淺述完善流動人員人事檔案管理工作的措施

劉丹

[摘要]隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，流動人員逐年增多，要做好流動人員人事檔案管理工作，就要有創(chuàng)新意識。只有對流動人員人事檔案進(jìn)行信息化管理、對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化要求及豐富流動人員人事檔案管理形式，才能妥善地做好流動人員人事檔案管理工作，讓流動人員人事檔案得到充分利用。

[關(guān)鍵詞]流動人員 人事檔案 管理

人事檔案作為記錄一個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考作用。隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及吸引外資、鼓勵就業(yè)創(chuàng)業(yè)等政策的實施，流動人員逐年增多，妥善保管流動人員人事檔案也成為了整個社會不得不關(guān)注的問題，成為了人才流動服務(wù)機構(gòu)工作的重中之重。流動人員人事檔案數(shù)量多、材料雜，傳統(tǒng)的、老舊的檔案管理方法已不能完全適應(yīng)其發(fā)展。為更安全、更便捷地管理、利用流動人員人事檔案，可以從三方面加以完善：

一、對流動人員人事檔案進(jìn)行信息化管理

充分利用當(dāng)前發(fā)達(dá)的科學(xué)技術(shù)，將流動人員人事檔案進(jìn)行信息化，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，以電子掃描件、影像文件等形式保存檔案，使檔案更為便于利用，存放更為安全，已成為當(dāng)前流動人員人事檔案管理的必然趨勢。對流動人員人事檔案進(jìn)行信息化管理，主要在于三點：

一是使用現(xiàn)代化方法來管理檔案庫房。雖然“電子檔案”已成為必然趨勢，但當(dāng)前紙質(zhì)檔案仍是主流，妥善保管紙質(zhì)檔案仍是人才流動服務(wù)機構(gòu)的重要工作。檔案庫房要求“十防”、恒溫恒濕，我們可以利用現(xiàn)代科技，使用智能化庫房，實時監(jiān)控庫房溫濕度，科學(xué)管理檔案庫房。二是把紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，把紙質(zhì)檔案內(nèi)的所有資料進(jìn)行輸入，通過先進(jìn)的技術(shù)把圖片和聲音等全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，建立一個專門的數(shù)據(jù)庫來保存檔案的信息，一方面使檔案能夠更安全、更優(yōu)質(zhì)地保存，防止丟失和疏漏，另一方面也方便查閱和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。三是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)。通過寬帶局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平臺，建立起信息化的檔案服務(wù)平臺，利用專門的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫才可以真正實現(xiàn)人事檔案更好地流通、更改和查詢。

二、對流動人員人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化要求

流動人員人事檔案的管理是一個動態(tài)化的過程，一本檔案往往會經(jīng)歷檔案材料的收集、查閱、借閱、補充材料管理、檔案轉(zhuǎn)遞等多個環(huán)節(jié)和步驟，只有對每個環(huán)節(jié)的管理人員和操作流程進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能更科學(xué)地管理檔案。

一是精確采集，確保檔案材料的和完整性。我們要從源頭做起，把好檔案材料的“人口”，做到準(zhǔn)確完整、去偽存真。二是動態(tài)管理，及時收集檔案補充材料，保證檔案材料實時更新，對收集到的補充材料也要進(jìn)行跟蹤管理，確保及時歸檔、準(zhǔn)確歸檔。三是嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞，做到審核材料要嚴(yán)格、寄送通道有要求、保管材料要完整;隨著流動人員數(shù)量越來越龐大，檔案轉(zhuǎn)遞的工作量也越來越大，檔案可以安全地轉(zhuǎn)遞就成為了非常重要的事情;檔案轉(zhuǎn)遞要嚴(yán)格遵守國家法律和相關(guān)規(guī)定，轉(zhuǎn)遞要通過機要通道或通過專人轉(zhuǎn)遞，不允許進(jìn)行快遞，也不允許本人自行提取。

三、豐富流動人員人事檔案管理形式

一是由專門的機構(gòu)、專人來管理流動人員人事檔案，讓檔案管理人員的工作性質(zhì)變?yōu)楣卜?wù)，提高檔案管理效率，也方便流動人員業(yè)務(wù)辦理。二是采取新的服務(wù)方法，新的時代必須要有新的制度來與之接軌，在檔案管理方面，也可以開拓新的方法——人才租賃;這個制度讓人才市場變?yōu)榉ǘǖ恼夜ぷ鞯娜说墓椭?，主要?fù)責(zé)與用人單位在簽訂合同的情況下推薦人才，從而實現(xiàn)勞動力的轉(zhuǎn)移，這能大大節(jié)省用人公司和人員的時間，讓他們以最快的速度找到自己需要的員工或者公司;而這樣做的好處就在于，員工可以保證自己的個人資料及其人事檔案得到很好的保護(hù)，能更好地維護(hù)自身權(quán)利;最重要的是如果員工在合同到期之后，其人事檔案還是由專門的機構(gòu)進(jìn)行保管。三是對檔案的內(nèi)容構(gòu)成進(jìn)行優(yōu)化升級，

我們需要把流動人員個人的基本信息全部保存，比如：家庭成員、學(xué)歷等，還可以添加其他方面能夠展現(xiàn)其個人經(jīng)歷的內(nèi)容，這既能豐富個人檔案內(nèi)容，也能為企業(yè)用人提供更多的依據(jù)。

四、結(jié)束語

流動人員人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，不管是對個人還是對企業(yè)，都具有很大的作用和意義。因此，妥善保管流動人員人事檔案不僅是個人所希望的，也是人事行政部門必須重視的事情。只有不斷完善、更新管理形式，才能緊跟時代潮流，做好流動人員人事檔案管理工作。