提升效果。

（三）提升工作人員的綜合素質(zhì)。管理人員要想提升自身的綜合管理能力，需要制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃，以專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)作為基礎(chǔ)，發(fā)揮現(xiàn)有激勵(lì)機(jī)制的最大化作用，提供更多的進(jìn)修和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。管理人員提升自身安全管理意識(shí)，崗位工作人員嚴(yán)格按照現(xiàn)有的規(guī)定要求進(jìn)行操作，保證檔案管理得到充分的保證。在實(shí)踐工作中，不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，只有制定完善的發(fā)展目標(biāo)，才能提升綜合管理能力。在科學(xué)化管理的過(guò)程中，樹立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。由于內(nèi)容缺少真實(shí)性，可以進(jìn)行文檔調(diào)查和分析，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升綜合能力，促進(jìn)進(jìn)步。

（四）強(qiáng)化制度的落實(shí)和管理。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的引導(dǎo)和積極落實(shí)，工作人員建立完善的管理制度，對(duì)崗位工作責(zé)任進(jìn)行明確。此外年度考核也是關(guān)鍵，確保本部門和其他部門建立良好的合作，做好各個(gè)部門的交流工作，保證信息的真實(shí)性和有效性。學(xué)校在檔案信息管理中提供必要的資金和技術(shù)支持，采購(gòu)光盤，提升信息安全硬件以及磁帶機(jī)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。在后續(xù)管理中，明確網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的影響因素，安裝防病毒軟件，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行加密，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的分離處理。只有保證數(shù)據(jù)的安全，才能在當(dāng)前基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)安全監(jiān)控，將監(jiān)控記錄作為檔案管理的基本，妥善落實(shí)。

三、結(jié)束語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高職院校的檔案信息化管理是個(gè)全面的過(guò)程，兼顧到建設(shè)內(nèi)容和其他方面的具體情況，要求凸顯出信息化管理的優(yōu)勢(shì)，合理實(shí)施，促進(jìn)進(jìn)步。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳暉.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：67+70.

[2]吳發(fā)娟.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)的思考[J].才智，2018（26）：52.