加強檔案管理安全保密以及信息化檔案管理的思考

王建英　齊永真

摘要：在任何單位，檔案都是維護(hù)單位權(quán)益、保護(hù)單位和客戶利益、解決爭端、處理問題等極其重要的歷史文獻(xiàn)資料，安全與否直接關(guān)乎企事業(yè)單位的生存發(fā)展、涉及社會的穩(wěn)定，也直接關(guān)系到相關(guān)崗位人員的法律責(zé)任。企事業(yè)單位對此要有清醒認(rèn)識，并從加強保密的角度出發(fā)，切實做好檔案管理的規(guī)范化提升，同時也要著眼當(dāng)下發(fā)展趨勢，探索構(gòu)建信息化檔案管理模式。本文主要據(jù)此展開論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理安全保密;信息化檔案管理;思考

中圖分類號：TP393 ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）15-0056-02

Abstract： In any unit， archives are extremely important historical documents such as safeguarding the rights and interests of units， protecting the interests of units and customers， resolving disputes， dealing with problems and so on. Safety or not is directly related to the survival and development of enterprises， social stability， and the legal responsibility of personnel in relevant positions. Enterprises should have a clear understanding of this， and from the perspective of strengthening confidentiality， do a good job of standardization of archives management， but also focus on the current development trend， explore the construction of information-based archives management mode. Based on this， this paper mainly discusses.

Key words： archives management security and confidentiality; information-based archives management; thinking

檔案是單位重要的有形記載，一般任何一家單位從成立之初就會產(chǎn)生相應(yīng)的檔案，檔案能夠在企業(yè)或者行政事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮良好的作用，包括追根溯源、決策參考、解決爭端等等，因此，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)是任何一家單位綜合管理工作中的重要內(nèi)容。但是在檔案管理過程中，首要目標(biāo)就是檔案的安全性，這里的安全性，不僅是指檔案物理載體本身的安全性，還包括檔案信息的安全性，及我們通常所說的檔案的安全保密性。如果安全保密性發(fā)生問題，那么不僅會對單位發(fā)展帶來一定的不利影響，同時還有可能會影響到相關(guān)當(dāng)事人的正當(dāng)利益。因此，本文重點從如何加強檔案管理安全保密性的角度進(jìn)行論述，與此同時，對于當(dāng)下正快速興起的信息化檔案管理，也一并提出相關(guān)思考，從而為相關(guān)單位不斷促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化提供一些有價值的參考和借鑒。

1 如何加強檔案管理安全保密性

目前，很多企業(yè)之所以在安全保密管理方面出現(xiàn)一系列問題，其原因基本可以歸納為四點，即專業(yè)化管理不足、相關(guān)檢查工作不力、制度剛性執(zhí)行程度不高以及日常宣傳教育不夠。因此，要能夠加強檔案管理的安全保密，就應(yīng)當(dāng)針對這四個方面有的放矢采取措施，具體而言，可以從以下四個方面入手：

1.1 加強檔案專業(yè)化管理

一般來說，在絕大多數(shù)單位，綜合管理部門（又或者叫辦公室）都是檔案管理的責(zé)任部門，所以綜合管理部在日常檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)加強檔案的專業(yè)化管理，切實履職，確保檔案的完整與安全。一是凡調(diào)閱檔案必須按規(guī)定流程辦理申請審批手續(xù)，申請審批表應(yīng)序時專夾保管，年終裝訂成冊。二是要設(shè)立專職檔案管理人員，檔案室大門鑰匙保管由綜合管理部門專職檔案管理員任A崗，辦公室主任任B崗，其他人員一律不得觸碰該鑰匙，使用完畢須入保險柜保管。三是因工作需要進(jìn)入檔案室，必須辦理登記手續(xù)。離開檔案室管理員應(yīng)切斷電源、關(guān)鎖門窗。四是檔案室應(yīng)勤打掃、晴天勤通風(fēng)換氣，室內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的的雜物，禁止增添非標(biāo)配用電設(shè)備。

