高校學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)管理探討

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展對(duì)我國(guó)教育工作提出了更高的需求，在進(jìn)行高等教育過程中，科學(xué)管理學(xué)生電子檔案，能夠進(jìn)一步保障教育效果。本文首先分析現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)高校檔案管理工作提出的最新需求和挑戰(zhàn)，需要對(duì)其進(jìn)行合理改進(jìn)，然后以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步分析如何對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更為有效的管理，分別從信息收集，資源整合，信息平臺(tái)，分析工具，服務(wù)質(zhì)量五個(gè)方面展開具體論述。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生;電子檔案;數(shù)據(jù)管理

大學(xué)階段是每個(gè)人成長(zhǎng)的重要階段，通過對(duì)學(xué)生相關(guān)信息進(jìn)行全面搜尋，同時(shí)合理構(gòu)建個(gè)性化檔案，能夠?qū)W(xué)生當(dāng)前狀況進(jìn)行更為全面的分析，確保教育工作的有序開展。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息技術(shù)的普及應(yīng)用使電子檔案得到很大程度的發(fā)展，正在逐步實(shí)現(xiàn)普及應(yīng)用，為了進(jìn)一步明確在進(jìn)行高校建設(shè)過程中如何更為有效的實(shí)施電子檔案數(shù)據(jù)管理工作，特此展開本次研究。

一、現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下高校檔案管理需求

（一）學(xué)生檔案數(shù)據(jù)需求

高校在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作過程中，能夠?yàn)槠渌块T工作提供必要的管理數(shù)據(jù)，但是在學(xué)生個(gè)人信息量和學(xué)生人數(shù)極速增長(zhǎng)過程中，學(xué)生檔案數(shù)量也隨之得到一定程度的增加，以往在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作過程中選擇使用的局部抽樣和靜止抽樣已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代工作需求，高校在進(jìn)行學(xué)生管理工作所需的數(shù)據(jù)對(duì)于動(dòng)態(tài)性和全面性具有更高的要求，該類數(shù)據(jù)通常類型繁多，而且數(shù)量較多，同時(shí)具有較強(qiáng)的實(shí)效性和預(yù)測(cè)性?；诖?，相關(guān)工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作過程中需要確保其全面性和動(dòng)態(tài)性，必須在全校范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的合理構(gòu)建，確保信息用戶需求能夠得到最大程度的滿足，高校管理工作人員對(duì)于學(xué)生狀況具有更為明確的認(rèn)知，在進(jìn)行管理策略制定過程中具有更為全面的數(shù)據(jù)參考。

（二）檔案信息處理需求

為了進(jìn)一步確保檔案信息安全性，信息用戶在獲取檔案信息過程中需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，相關(guān)程序也具有較高的復(fù)雜性，而在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息用戶在應(yīng)用相關(guān)信息時(shí)，對(duì)信息實(shí)效性提出了更高的要求，同時(shí)需要進(jìn)一步簡(jiǎn)化信息庫(kù)獲取流程。雖然高校檔案管理人員在展開具體工作時(shí)已經(jīng)逐步開始實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，但是信息管理過程系統(tǒng)性依舊存在在一定程度的不足。信息用戶在獲取相關(guān)檔案信息時(shí)，對(duì)其處理速度提出了更高的要求，檔案管理人員需要進(jìn)行合理改進(jìn)，使其最大程度滿足高校工作開展需求，進(jìn)而游戲推進(jìn)高校建設(shè)。

二、現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案信息

在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程中，通常是由學(xué)生管理部門記錄學(xué)生檔案，具體包括學(xué)生就讀期間獎(jiǎng)勵(lì)狀況，政治表現(xiàn)和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，在近幾年高校管理工作過程中，檔案歸檔范圍得到一定程度的拓展，加入了社會(huì)實(shí)踐檔案和心理狀況檔案等，但是該部分記錄的加入依舊很難滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下信息用戶應(yīng)用需求。在進(jìn)行大學(xué)生管理過程中，需要確保對(duì)學(xué)生狀況具有更為全面的認(rèn)識(shí)，檔案資料數(shù)量隨之得到一定程度的增長(zhǎng)，但是我國(guó)目前高校進(jìn)行檔案管理工作過程中，依舊處于紙質(zhì)檔案和手工管理階段，該種管理方式已經(jīng)很難滿足檔案信息需求，需要對(duì)其進(jìn)行合理改善，逐步使用電子檔案代替紙質(zhì)檔案和手工管理展開相關(guān)工作。

（二）數(shù)據(jù)處理

檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量的大量提升也使高校檔案館在處理相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)面臨較大的挑戰(zhàn)，信息用戶在應(yīng)用相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)其要求具有一定程度的隨機(jī)性，實(shí)效性和全面性，因此檔案管理需要能夠基于用戶需求從海量數(shù)據(jù)中提取出具有應(yīng)用價(jià)值的相關(guān)數(shù)據(jù)，確保及時(shí)性和交互性。在此過程中，檔案館必須進(jìn)行分析系統(tǒng)和數(shù)據(jù)檢索的合理構(gòu)建，確保能夠進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工處理方法，確保檔案資源利用率和管理效率得到有效提升，使其應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

