工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理探討

倪小紅

【摘要】在工程建設(shè)中，項(xiàng)目檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因?yàn)樗転槠髽I(yè)提供所需要的各種信息資源，包括審批文件、勘察、設(shè)計(jì)與施工方面的資料，如果一個(gè)企業(yè)沒(méi)有檔案管理，則企業(yè)的效益就不能得到增長(zhǎng)。本文論述了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè);檔案管理;問(wèn)題及措施

一、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題

近幾年，隨著中石油建設(shè)項(xiàng)目的快速發(fā)展，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人認(rèn)識(shí)到了項(xiàng)目檔案管理的重要性，但在此之前，項(xiàng)目檔案管理發(fā)展十分緩慢，因?yàn)轫?xiàng)目管理人員只注重工程的質(zhì)量與速度，卻忽視了項(xiàng)目文書(shū)的重要性，也未意識(shí)到檔案管理的重要性，所以檔案管理人員沒(méi)有落實(shí)自己的職責(zé)，現(xiàn)場(chǎng)的施工文件存在不完善的情況，人員資料變動(dòng)較多，卻不能及時(shí)更新，也不能及時(shí)收集與整理各項(xiàng)資料。另一方面，檔案管理人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的資料、文書(shū)等監(jiān)管力度不夠，這就造成企業(yè)檔案存在殘缺，歸檔不完整，數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的現(xiàn)象，使得項(xiàng)目檔案管理的作用不能得到真正發(fā)揮，使用率下降，不能促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增長(zhǎng)。

二、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理采取的措施及對(duì)策

（一）加大依法管理檔案力度。近幾年來(lái)，我國(guó)制定的檔案法律法規(guī)逐步得到完善，尤其是在頒布了《檔案法》之后，我國(guó)的各個(gè)省市相繼出臺(tái)了一些適合本地發(fā)展的地方性法律法規(guī)，用于規(guī)范檔案管理的行為，在工程建設(shè)方面，國(guó)家出臺(tái)了《檔案資料管理暫行辦法》。另外，21世紀(jì)初，出臺(tái)了幾項(xiàng)具有說(shuō)服力的文件，比如2001年出臺(tái)的檔案管理規(guī)范，為檔案管理營(yíng)造了更加良好的環(huán)境，同時(shí)也為建立健全項(xiàng)目檔案打下了基礎(chǔ)，是工程質(zhì)量管理的重要內(nèi)容。

（二）健全檔案管理工作機(jī)制。檔案管理部門(mén)需要與其他相關(guān)部門(mén)積極配合，使其達(dá)到預(yù)期效果。根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，需要在工程項(xiàng)目中成立檔案管理小組，并在小組成員之間形成網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)文件材料的管理，并建立相關(guān)人員的責(zé)任制度和獎(jiǎng)懲制度，明確人員的崗位職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)人員的考核，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤行為需要予以一定的懲罰措施，加強(qiáng)監(jiān)督管理，使工程項(xiàng)目的承包單位、設(shè)計(jì)單位與施工單位都對(duì)檔案管理工作引起重視，把它當(dāng)作一項(xiàng)工程任務(wù)來(lái)承擔(dān)，把檔案工作納入工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)體制，明確領(lǐng)導(dǎo)法人制度和合同監(jiān)理制度。

（三）明確職責(zé)，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目檔案管理人員要認(rèn)真履行自己的職責(zé)，并形成檔案管理網(wǎng)絡(luò);在近幾年，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人明確了自己的職責(zé)，對(duì)于檔案管理工作安排合理，配備了專業(yè)人員管理檔案，并實(shí)現(xiàn)了全面管理，項(xiàng)目中分設(shè)了項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目成員，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)總責(zé)，把檔案管理列為自己的職責(zé)范圍內(nèi)的工作，并且加強(qiáng)其他各部門(mén)、人員對(duì)項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督，包括監(jiān)理單位與施工單位，指派專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證檔案管理跟得上企業(yè)和現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，保證人員都積極參與到檔案管理的工作中來(lái)。

（四）健全項(xiàng)目檔案制度，全程控制管理。要想保證檔案文件保持完整性和準(zhǔn)確性，需要系統(tǒng)提供堅(jiān)實(shí)有力的保障制度。比如成立一個(gè)檔案中心，將檔案文件都?xì)w檔到各項(xiàng)制度的考核當(dāng)中，將項(xiàng)目檔案也作為考核的標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮這一行為的激勵(lì)機(jī)制作用，這是提高項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量的重要手段。對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行全面控制與監(jiān)督，近幾年企業(yè)建立了一些關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲制度，可以積極發(fā)揮檔案的作用，提高對(duì)檔案管理的重視度;另外要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的培訓(xùn)，定期對(duì)相關(guān)人員組織培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和技能。在每年的某一階段，公司的檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與監(jiān)理單位一起，都要對(duì)相關(guān)檔案、文書(shū)和資料進(jìn)行管理，形成行之有效的檔案管理制度。2015年分別出臺(tái)了幾項(xiàng)文件，包括檔案歸檔規(guī)定，項(xiàng)目檔案竣工管理辦法和歸檔要求，2017年也相應(yīng)出臺(tái)了部分文件，用于規(guī)范檔案管理，包括考核標(biāo)準(zhǔn)和編制表，這些文件的出臺(tái)保障了公司中各部門(mén)的管理職能，使檔案管理有更清楚的保管規(guī)則，人員對(duì)檔案管理更加有章可循，各部門(mén)職責(zé)分明，檔案管理制度的建立也提高了檔案管理的效率。

（五）抓好工程項(xiàng)目檔案的過(guò)程管理工作。由于工程項(xiàng)目檔案管理涉及到的方面非常多，也貫穿于整個(gè)工程建設(shè)的全部，為了保證項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)相適應(yīng)，需要做好工程項(xiàng)目檔案管理工作的過(guò)程管理工作，尤其是在項(xiàng)目建設(shè)前期，人員要遵循檔案文書(shū)形成的規(guī)律，不能違背該規(guī)律，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行合理規(guī)劃，做好檔案收集工作，如果收集的時(shí)間不到位，那么可能會(huì)給工程帶來(lái)不可估量的損失。在檔案工作的驗(yàn)收時(shí)，需要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收工作。檔案管理人員要對(duì)檔案管理工作具有高度的責(zé)任心和使命感，以便最大限度地發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展中的巨大作用。檔案管理人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，依法履行好對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目特別是對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督職能，從而確保工程檔案管理的完整性、系統(tǒng)性與安全性。

（六）加強(qiáng)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)。工程中來(lái)自監(jiān)理方與施工方的人員較多，他們的水平參差不齊，做好檔案管理工作，就需要保證人員具有較高的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此，需要管理人員加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，單位可以通過(guò)多種途徑對(duì)他們進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，向他們介紹檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)制度，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整編以及移交程序進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，從而提高檔案管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供重要的依據(jù)，規(guī)范企業(yè)中的管理行為，對(duì)企業(yè)的施工活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)記錄和反映，我們需要提高對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的重要性，這樣才能保證企業(yè)和社會(huì)效益的增長(zhǎng)。

【參考文獻(xiàn)】

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