基于文獻(xiàn)管理軟件的參考咨詢(xún)工作流優(yōu)化

翟中會(huì) 李凌 蔡勤

摘 要 為了提高參考咨詢(xún)?nèi)藛T工作效率，本文通過(guò)制作4個(gè)NoteExpress過(guò)濾器用于導(dǎo)入用戶(hù)提供的文獻(xiàn)目錄，9個(gè)輸出樣式滿(mǎn)足不同用戶(hù)的個(gè)性化需求。同時(shí)，介紹了通過(guò)標(biāo)簽云、優(yōu)先級(jí)進(jìn)行分類(lèi)和排序，采用NE去重、排除自引等內(nèi)容優(yōu)化參考咨詢(xún)工作流程。

關(guān)鍵詞 NoteExpress 參考咨詢(xún) 工作流

分類(lèi)號(hào) G250.7

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2019.05.007

Abstract In order to improve the efficiency of reference consultants， this paper makes 4 NoteExpress filters to import users bibliographies， and 9 output styles meet the individual needs of different users. It also introduces how to classify and sort through tag cloud and priority， and use NE to duplicate and exclude self citation.

Keywords NoteExpress. Reference service. Workflow.

隨著國(guó)家對(duì)科研投入地增加，科研項(xiàng)目申報(bào)、成果鑒定、項(xiàng)目評(píng)價(jià)和科研產(chǎn)出的數(shù)量在快速增長(zhǎng)，圖書(shū)館參考咨詢(xún)部的科技查新和查收查引工作量也在逐年遞增。但是，參考咨詢(xún)部當(dāng)前又增加了學(xué)科服務(wù)、數(shù)據(jù)服務(wù)、信息素養(yǎng)教育、競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)分析、知識(shí)產(chǎn)權(quán)服務(wù)等新的工作內(nèi)容，而參考咨詢(xún)工作人員數(shù)量并沒(méi)有增多。如何提高傳統(tǒng)工作效率，將更多的人力和物力用于開(kāi)展新業(yè)務(wù)，是擺在每個(gè)參考咨詢(xún)部工作人員面前必須思考的問(wèn)題。筆者經(jīng)過(guò)實(shí)踐，在工作中通過(guò)利用參考文獻(xiàn)管理軟件NoteExpress（以下簡(jiǎn)稱(chēng)NE） 提升了科技查新和查收工作效率。在工作過(guò)程中，筆者首先制作了4個(gè)過(guò)濾器用于導(dǎo)入用戶(hù)的文獻(xiàn)目錄，其次通過(guò)9個(gè)輸出樣式滿(mǎn)足不同用戶(hù)的個(gè)性化需求，同時(shí)通過(guò)標(biāo)簽云、優(yōu)先級(jí)分類(lèi)和排序，采用NE去重、排除自引等內(nèi)容優(yōu)化了參考咨詢(xún)工作流程，提高了參考咨詢(xún)效率。本文擬對(duì)該方法進(jìn)行介紹，以供廣大同仁參考借鑒。

1 NE在科技查新中的應(yīng)用

2015年我國(guó)頒布了科技查新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（GB/T32003-2015）[1]，從2016年4月1日起需要依據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)撰寫(xiě)查新報(bào)告。查新報(bào)告第七部分內(nèi)容為檢索結(jié)果，要求依據(jù)項(xiàng)目查新點(diǎn)對(duì)檢出文獻(xiàn)進(jìn)行篩選，并對(duì)篩選出的中外文密切相關(guān)文獻(xiàn)和一般相關(guān)文獻(xiàn)按其與查新點(diǎn)的相關(guān)程度及先國(guó)內(nèi)、后國(guó)外的順序分別列出題錄，并依據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)摘要逐篇進(jìn)行簡(jiǎn)要描述，如果查新項(xiàng)目有多個(gè)查新點(diǎn)，可逐點(diǎn)分別列出。本部分內(nèi)容需要查新人員進(jìn)行文獻(xiàn)去重、篩選、排序和內(nèi)容描述，采用NE軟件將大大縮短查新時(shí)間，降低人員精力。

