陶麗琴
【摘要】立足現(xiàn)代社會(huì),企業(yè)的發(fā)展離不開人事檔案的支持性作用,強(qiáng)化信息載體作用的發(fā)揮,事關(guān)人才的選拔與使用,凸顯依據(jù)性作用,對(duì)企業(yè)健康與可持續(xù)發(fā)展意義深遠(yuǎn)。傳統(tǒng)人事檔案管理模式凸顯滯后性,與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)。本文以現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理發(fā)展實(shí)踐為依托,分析了發(fā)展中存在的問(wèn)題,提出了信息時(shí)代對(duì)企業(yè)人事檔案管理的新思考。
【關(guān)鍵詞】企業(yè);人事檔案;信息化;管理;思考
企業(yè)人事檔案主要形成于各種人事活動(dòng)之中,強(qiáng)化對(duì)個(gè)人諸多表現(xiàn)的全面記錄,是個(gè)人資歷與學(xué)歷的體現(xiàn)與證明。人事檔案是企業(yè)管理不可或缺的內(nèi)容,是人事活動(dòng)的核心,與個(gè)人的發(fā)展以及企業(yè)進(jìn)步息息相關(guān),社會(huì)價(jià)值突出。因此,要重視企業(yè)人事檔案管理工作的有序開展,做好收集、整理以及保存工作,以便更好發(fā)揮人事檔案服務(wù)企業(yè)與社會(huì)的功能。
一、企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)人事檔案管理模式滯后,整體管理水平不高。立足當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理實(shí)踐,傳統(tǒng)管理模式仍占據(jù)主導(dǎo)地位,凸顯呆板性,缺乏靈活性。從管理人員角度分析,專業(yè)化培訓(xùn)匱乏,對(duì)崗位職責(zé)認(rèn)識(shí)不深刻,工作內(nèi)容不明確。人事檔案管理知識(shí)與培訓(xùn)的匱乏直接影響檔案管理者工作積極性與熱情,專業(yè)思想不強(qiáng),無(wú)法保證檔案收集與整理的可行性與完善性,與企業(yè)發(fā)展不同步,在根本上制約了人事檔案管理工作對(duì)企業(yè)生產(chǎn)價(jià)值的發(fā)揮,制約了檔案管理效率的提高。
(二)人事檔案信息化建設(shè)緩慢,管理人員信息化操作水平亟待提升。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到大范圍普及,人事檔案管理也將其滲透在管理實(shí)踐之中,目的是有效提升檔案分類的合理性以及查閱的高效性,切實(shí)提升人事檔案管理效率。但是,很多企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)不到位,仍停留在紙質(zhì)檔案時(shí)代,尚未真正體會(huì)到信息技術(shù)對(duì)人事檔案管理的實(shí)際作用,制約人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。另外,管理人員信息技術(shù)操作水平有限,無(wú)法將計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)有效融入人事檔案管理工作之中,信息化程度總體發(fā)展速度緩慢。
二、如何提升企業(yè)人事檔案管理水平
(一)充分認(rèn)識(shí)人事檔案的服務(wù)功能,樹立加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫意識(shí)。確保人事檔案管理工作高效運(yùn)行,是當(dāng)前加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫任務(wù)。樹立加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫意識(shí)要從意識(shí)形態(tài)上重視、從物質(zhì)形態(tài)上支持,逐步建立與現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案信息化管理工作機(jī)制。樹立人事檔案管理的效率意識(shí),認(rèn)清信息化管理的效率優(yōu)勢(shì),充分運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和運(yùn)作方式,提高企業(yè)人事檔案服務(wù)效率。
(二)增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng),切實(shí)提升信息化操作水平。對(duì)于人事檔案管理工作,管理效果與人員素質(zhì)息息相關(guān),因此,要重視自身素質(zhì)與能力的全面提升。在信息技術(shù)的影響下,人事檔案管理人員面臨更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求,不斷提高、改善知識(shí)結(jié)構(gòu),尤其是在計(jì)算機(jī)操作方面,挑戰(zhàn)重重。因此,要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行積極掌握,將其熟練應(yīng)用在人事檔案管理實(shí)踐之中。除此之外,要善于對(duì)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒,提升操作水平,強(qiáng)化管理能力的增強(qiáng),為人事檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
(三)構(gòu)建信息化現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng),強(qiáng)化責(zé)任管理制度的全面落實(shí)。依托科技,現(xiàn)代企業(yè)要建立更加完善與科學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng),以人性化為基本原則,強(qiáng)化與自身發(fā)展實(shí)際的結(jié)合。具體講,要重視增強(qiáng)人事檔案管理的便捷性,發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用,合理擴(kuò)大使用范疇,力求人事檔案管理的連續(xù)性。依托信息化檔案管理模式,切實(shí)提升檔案管理的實(shí)效性。為使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接,在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同時(shí)解決標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的問(wèn)題,因此我們要有一個(gè)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系,要使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導(dǎo),從而形成一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)。除此之外,要實(shí)施責(zé)任管理制度,保證責(zé)任到人,達(dá)到對(duì)人事檔案管理行為的有效規(guī)范。
(四)加快人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程,增強(qiáng)人事管理的實(shí)效性。在新的發(fā)展階段,信息化建設(shè)成為人事檔案管理工作的必然。為此,要將人事檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處,應(yīng)用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備,開展計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn),以便能夠最大化發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的支持作用,在根本上全面提升人事檔案管理工作效率與水平。在基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)方面,人事檔案部門應(yīng)該得到足夠的支持,對(duì)本部門所需的基礎(chǔ)硬件設(shè)施進(jìn)行配備,引進(jìn)綜合辦公系統(tǒng)、開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)等,并及時(shí)更新?lián)Q代。由于信息化建設(shè)進(jìn)程的加快,對(duì)人員素質(zhì)提出了更高的要求,人事檔案管理人員需要在原有技能的基礎(chǔ)之上,還要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)操作能力和信息處理能力等等。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上,在社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步中,傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理模式凸顯嚴(yán)重滯后性,與現(xiàn)代社會(huì)人才發(fā)展與應(yīng)用不相適應(yīng)。為此,正視社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作提出的新要求,肯定人事檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用,正視其現(xiàn)實(shí)價(jià)值,分析發(fā)展中存在的問(wèn)題,形成有效的解決策略,強(qiáng)化制度化與系統(tǒng)化建設(shè),以信息化為方向,推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理朝著信息化與科學(xué)化的方向發(fā)展。
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