試析檔案利用中存在的問題及對策

張偉

【摘 要】提供檔案利用是檔案管理的根本目的，如何高效便捷的提供檔案利用是擺在檔案部門的重要問題。本文基于兩個具體案例，來說明檔案利用中存在的問題及應(yīng)對措施。

【關(guān)鍵詞】檔案利用；檔案借閱；信息開發(fā)

檔案是一種資源，資源只有被利用，才能實現(xiàn)自身價值。長期以來，由于檔案保管機構(gòu)的特殊性，其檔案提供利用過程中存在著種種問題。隨著社會的不斷發(fā)展，文明程度的進一步提高，開放檔案、利用檔案將成為常態(tài)，檔案的親民性將會進一步增強，檔案的信息利用率將會得到提升。

下面，結(jié)合具體案例，淺析檔案利用中存在問題及對策。

1 案例一：某市檔案館檔案利用情況調(diào)查

1.1 概況

該市檔案館成立于1958年9月，現(xiàn)有工作人員19名，共有全宗248個，180013卷（冊），資料33237冊。已向社會開放了100個全宗，4841卷（冊）45415件檔案。未滿30年的民生檔案，除涉及國家利益和個人隱私和不宜公開的檔案外，全部向社會開放，重要檔案數(shù)字化41萬頁。實現(xiàn)了開放檔案、現(xiàn)行文件、已公開信息目錄的網(wǎng)上查詢，社會各界可通過來館查閱、函電代查、登錄檔案館檔案信息網(wǎng)進行查詢，檔案利用率逐年上升。

1.2 利用情況

經(jīng)調(diào)查，共發(fā)現(xiàn)有兩個登記本：文書檔案借閱登記本、民生檔案登記本。查閱了民生檔案與文書檔案借閱利用登記本，年均借閱400人次左右。其中文書檔案2014年度為297人次；民生檔案2014年為428人次。

1.3 存在的問題

1）檔案館位于市委大院內(nèi)，不便于民眾利用；

2）數(shù)字化檔案比重不高；

3）檔案的利用大多是“登門造訪式”的，缺少主動推送檔案信息的服務(wù)。

1.4 應(yīng)對措施

1）拉近檔案館與民眾的距離。長期以來，檔案館被作為行政部門的內(nèi)部機構(gòu)，深處政府機關(guān)大院深處，社會公眾很少把檔案館與自己的生活聯(lián)系起來，對檔案的利用欲望不高。因此，在提供檔案利用過程中，地理位置的便利性非常重要。在檔案館改造或建設(shè)新館選址時，要盡量使檔案館臨街或處于交通便利的位置，使民眾隨時可以進館閱檔或借檔，提高檔案利用率。

2）更新服務(wù)觀念，優(yōu)化檔案利用途徑，提高檔案館檔案的數(shù)字化比重，開辟多渠道提供檔案利用。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化的浪潮遍及人們生活的方方面面，檔案管理也不例外。檔案館要利用相關(guān)的信息技術(shù)提高館藏信息比重，例如，利用高速掃描儀使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，利用檔案管理系統(tǒng)實時接收來自O(shè)A系統(tǒng)中的在線歸檔文件，提高歸檔效率?；陴^藏電子化的基礎(chǔ)上，開辟檔案館網(wǎng)上提供檔案利用新途徑。

3）開發(fā)館藏檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，主動推送檔案信息。檔案館要改變傳統(tǒng)的“坐等上門”式檔案服務(wù)，要以“主動出擊”式的檔案信息推送服務(wù)。主動推送信息有一對多、一對一模式。一對多模式，例如，根據(jù)當(dāng)前社會民眾集中關(guān)心的熱點問題，充分挖掘館藏資源，主動推送檔案信息。一對一模式，例如，根據(jù)某個團體或個人近期關(guān)心的問題，主動推送檔案信息的模式。

2 案例二：某企業(yè)檔案館

2.1 概況

目前，該企業(yè)檔案館館藏情況為：文書檔案62357件；財務(wù)檔案2359卷；產(chǎn)品檔案1483卷；基建檔案236卷；質(zhì)量檔案23689件；照片檔案1127張；底圖167369張；設(shè)備檔案436卷。數(shù)字化情況：共計收錄各檔案條目57391條，其中全文條目1772條，目錄級條目55619條。具體情況為：技術(shù)資料17693條、文書檔案20314條、設(shè)定檔案2032條、試驗檔案9458條、證書類123條、標準資料6891條、基建檔案251條、設(shè)備檔案747條、實物檔案497條、財務(wù)檔案746條。

2.2 利用情況

從日常利用率來看：產(chǎn)品檔案的利用率最高，質(zhì)量檔案次之，其次是底圖、更改單；設(shè)備檔案、文書檔案、財務(wù)檔案根據(jù)單位具體工作情況而定。

電子檔案利用情況：2010以來文書檔案（永久）全部實現(xiàn)全文在線閱覽。

2.3 存在的問題

1）檔案借閱超期情況嚴重；

2）檔案部門較少主動推送檔案利用服務(wù)；

3）館藏數(shù)字化檔案比重不高。

2.4 應(yīng)對措施

1）制定相應(yīng)的檔案借閱管理規(guī)范，嚴格按照規(guī)范進行借閱管理。定期盤點館藏檔案，對于即將到期的檔案進行提醒或催還，對于逾期的檔案按照檔案借閱管理規(guī)范進行一定的處罰，例如可以給與經(jīng)濟處罰或勞務(wù)處罰，所謂勞務(wù)處罰，即使檔案借閱超期者在檔案館進行一定時間的勞務(wù)，以期給于警醒。

2）建立企業(yè)檔案信息咨詢服務(wù)中心。豐富的館藏是提供檔案咨詢的物質(zhì)基礎(chǔ)，優(yōu)化的資源結(jié)構(gòu)是提高檔案咨詢效率的關(guān)鍵，可以從以下方面著手。第一，在企業(yè)內(nèi)部，嚴格履行歸檔制度，定期進行檔案歸檔的執(zhí)法檢查，嚴懲不按時歸檔行為，以此保證檔案資源的完整；第二，對外積極收集與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，例如，外單位某些產(chǎn)品的工藝設(shè)計有較好的借鑒作用，可以把圖紙復(fù)印過來；某單位的項目執(zhí)行情況較好，可以把相關(guān)資料復(fù)印收集進來；某報告會上的重要技術(shù)資料可以索取一份帶回。諸如此類收集要積極主動，處處留意；第三，資料的序化才能變成資源。對檔案館的館藏要做好整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研等工作，使資源呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化布局，以便于檢索利用，從而服務(wù)于檔案咨詢。

3）實施數(shù)字檔案館建設(shè)工程。如今企業(yè)的日常運營已基本處于信息化浪潮中，檔案管理自然不能例外，企業(yè)檔案館要積極實施數(shù)字檔案館建設(shè)工程，大力推進檔案數(shù)字化進程，讓信息技術(shù)融入檔案管理的諸環(huán)節(jié)當(dāng)中。實施數(shù)字檔案館建設(shè)工程可以分階段逐步實施，制定每一階段所達到的目標。

3 結(jié)語

從上述兩個案例中，可知當(dāng)前檔案提供利用中存在的問題略有差異，案例一是親民性的問題，案例二是借閱超期問題。但兩者的共同點是：檔案數(shù)字化比重不高，檔案信息提供利用方式較為被動。針對檔案部門面臨的這兩個主要問題，無論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位都要更新檔案服務(wù)方式，優(yōu)化檔案借閱路徑，提高數(shù)字檔案比重。

[責(zé)任編輯：王楠]