1.1 采用NE撰寫(xiě)查新結(jié)果部分

NE提供了整個(gè)流程的半自動(dòng)化處理方式，通過(guò)5個(gè)步驟完成檢索結(jié)果。

（1）將不同來(lái)源數(shù)據(jù)庫(kù)條目導(dǎo)入NE。目前，NE支持90%以上的數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入功能，用戶(hù)只需選擇合適過(guò)濾器即可導(dǎo)入不同格式數(shù)據(jù)庫(kù)題錄。

（2） 采用標(biāo)題和頁(yè)碼去重。為了保證查全率，查新人員必須盡可能全面檢索相關(guān)領(lǐng)域數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于不同數(shù)據(jù)庫(kù)帶來(lái)的大量重復(fù)記錄（如中國(guó)知網(wǎng)和萬(wàn)方），篩選文獻(xiàn)前必須對(duì)檢索結(jié)果去重以減輕文獻(xiàn)篩選工作量[2]。對(duì)此，通過(guò)NE軟件可靈活應(yīng)用文獻(xiàn)查重功能，按照不同的字段組合設(shè)置查重條件。筆者建議在查重時(shí)選擇標(biāo)題和頁(yè)碼組合作為查重條件，這種方式去重最為準(zhǔn)確。

（3）根據(jù)查新輸出樣式篩選文獻(xiàn)。NE提供的綜述格式中沒(méi)有包括作者地址，這種格式不適合判斷查新結(jié)論區(qū)域創(chuàng)新性，所以筆者設(shè)計(jì)了一個(gè)帶有作者地址的輸出樣式，以方便查新人員做出區(qū)域創(chuàng)新性判斷。

（4） 利用NE筆記功能進(jìn)行內(nèi)容描述。在檢索結(jié)果部分要求對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的核心內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單描述（主要是和查新點(diǎn)比較的相關(guān)內(nèi)容），可根據(jù)該功能對(duì)每條記錄的描述內(nèi)容，將筆記直接插入對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)題錄的下面。

（5） 采用標(biāo)簽和標(biāo)記功能分類(lèi)和排序。對(duì)于查新報(bào)告中的多個(gè)查新點(diǎn)，要求在撰寫(xiě)查新報(bào)告時(shí)按照不同查新點(diǎn)順序逐條對(duì)比分析。首先，利用NE的標(biāo)簽云功能，對(duì)不同查新點(diǎn)的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行分類(lèi)。通過(guò)工具欄的“標(biāo)簽標(biāo)記”為每篇相關(guān)文獻(xiàn)添加標(biāo)簽，如查新點(diǎn)1、查新點(diǎn)2等。NE同一個(gè)標(biāo)簽只需添加一次，后續(xù)直接選擇前面定義的標(biāo)簽即可，也可以通過(guò)多選文獻(xiàn)題錄信息批量添加標(biāo)簽云。其次，利用NE的“星標(biāo)與標(biāo)記”功能，對(duì)同一查新點(diǎn)不同方面進(jìn)行排序。在每條題錄信息上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵就會(huì)出現(xiàn)該功能，默認(rèn)NE提供了5個(gè)優(yōu)先級(jí)，也可以按照相關(guān)文獻(xiàn)順序從低到高標(biāo)注優(yōu)先級(jí)或自定義更多的等級(jí)優(yōu)先級(jí)。NE在題錄信息窗口的表頭不顯示優(yōu)先級(jí)，需要在文件夾菜單欄選擇自定義表頭，將“優(yōu)先級(jí)”添加到顯示字段，然后點(diǎn)擊表頭的優(yōu)先級(jí)列對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行排序。

上述的檢索結(jié)果要和參考文獻(xiàn)格式保持一致，包括作者姓名、題名、年卷期和刊名，但不同數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出的題錄信息格式不同，有的數(shù)據(jù)庫(kù)作者為全名、有的為縮寫(xiě)，期刊名稱(chēng)也有全稱(chēng)和縮寫(xiě)之分，大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)使用長(zhǎng)格式（1008-1012），也有一些數(shù)據(jù)庫(kù)使用短格式（1008-12）。為了使所有題錄信息格式統(tǒng)一，筆者編寫(xiě)了一個(gè)查新樣式表NoveltyResult.nes，該樣式符合查新規(guī)范要求的GB/T7714參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則，將題錄信息按照該演示表顯示后，點(diǎn)擊右鍵格式化復(fù)制并粘貼到查新報(bào)告結(jié)果部分。最后將每篇題錄的筆記插入對(duì)應(yīng)的題錄信息后，就完成了整個(gè)查新結(jié)果部分內(nèi)容的撰寫(xiě)。

