大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究

黃鉞

[摘 要]隨著我國科技不斷進步，當(dāng)前社會已經(jīng)步入了信息時代。大數(shù)據(jù)是信息時代的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對世界范圍人們的生活和工作都產(chǎn)生巨大影響，并且改變了傳統(tǒng)工作模式。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代面臨著巨大的機遇與挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)進行現(xiàn)代化檔案管理工作，并且有效避免大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的風(fēng)險，已經(jīng)逐漸成為當(dāng)代檔案管理工作人員的一項重要課題?；诖?，文章將針對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化進行研究。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù) 檔案管理 模式變化

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)志碼：A

一、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代模式轉(zhuǎn)變的必要性

大數(shù)據(jù)時代的到來，給企事業(yè)單位檔案管理工作帶來了一定的機遇，傳統(tǒng)檔案管理模式受到?jīng)_擊。由于我國的檔案管理工作相關(guān)研究起步較晚，而當(dāng)前龐大的數(shù)據(jù)量給檔案管理工作帶來更大難度，傳統(tǒng)檔案管理需要依靠紙張進行辦公，數(shù)據(jù)量增加后，紙制檔案在整理、保存和查詢方面都有很大弊端，工作人員工作量劇增，工作效率下降，所以，采取現(xiàn)代化檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，通過使用電子化手段，檔案管理工作向無紙化辦公方向發(fā)展，結(jié)合各種檔案管理軟件和計算機技術(shù)，可以讓現(xiàn)代檔案管理工作更加智能化、自動化，為將來檔案管理發(fā)展打下良好基礎(chǔ)[1]。當(dāng)代檔案管理人員，更應(yīng)順應(yīng)科技發(fā)展要求，通過學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理知識提高自身專業(yè)技能。

二、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代所面臨的挑戰(zhàn)

一方面，檔案管理工作的主要為企事業(yè)單位的發(fā)展保存和提供相應(yīng)的檔案、資料，應(yīng)針對各類原始資料進行收集、整理、篩選、保管、檢索和利用。隨著大數(shù)據(jù)時代來臨，傳統(tǒng)檔案管理工作面臨很多新的挑戰(zhàn)，無法適應(yīng)原始數(shù)據(jù)處理和現(xiàn)有數(shù)據(jù)管理的工作，檔案存儲能力和檢索能力受到的挑戰(zhàn)尤為嚴(yán)峻。為更好地順應(yīng)時代發(fā)展，目前，已有大量企事業(yè)單位開始應(yīng)用計算機及各類軟件進行檔案管理，并且取得了良好效果。另一方面，在應(yīng)用現(xiàn)代化方式進行檔案保存和處理的同時，也給檔案管理工作帶來了信息安全方面的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)資源安全性是檔案管理工作當(dāng)中的一項重要內(nèi)容，但在現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用的同時，檔案資料在利用和傳輸過程中可能受到攻擊，造成信息丟失、泄漏或者篡改的后果。正因如此，檔案管理人員在應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理方式同時，需要充分重視工作當(dāng)中潛在的安全風(fēng)險問題，同時根據(jù)實際工作內(nèi)容和工作需要，采取有效的防御措施，有效控制檔案管理當(dāng)中存在的風(fēng)險，確?，F(xiàn)代化檔案管理工作的順利開展。現(xiàn)代化檔案管理離不開專業(yè)的人才進行實際操作，但當(dāng)前我國檔案管理數(shù)據(jù)分析類人才相對較少，制約了檔案管理工作發(fā)展，不利于工作效率的提升，所以，現(xiàn)階段檔案管理部門面臨的重要問題是如何加強檔案數(shù)據(jù)分析人才、計算機技術(shù)人才的培訓(xùn)與儲備[2]。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化分析

（一）檔案管理工作中數(shù)據(jù)資源體系變化分析

檔案管理工作當(dāng)中資源體系變化主要是信息資料來源的變化、內(nèi)容變化及采集方式變化三種，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息多數(shù)來源于網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，內(nèi)容方面除了數(shù)據(jù)量大幅提升，種類也趨向多元化，同時，檔案資料數(shù)據(jù)的價值密度明顯降低，而通過利用現(xiàn)代化手段能夠加快信息處理速度。在數(shù)據(jù)采集方面，檔案管理工作人員更加重視對企事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)信息進行收集，使用強制手段，對互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中具有價值的信息進行捕捉。

（二）檔案管理工作中管理理論體系變化分析

大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來最大的變化就是數(shù)據(jù)量變大，同時，檔案信息量也隨之增加，為了更好地提升檔案處理質(zhì)量和處理效率，各種各樣的軟件平臺營運而生。這就要求相關(guān)工作人員能夠通過利用現(xiàn)代化手段進行檔案管理工作，并且能夠改變傳統(tǒng)工作思想，接受信息時代的變化，通過實踐產(chǎn)生新型檔案管理理論和模式。著名學(xué)者維克托曾經(jīng)提到，隨機分析法無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代，同時也不能用于所有數(shù)據(jù)的分析。這也就是說，大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)已經(jīng)不再是過去的抽樣數(shù)據(jù)模式，已經(jīng)轉(zhuǎn)變成全數(shù)據(jù)模式[3]。大數(shù)據(jù)時代應(yīng)看到全數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，對所有數(shù)據(jù)加以利用。

