淺談當(dāng)前檔案收集工作中的問(wèn)題及對(duì)策

姜言美

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的使用，檔案的收集工作也在發(fā)生著變化，這也要求我們檔案管理人員不斷創(chuàng)新工作方法，主動(dòng)適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)下檔案收集工作要求，及時(shí)解決收集工作中的問(wèn)題，扎實(shí)做好檔案收集這個(gè)起點(diǎn)環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;收集;問(wèn)題及對(duì)策

一、當(dāng)前檔案收集工作存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案收集工作的重視程度不夠

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案工作人員思想意識(shí)造成了一定沖擊，一些檔案人員思想浮躁，事業(yè)心、責(zé)任心下降，工作中滿足于一般現(xiàn)狀，不能主動(dòng)去探索和研究，真正靜下心來(lái)去主動(dòng)開(kāi)展收集工作，導(dǎo)致一些本應(yīng)該收集歸檔的文件資料長(zhǎng)期放置在一些部門和個(gè)人手上，有的造成丟失，給檔案工作造成損失;另外一些單位，特別是領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)檔案收集工作重視不夠，認(rèn)為檔案收集是檔案管理人員的事，沒(méi)有按照“三納入”要求，真正把檔案收集工作放到重要工作來(lái)抓，檔案管理機(jī)制不健全，導(dǎo)致檔案收集工作管理混亂。

2.檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)范圍不細(xì)不實(shí)

一些單位沒(méi)有及時(shí)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《照片檔案管理規(guī)范》等文件制定本單位的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)范圍，收集指導(dǎo)文件比較籠統(tǒng)，收集標(biāo)準(zhǔn)不明確，具體可操作性不強(qiáng)，有時(shí)從表面上根本無(wú)法區(qū)分哪些文件材料、照片等需要?dú)w檔，導(dǎo)致一些本該歸檔的重要文件材料等不能及時(shí)歸檔，有的甚至缺失，給檔案工作造成嚴(yán)重?fù)p失。

3.檔案收集人員的業(yè)務(wù)能力相對(duì)滯后

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)日新月異，作為一名優(yōu)秀的檔案收集管理者，必須掌握多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，及時(shí)更新豐富自己的知識(shí)，全面掌握最新、最全的檔案收集整理、鑒定組卷、統(tǒng)計(jì)利用等相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，特別是加強(qiáng)信息化技術(shù)在收集工作中的學(xué)習(xí)運(yùn)用，主動(dòng)適應(yīng)當(dāng)前信息化檔案管理的新要求、新特點(diǎn)。但是，一些單位檔案管理人員思想比較固化，收集工作中缺乏創(chuàng)新創(chuàng)造精神，不能主動(dòng)去學(xué)習(xí)，遇到一些新問(wèn)題，還是憑老方法、老經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致收集工作效率低下，已經(jīng)很難滿足當(dāng)前形勢(shì)下檔案收集工作的需要。

4.檔案收集的信息化、數(shù)字化技術(shù)投入不夠

檔案的現(xiàn)代化管理水平對(duì)檔案工作起著至關(guān)重要的作用，但個(gè)別單位缺乏新的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)收集工作前瞻性認(rèn)識(shí)不足、現(xiàn)代化管理意識(shí)嚴(yán)重缺失，收集工作不能及時(shí)變革創(chuàng)新，信息化、數(shù)字化等技術(shù)投入不夠，致使檔案收集工作仍然停留在傳統(tǒng)管理模式上，反映在實(shí)際工作中，對(duì)檔案工作的信息化、數(shù)字化技術(shù)投入不夠，檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施設(shè)備嚴(yán)重滯后，有的單位還以手工收集為主，收集工作效率低下，根本無(wú)法滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。

二、做好檔案收集工作的對(duì)策方法

1.加強(qiáng)檔案收集人員的教育考核以及組織機(jī)構(gòu)建設(shè)