1.2 采用NE撰寫(xiě)查新結(jié)論部分

GB/T32003-2015要求查新結(jié)論必須客觀、公正、準(zhǔn)確、清晰地反映查新項(xiàng)目的真實(shí)情況，應(yīng)包含查新點(diǎn)歸納、項(xiàng)目查新點(diǎn)與相關(guān)文獻(xiàn)的逐條對(duì)比，對(duì)查新項(xiàng)目有無(wú)新穎性的判斷結(jié)論等基本內(nèi)容。撰寫(xiě)本部分內(nèi)容時(shí)，先將查新結(jié)果中每條題錄后的相關(guān)內(nèi)容拷貝到查新結(jié)論部分，并根據(jù)查新點(diǎn)設(shè)計(jì)的標(biāo)簽進(jìn)行分段。在每條相關(guān)內(nèi)容后利用NE插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的方式插入引用腳注。這里只需要每條引文的編號(hào)，而不需要查新報(bào)告末尾的參考文獻(xiàn)題錄部分，因此在插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)后，應(yīng)該刪除末尾的引文題錄信息。查新結(jié)論基本框架搭建好后，即可逐段和查新點(diǎn)進(jìn)行對(duì)比分析。采用該方法撰寫(xiě)的查新結(jié)論結(jié)構(gòu)合理、邏輯清晰。

1.3 采用NE撰寫(xiě)附件清單

GB/T32003-2015要求列出包括查新檢索過(guò)程檢出的相關(guān)文獻(xiàn)和文摘。對(duì)于本部分撰寫(xiě)的難度主要是格式問(wèn)題。為了解決不同數(shù)據(jù)庫(kù)中作者名、期刊名、頁(yè)碼等格式不一致的問(wèn)題，作者編寫(xiě)了一個(gè)附件樣式NoveltyAttachment.nes，通過(guò)該樣式可以將不同數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源的題錄信息可以轉(zhuǎn)化為符合GB/T7714參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則。另外，使用該樣式后，每篇文章都帶有作者的地址，方便查新人員做出區(qū)域性新穎性對(duì)比分析。

2 NE在查收查引中的應(yīng)用

科研人員在項(xiàng)目申報(bào)、成果獎(jiǎng)勵(lì)、職稱(chēng)評(píng)定等活動(dòng)中都需要出具科研成果的收錄、引用情況，以此作為科研人員成果及其水平的量化指標(biāo)[3-4]。隨著國(guó)家對(duì)科研支持力度的不斷加大，科研人員能夠申報(bào)的項(xiàng)目和獎(jiǎng)勵(lì)越來(lái)越多，這就使得查收查引工作不僅數(shù)量近年來(lái)大幅提高，而且用戶(hù)需求更加個(gè)性化多樣化，不同項(xiàng)目、不同獎(jiǎng)勵(lì)的要求不盡相同。對(duì)于查收查引工作來(lái)說(shuō)，參考咨詢(xún)?nèi)藛T就必須盡最大限度地提高工作效率。雖然目前一些高?；蚬鹃_(kāi)發(fā)了查收查引自動(dòng)化處理系統(tǒng)，如西安知先公司開(kāi)發(fā)的查收查引系統(tǒng)，該系統(tǒng)功能完備，基本能夠滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性化需求，但該系統(tǒng)在西安交通大學(xué)圖書(shū)館2018年初試用期間存在諸如引用數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不能顯示當(dāng)年影響因子、無(wú)單篇收錄模版等許多問(wèn)題，所以目前查收查引系統(tǒng)還不能完全代替人工操作。對(duì)此，本節(jié)介紹如何通過(guò)NE提高查收查引工作效率。

