檔案利用工作的重要性及提高利用工作的策略

李冬梅

【摘要】檔案的充分利用對于事業(yè)單位和企業(yè)而言都是十分重要的，提高檔案信息化開發(fā)與利用一直是企業(yè)以及事業(yè)單位的熱門話題，隨著時代的不斷發(fā)展，人們著重提升對于檔案的管理利用，本文就檔案利用工作重要性以及如何提高檔案利用工作提出一些個人建議。

【關鍵詞】檔案利用;檔案管理;管理創(chuàng)新

在信息化時代，對于檔案管理工作的開發(fā)和利用也需要進行創(chuàng)新和變革。只有創(chuàng)新才能夠滿足時代的需要，才能夠更好地維護人民的利益，保護和利用好社會的資源。做好檔案信息化的開發(fā)和利用工作是必須也是必要的大工程。本文首先從個人、社會發(fā)展、文化傳承三個方面闡述了檔案利用工作的重要性，并結(jié)合工作實際，就如何提高檔案的利用工作提出一些建議。

一、檔案利用工作的重要性

（一）檔案利用對個人的意義。隨著社會的發(fā)展進步，檔案利用變得重要并且普遍，檔案再也不是鎖在深宮大院的絕密資料，是我們每一個人都能夠使用的實際表達。例如人事檔案中記錄著我們每個人的發(fā)展足跡，無論是誠信檔案還是工作檔案，都是自我存在的記錄所在。檔案對于個人而言是十分重要的，可以說是我們社會生活中的通行證，不論是上學、就業(yè)、買房等都會利用檔案信息。檔案利用工作具有較強的專業(yè)性特征，任何方面的疏忽和遺漏都可能使我們的個人利益受到損害。

（二）檔案利用對社會的意義。檔案是社會發(fā)展過程中重要的知識積累，在推動經(jīng)濟社會發(fā)展中起著重要的支持作用。例如，檔案的充分利用能夠更好地加快社會誠信體系的建設，幫助企業(yè)或者是集團更好地了解個人的品質(zhì)思想，重大經(jīng)歷，這樣能夠幫助企業(yè)篩選出最合適的人才。又例如，一些重要項目的設計和使用都需要以往各個項目的檔案進行參考和借鑒，以幫助節(jié)約人力資源和物力資源，提高工作效率。

（三）檔案對文化傳承的意義。檔案是寶貴的社會資源，在過去，我們的前人就將社會上各種重大事件或者人物經(jīng)歷記載在甲骨，木片或者是竹筏之上，這樣的檔案記錄方式使得一些歷史資料得以保存，并且流傳至今。雖然這種檔案在利用時是十分不方便的，但是它使得人類文明得以記錄和發(fā)展，使得傳統(tǒng)文化得以傳承和保留。筆者認為，文化的傳承是離不開檔案的，只有通過這些檔案的保留和及時的維護，才能夠讓我們的后代更好地了解我們的文化。

二、提高檔案利用的建議

檔案在我們個人生活、社會發(fā)展、文化傳承方面發(fā)揮著積極的作用，但是檔案的利用和管理工作依舊存在著創(chuàng)新不足，利用率低下等實際缺陷，筆者就這些缺陷問題探尋一些提高檔案利用的實際建議。

（一）檔案系統(tǒng)的構(gòu)建。筆者發(fā)現(xiàn)，當前很多地方檔案系統(tǒng)的建設都是一個“大雜燴”，很多東西都放在一個系統(tǒng)上，對于檔案分類工作依舊執(zhí)行不到位。很多檔案系統(tǒng)的檢索一般只有大范圍的檢索，這給檔案信息的利用造成了阻礙。筆者認為可以將檔案進行進一步的細化分類，只有這樣才能夠加快檢索速度，才能夠更加方便地進行檔案的調(diào)動利用。檔案系統(tǒng)構(gòu)建時要做到直觀、清晰、明了，讓使用者能夠清楚了解系統(tǒng)的組織架構(gòu)，在系統(tǒng)建設中要注意檔案權限的細分設置，以限制和保障檔案信息的知悉范圍。

（二）檔案中心數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。建立一套科學合理的檔案信息化管理制度對于檔案的高效利用是十分必要的。當前在檔案信息調(diào)閱利用過程中經(jīng)常會存在檔案分布于不同地區(qū)，需要進行跨地區(qū)調(diào)動查閱的情況，這使得檔案信息的調(diào)動利用變得費時費力。筆者建議每個地區(qū)或者部門可以建立一個檔案中心數(shù)據(jù)庫，這樣對檔案的統(tǒng)籌管理和跨地區(qū)利用等都能帶來便利。在日常管理上，各個地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一的中心檔案資料庫，如果有需要時再從資料庫進行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財力的浪費。通過加強集中管理力度，可以有效避免系統(tǒng)重復建設中的浪費，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力，能夠有效提升系統(tǒng)性能，促進檔案利用效率的提升。

（三）加強檔案材料編研應用。檔案信息資源是零散的，缺少關聯(lián)性，對檔案信息進行編研能夠有效提升檔案信息的利用價值，為使用者提供更為高效的利用服務。在檔案管理中一定要善于使用編研手段，將檔案進行細分和門類關系圖的構(gòu)建，實現(xiàn)檔案一體化管理，充分挖掘檔案資源的內(nèi)涵價值。另外，加強編研人員的素質(zhì)是十分重要的，隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的編研工作也在逐步規(guī)范，例如當前我們對于組織機構(gòu)的檔案編研格式，基礎數(shù)字匯編格式以及大事記的編研格式都有著十分規(guī)范的表達，這是以前所沒有的，這種格式能夠直接反映整個事件或者是整個人的重點，因此編研人員必須具備較高的專業(yè)水平。

三、結(jié)束語

創(chuàng)新是時代的需要，無論什么行業(yè)都需要創(chuàng)新。在信息化時代下，我們對于檔案的利用工作也要進行創(chuàng)新改革，要適應大環(huán)境的變化，跟隨時代的變遷甚至提出超時代創(chuàng)新性方案。提高檔案利用工作能夠充分利用檔案資源為人民謀取福利，這樣才能夠讓檔案更好地發(fā)揮它的價值，充分發(fā)揮其對社會經(jīng)濟發(fā)展的推動支持作用。

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