高校學籍檔案管理研究

邵海麗

【摘要】高校學籍檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是高校履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。隨著社會主義市場經濟的發(fā)展和我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校學籍檔案管理工作也進入了一個新的歷史階段，同時也面臨著許多新情況、新問題，特別是隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大，改革的不斷深化，高校學籍檔案管理工作在高校管理中的地位和作用日益突出。新的形勢要求高校學籍檔案工作要與時俱進，不斷創(chuàng)新學籍檔案管理，努力把傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息，開發(fā)成現代的、開放的、動態(tài)的信息資源，更好地服務于學校的建設和發(fā)展。

【關鍵詞】高校檔案 學籍檔案 檔案管理

一、高校學籍檔案管理現狀

學籍檔案是學生入學到畢業(yè)離校，這一時期內形成的具有查考利用價值的檔案材料，是學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數量較多的檔案，它記錄了每位學生在學校的成長歷程。目前不少高校的學籍檔案管理還是相對滯后，很難適應新時期學籍檔案管理的需求，主要表現在一下幾個方面：1、對學籍檔案管理認知缺失。隨著高等院校不斷擴大招生規(guī)模，學生人數越來越多，師資隊伍也不斷增加。不管是學生還是教師對學籍檔案管理的認知甚少。作為被動的管理對象，學生只有快畢業(yè)才知道自己的學籍檔案中有問題存在，對以后求職、工作有一定的負面影響。有些教師沒有意識到學籍檔案管理的重要性，認為學籍檔案只是教務處的職責范圍，對有些學生的違紀不處理，不能很好的執(zhí)行相關管理制度。而有些檔案管理人員業(yè)務素質不高，文化程度低，整體管理隊伍參差不齊，導致學籍檔案管理效果不佳，影響整體教學質量和教學秩序。有些學生畢業(yè)后，與學校失去聯系，不重視自己的檔案，導致檔案的損壞，甚至丟失等現象的發(fā)生。2、學籍檔案檢索方法落后、管理制度不完善。有些高校的學籍檔案的檢索工具是手抄制作的案卷目錄，沒有學籍檔案管理軟件。因此，一但查閱的檔案不能確切知道畢業(yè)屆次、班級時，查閱就猶如大海撈針，花費大量的時間、精力也未必能找到。即使找到，提供資料也是欠準確，這就大大影響了檔案的查全率、查準率，給查閱者和檔案工作人員帶來一定的困難。3、學籍檔案整理不規(guī)范，制度不完善。有些高校學籍檔案管理人員的意識比較陳舊，沒有認識到學籍檔案的重要性，平時不注重學籍檔案的數據和信息的收集。在學籍檔案管理中相關制度不完善、不統(tǒng)一，由此造成管理不夠規(guī)范，缺乏指導性文件，管理內容不全面，影響了學籍檔案的完整I生和詳實性。4、學籍檔案使用效率低，轉遞時較為混亂。雖然大部分高校對學籍檔案管理配有計算機，但沒有一套完整的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生的學籍材料沒有全部輸入電腦中，其作用難以真正發(fā)揮。有些高校畢業(yè)生檔案基本上和用人單位簽約以后才能將檔案遞轉出去（沒有簽約的學生檔案暫時放在各省市人才交流市場），在遞轉過程中難免造成檔案的遺失現象。5、學籍檔案管理信息化、網絡化水平需要提升?，F階段大多數高校在教務管理數據系統(tǒng)的開發(fā)上投入很多的物力和人力，擴展了信息量，提升了管理工作效率。但在學籍檔案管理上信息化水平還處于初級階段，這些初級的信息資料不能真實反映學生在校期間的表現，不能對學生真實客觀地進行科學評價。學籍檔案信息化和網絡化失去基本作用，無法滿足學籍檔案的管理需要。

二、對高校學籍檔案管理的思考

1、建章立制，組織保障、責任明確。

在完善學籍檔案的時候，應該建立合理的管理制度，從而保證管理效果。學校的領導以及管理部門必須要重視學籍檔案的管理。有了領導的支持，在開展學籍檔案管理的時候，更方便，管理效果更明顯。學校為管理學籍檔案建立的制度，應該以學校的具體情況而定，同時還要參考學生的數量。在規(guī)劃學籍檔案管理工作的時候，應該從學校的整體出發(fā)，要為學籍檔案建立專門的管理部門，同時學校應該派專人負責學籍檔案的管理工作。在管理學籍檔案的時候，應該重視管理的意義，通過對學籍檔案的管理，知道管理中存在的問題，并且有效解決。

