推進教師人事檔案信息化管理的實踐探析

張燕清

摘 要：將紙質(zhì)檔案信息化是目前教師人事檔案方面非常重要的工作之一。傳統(tǒng)的檔案管理存在歸檔繁瑣、利用效率低下、保存難度大等問題，所以將傳統(tǒng)檔案信息化勢在必行。本文就如何將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為信息化管理提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：推進轉(zhuǎn)化；人事檔案；信息化管理

人事檔案管理的工作人員主要負責(zé)的工作為：將教師在校期間的情況以及從業(yè)后所經(jīng)歷的重大事項加以記錄，其中包括教師的職業(yè)素質(zhì)考評、人品評價等信息，對其進行整合編匯所形成的資料就是教師人事檔案。傳統(tǒng)模式下，這些信息的記錄都是紙質(zhì)的，不管是查閱還是管理都較為麻煩。且關(guān)于教師人事檔案所涉及的方面包括教師的家庭社會關(guān)系、成長過程等等，以傳統(tǒng)的方式管理讓其更新也存在很大的困難。為了提升人事檔案信息的更新速度，并達到資源共享的目的，將人事檔案信息化是非常必要的。

1 傳統(tǒng)方式管理下的問題解析

傳統(tǒng)的檔案指的是紙上記錄的人事信息，因為教師人員眾多，所以其檔案數(shù)量也很龐大，管理起來問題就會很多。

1.1 保管困難問題

人事檔案管理是管理行業(yè)非常重要的組成部分，如果出現(xiàn)問題，人員變動后的相關(guān)工作都將無法開展。傳統(tǒng)的人事檔案管理即對紙質(zhì)檔案的管理，主要是注意對火、蟲、潮、盜和霉的預(yù)防。就目前檔紙質(zhì)檔案的普遍管理狀況而言，大多數(shù)儲存室因為建立時間較長，所以存在著設(shè)備沒有更新或設(shè)備配置不全，甚至于是電路老化等問題。在這樣的狀況下一旦發(fā)生火災(zāi)，那么檔案信息的損毀將非常嚴重。此外，如果檔案保管現(xiàn)場不通風(fēng)，那么紙質(zhì)檔案就會有字跡模糊等情況的出現(xiàn)，會使得檔案失去原有的價值。

1.2 使用效率低問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在建立后，要進行更新是非常耗時的。對于教師檔案而言，其存在的主要目的是為了能夠在具體工作之中快速便捷的掌握相關(guān)教師的信息。而紙質(zhì)檔案的低效率在某種程度上是并不具備其建立檔案之初想要達到的目的。此外，對紙質(zhì)檔案而言，長期的反復(fù)使用會對其造成一定的損耗，甚至是出現(xiàn)遺失。同時，紙質(zhì)檔案還存在著共享困難的問題[1]。

1.3 查閱歸檔繁瑣

檔案的建立是為了之后的查閱，但是因為紙質(zhì)檔案繁多，使得其在查閱與歸檔時存在著非常大的困難。即使是非常專業(yè)的檔案管理人員，在面對數(shù)量繁多的檔案時，也會出現(xiàn)失誤等狀況。就實際狀況而言，相關(guān)教師檔案管理人員在面對數(shù)量繁多的紙質(zhì)檔案時，無法做到面面俱到，從而使得很多檔案都或多或少的存在些許多損耗，此外，檔案一旦外借就有可能出現(xiàn)信息流失的情況，如果是長期不歸還，那么對其相關(guān)的更新也造成一定的困難。這些都是信息建設(shè)過程中的重大不利問題，急需解決。

2 信息化管理方式的重要意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，教師人事檔案的信息化管理將更加的快捷，也是一種必然形式。將教師的相關(guān)檔案進行電子化儲存，并與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，將更有利于相關(guān)單位對其進行管理。

2.1 檔案信息化是社會發(fā)展下的必然

社會進入信息化時代后，很多傳統(tǒng)模式都被打破，其中就包括以傳統(tǒng)方式對人員檔案的管理。將教師檔案從紙質(zhì)記錄管理模式轉(zhuǎn)化電子檔記錄，數(shù)據(jù)化更新，智能化管理已經(jīng)是時代發(fā)展下的必然。