西安交通大學(xué)查收查引報(bào)告主要有單篇報(bào)告和大報(bào)告兩種形式。單篇報(bào)告主要應(yīng)用于獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、職稱(chēng)晉升和博士論文畢業(yè)條件證明，其必須包括一些證明的核心要素，如DOI、數(shù)據(jù)庫(kù)收錄號(hào)、論文類(lèi)型、地址等。大報(bào)告主要適用于課題申報(bào)、評(píng)獎(jiǎng)、人才評(píng)價(jià)等多篇論文的情況，主要包括文獻(xiàn)的影響因子、被引或他引次數(shù)、引證文獻(xiàn)列表、累計(jì)引用次數(shù)、累計(jì)影響因子等。

2.1 設(shè)計(jì)Word＼Excel導(dǎo)入NE過(guò)濾器

在平時(shí)工作中，用戶(hù)如果需要出具檢索報(bào)告，一般要求檢索人員提供一個(gè)論文目錄，有Word形式或Excel形式，其中Word形式要求有“1.標(biāo)號(hào)形式”“（1） 標(biāo)號(hào)形式”和“[1]標(biāo)號(hào)形式”。由于NE中沒(méi)有這些形式的過(guò)濾器，所以這些格式無(wú)法直接導(dǎo)入NE。針對(duì)這種問(wèn)題，筆者制作了Word.1.nes、Word（1）.nes、Word.nes和Excel.nes四種導(dǎo)入過(guò)濾器。

首先將用戶(hù)的文檔目錄按照上述對(duì)應(yīng)的過(guò)濾器導(dǎo)入NE，再利用NE提供的在線更新題錄功能（菜單欄的檢索→在線更新題錄→選擇更新數(shù)據(jù)庫(kù)web of science），更新完成后，所有題錄信息缺少的字段、檢索號(hào)、影響因子、被引次數(shù)都會(huì)自動(dòng)補(bǔ)全。檢索人員再也不需要登錄到數(shù)據(jù)庫(kù)檢索頁(yè)面逐條檢索，大大縮短了檢索時(shí)間。

2.2 設(shè)計(jì)符合用戶(hù)需求的樣式文件

針對(duì)不同的需求格式，筆者編寫(xiě)了符合查收查引需求的樣式表，包括單篇收錄（Scollection.nes）、單篇帶影響因子（SIcollection.nes）、單篇帶影響因子帶引用（SICcollection.nes）、不帶影響因子和引用收錄大報(bào)告（NICreport.nes）、帶影響因子大報(bào)告（Ireport.nes）、帶影響因子和引用大報(bào)告（ICreport.nes）、引證文獻(xiàn)列表（CitationList.nes）。通過(guò)使用這些樣式，可以實(shí)現(xiàn)不同需求報(bào)告框架搭建、自動(dòng)獲取影響因子和引用次數(shù)。

單篇查收查引樣式包括作者地址、WOS號(hào)、IDS號(hào)等關(guān)鍵信息（如圖1），單篇查收查引帶影響因子樣式除了基本信息外還包括了期刊影響因子，該樣式主要適用于博士論文答辯和職稱(chēng)評(píng)定（如圖2），帶影響因子大報(bào)告包括了文獻(xiàn)題錄基本信息和期刊影響因子（如圖3），帶影響因子和引用大報(bào)告包括影響因子和文獻(xiàn)引用次數(shù)（如圖4）。引證文獻(xiàn)列表樣式提供了類(lèi)似于文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)格式[5]，和參考文獻(xiàn)格式不同的是該樣式包括所有作者列表且作者名為全名、期刊名為全稱(chēng)、頁(yè)碼為長(zhǎng)頁(yè)碼格式（如圖5）。這樣設(shè)置的主要目的是為了后續(xù)利用NE區(qū)分自引和他引。

