高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化管理系統(tǒng)研究

郭婷

摘 ?要：以往高校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理方面一直通過紙質(zhì)材料來收集學(xué)生個(gè)人信息數(shù)據(jù)，隨著信息化技術(shù)的不斷突破，高校在新形勢下應(yīng)轉(zhuǎn)變以往管理方式，通過信息化技術(shù)來強(qiáng)化其管理效率、質(zhì)量，并選取和培養(yǎng)符合檔案信息化管理人才，形成有制度、規(guī)劃、目標(biāo)的檔案管理部門，以此有效解決繁重的檔案管理工作。本文闡述了高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的弊端，并提出相應(yīng)解決策略，以期有效促進(jìn)高校通過信息化技術(shù)來強(qiáng)化其工作效率。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生;學(xué)籍檔案;信息化管理

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理是用來保存和記錄大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)懲等歷史記錄，更是社會(huì)和高校用來培養(yǎng)人才的參考資料。隨著21世紀(jì)我國各大高校擴(kuò)大招生，學(xué)生人數(shù)逐年遞增，在此情況下高校學(xué)籍檔案管理工作更為繁重。因此，高?？赏ㄟ^信息化技術(shù)來改善此現(xiàn)象，讓學(xué)籍檔案管理工作更具有先進(jìn)性、科學(xué)性。

一、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理具體作用

學(xué)籍檔案管理是指高校管理人員對(duì)學(xué)生入校時(shí)所錄入的信息進(jìn)行管理并登記，其中包含學(xué)生的入學(xué)時(shí)間、身份證號(hào)、姓名及家庭住址等，通過學(xué)籍檔案管理來記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，以此來助力其他部門獲取學(xué)生信息。由于學(xué)生檔案類屬于機(jī)密文件，需要根據(jù)規(guī)定程序進(jìn)行傳遞，因此高校需嚴(yán)格對(duì)其進(jìn)行保管及管理。學(xué)生學(xué)籍檔案管理在高校中基本分為兩項(xiàng)工作，第一項(xiàng)是從學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)后所形成的具有一定保存價(jià)值的檔案材料，其中包含學(xué)生在校時(shí)期所記錄的生活、學(xué)習(xí)、科研、實(shí)踐等客觀性歷史資料。第二種是根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》中所規(guī)定的高校學(xué)籍管理章程，其中包含學(xué)生成績管理、入學(xué)記錄、注冊記錄、轉(zhuǎn)專業(yè)記錄、轉(zhuǎn)學(xué)及休學(xué)、退學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)等方面的記錄。檔案管理工作無論以何種形式進(jìn)行管理，它都將以記錄信息為主要目的。當(dāng)前我國多數(shù)高校在管理學(xué)生學(xué)籍檔案方面過于傳統(tǒng)化，從而導(dǎo)致工作過程中出現(xiàn)許多阻礙。

二、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的弊端

（一）管理人員數(shù)量不足

首先，本身社會(huì)中具有專業(yè)檔案管理的工作人員數(shù)量就不足，雖然高校為學(xué)生學(xué)籍檔案管理配備了相應(yīng)的部門，也邀請(qǐng)一些人員進(jìn)行管理工作。但由于人才專業(yè)能力較差，數(shù)量較少，無法滿足當(dāng)前高校所需人才數(shù)量，且這些管理人員并不具備專業(yè)檔案管理的能力及水平，從而導(dǎo)致在進(jìn)行管理工作中由于業(yè)務(wù)不熟練常常出現(xiàn)些許失誤，甚至有些工作人員在此之前毫無管理經(jīng)驗(yàn)，也沒有接受過檔案管理培訓(xùn)，只能按部就班進(jìn)行工作流程。其次，二級(jí)學(xué)院中并不具備高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理人才。當(dāng)前我國高校不斷深入改革人事制度，對(duì)人才就業(yè)標(biāo)準(zhǔn)逐年遞增。高校在聘請(qǐng)專業(yè)學(xué)籍檔案工作人才時(shí)只能通過學(xué)生工作、教師輔導(dǎo)、行政人員的崗位來校內(nèi)換崗或是進(jìn)行院聘來解決，但這些工作人員在工作過程中普遍呈現(xiàn)工作不穩(wěn)定的現(xiàn)象，且由于不是自己所擅長的專業(yè)，無法集中注意力去更好的完成工作。同時(shí)，外聘的工作人員在對(duì)學(xué)籍檔案管理重要性意識(shí)十分淺薄，從而導(dǎo)致部分人員對(duì)此不重視、不熟悉且不負(fù)責(zé)。甚至部分高校在檔案管理工作中將學(xué)生學(xué)籍分散于班主任辦公室、學(xué)工辦辦公室，或是讓學(xué)生自己來妥善保管，從而導(dǎo)致多數(shù)學(xué)生學(xué)籍檔案造成遺失或損壞現(xiàn)象，讓高校檔案管理工作遭受到了一定阻礙和損失。