1.2 做好檔案管理日常檢查工作

為了加強檔案管理的安全保密性，應(yīng)當(dāng)要注意對檔案管理進(jìn)行有針對性的日常檢查工作，在日常檢查過程中，一是要注意查閱檔案日常調(diào)閱登記臺賬，查看是否有要素殘缺、經(jīng)辦人簽名不實、字跡明顯存在后補痕跡以及檔案調(diào)閱授權(quán)書缺少等現(xiàn)象，對于發(fā)現(xiàn)存在問題的，應(yīng)當(dāng)要追根溯源，查看所涉及的檔案是否在檔，同時對于相關(guān)的經(jīng)辦人或者是主要責(zé)任人應(yīng)當(dāng)要進(jìn)行詢問交流，弄清事實。二是要注意查看檔案日常監(jiān)控錄像，一方面，查看檔案專職管理人員是否在崗，以及是否有不明人員隨意進(jìn)出檔案室;另一方面，要深入查看在檔案調(diào)閱過程中，相關(guān)管理人員是否按照規(guī)定履行登記手續(xù)，以及手續(xù)是否存在后補現(xiàn)象等等，如果發(fā)現(xiàn)有相關(guān)問題，應(yīng)當(dāng)要及時開展查究工作。

1.3 不斷推動檔案管理制度剛性執(zhí)行

俗話說“事業(yè)發(fā)展，制度先行”，在檔案管理過程中也是如此，要能夠確保檔案的安全保密性不出問題，必須要不斷推動相關(guān)制度的剛性執(zhí)行。為此，首先，當(dāng)前，在檔案管理方面，已經(jīng)由比較具體的制定規(guī)定可供參考，如《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，《中華人民共和國檔案法》等，此外很多單位基本上也都結(jié)合內(nèi)部實際情況制定了相關(guān)的檔案管理制度，企事業(yè)單位綜合管理部門應(yīng)積極組織專職檔案管理員或其他相關(guān)人員不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，切實掌握制度確立的基本規(guī)則，并嚴(yán)格貫徹落實。其次應(yīng)當(dāng)針對制度執(zhí)行情況定期進(jìn)行檢查，在檢查過程中，可以采取現(xiàn)場、非現(xiàn)場相結(jié)合的方式，并借助監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)測本通知的執(zhí)行情況。現(xiàn)場檢查時做到仔細(xì)、徹底，嚴(yán)禁走馬觀花。對應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)而未發(fā)現(xiàn)的隱患或者干部員工違規(guī)操作，甚至明知故犯的，無論是否造成影響和損失，一律嚴(yán)厲追責(zé)。

1.4 加強培訓(xùn)教育和宣傳

作為企事業(yè)單位檔案管理主管部門，應(yīng)該要發(fā)揮主要功能，在教育方面，一方面要定期開展培訓(xùn)，就當(dāng)前業(yè)內(nèi)形成的關(guān)于檔案管理，尤其是檔案信息安全管理方面的新思想、新方法，整合成具體的培訓(xùn)內(nèi)容，來對檔案管理人員加以傳導(dǎo)，讓檔案管理人員的工作理念和水平能夠及時跟上發(fā)展步伐。另一方面，單位也要定期開展一些職業(yè)素養(yǎng)考核，內(nèi)容可以是檔案管理學(xué)、信息保密學(xué)、信息查證學(xué)、現(xiàn)代檔案管理實務(wù)等方面，以此來促進(jìn)檔案管理人員不斷進(jìn)行自我充電、自我提升。此外，檔案管理人員也要根據(jù)自身存在的薄弱環(huán)節(jié)，積極進(jìn)行自我強化和自我提升，不斷更新教育理念和教育方式，使自己能夠真正在崗位上發(fā)揮應(yīng)有的作用。在宣傳方面，一方面，要通過內(nèi)部刊物、微信公眾號、微博等現(xiàn)代化企業(yè)BBS，經(jīng)常性發(fā)布關(guān)于檔案安全保密管理的重要性介紹、相關(guān)常識、專業(yè)知識等內(nèi)容，促進(jìn)相關(guān)人員不斷提高認(rèn)識、提升意識;另一方面，綜合管理部門要制作關(guān)于安全保密管理的相關(guān)標(biāo)志，張貼于檔案管理庫房所在的各樓層的辦公室、樓道及疏散樓梯，凡是在檔案管理庫房所在大樓辦公的相關(guān)部門，其負(fù)責(zé)人應(yīng)召開專題會議，做好關(guān)于檔案安全保密管理的動員、說服、教育及解釋工作，明確凡是發(fā)現(xiàn)存在執(zhí)行問題的一律處以一定經(jīng)濟(jì)處罰;情節(jié)嚴(yán)重將給予紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任，并做好日常監(jiān)督檢查工作。