（三）檔案服務(wù)方式

現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)處理工作提出了更高的要求，用戶服務(wù)要求也隨之出現(xiàn)了一定程度的提升，在進(jìn)行檔案服務(wù)作業(yè)時(shí)，需求導(dǎo)向?qū)⒅鸩酱鎮(zhèn)鹘y(tǒng)的供給導(dǎo)向。相關(guān)人員在管理學(xué)生檔案時(shí)，需要確保不同部門信息需求得到最大程度的滿足。基于此，檔案館必須進(jìn)行工作流程的合理優(yōu)化，進(jìn)行檔案服務(wù)模式的進(jìn)一步創(chuàng)新，確?？茖W(xué)應(yīng)用知識(shí)服務(wù)和智能服務(wù)。

三、管理策略

（一）改進(jìn)信息收集

在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作過程中，需要合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，確保實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息全面覆蓋，保證信息采集框架的全面性，對(duì)于學(xué)生發(fā)展相關(guān)信息進(jìn)行全面收集，確保檔案精確性和精細(xì)化。在現(xiàn)代社會(huì)條件下，需要統(tǒng)一管理檔案資源，在進(jìn)行具體工作過程中，首先需要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入目標(biāo)的合理構(gòu)建，確保檔案管理觀念的先進(jìn)性，進(jìn)行數(shù)據(jù)收集范圍的有效拓展，同時(shí)心理咨詢師和學(xué)校輔導(dǎo)員還需要記錄學(xué)生學(xué)習(xí)生活過程中的動(dòng)態(tài)檔案，對(duì)學(xué)生日常學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的相關(guān)視頻，數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)進(jìn)行有效收集，為學(xué)校進(jìn)行檔案管理工作制定統(tǒng)一的管理策略，確保能夠?qū)嵤┐髷?shù)據(jù)處理，保證在進(jìn)行動(dòng)態(tài)輸入過程中，輔導(dǎo)員能夠輕松掌握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而使其更為方便的提取相關(guān)數(shù)據(jù)。與此同時(shí)，還需要確保數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)性，通過進(jìn)一步分析和挖掘相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠科學(xué)判斷和預(yù)估其未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，確保在制定相關(guān)決策時(shí)具有更為全面的理論依據(jù)?；诖?，高校檔案管理人員需要深入挖掘和具體分析學(xué)生日常表現(xiàn)，確保在進(jìn)行管理工作過程中具有更為有效的理論依據(jù)。例如學(xué)校在進(jìn)行學(xué)生心理檔案構(gòu)建過程中，可以利用可視化技術(shù)進(jìn)一步呈現(xiàn)學(xué)生心理健康狀況，進(jìn)而對(duì)學(xué)生心理健康信息進(jìn)行更為直觀的測(cè)量，確保心理健康檔案的實(shí)時(shí)性，使其能夠更高程度的促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展，確保能夠在未來(lái)發(fā)展中迅速適應(yīng)社會(huì)。

（二）整合各項(xiàng)資源

高校學(xué)生檔案是組成學(xué)生檔案信息的重要部分，全面記錄學(xué)生心理狀況，品性狀況，政治思想，學(xué)習(xí)成績(jī)等各項(xiàng)基本信息，檔案管理人員需要實(shí)現(xiàn)自身管理理念的有效提升，確保檔案管理意識(shí)的敏銳度，有效記錄學(xué)生管理工作，具體教學(xué)狀況和學(xué)生信息，確保順利開展科研，管理和教學(xué)等相關(guān)工作，更高程度保障資源配置的合理性。基于此，高校在進(jìn)行市場(chǎng)管理過程中，需要進(jìn)一步重視檔案管理工作，有效融合相關(guān)資源。例如，學(xué)校在進(jìn)行課程設(shè)置時(shí)，合理應(yīng)用學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，科學(xué)實(shí)施信息篩選，基于學(xué)生時(shí)間進(jìn)行上課時(shí)間的合理確定。高校還可以進(jìn)行學(xué)生檔案信息庫(kù)的合理構(gòu)建，對(duì)學(xué)生日常表現(xiàn)，心理健康，政治思想，獎(jiǎng)學(xué)金，考試成績(jī)等多個(gè)方面進(jìn)行有效記錄，確保檔案管理工作能夠進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校事務(wù)管理，保證相關(guān)工作開展的高效性，為高校建設(shè)提供更高程度的保障。

（三）構(gòu)建信息平臺(tái)

