關(guān)于集團(tuán)公司推行會(huì)計(jì)檔案電子化可行性的幾點(diǎn)思考

路倩倩 路改花 王金萍 梁任

[摘 要] 2016年國(guó)家新施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》提出，符合要求的會(huì)計(jì)檔案可以以電子化的形式存入計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)介質(zhì)，這就肯定了會(huì)計(jì)檔案電子化的法律效力?；诖?，在集團(tuán)公司推行會(huì)計(jì)檔案電子化是否可行也值得深入思考。文章從三個(gè)角度對(duì)集團(tuán)公司推行會(huì)計(jì)檔案電子化的可行性進(jìn)行了說(shuō)明，并做了相應(yīng)的闡釋和分析。

[關(guān)鍵詞] 集團(tuán)公司 電子會(huì)計(jì)檔案 可行性

中圖分類號(hào)：G270.7；F233 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著科技發(fā)展、各類信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用和電子商務(wù)的迅速崛起，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已經(jīng)很難跟上時(shí)代的步伐，如何應(yīng)用電子化技術(shù)手段進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理變得尤為重要。文章在探討會(huì)計(jì)檔案電子化特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)集團(tuán)公司推行會(huì)計(jì)檔案電子化的可行性進(jìn)行思考，說(shuō)明如果實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化會(huì)帶來(lái)的重大意義及初步推行的思路。

一、會(huì)計(jì)檔案電子化的特點(diǎn)

目前，國(guó)家出臺(tái)的各項(xiàng)會(huì)計(jì)政策法規(guī)中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化并沒有規(guī)范性的定義。經(jīng)多方查閱資料，現(xiàn)公認(rèn)的理解是：會(huì)計(jì)檔案電子化是指以計(jì)算機(jī)或磁性介質(zhì)儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算資料，記錄并反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子檔案資料，包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、電子文檔及其他電子會(huì)計(jì)核算資料等。

相比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案資料，電子會(huì)計(jì)檔案一般具備以下特點(diǎn)。

第一，自動(dòng)化處理。計(jì)算機(jī)在現(xiàn)實(shí)工作生活中早已普及，其不僅計(jì)算處理數(shù)據(jù)快，還對(duì)文字、符號(hào)、數(shù)字等進(jìn)行邏輯推理和判斷，因此僅需專業(yè)人員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能進(jìn)行設(shè)置，就可以自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，以極快的速度判斷、接收會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，自動(dòng)分類、提取、歸檔、保管會(huì)計(jì)檔案信息資源，并同時(shí)識(shí)別檔案的真實(shí)性和完整性，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化。

第二，查詢便捷。自動(dòng)化條件下，通過財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與采購(gòu)、營(yíng)銷等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，將原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理，存入電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。集團(tuán)公司主管部門在合理授權(quán)下，以內(nèi)、外網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)連接方式，讓集團(tuán)總部領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、會(huì)計(jì)人員、審計(jì)人員在不同地點(diǎn)，均可在瀏覽器、手機(jī)客戶端上對(duì)歸檔后的會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行檢索、查閱，既解放了檔案管理人員的管理壓力，也實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)共享。

第三，節(jié)約成本。相對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，電子化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)將原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿等各類電子會(huì)計(jì)資料自動(dòng)歸檔，不用打印紙質(zhì)憑證，也不用人工分揀歸納，可自動(dòng)匹配、整理、儲(chǔ)存。這樣既能節(jié)約紙張、節(jié)省空間，又能減少人力，大大降低了檔案管理成本。

第四，安全性高。在電子檔案管理系統(tǒng)中，通過用戶認(rèn)證機(jī)制區(qū)別不同信息使用者，控制用戶瀏覽權(quán)限，有效防范管理人員、技術(shù)人員對(duì)會(huì)計(jì)資料人為篡改，保證了會(huì)計(jì)檔案在安全可靠的條件下傳入電子檔案管理系統(tǒng)，且電子會(huì)計(jì)檔案采用存儲(chǔ)介質(zhì)備份保存，相對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理來(lái)說(shuō)，安全性明顯較高。

二、集團(tuán)公司推行會(huì)計(jì)檔案電子化的重大意義

（一）推動(dòng)理論管理水平

會(huì)計(jì)檔案電子化涉及的領(lǐng)域是多元化的，如電子商務(wù)、智能財(cái)務(wù)、云計(jì)算存儲(chǔ)等，集團(tuán)公司通過推行會(huì)計(jì)檔案電子化，可以進(jìn)一步深入了解智能財(cái)務(wù)，認(rèn)識(shí)到電子商務(wù)、信息技術(shù)和會(huì)計(jì)學(xué)是如何相互交叉、相互嵌套在一起，既有利于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)人員相互溝通學(xué)習(xí)，也能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展。集團(tuán)外部投資者除了需要了解公司過去和現(xiàn)在的經(jīng)營(yíng)狀況，還會(huì)更加關(guān)注公司未來(lái)的發(fā)展前景，而如果借助傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算方式很難解決，只有推行會(huì)計(jì)檔案電子化才能真正推動(dòng)理論研究，提升公司財(cái)務(wù)管理水平。