2 關(guān)于企事業(yè)單位信息化檔案管理的思考

2.1 信息化檔案管理的必要性

在推動檔案管理規(guī)范化的過程中，除了做好安全保密管理以外，信息化管理也是重要方面，有幾點原因，首先是紙質(zhì)檔案調(diào)閱效率不高，往往需要在層層疊疊的檔案盒、檔案箱中來回搬挪、翻找，同時為了調(diào)閱檔案往往需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)的報批，也需要一定時間，直接影響到了工作效率。其次，如果以紙質(zhì)形式來進(jìn)行存放檔案，在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生越來越多的檔案，空間會越來越緊張，無疑增加了檔案存放成本。第三，由于紙張本身的物理屬性，如易燃、易潮等特點，在檔案以紙質(zhì)形式存放的過程中，如果遇到明火將很容易發(fā)生燃燒，不僅會對檔案本身造成嚴(yán)重?fù)p失，還可能給企業(yè)其他方面帶來不可估量的損失。同時，紙質(zhì)檔案也容易發(fā)霉、潮濕。綜合這些原因，目前運用電子化檔案管理對于企業(yè)來說是明智之舉。尤其是當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化檔案管理技術(shù)已經(jīng)十分成熟，成本相較過去已經(jīng)大大降低，也免去了很多單位進(jìn)行信息化檔案管理的后顧之憂。

2.2 信息化檔案管理實施框架

所謂檔案信息化管理，首先需要通過對企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化成電子圖像，然后收集到相應(yīng)的平臺，如果需要調(diào)閱檔案，可以直接通過平臺提供的用戶界面進(jìn)行包括檢索、調(diào)閱、下載等行為，界面還能為用戶提供包括檔案圖片的縮小、放大、共享等功能。在該項工作中，主要可以以三個階段有序推進(jìn)，在具體實施過程中，第一階段是要建立起針對檔案管理信息化項目的方案、序時推進(jìn)計劃和成本預(yù)算，以及在檔案管理信息化成功上線后能夠適用的管理組織架構(gòu)和管理制度體系，為檔案管理信息化項目的上馬提供良好的基礎(chǔ)。第二階段是因為目前很多單位并不具備獨立開發(fā)信息化檔案管理系統(tǒng)的能力，因此，應(yīng)當(dāng)要積極和外協(xié)公司進(jìn)行合作，將相關(guān)工作包括檔案信息化轉(zhuǎn)換、平臺開發(fā)、平臺維護(hù)等工作都向外協(xié)公司進(jìn)行打包，由其提供專業(yè)的技術(shù)服務(wù)，并持續(xù)做好需求提交和平臺優(yōu)化升級的相關(guān)對接工作。第三階段是在平臺上線后，要培訓(xùn)相關(guān)人員，使得單位中的專職檔案管理員或者其他相關(guān)崗位人員能夠掌握運用信息化管理平臺的方法，并且鼓勵其在使用中不斷發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，促進(jìn)系統(tǒng)的優(yōu)化完善。

2.3 提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

人才永遠(yuǎn)是最重要的資源。沒有專業(yè)的人才，任何事業(yè)都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。如果檔案管理人員能力不足，素質(zhì)不高，就會影響到檔案管理質(zhì)量。所以在選擇檔案管理人才時，要選擇專業(yè)知識能力強、文化功底深、具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬?，并為他們提供良好的工作環(huán)境，使他們有施展才華的機(jī)會。人才興則萬事興，有了人力資源的保證，檔案信息化建設(shè)就不再會舉步維艱了。根據(jù)檔案管理工作的需要，選聘專業(yè)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。加強職業(yè)素質(zhì)教育，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理工作培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。企業(yè)單位也應(yīng)該大力引進(jìn)新興人才，對于剛從學(xué)校走出來的人才，要加強實踐培訓(xùn)，將學(xué)到的知識轉(zhuǎn)化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。

2.4 提高檔案資料安全保密技術(shù)水平

要有效提高企業(yè)檔案資料管理和安全保密水平，除了做好各種主觀工作外，還需要提高檔案資料安全保密技術(shù)等級。要檔案資料的安全保密工作，可以采取單密鑰加密技術(shù)或雙密鑰加密技術(shù)，應(yīng)避免電磁輻射泄漏。

綜上所述，做好檔案管理對于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有著重要意義，不僅有助于推動企事業(yè)單位基礎(chǔ)管理水平的進(jìn)步，也能夠有助于事業(yè)單位解決很多實際問題，而檔案管理工作水平與否，和規(guī)范化程度有很大關(guān)系，上述是筆者對于如何提升檔案管理規(guī)范性的一些思考，主要從提升安全保密性和信息化管理角度進(jìn)行論述，而這也是提升檔案管理水平的重要抓手，希望可以提供一些有價值的參考和借鑒。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】