企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題與解決思路

摘 要：企業(yè)檔案是公司關(guān)于研發(fā)，生產(chǎn)和商業(yè)等活動(dòng)的紀(jì)錄，它們?yōu)槠髽I(yè)的各種業(yè)務(wù)和研究工作的發(fā)展創(chuàng)造了必要的條件。它們是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，在預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)方面發(fā)揮著重要作用，是公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。建立適合實(shí)際和標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)企業(yè)工作的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)公司的正常運(yùn)作起著重要作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理；問題；解決策略

1 引言

在公司的初始階段，大部分公司關(guān)注的是公司如何生存，如何盈利，如何讓每個(gè)人都獲利。那時(shí)候的公司，業(yè)務(wù)量不是很大，而且形成的文件也不多，就算檔案管理并沒有很標(biāo)準(zhǔn)化，其實(shí)對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響也不會(huì)很大。 但是隨著公司業(yè)務(wù)量的增加，公司規(guī)模的擴(kuò)大，如果檔案管理水平跟不上，就會(huì)限制其他業(yè)務(wù)的發(fā)展，從而影響公司的整體發(fā)展，現(xiàn)如今大多數(shù)公司已經(jīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，文件管理的規(guī)范化事務(wù)被提上議程。[1]

2 檔案管理人才瓶頸

在公司的最初階段，基于節(jié)省勞動(dòng)力成本等因素，可能會(huì)安排兼職人員做檔案管理工作，當(dāng)企業(yè)檔案職位是兼職時(shí)，其實(shí)會(huì)很難做好檔案工作。

首先，兼職人員缺乏檔案的專業(yè)基礎(chǔ)和系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范掌握不足。其次，大多數(shù)人員對(duì)公司的技術(shù)研發(fā)，市場(chǎng)開發(fā)等不是很熟悉，很難統(tǒng)籌兼顧，也很難對(duì)公司的文件價(jià)值做出準(zhǔn)確的判斷。另外，兼職人員很難劃出特殊的時(shí)間和精力來組織文件，組織文件需要大量的人力。如果不能冷靜下來并專注于它，那就很難做好。最后，與辦公室中的其他工作相比，例如蓋章和組織辦公室，檔案工作對(duì)時(shí)間不敏感，并且經(jīng)常被列為下一個(gè)優(yōu)先事項(xiàng)。

從長遠(yuǎn)來看，很容易導(dǎo)致文件的累積和工作的滯后。一些公司意識(shí)到需要有一名全職檔案管理員，并且需要通過內(nèi)部轉(zhuǎn)移或外部招聘來解決。內(nèi)部轉(zhuǎn)移經(jīng)常遇到以下困難：一是大多數(shù)企業(yè)檔案崗位，待遇普遍較低，發(fā)展空間較為有限，檔案崗位不受追捧；其次，文化水平和知識(shí)水平較高的年輕人不愿意轉(zhuǎn)移工作。對(duì)于檔案工作者來說，檔案工作大多是重復(fù)性的工作。年輕人感到單調(diào)，很難展現(xiàn)自己的才華；外部招聘也存在很多困難，由于缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和不熟悉公司的實(shí)際業(yè)務(wù)，至少需要一到兩年的經(jīng)驗(yàn)來了解整個(gè)公司的業(yè)務(wù)，以便能夠獨(dú)立在檔案位置。[2]基于工作的穩(wěn)定性等，大多數(shù)檔案館和圖書館工作人員不愿意將工作轉(zhuǎn)移到企業(yè)進(jìn)行檔案工作，除非企業(yè)給予高度待遇，實(shí)際很少有公司能夠做到。

3 歸檔意識(shí)不夠

在一些年輕的公司中，普遍缺乏歸檔意識(shí)。主要有以下幾種趨勢(shì)：

1）有些人認(rèn)為使用他們自己生成的文件更方便，早期的文件分類和存儲(chǔ)不是標(biāo)準(zhǔn)化的，文件搜索不方便。由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，檔案工作者對(duì)各部門尋找和使用材料的習(xí)慣知之甚少。對(duì)文件進(jìn)行排序和存儲(chǔ)缺乏多樣化的搜索方法，這也是文件搜索不便的一個(gè)主要因素。其次，借閱審批過程過于復(fù)雜，影響了文件利用效率，也是文件意愿不強(qiáng)的一個(gè)因素。審批流程過于復(fù)雜，往往不鼓勵(lì)人們借用文件。一些公司的文件借閱審批流程并不完善，部門沒有綠色通道來生成文件，這也會(huì)影響文件的意愿。[3]