（二）管理制度尚未完善

隨著高校不斷加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，在管理過程中成立了完善的檔案管理制度，并對(duì)管理人員提出更為可行的合理意見，明確各個(gè)部門所管理的職責(zé)范疇。但從實(shí)際來看，其管理制度仍然缺乏細(xì)節(jié)化操作，且專業(yè)水平并沒有因此增強(qiáng)。本身學(xué)生檔案中記錄的東西十分繁雜，且具有龐大的信息量，管理人員需要從中辨別出具有價(jià)值的資料信息進(jìn)行保存，這項(xiàng)工作對(duì)于個(gè)人來說十分巨大。但由于多數(shù)高校二級(jí)部門對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作并不是十分清楚，如管理工作中的實(shí)體分類、序列編排、體系結(jié)構(gòu)及類目設(shè)置更是十分茫然，只能夠像院校遞交當(dāng)前存在的檔案，對(duì)其具體管理需求、管理模式、歸檔要求、整理要求并沒有產(chǎn)生足夠重視，且個(gè)人水平也不足以完成這項(xiàng)任務(wù)。此外，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員在整理和收集學(xué)生檔案的過程中略顯吃力，由于檔案管理人員常常被動(dòng)等待其他部門對(duì)其信息進(jìn)行整理，并遞交給檔案管理人員，從而導(dǎo)致該材料錯(cuò)失本應(yīng)遞交時(shí)間，常常拖延至半年甚至一年才成功遞交。這種人員工作流程的問題變動(dòng)，將會(huì)導(dǎo)致部分具有非常重要價(jià)值的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。

（三）信息化水平較低

自我國高校開始不斷拓展招生數(shù)量后，2000年左右高校全日制在校生已不足6000余人，但2010后高校全日制在校生突破至30000人左右，這項(xiàng)數(shù)據(jù)對(duì)于高校的沖擊十分巨大，學(xué)生人數(shù)的急劇遞增導(dǎo)致高校學(xué)生學(xué)籍檔案出現(xiàn)膨脹現(xiàn)象。不僅如此，由于學(xué)生生源來自全國各地，其檔案管理更是設(shè)計(jì)到學(xué)生部門、教育部門等多數(shù)相關(guān)部門，在此情況下，我國多數(shù)學(xué)生學(xué)籍檔案管理還處于使用紙質(zhì)材料進(jìn)行資料收集時(shí)期，十分抵觸管理部門為其提供的電子信息收集材料，認(rèn)為這項(xiàng)工作措施具有一定風(fēng)險(xiǎn)性，不僅不易保存，且十分容易遺失。如若高校一直將信息收集數(shù)據(jù)置放于檔案房間內(nèi)，不僅不利于保存，且分析起來十分困難，例如某高校將檔案存放于300平方的房間內(nèi)，自2000年至2010年，前后十年該檔案存放房間擴(kuò)張至1200平方米左右，且學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)量更是逐年遞增?？梢灶A(yù)見，如若高校要分析近十年的學(xué)生信息需要多大的工作量。由此可見，大數(shù)據(jù)背景下，以往高校檔案管理工作流程已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)代招生規(guī)模，高校檔案管理工作必須耗費(fèi)資源通過信息化技術(shù)來進(jìn)行管理，以此提升高校檔案管理工作效率。

三、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理重視

高校學(xué)生學(xué)籍檔案的作用是高校和相關(guān)部門用于進(jìn)行分析和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的參考資料，更適用于社會(huì)聘用、選拔及考核人才的所依據(jù)的必備信息，類屬于歸家機(jī)密文件。只有有效、客觀、真實(shí)的學(xué)生學(xué)籍檔案才可以向高校和社會(huì)反饋出學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況和行為品德，以此作為科學(xué)聘用、選拔及研究人才的客觀反映數(shù)據(jù)。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生和教師對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)，讓其明白學(xué)生檔案的重要性，知曉學(xué)籍檔案將會(huì)影響學(xué)生的就業(yè)情況，高校教師是否準(zhǔn)確對(duì)學(xué)生做出學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)也會(huì)影響到學(xué)生日后的工作、學(xué)習(xí)及生活，他們是參與學(xué)籍檔案的主體，更是其數(shù)據(jù)來源。例如在學(xué)生入校后，高校會(huì)安排學(xué)生填寫學(xué)籍信息卡，用來記錄學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)背景、家庭情況、教育情況及親人聯(lián)系方式，并由高校教師在年終時(shí)對(duì)學(xué)生進(jìn)行評(píng)價(jià)。由此可以看出，只有高校教師及學(xué)生對(duì)學(xué)籍信息檔案具有明確認(rèn)知，并了解其重要性，才能夠在面對(duì)檔案形成環(huán)節(jié)時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男袨榕c思想，公正且客觀的去完成檔案填寫，以此形成具有真實(shí)性的客觀學(xué)籍檔案，保障該檔案中的任何信息都具有客觀性、可利用性、完整性及真實(shí)性。

