探析企業(yè)檔案精細(xì)化管理措施

盧瑤

【摘要】檔案精細(xì)化管理，即細(xì)化分解檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，在檔案工作中融入精細(xì)化管理，并把各個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作方法歸納總結(jié)出來。在企業(yè)管理中企業(yè)檔案工作占據(jù)著極為重要的位置，檔案管理工作的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)營效益息息相關(guān)，怎樣把企業(yè)檔案管理工作做好，讓其更好地服務(wù)于企業(yè)，是當(dāng)前探討的一大熱點(diǎn)問題。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;精細(xì)化管理;制度建設(shè)

企業(yè)檔案管理真實(shí)地記錄了企業(yè)發(fā)展歷程，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和展開創(chuàng)新的重要信息資源。在企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高方面，企業(yè)檔案管理盡管并不是直接影響因素，但在不知不覺中影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以，就企業(yè)的檔案管理而言，必須將原有的管理思路和理念改變，做到系統(tǒng)化、精細(xì)化。從業(yè)務(wù)工作、服務(wù)利用等方面促進(jìn)檔案工作規(guī)劃化、流程化發(fā)展，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)，和企業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)。

一、運(yùn)用精細(xì)化理念做好檔案整理和歸檔工作

管理人員首先應(yīng)確保所搜集檔案資料的科學(xué)性和完整性，然后結(jié)合各種類型的檔案運(yùn)用多樣化的方式或方案對(duì)各種檔案進(jìn)行管理，以此確保檔案類別的清晰。同時(shí)，就各種等級(jí)或類別的檔案，應(yīng)將檔案歸檔的全過程完整記錄好，防止損害、丟失檔案，從而確保檔案檔案后期使用的準(zhǔn)確性和便利性。最后，運(yùn)用精細(xì)化方式展開檔案的歸檔工作，檔案管理人員應(yīng)確保檔案歸檔的條理性，并根據(jù)完善的醫(yī)院檔案管理模式，竭盡全力提高自身的檔案管理水平，為醫(yī)院醫(yī)療工作的順利開展提供方便。

二、加強(qiáng)精細(xì)化檔案管理制度建設(shè)

當(dāng)前，對(duì)企業(yè)檔案管理體制予以完善已慢慢成為促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平和管理效率提高的關(guān)鍵措施。要想和當(dāng)前企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)及要求相符，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體管理水平的提升，就必須確保企業(yè)檔案管理工作的高效性，而把企業(yè)檔案管理工作做好的關(guān)鍵，即對(duì)檔案管理制度予以完善。運(yùn)用精細(xì)化理念開展檔案管理制度建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的最佳化，并基于此，確保管理標(biāo)準(zhǔn)和管理內(nèi)容的規(guī)范性，企業(yè)管理者要借助合理方法和措施完善檔案管理制度，要竭盡所能將檔案管理的有效性增強(qiáng)。此外，相關(guān)部門也要對(duì)檔案管理中各個(gè)步驟和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理劃分和分配，并選擇某一固定時(shí)間考核管理人員，這樣既能在一定程度上促進(jìn)管理人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)水平的提高，同時(shí)還能把管理人員的工作效率提高，從而為企業(yè)之后順利開展日常工作提供方便。

三、建立健全檔案管理流程

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、管理方式、服務(wù)對(duì)象、工作環(huán)境等均發(fā)生了極大的改變，在檔案工作中開始廣泛應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。所以，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是加強(qiáng)檔案管理的重要任務(wù)。使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化順利實(shí)現(xiàn)的主要目標(biāo)就是將檔案保管利用價(jià)值最大化、案卷完整化、檢索利用便捷化。對(duì)文件立卷歸檔的實(shí)效性進(jìn)行嚴(yán)格把握，只能對(duì)完成的現(xiàn)行文件材料和文件任務(wù)進(jìn)行歸檔或立卷，沒有完成的不能歸檔、立卷;展開合理的立卷分工，對(duì)歸檔的重點(diǎn)予以明確。不斷深化改革，使檔案管理工作發(fā)生了極大的改變。在新時(shí)期、新任務(wù)背景下，檔案管理工作顯得尤為重要。

四、檔案信息資源精細(xì)化

借助建立企業(yè)局域網(wǎng)，不僅為廣大用戶所服務(wù)，同時(shí)也能更加科學(xué)、系統(tǒng)地開發(fā)利用企業(yè)檔案資源。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息零散性和復(fù)雜性更強(qiáng)，因此，必須對(duì)檔案信息資源展開有效整合，從企業(yè)各個(gè)部門各自為營的局面中走出來，構(gòu)建完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，將一體化管理貫徹落實(shí)。利用這些信息系統(tǒng)的建立，不僅要將資源貢獻(xiàn)出來，同時(shí)還要讓所有部門充分挖掘出有用資源，實(shí)現(xiàn)資源的互補(bǔ)，提升檔案信息資源的利用率，以免發(fā)生重復(fù)和浪費(fèi)現(xiàn)象。最終通過反饋信息資源對(duì)產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行開發(fā)利用，確保檔案信息開發(fā)利用的合理性和科學(xué)性。

五、提高企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能

要想實(shí)現(xiàn)信息化管理精細(xì)化，必須做到如下幾點(diǎn)：第一，要對(duì)信息化管理的特征予以確定，也就是網(wǎng)絡(luò)立足于節(jié)點(diǎn)傳播、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的集成化利用、網(wǎng)絡(luò)具有安全風(fēng)險(xiǎn)等，對(duì)這些特征的產(chǎn)生和發(fā)展原因進(jìn)行分析，將相關(guān)的管理計(jì)劃制定出來。第二，就檔案管理信息化的特征對(duì)崗位責(zé)任進(jìn)行劃分，使各個(gè)崗位工作人員的職業(yè)技能精細(xì)化順利實(shí)現(xiàn)。不管是對(duì)信息化管理的特征進(jìn)行分析，還是使專崗專責(zé)專人的精細(xì)化順利實(shí)現(xiàn)，都需要檔案管理工作者的職業(yè)技能和需要相符，所以，將企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能提高成為促進(jìn)精細(xì)化管理順利實(shí)現(xiàn)的重要途徑，建議企業(yè)對(duì)檔案管理工作者展開專職培訓(xùn)，也就是借助相關(guān)的測(cè)試和考核對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力進(jìn)行分析，如硬件監(jiān)督檢查的能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、檔案資料收集分類的能力等。根據(jù)當(dāng)前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們可以在適合的崗位上充分發(fā)揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位，如網(wǎng)絡(luò)完全管理等，應(yīng)引入專業(yè)人才。

六、總結(jié)

總而言之，將精細(xì)化管理理念融入檔案工作之中，既是為科研生產(chǎn)服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要，更是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。所以，所有檔案管理人員都要將高度的使命感和責(zé)任感樹立起來，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理能力的提高，積極實(shí)施企業(yè)檔案的精細(xì)化管理理念，大膽實(shí)踐和探索，在企業(yè)發(fā)展的道路上將自身的價(jià)值充分發(fā)揮出來，為企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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