2.3 搭建報(bào)告框架

有了上面的樣式文件后，搭建框架就變得非常簡(jiǎn)單。工作人員首先將檢索到的文獻(xiàn)導(dǎo)入NE，然后根據(jù)用戶(hù)需求選擇不同樣式通過(guò)NE的導(dǎo)出功能導(dǎo)出題錄信息，也可以格式化NE信息復(fù)制粘貼到word文檔中。這時(shí)的檢索報(bào)告還缺少引證文獻(xiàn)和一些累計(jì)引用次數(shù)和累計(jì)影響因子等內(nèi)容。利用引證文獻(xiàn)樣式將每篇文獻(xiàn)對(duì)應(yīng)的引證文獻(xiàn)格式化復(fù)制粘貼到相應(yīng)的文獻(xiàn)下面。有些用戶(hù)需要對(duì)影響因子按照從高到低排序，在導(dǎo)出引證文獻(xiàn)列表時(shí)首先點(diǎn)擊題錄表頭的影響因子列，使引證文獻(xiàn)按照影響因子從高到低排序后再導(dǎo)出。在申報(bào)杰出青年時(shí)，需要列出每篇文獻(xiàn)近5年引用次數(shù)，和影響因子排序方法相同，按照題錄表頭的年份降序排列后刪除5年前的引用文獻(xiàn)。對(duì)于簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)次數(shù)統(tǒng)計(jì)，在題錄窗口右上方會(huì)直接顯示出來(lái)（如圖6）。

由于NE無(wú)法統(tǒng)計(jì)復(fù)雜引用次數(shù)累計(jì)、他引次數(shù)累計(jì)、影響因子累計(jì)問(wèn)題，這時(shí)可以借助Excel的計(jì)算功能，先將檢索報(bào)告全部拷貝到一個(gè)Excel文件，然后多次利用Excel的分列功能將他引次數(shù)、引用次數(shù)、影響因子分成獨(dú)立的三列，也可以利用Excel2016的自動(dòng)填充功能將上述三類(lèi)數(shù)字分成不同的三列，最后通過(guò)Excel求和進(jìn)行計(jì)算。通過(guò)這種方法可以大大減輕工作人員的負(fù)擔(dān)和出錯(cuò)概率。

2.4 利用NE區(qū)分自引、他引

檢索報(bào)告中區(qū)分自引、他引的標(biāo)準(zhǔn)主要有三種方式：排除作者本人；排除課題組成員；排除文獻(xiàn)的所有共同作者。在Web of Science數(shù)據(jù)庫(kù)中可以通過(guò)三種方式進(jìn)行排除。一是按照數(shù)據(jù)庫(kù)界面提供的作者進(jìn)行精確排除，作者數(shù)量不能超過(guò)100個(gè)；二是通過(guò)web of science提供的分析檢索結(jié)果對(duì)自引進(jìn)行排除，作者數(shù)量不能超過(guò)500個(gè)；三是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)高級(jí)檢索功能編輯NOT和OR組配式進(jìn)行排除。但是，由于作者姓名的變體形式，如縮寫(xiě)、全名、姓名中間帶短橫杠、lv拼寫(xiě)為lu、重疊名字不重復(fù)顯示等。上述三種方法可能導(dǎo)致排除自引不全面。

而利用NE則不存在此問(wèn)題。在搭建檢索報(bào)告框架前，我們已經(jīng)將每篇文獻(xiàn)的引證文獻(xiàn)導(dǎo)入NE，采用本文編制的引證文獻(xiàn)列表樣式后，文獻(xiàn)題錄格式中作者名為全名、期刊名為全稱(chēng)、頁(yè)碼為長(zhǎng)頁(yè)碼格式，這時(shí)就可以利用NE提供的本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)檢索功能排除自引（菜單欄選擇檢索→在個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索）。由于被引文獻(xiàn)和引證文獻(xiàn)都采用了作者全名，這種排除方式比利用數(shù)據(jù)庫(kù)自引排除更加準(zhǔn)確。檢索方法和普通數(shù)據(jù)庫(kù)面板式檢索方法相同，檢索完成后會(huì)在NE左邊的導(dǎo)航欄中顯示出對(duì)應(yīng)的檢索文件夾，這個(gè)文件夾中的題錄數(shù)據(jù)即為自引。同時(shí)，在文件夾中的題錄也會(huì)以淺綠色顯示，并且為選擇狀態(tài)，檢索人員可以將這些檢索到的自引記錄一次從所在文件夾中刪除。

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