2）有些人認(rèn)為現(xiàn)在是無紙化辦公室，紙質(zhì)檔案是昂貴的。由于大多數(shù)人對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)知之甚少，他們對(duì)原始憑證知之甚少，導(dǎo)致原始檔案存檔不足，文件丟失容易。在正常情況下，有關(guān)政府部門或上級(jí)單位發(fā)出的通知和批準(zhǔn)，有關(guān)各方簽訂的合同、信函、中介機(jī)構(gòu)發(fā)布的結(jié)論、意見等，大家都知道這些文件的重要性，一般不在提交時(shí)刪除。對(duì)于單位的出版、上級(jí)單位或政府機(jī)構(gòu)的報(bào)告、主要會(huì)議的會(huì)議記錄、研發(fā)活動(dòng)的記錄等，大家均認(rèn)為不需要保留原件，因此通常會(huì)丟失此類文件。這種行為其實(shí)是非常普遍的，員工為了給自己減少工作量，從而從思想源頭上認(rèn)為他們所確定不重要的材料都不需要?dú)w檔保存，的確，這樣減輕了員工的負(fù)擔(dān)，但對(duì)于企業(yè)，其實(shí)是一種損失。

4 檔案管理制度不健全

在公司發(fā)展的初期階段，兼職檔案管理員或新招募的檔案管理員很難從公司的角度規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)。在許多情況下，他們的工作目的是為了滿足公司的要求，或者響應(yīng)上級(jí)的檔案工作檢查，而沒有從公司發(fā)展的角度去完成這項(xiàng)工作，導(dǎo)致大多數(shù)文件系統(tǒng)都留在表格，并沒有分析，很難滿足公司的具體現(xiàn)實(shí)，而且可操作性不是很強(qiáng)。而企業(yè)評(píng)價(jià)員工也只是從完成工作量來評(píng)價(jià)，缺乏人文的關(guān)懷，評(píng)價(jià)制度不夠完全。缺乏人文關(guān)懷的企業(yè)通常將員工視為機(jī)器，只是將員工當(dāng)成是雇傭關(guān)系，沒有給予員工一種歸屬感，使員工缺乏對(duì)公司發(fā)展的關(guān)心與信賴，讓員工也覺得他們只是被雇傭而已，而對(duì)公司沒有歸屬感，沒有情感，這就 導(dǎo)致了員工在完成一些不好評(píng)價(jià)的工作時(shí)，不會(huì)付出100%的用心，他們也就認(rèn)為只要完成了工作就好，不管質(zhì)量怎么樣，也沒有考核標(biāo)準(zhǔn)，這不利于員工在企業(yè)中的長期工作。此外，還會(huì)導(dǎo)致大量優(yōu)秀員工的流失，這些員工體會(huì)不到歸屬感，在工作中得不到樂趣，就會(huì)使得這些員工萌生跳槽的念頭，這將極大地削弱企業(yè)的凝聚力，不利于企業(yè)參與國際化進(jìn)程的運(yùn)作。從人文關(guān)懷的角度看，企業(yè)文化對(duì)企業(yè)的發(fā)展比對(duì)技術(shù)更重要，必須加強(qiáng)文化整合和管理?？偟膩碚f，有效的文化整合和管理應(yīng)該從傳統(tǒng)觀念的創(chuàng)新開始，然后注入新的工作概念。

5 總結(jié)

總之，隨著中國企業(yè)國際化進(jìn)程的迅猛加快，所以企業(yè)都應(yīng)該發(fā)現(xiàn)國際業(yè)務(wù)中存在的問題并加以分析討論創(chuàng)新，最終找到解決企業(yè)人力資源問題的有效方法。只有企業(yè)發(fā)現(xiàn)自身存在的問題，對(duì)自己的管理模式進(jìn)行必要的調(diào)整，做出科學(xué)合理的戰(zhàn)略決策，才能對(duì)日益復(fù)雜的國際經(jīng)濟(jì)環(huán)境做出良好的反應(yīng)，如果能夠解決這方面遇到的困難，這將極大地有利于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下中國企業(yè)國際化的進(jìn)程。[4]此外，我們必須充分發(fā)展國際人力資源并充分利用它們，人力資源全部為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，有效構(gòu)建企業(yè)國際化進(jìn)程的人力資源結(jié)構(gòu)，積極培養(yǎng)員工文化，不斷提高人力資源管理水平，并做好充分應(yīng)對(duì)國際市場(chǎng)挑戰(zhàn)的準(zhǔn)備，最終才能使企業(yè)在國際化進(jìn)程中不斷健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]邵晶晶.淺析企業(yè)國際化經(jīng)營的人力資源配置與整合[J].經(jīng)營管理者，2013，（31）：108-109.

[2]楊浩，劉佳偉.中國企業(yè)國際化進(jìn)程中人力資源管理的影響因素研究[J].中國管理科學(xué)，2012，（2S）：664-669.

[3]趙曙明，高素英，耿春杰.戰(zhàn)略國際人力資源管理與企業(yè)績效關(guān)系研究——基于在華跨國企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)證據(jù)[J].南開管理評(píng)論，2011，14（1）：28-35.

[4]封新林，曾海興.企業(yè)國際化過程中的人力資源探討[J].中國商貿(mào)，2011，（32）：210-211.

作者簡介

張?zhí)鞈c（1976-），男，山西省平遙縣人，大專，中核（山西）核七院監(jiān)理有限公司，工程師，研究方向：檔案管理。