（二）提升管理人員能力

首先，高校應(yīng)積極建設(shè)專業(yè)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍。檔案管理工作在實(shí)際工作過程中需要專業(yè)人員具備高超的信息技術(shù)能力，如序列編排、類目設(shè)置、體系結(jié)構(gòu)等系統(tǒng)操作，如今我國IT技術(shù)發(fā)展十分迅速，且多樣化的操作方式令人們難以完全掌握，且大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等高科技技術(shù)的突破更是讓檔案管理人員應(yīng)接不暇。因此，大數(shù)據(jù)背景下高校應(yīng)積極將信息化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，構(gòu)建完善的高水平學(xué)生學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍是勢在必行的。其次，高校應(yīng)積極展開管理隊(duì)伍學(xué)生學(xué)籍檔案信息化技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)當(dāng)前信息管理人員制度策劃培訓(xùn)方案，由于二級(jí)單位內(nèi)安排專業(yè)檔案管理人員難度較高。因此，高?？赏ㄟ^培訓(xùn)的方式來強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量，招聘本科學(xué)歷以上的檔案管理人員進(jìn)行工作，因?yàn)樗麄儫o論是從工作能力或是思想道德方面都具有可塑性，高校通過培訓(xùn)來指導(dǎo)他們學(xué)習(xí)信息化檔案管理效率會(huì)非常高，可完勝檔案管理工作。最后，高校需要設(shè)立檔案管理工作人員考核機(jī)制，由于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作屬于教學(xué)輔導(dǎo)工作，一般高校對(duì)此沒有加以重視，因此該部門工作人員在評(píng)職、晉升方面較其他部門少很多，且外聘的二級(jí)單位工作人員本身待遇較低，更嚴(yán)重缺少晉升機(jī)制及評(píng)職稱的機(jī)會(huì)。從而導(dǎo)致高校大量流失學(xué)生學(xué)籍檔案管理人才，高校應(yīng)慎重考慮人才流失問題及工作人員晉升問題。

（三）完善檔案工作制度

高校在發(fā)揮其學(xué)生檔案管理工作功能時(shí)，應(yīng)積極成立檔案管理部門，該部門主要負(fù)責(zé)根據(jù)近年來我國所頒布的有關(guān)檔案管理類的法律法規(guī)，以此結(jié)合本校實(shí)際情況來制定符合檔案管理流程的具體實(shí)施規(guī)則，以此保障學(xué)生學(xué)籍檔案能夠妥善置放、等級(jí)、保存，并采取二級(jí)檔案工作人員的建議，達(dá)成上下部門協(xié)調(diào)統(tǒng)一，讓高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作更具有規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性。此外，高校還應(yīng)積極強(qiáng)化二級(jí)單位在檔案管理工作中的效用，通過定期檢查信息平臺(tái)中學(xué)生學(xué)籍檔案、對(duì)二級(jí)單位進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，以此妥善存放學(xué)生學(xué)籍檔案，便于高校與社會(huì)用來參考，在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)需要及時(shí)整改，讓其管理工作不留死角。高校還需監(jiān)督檔案管理工作開展質(zhì)量，以此確保學(xué)生檔案不會(huì)由于二級(jí)單位個(gè)人失誤造成損壞或遺失。

結(jié)束語：

近年來，我國高校已經(jīng)逐漸意識(shí)到學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重要性，也認(rèn)識(shí)到學(xué)生學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)生的信息及社會(huì)選取人才的參考數(shù)據(jù)。因此，高校應(yīng)積極加強(qiáng)校內(nèi)師生及工作人員對(duì)學(xué)籍檔案的重視，并由專業(yè)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)及指導(dǎo)信息化技術(shù)，以此提升檔案管理人員的工作能力，而后通過管理部門對(duì)其監(jiān)督工作完成質(zhì)量，以此保障學(xué)生的檔案在信息化技術(shù)的應(yīng)用下發(fā)揮應(yīng)有功效。

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作者簡介：

郭 ?婷（1982.10-），女，蒙古族，河南南陽人，學(xué)歷：本科 職稱：助理館員，研究方向：高校檔案管理與研究。