2、調整檔案管理體制，注重實效，統(tǒng)一管理。

根據學校的規(guī)模建立檔案館，因為我國大多數高校的學生數量非常多，學生的數量甚至會超過萬人。所以，為了能夠妥善的管理檔案，應該在校內建立檔案館。如果沒有一個正規(guī)檔案館的學校也要為檔案成立專門的檔案室，這樣可以實現對檔案的統(tǒng)一管理。現在存在的一個問題就是，很多學校在管理學籍檔案的時候，都是將檔案放在教務處。這種管理方式有局限性，在管理學籍檔案的時候不能做到合理的利用資源。因此學校應該改變這種管理方式，這樣才能讓學籍檔案保證完整。

3、加強學習，提高檔案工作者的素質。要做好高校教育學籍檔案的管理工作，不僅檔案主管部門要定期對檔案工作者進行崗位培訓和專題培訓，而且檔案工作者本人也要加強學習，提高工作人員的檔案管理能力和操作能力。不斷提高包括思想素質和業(yè)務素質在內的整體素質，在實踐中不斷積累經驗，并虛心向同行們學習。學籍檔案中的材料多，因此在管理的時候，學校可以邀請專家來講解管理知識，只有這樣，才能使檔案工作者工作起來得心應手，才能把檔案管理工作由原來的隨意化、手工化，轉化為規(guī)范化、標準化、科學化、現代化。

4、加強學籍檔案的規(guī)范管理及信息化建設

學籍檔案的管理是系統(tǒng)性的工作，從收集學籍檔案開始就要進行管理，在收集到檔案之后，也要整理檔案。學生的學籍檔案，會在一個較長的時間內形成，而且檔案的類型多，其中存在的問題也很多。這些問題都是與學生的動態(tài)變化聯系在一起。在保證學籍檔案完整上，要求管理人員的管理行為規(guī)范，完整的檔案能夠真實的反映出學生在校內期間學習以及生活的變化。如果檔案不完整，那么會給學生的前途埋下隱患。因此要充分利用新興的科學技術的優(yōu)勢，高校教育的學籍檔案必須由原來的傳統(tǒng)管理逐步轉化為計算機管理、網絡管理等，在信息化的理念中引入信息化管理設施，組織開發(fā)適合學校自身需求的管理網絡系統(tǒng)，這種現代化的管理手段不僅方便快捷，而且能進一步提高學籍檔案的管理水平，塑造高校教育在社會上的良好形象提供了可靠保證。

5、以評促管，以評促建。

學校內部也要不定期的檢查學籍檔案，檔案管理部門之間也要做好檢查工作。在檢查中，檔案管理中的弊端無疑會暴露。要評價管理的任務，注意評價的語言，要用語言激勵檔案管理人員的工作。通過評價促進檔案管理的發(fā)展，同時促進建設更完善的檔案管理制度。從而使學校的檔案管理工作能夠在一個規(guī)范的秩序下進行。

6、有效開發(fā)利用學籍檔案

為了滿足檔案利用者查找信息的求全、求準、求快的需求，提高利用的服務質量，多方面提供檔案信息資源。做好檔案的編目和編纂工作等工作。學籍檔案管理工作的根本目的是及時、準確地為利用者提供檔案材料，為學校和社會服務。學校應重視檔案的開發(fā)利用工作，組織相關人員對學籍檔案材料進行梳理，統(tǒng)計分析，找出一些規(guī)律性、結論性的數據資料及有代表性的問題來為教學管理服務、為教學改革服務，為領導的決策服務。

7、加大審查力度，確保檔案的真實性和嚴肅性。高校教育的類型較多，形成的檔案內容較散，光靠某一人難以完成，這就需要全體管理人員團結協(xié)作，平時注意收集，及時移交。而要做到這一點，領導重視、及時檢查又顯得尤為重要。各部門的領導要把檔案工作列入學校工作的議事日程，要像抓教學、抓管理等工作一樣抓檔案工作，要把檔案管理納入個人的目標管理進行考核，要定期檢查，及時糾正實施過程中出現的問題，特別要抓好學生畢業(yè)前學籍檔案材料的檢查審核，以便及時補缺。只有這樣，才能保證每個學生的檔案材料真實、完整，也才能維護學籍檔案材料的嚴肅性。