（三）檔案管理工作中檔案利用服務(wù)體系變化分析

檔案中所有資料都記載著真實的企事業(yè)單位發(fā)展史，其具有重要價值，保護好檔案也就是保護國家和公民的利益，同時也能滿足社會對相關(guān)資料的需求。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作會更傾向于服務(wù)性，工作人員通過提升服務(wù)水平進一步提升檔案數(shù)據(jù)的自身價值。檔案管理人員應(yīng)做到面向社會，為企事業(yè)單位和客戶提供個性化服務(wù)和人性化服務(wù)。檔案服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容方面也發(fā)生了一定變化，由于過去檔案的服務(wù)項目基本使用固定模式，信息資源通常都在保管的檔案之中進行查詢，但在大數(shù)據(jù)背景下，信息資源擴大，為了更好地滿足工作需求，檔案管理工作在信息采集、處理和利用方面都需要得到提升。

四、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理模式變化策略分析

（一）大數(shù)據(jù)時代的檔案云處理模式

在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案云存儲。這種新型的檔案存儲方式，能夠更好地保障數(shù)據(jù)的完整性，同時在使用方面也更為便捷，為電子檔案的管理工作創(chuàng)造了良好環(huán)境。在使用云存儲這項功能之前，首先應(yīng)做好信息的基礎(chǔ)化建設(shè)工作，其中包括信息上傳和接收終端、數(shù)據(jù)處理軟件，從而全面地提升檔案處理能力，為使用者提供更加快捷、有效的服務(wù)。同時，為了能夠更好地使用云存儲技術(shù)，國家和地方政府需要進行配合，建立統(tǒng)一云系統(tǒng)，地方檔案管理中心通過互聯(lián)網(wǎng)與國家系統(tǒng)進行連接，對檔案進行備份，從而更好地避免檔案發(fā)生泄漏、篡改或者丟失的現(xiàn)象。

（二）大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案的建立

大數(shù)據(jù)和數(shù)字化存在緊密聯(lián)系，檔案管理工作人員在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，需要加強對檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過建立數(shù)字化檔案館，提升檔案管理工作效率。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要結(jié)合計算機技術(shù)，對檔案進行分類處理，所以，建立數(shù)字檔案館首先應(yīng)做好檔案分類工作，同時對檔案進行必要的完善，結(jié)合用戶需求對檔案進行處理，實現(xiàn)檔案電子化模式。數(shù)字檔案可以有效提升數(shù)據(jù)信息的利用效率，同時還能更好地保障數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。

（三）提高對檔案信息的保護能力

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作中，不僅應(yīng)在工作效率和工作質(zhì)量方面進行提升，同時也應(yīng)注意如何加大檔案信息的保護力度。信息化檔案與紙質(zhì)檔案不同，現(xiàn)代化存儲和傳輸模式對信息安全提出了更高的要求。系統(tǒng)漏洞、黑客、木馬病毒都是威脅現(xiàn)代化檔案信息安全的主要因素，一旦檔案遭到以上攻擊，將會產(chǎn)生信息泄漏、篡改等嚴(yán)重問題。所以，現(xiàn)代化檔案管理模式需要使用專業(yè)安全防護軟件，對檔案信息進行保護。通過使用防火墻、殺毒軟件、VPN等計算機軟件，提升檔案信息的安全性。檔案管理工作人員也應(yīng)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，學(xué)習(xí)軟件使用知識，做到防患于未然。

（四）大數(shù)據(jù)時代檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時代，要想提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，首先應(yīng)做到技術(shù)方面和管理方面的創(chuàng)新，從而促進檔案管理工作的進一步發(fā)展。檔案管理工作對于企事業(yè)單位而言，更多的是如何處理企事業(yè)單位相關(guān)信息，但在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理更傾向于如何為企事業(yè)單位和客戶提供服務(wù)。雖然在一定程度上而言，檔案管理工作具有明顯的社會性質(zhì)，但從市場經(jīng)濟的角度進行分析，檔案管理工作必須具備服務(wù)特點，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)提供了更多條件。所以，現(xiàn)代化檔案管理部門需要保證良好的服務(wù)模式，建立健全服務(wù)體系，才能保證長足發(fā)展勢態(tài)。在服務(wù)水平提高方面，檔案管理工作人員應(yīng)做到態(tài)度端正，具備良好的專業(yè)技術(shù)水平，符合大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)要求，提高工作效率。

五、結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作模式發(fā)生了很多改變，趨向于大服務(wù)化、大檔案化、大平臺化。檔案管理模式方面也發(fā)生了巨大變化，企事業(yè)單位檔案管理人員需要直面當(dāng)前檔案管理工作當(dāng)中存在的問題，提高自身技術(shù)水平，完善檔案管理能力。同時，在工作過程中，更應(yīng)重視對檔案信息的保護，對檔案管理流程進行優(yōu)化，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，促進檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻：

[1]王麗.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式變化及有效路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：68，70.

[2]張群.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2017，33（17）：105- 106.

[3]王詩堯.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2018，18（83）：194.