試論國企辦公室工作管理的精細(xì)化

黃于珊

摘 要 我國企業(yè)已經(jīng)紛紛認(rèn)識到了精細(xì)化管理給企業(yè)發(fā)展帶來的諸多好處，對于國企來說，精細(xì)化管理可以塑造更好的企業(yè)文化，為社會發(fā)展提供助力。從根本目的來說，國企精細(xì)化管理就是為了實(shí)現(xiàn)資源合理化利用，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)低成本運(yùn)作。精細(xì)化管理就是把工作落實(shí)到每一個管理者，企業(yè)辦公室作為企業(yè)管理的重要組織部門，起著上情下達(dá)、聯(lián)系協(xié)調(diào)各部門及各項(xiàng)工作的重要作用。辦公室是企業(yè)對外的形象窗口，提高辦公室管理精細(xì)化水平對國有企業(yè)的高速發(fā)展起著不容忽視的重要作用。

關(guān)鍵詞 國企 辦公室工作管理 精細(xì)化

一、國有企業(yè)辦公室在管理方面出現(xiàn)的問題

（一）現(xiàn)有的知識技能水平與高速的企業(yè)發(fā)展要求不匹配

辦公室工作對于企業(yè)來說，既是對外形象的根本，也是對內(nèi)管理的保障。相較于其他性質(zhì)單一的崗位更為繁雜、繁多，因此要做好、做細(xì)很不容易。再加上經(jīng)常會有突發(fā)應(yīng)急事件需要處理，國企辦公室的工作人員不僅對專業(yè)理論知識有一定的要求，更需要較強(qiáng)的隨機(jī)應(yīng)變、細(xì)致考量等綜合能力。當(dāng)前，很多國企的辦公室工作人員僅僅靠工作經(jīng)驗(yàn)處理新情況，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，常常會讓各項(xiàng)工作陷入困境，變得很被動。如果不及時提高自己的工作技能及各項(xiàng)素質(zhì)，無疑會跟不上企業(yè)發(fā)展的速度，最終被淘汰。

（二）現(xiàn)有的制度更新進(jìn)度解決不了不斷出現(xiàn)的新問題

制度的制訂就是把日常決策規(guī)范化。任何決策都是工作開展的第一步，是源頭。只要決策正確了，大方向定好了，開展精細(xì)化工作就不會出大問題。決策的失誤主要是缺少制度的約束。當(dāng)前，企業(yè)辦公室精細(xì)化管理存在的大缺陷是制度的更新速度跟不上企業(yè)的發(fā)展速度。缺少健全的辦公室管理制度容易導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)決策有偏離，員工之間分工不明確，工作雜亂無章、效率低下，阻礙了企業(yè)辦公室的管理以及企業(yè)各項(xiàng)工作的開展甚至?xí)绊懫髽I(yè)的對外形象。

二、國企辦公室工作管理精細(xì)化的重要意義

（一）優(yōu)化工作流程

國有企業(yè)在規(guī)模上相比其他的所有制企業(yè)來說更大一些，為了更好地發(fā)揮辦公室的作用，這就需要依據(jù)辦公室職能逐項(xiàng)優(yōu)化各項(xiàng)工作流程。只有各項(xiàng)工作都按既定流程運(yùn)行，才能做到有條不紊、高效有序。推行辦公室工作精細(xì)化管理，厘清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)能最大限度地為工作人員減輕負(fù)擔(dān)，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。

（二）提升工作水平

為了適應(yīng)社會發(fā)展的需求，國有企業(yè)在不斷擴(kuò)大主業(yè)的同時也在積極開拓新業(yè)務(wù)。工作量的增加不僅考驗(yàn)了辦公室員工的工作能力，更對各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)提出了更高要求。傳統(tǒng)的辦公模式已與社會發(fā)展的需求大相徑庭，影響了企業(yè)辦公室的工作效率和辦公水平，同時對企業(yè)的發(fā)展也有不利影響。實(shí)行國企辦公室精細(xì)化管理，可以給每個員工進(jìn)行明確的分工，不僅能夠?qū)?xì)節(jié)問題進(jìn)行有效的處理，更能提高辦公人員的工作水平和工作質(zhì)量。

（三）確保決策質(zhì)量

國企辦公室的精細(xì)化管理就是將復(fù)雜的工作分工明確到個人，讓每個工作人員都能明確自己的崗位和職責(zé)，就是領(lǐng)導(dǎo)者直接下命令給工作人員，使工作人員能夠更好地接受上級命令并執(zhí)行。辦公室的精細(xì)化管理能使辦公室領(lǐng)導(dǎo)提前作出正確決策，對工作過程中出現(xiàn)的問題提出合理的建議，能從客觀的角度為問題的解決提供理論依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、提高國企辦公室管理精細(xì)化的合理建議

（一）完善工作管理制度

完善辦公室工作管理制度是辦公室精細(xì)化管理中最重要的部分，明確崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程、完善工作制度，能有效提高每個辦公室工作人員的工作效率，營造高效有序的工作氛圍。只有將工作崗位和工作職責(zé)進(jìn)行科學(xué)明確的分工，才能保證每個員工都能發(fā)揮出自己最高的工作效率。堅持按制度辦事，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，將定量考核與定性考核相結(jié)合，規(guī)范員工各項(xiàng)工作流程。

（二）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管力度

國企辦公室精細(xì)化管理的有效運(yùn)營，需要管理者不斷提高監(jiān)管力度，完善監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)制度的正常實(shí)施都需要監(jiān)督部門對其加以制約與監(jiān)督，對企業(yè)工作的各個環(huán)節(jié)實(shí)行有效的監(jiān)控與管理，提高企業(yè)員工的自覺性，能保證工作更好地完成。監(jiān)督工作可以為企業(yè)提供工作反饋、人事調(diào)動、制度更新后的工作情況，有利于管理者更好地管理企業(yè)。在監(jiān)督部門的監(jiān)管下，工作人員能夠明確自己的職責(zé)和義務(wù)，有利于提高他們的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）提高人員綜合素質(zhì)

在國企辦公室工作管理中，要不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)員工精細(xì)化管理意識，提高縝密思考的能力，確保工作成效。對于辦公室工作人員來說，形成精細(xì)做事、嚴(yán)謹(jǐn)管理的工作作風(fēng)，在關(guān)注重要節(jié)點(diǎn)的同時不忘發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，不僅能讓他們在日常工作中積累工作經(jīng)驗(yàn)，還能提高自己的工作素質(zhì)，隨時應(yīng)對新問題、新情況，確保決策更完整地實(shí)施。同時，辦公室工作人員以身作則，可以帶動企業(yè)員工不斷提升自身素養(yǎng)，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

國企辦公室工作精細(xì)化管理是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然需求，是我國企業(yè)想要更好發(fā)展的社會趨勢。管理者要充分認(rèn)識到辦公室精細(xì)化管理的重要性，不斷提高企業(yè)辦公室管理的精細(xì)化程度，提升國企辦公室工作人員的整體工作效率，為企業(yè)的發(fā)展帶來最大化的經(jīng)濟(jì)效益，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為廣西交通投資集團(tuán)有限公司）

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