2.2 相關(guān)條例明確

社會進入信息化時代后，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》就國內(nèi)現(xiàn)存檔案信息化儲存做出了明確指示，其中就包括教師人事檔案。作為原生信息資源之一的教師人事檔案，只有通過信息化的管理才能最大程度的發(fā)揮其相關(guān)作用。

3 信息化管理的具體實施

在傳統(tǒng)模式管理已經(jīng)不能適應(yīng)時代需求的情況下，信息化管理的建立可以通過以下方式進行：

3.1 檔案歸檔信息化

就目前的現(xiàn)代化技術(shù)而言，與計算機、互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)的應(yīng)用管理軟件都是可以用來完成歸檔信息化的。

3.1.1 以電子文檔錄入相關(guān)檔案

歸檔信息化的第一環(huán)節(jié)是對教師檔案所涉及的信息進行錄入，即將紙質(zhì)的檔案以電子文檔的信息進行記錄。通過對二者的比較可知，電子文檔比紙質(zhì)文檔更加的科學(xué)規(guī)范，是檔案能夠完整保存的堅實基礎(chǔ)[2]。

3.1.2 以科學(xué)方式進行檔案歸類

在將教師檔案以電子信息的方式錄入完成后，就需要對其進行歸類整理。在電子化檔案之前，人們對于紙質(zhì)的檔案進行分類歸檔時需要消耗非常大的人力，因為它的數(shù)量過于龐大。當(dāng)將紙質(zhì)信息電子化后，其歸類整理的方式就非常繁多，管理人員可以通過不同軟件存在的優(yōu)缺點以多元化的方式對電子信息進行歸類，以達到最優(yōu)狀況。

3.1.3 利用網(wǎng)絡(luò)共享功能隨時更新檔案信息

傳統(tǒng)模式上的檔案管理很難具備動態(tài)化，但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代下，動態(tài)化的管理方式是非常簡單的。各地通過共享互通的方式可以及時對相關(guān)信息進行更新，且更新的方式更加的多元化，可以是教師本人進行更新，也可以是所有學(xué)校進行更新等。

3.2 多形式下的資料保存

紙質(zhì)檔案因為其數(shù)量繁多所以在保存過程中需要占據(jù)巨大的空間作為檔案儲存室，當(dāng)然對于儲存室的內(nèi)部環(huán)境要求也很高。相反在信息化時代的今天，可供選擇的保存方式就不僅僅局限于紙上記錄。

3.2.1 保存介質(zhì)的可選性

“互聯(lián)網(wǎng)+”引導(dǎo)下的大數(shù)據(jù)時代，人們除了在紙上做記錄整理成了檔案后，還可以通過移動硬盤、優(yōu)盤等將電子化的檔案信息加以存儲。電子信息的空間占有較紙質(zhì)信息而言，是非常小的，只是對于電子信息的存儲介質(zhì)而言，是有壽命存在的。為此，要更好的保存電子信息，就要定期對其更新。

3.2.2 不同格式轉(zhuǎn)換及遷移

“互聯(lián)網(wǎng)+”形式下，對電子檔案的更新也要適應(yīng)發(fā)展。為了更好的保存信息，就要在不同的社會背景下?lián)駜?yōu)選擇儲存方式以及格式，當(dāng)然，也要進行適當(dāng)?shù)男畔⑦w移以達到信息的完整性和可用性。

4 結(jié)束語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大數(shù)據(jù)時代，將教師檔案以信息化的方式進行管理，可以使資源進行實時共享，以達到更好的利用。此外，對于檔案的保存也更加的安全。

參考文獻

[1]延鑫.教師人事檔案管理的信息化建設(shè)探索[J].人才資源開發(fā)，2016（14）：196-196.

[2]高霞.高校人事檔案管理信息化建設(shè)的問題探究[J].文學(xué)教育（下），2016（10）：139-139.