（二）提高財(cái)務(wù)管理效率

會(huì)計(jì)信息化已成為集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的優(yōu)化集成均離不開會(huì)計(jì)檔案電子化，但大量紙質(zhì)文件的存在與信息化的實(shí)現(xiàn)不匹配，會(huì)從很多方面約束著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)。這在一定程度上推遲了電子化辦公的進(jìn)程，降低了集團(tuán)公司財(cái)務(wù)人員的工作效率，增加了成本支出，因此需逐步實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化，提高財(cái)務(wù)管理效率。

（三）綠色環(huán)保經(jīng)濟(jì)發(fā)展

紙質(zhì)檔案的保管需要人力、物力大量投入才能保障檔案室的安全、持續(xù)運(yùn)行，需要翻閱、瀏覽浩瀚的檔案資源才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的利用。但如果推廣會(huì)計(jì)檔案電子化，就可以減少集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理方面的紙張浪費(fèi)，節(jié)約成本，符合國(guó)家推崇的綠色環(huán)保經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

會(huì)計(jì)檔案電子化的推廣，不僅可以幫助集團(tuán)公司對(duì)智能財(cái)務(wù)及電子商務(wù)有一個(gè)科學(xué)、全面的認(rèn)識(shí)，有目標(biāo)的改革與創(chuàng)新，還能實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)人員高質(zhì)、高效的會(huì)計(jì)核算，提升財(cái)務(wù)人員的辦公效率，最終節(jié)約管理成本，降本增效。

三、推行會(huì)計(jì)檔案電子化思路

（一）建立管理制度

集團(tuán)公司可依據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，有針對(duì)性地建立科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范管理流程。會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度既應(yīng)包含會(huì)計(jì)電子檔案形成、整理、移交等日常業(yè)務(wù)方面內(nèi)容，還須包含電子數(shù)據(jù)備份管理、數(shù)據(jù)防篡改管控、信息系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)安全等內(nèi)容。在制定檔案管理制度時(shí)，需請(qǐng)信息自動(dòng)化工程公司、檔案館、財(cái)務(wù)部及其他相關(guān)部門單位的專業(yè)人員共同參與研究，努力做到會(huì)計(jì)檔案電子化管理有章可循，最終實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員工作效率和工作準(zhǔn)確度的有效提高。

（二）開發(fā)管理系統(tǒng)

集團(tuán)公司已聘請(qǐng)外部專業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)進(jìn)行了全面升級(jí)，但可否在此基礎(chǔ)上要求其通過與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)相結(jié)合，開發(fā)完善的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)，推進(jìn)公司會(huì)計(jì)檔案管理走向智能化。會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)通過對(duì)日常會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理，建立全面的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)特定人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案隨時(shí)隨地的檢索、查閱，使會(huì)計(jì)檔案的利用趨于扁平化、高效化。

（三）培養(yǎng)管理人才

集團(tuán)公司要推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理，人才是關(guān)鍵

因素，且實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化不再是對(duì)紙質(zhì)文件的看護(hù)保管，而是網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至是“檔案云”的管理、使用、維護(hù)，因此建議從以下幾方面培養(yǎng)、儲(chǔ)備人才。一是通過校園或?qū)ν庹衅敢M(jìn)財(cái)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等專業(yè)人才。二是通過培訓(xùn)、訂單式人才培養(yǎng)等方式提升財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)操作、管理水平，強(qiáng)化一專多能，逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員既能做好財(cái)務(wù)管理，也能基本維護(hù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)。三是向集團(tuán)以外會(huì)計(jì)檔案電子化運(yùn)行成熟的單位學(xué)習(xí)，增加會(huì)計(jì)人員相互溝通交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

（四）保障運(yùn)行環(huán)境

推行會(huì)計(jì)檔案電子化，安全的運(yùn)行環(huán)境至關(guān)重要。首先，要保障存儲(chǔ)介質(zhì)安全，購(gòu)買質(zhì)量較好、可靠性較高的載體；電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)要定期備份，并以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范格式一式三份保存；計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)要放在指定場(chǎng)所，避免外界因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。其次，要保證信息系統(tǒng)安全，信息自動(dòng)化工程公司應(yīng)定期完善、維護(hù)信息安全管理體系、保密體系、技術(shù)體系，以保證會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)使用安全。最后，要提升檔案管理人員的電子化管理意識(shí)和安全防護(hù)能力，只有意識(shí)到位、能力到位、執(zhí)行到位，才能保證會(huì)計(jì)檔案電子化管理環(huán)境安全。

四、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案電子化是發(fā)展的大趨勢(shì)，電子化的技術(shù)手段可以起到方便檢索、保障安全、提升工作效率的良好效果，盡管現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中還存在各種問題，但筆者認(rèn)為在集團(tuán)公司推行會(huì)計(jì)檔案電子化迫在眉睫。且隨著社會(huì)電子化發(fā)展的趨勢(shì)，我們也有理由相信，會(huì)計(jì)檔案電子化管理將日益科學(xué)、合理、高效。