在現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展過程中，高校檔案管理工作人員如果要確保學(xué)生個(gè)人信息運(yùn)行的整體性，則需要合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)平臺(tái)的合理構(gòu)建。在進(jìn)行具體工作過程中，首先需要基于該技術(shù)綜合特點(diǎn)，合理應(yīng)用多種方式對(duì)相關(guān)信息實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理，為構(gòu)建信息平臺(tái)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在檔案數(shù)據(jù)信息中心進(jìn)行具體構(gòu)建，確保有效綜合院校各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息和學(xué)校所有職能部門，保證能夠更為有效的綜合控制數(shù)據(jù)信息。其次，需要進(jìn)行路由器，交換機(jī)，數(shù)碼相機(jī)，掃描儀，計(jì)算機(jī)等信息處理設(shè)備的及時(shí)更新，科學(xué)構(gòu)建信息化服務(wù)器，確保其獨(dú)立性，同時(shí)還需要進(jìn)行專職維護(hù)人員的合理配備，進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的及時(shí)保存，對(duì)其相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新。最后，由于高校數(shù)據(jù)量得到迅速增加，相關(guān)部門需要確保管理軟件的先進(jìn)性，基于多種數(shù)據(jù)信息特點(diǎn)，數(shù)據(jù)信息來(lái)源和數(shù)據(jù)信息格式進(jìn)行信息平臺(tái)中心的合理構(gòu)建，確保在訪問，查詢以及綜合管理相關(guān)數(shù)據(jù)信息時(shí)具有更為充足的條件，為相關(guān)決策提供更為有效的數(shù)據(jù)信心，確保其正確性和有效性，進(jìn)一步推進(jìn)高校建設(shè)。

（四）開發(fā)分析工具

高校在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作過程中，需要綜合分析具體情況，基于具體工作需求進(jìn)行數(shù)據(jù)分析工具的合理構(gòu)建。在開展相關(guān)工作時(shí)，高校不僅需要對(duì)自身人才優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分發(fā)揮，同時(shí)還需要有效聯(lián)合相關(guān)科技企業(yè)，對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行更為有效的挖掘，確保其深入性。例如，通過進(jìn)一步分析學(xué)生檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)W(xué)生行為和類型進(jìn)行有效區(qū)分和合理預(yù)測(cè)，通過應(yīng)用學(xué)生圖書館和宿舍出入記錄，學(xué)生個(gè)人成績(jī)及一卡通消費(fèi)狀況能夠?qū)W(xué)生心理狀態(tài)進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，確保在發(fā)現(xiàn)學(xué)生出現(xiàn)心理問題時(shí)對(duì)其進(jìn)行及時(shí)疏導(dǎo)。通過深入分析學(xué)生一卡通消費(fèi)和考勤情況，能夠確保進(jìn)一步了解學(xué)生生活狀況，更高程度確保勤工儉學(xué)崗位分配的合理性。與此同時(shí)，通過分析檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)W(xué)生科研創(chuàng)新能力，身體健康情況和作業(yè)概率進(jìn)行科學(xué)分析。在我國(guó)目前高校建設(shè)過程中，進(jìn)行學(xué)生住宿管理，獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)和資助管理等相關(guān)工作時(shí)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理系統(tǒng)的初步應(yīng)用，院校師生也對(duì)其具有較高的認(rèn)可。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，高校在開展相關(guān)工作時(shí)，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的充分應(yīng)用，確保數(shù)據(jù)分析工作具有更高的實(shí)效性，進(jìn)行相關(guān)分析工具的合理構(gòu)建，使其與高校管理特點(diǎn)有效結(jié)合。

（五）提升服務(wù)質(zhì)量

高等院校在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作過程中，需要對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行充分利用，為學(xué)生管理部門提供更為有效的服務(wù)。在進(jìn)行具體工作過程中，首先需要進(jìn)行信息分析系統(tǒng)的合理構(gòu)建，對(duì)信息獲取程序進(jìn)行合理簡(jiǎn)化，確保高效工作人員能夠更為快捷的獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。其次，需要合理應(yīng)用信息技術(shù)，確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更高程度的個(gè)性化，檔案管理人員可以基于信息用戶檔案進(jìn)行細(xì)節(jié)化分析，確保能夠科學(xué)預(yù)測(cè)用戶需求，在確保檔案信息安全的前提下主動(dòng)展開服務(wù)，保障用戶需求能夠得到最大程度的滿足。同時(shí)，信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展在很大程度上提升了檔案管理工作技術(shù)水平，確保檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，通過智能化，抓取學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，能夠確保信息用戶需求得到更為全面的滿足，保證價(jià)值信息能夠進(jìn)行更為有效的傳播和交流。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，通過改進(jìn)信息收集，整合各項(xiàng)資源構(gòu)建信息平臺(tái)，開發(fā)分析工具，提升服務(wù)質(zhì)量能夠確保電子檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)一步滿足高校建設(shè)需求，確保學(xué)生個(gè)性需求得到更高程度的滿足，確保高校在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)具有更高的科學(xué)性和有序性，在一定程度內(nèi)推進(jìn)我國(guó)高校工作發(fā)展，使其更好的滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平的有效提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：李風(fēng)雷（1968-），男，漢族，山東聊城人，大專，職員，聊城大學(xué)東昌學(xué)院檔案室工作。