一要定期開(kāi)展檔案收集人員進(jìn)行教育，強(qiáng)調(diào)檔案收集工作的重要性，堅(jiān)定檔案工作人員的事業(yè)心和責(zé)任心，變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，堅(jiān)決杜絕麻痹思想;二要建立檔案收集工作考核制度，采取定期和不定期的形式對(duì)收集人員進(jìn)行工作考核，按照考核標(biāo)準(zhǔn)量化賦分，對(duì)收集檔案不全、責(zé)任心不強(qiáng)的進(jìn)行處罰，對(duì)工作表現(xiàn)突出的給予獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)檔案收集人員的工作積極性;三要成立本單位的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由一把手任組長(zhǎng)，明確檔案管理人員的責(zé)任分工，真正把檔案管理工作納入單位重點(diǎn)工作來(lái)抓，確保收集工作落到實(shí)處。

2.進(jìn)一步細(xì)化檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和制度落實(shí)

檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和范圍直接關(guān)系到一個(gè)單位檔案管理工作的好壞，做好這項(xiàng)工作至關(guān)重要。一要檔案管理人員作為一個(gè)單位檔案管理具體責(zé)任人，應(yīng)及時(shí)根據(jù)國(guó)家的指導(dǎo)性文件以及本單位的收集工作實(shí)際情況，征求單位領(lǐng)導(dǎo)、各部門及檔案收集人員的意見(jiàn)，協(xié)商制定本單位檔案的歸檔范圍和保管期限表，使收集工作標(biāo)準(zhǔn)范圍更細(xì)致、更具體、更具有操作性，細(xì)化到哪些些文件材料等要必須歸檔，哪些文件材料要做到同步歸檔，哪些可以直接剔除收集范圍;二要抓好本單位的檔案收集定期遞交制度和聯(lián)系催要制度的落實(shí)，定期開(kāi)展檢查督導(dǎo)，對(duì)存在問(wèn)題限期整改，明確責(zé)任人，真正從制度上保障檔案收集工作落到實(shí)處。

3.加大對(duì)檔案收集人員的新業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)

一要加強(qiáng)對(duì)檔案收集人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取專題培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)及自我學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式，不斷更新豐富檔案收集者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案收集者掌握最快、最新、最全的檔案收集等相關(guān)的多元化業(yè)務(wù)知識(shí)以及現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，特別是熟練掌握當(dāng)前形勢(shì)下信息化檔案收集技術(shù)的應(yīng)用;二要舉辦本單位的檔案收集經(jīng)驗(yàn)技巧交流論壇，通過(guò)學(xué)習(xí)交流，把好的經(jīng)驗(yàn)分享出來(lái)，從而達(dá)到共同促進(jìn)提高的目的，不斷提高本單位檔案收集人員的整體業(yè)務(wù)水平以及工作效率，使檔案管理工作再上新臺(tái)階。

4.加大檔案收集工作的技術(shù)投入

改變傳統(tǒng)的以手工為主檔案收集管理方法，主動(dòng)適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化管理趨勢(shì)，加大對(duì)檔案工作的信息化、數(shù)字化技術(shù)的資金投入。積極探索檔案管理+信息化的新途徑、新機(jī)制，通過(guò)引進(jìn)和自我研發(fā)檔案管理自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與本單位的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，建立文件材料從產(chǎn)生到收集歸檔以及照片、圖紙、錄音和錄像等檔案收集全過(guò)程信息化管理通道，不斷簡(jiǎn)化檔案收集工作的環(huán)節(jié)，提升檔案收集工作的效率，真正實(shí)現(xiàn)信息多跑腿，收集人員少跑腿，不斷適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)下檔案管理工作信息化、數(shù)字化的要求。

總之，隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，在檔案收集工作方面會(huì)出現(xiàn)很多新的問(wèn)題，這需要我們共同努力，凝心聚力，不斷進(jìn)行探索和研究，積極尋找解決問(wèn)題的方法，更好的滿足檔案管理工作的需要，為檔案建設(shè)貢獻(xiàn)自己的微薄之力。

參考文獻(xiàn)：

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