高校會計檔案電子化發(fā)展問題研究

段乃琦

摘 要：積極推進(jìn)高校會計檔案電子化發(fā)展對提升高校財務(wù)與檔案管理水平，降低管理成本，適應(yīng)新時代發(fā)展有著重要意義。本文立足于高校會計檔案管理工作實(shí)踐，分析高校會計檔案電子化內(nèi)涵，闡述高校會計檔案電子化的必要性與可行性，剖析高校會計檔案電子化的困境，并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；會計檔案；電子化

1 高校會計檔案電子化的內(nèi)涵

綜合會計檔案的規(guī)范性定義、電子化概念的一般認(rèn)識、高校會計檔案特征，本人認(rèn)為高校會計檔案電子化是指以信息技術(shù)為依托，會計信息載體由紙質(zhì)逐步向電子文件轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)集約高效化檔案管理的過程。電子化不是簡單地將會計信息或資料做數(shù)字化處理，而是重在協(xié)調(diào)電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的關(guān)系，以便充分發(fā)揮電子會計檔案的優(yōu)勢。

2 高校會計檔案電子化可行性分析

2.1 制度保障

2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》明確了電子檔案的地位，規(guī)范了電子檔案的管理措施，為電子檔案在未來發(fā)展中發(fā)揮優(yōu)勢提供了制度依據(jù)，為會計憑證的取得到歸檔借閱的全過程實(shí)現(xiàn)電子化管理奠定基石。

高校會計工作中來源于外部的主要原始憑證為發(fā)票，自國家稅務(wù)總局推出《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》，并提出電子發(fā)票推進(jìn)工作指導(dǎo)意見以來，高校已普遍接收新的發(fā)票形式，雖然仍將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)憑證留存，但這一大力舉措無疑為發(fā)票以電子形式存檔提供了制度保障。

此外，高校會計檔案之所以要遵循真實(shí)、完整、安全、可用的保存原則，并有特定的長期保存期限，主要原因是它不僅為高校優(yōu)化資源配置、實(shí)現(xiàn)更快更好發(fā)展提供決策依據(jù)，也因其是高校資金流向與經(jīng)濟(jì)管理活動的直觀體現(xiàn)，是內(nèi)部控制與外部監(jiān)督的主要審查對象，是行政處罰的重要證據(jù)，因此，電子會計檔案代替紙質(zhì)會計檔案的前提是二者具備同樣的證明力?！度嗣駲z察院電子證據(jù)鑒定程序規(guī)則（試行）》《中華人民共和國電子簽名法》《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問題的規(guī)定》對電子會計檔案發(fā)揮法律效力的條件作出了規(guī)定，為電子會計檔案作為電子證據(jù)來使用進(jìn)行了規(guī)范。

2.2 技術(shù)保障

高校會計檔案電子化程度是內(nèi)外部信息技術(shù)綜合水平?jīng)Q定的，盡管高校會計檔案電子化的后續(xù)發(fā)展還需要依靠電子發(fā)票、電子銀行票據(jù)等外部憑證的電子化，以及電子簽名系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)、遠(yuǎn)程訪問系統(tǒng)等技術(shù)的成熟與普及，但前期發(fā)展是以內(nèi)部為主。高校會計核算工作中都使用主管部門指定或符合財務(wù)要求的財務(wù)軟件制作會計憑證、生成財務(wù)報表、儲存財務(wù)信息，同時為確保軟件的正常使用及文件安全，會定期維護(hù)軟件與硬件系統(tǒng)。因此，現(xiàn)階段高校會計電算化的覆蓋已為會計檔案電子化的初步發(fā)展提供了技術(shù)條件?？梢孕Х聲嫏n案電子化試點(diǎn)單位，僅以電子化形式保存內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，全部原始憑證與記賬憑證建立聯(lián)系，從而不必再打印記賬憑證與出賬報表，并通過權(quán)限控制機(jī)制與原文件獨(dú)立保存來確保電子檔案儲存與應(yīng)用的安全性。

3 高校會計檔案電子化必要性分析

3.1 降低管理成本的必然選擇

高校會計記賬憑證通常采用A4制式，克數(shù)重、印刷精細(xì)、成本高、紙張和打印耗材用量大，且會計檔案保存年限長，需要保存的紙質(zhì)會計檔案數(shù)量龐大，占用的儲存空間大，還要定期做防霉防防蛀處理。而電子檔案具備電子設(shè)備讀取、高密度存儲的特征，可以大幅度減少資源浪費(fèi)、降低辦公和管理費(fèi)用。已有多個試點(diǎn)單位通過賬本、憑證等的電子化，大幅度減少年度紙質(zhì)會計檔案數(shù)量、檔案管理人員數(shù)量，節(jié)省紙張耗材、固定資產(chǎn)成本、庫房成本與檔案管理費(fèi)用。

3.2 提升管理水平的必要方式

針對電子檔案發(fā)展問題，國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確要求提升電子檔案管理水平，提倡開展會計檔案單套制。原因之一在于電子檔案已成為會計檔案的重要形式，其地位與作用也將日益提升。會計檔案電子化可以減少整理、裝訂、搬運(yùn)、維護(hù)、查找、銷毀檔案過程中投入的人力物力與時間成本，提高工作效率。并通過加強(qiáng)高校電子會計檔案利用程度，實(shí)現(xiàn)劃分權(quán)限的網(wǎng)絡(luò)化查閱平臺，提高高校會計檔案在內(nèi)部控制、外部監(jiān)管、信息公開等工作中的利用率。

3.3 適應(yīng)新時代發(fā)展的必由途徑

OA辦公系統(tǒng)在高校的普及，以及網(wǎng)絡(luò)報銷、數(shù)字檔案館理念的提出體現(xiàn)了未來高校的會計核算與檔案管理工作，將利用網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)綠色、遠(yuǎn)程、便捷、共享的發(fā)展目標(biāo)。電子發(fā)票、電子回單與企業(yè)會計檔案電子化試點(diǎn)的順利推行，預(yù)示著會計檔案將不斷提高電子化程度。信息化時代要求高校會計檔案管理工作朝向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與智能化方向發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)會計檔案的電子化，緊隨智慧社會的建設(shè)步伐。

4 高校會計檔案電子化困境

4.1 電子檔案利用程度低

電算化廣泛運(yùn)用于高校財務(wù)工作以來，產(chǎn)生了大量具有儲存價值的電子文件，電子文件在歸檔前其作用為輸出紙質(zhì)憑證、賬簿、報表等，用于簡化會計核算工作，歸檔后其用途主要體現(xiàn)在檢索功能上，未能發(fā)揮替代部分紙質(zhì)檔案及拓展會計檔案發(fā)展空間的作用，可以說現(xiàn)階段電子檔案在高校會計檔案管理中利用程度較低。

4.2 會計檔案電子化實(shí)施難度大

高校會計業(yè)務(wù)十分龐雜，具有復(fù)雜性與多樣性的特點(diǎn)，財務(wù)制度的分類與內(nèi)容也較為精細(xì)、規(guī)范，如常規(guī)業(yè)務(wù)受《高等學(xué)校財務(wù)制度》與各種專項經(jīng)費(fèi)管理辦法的規(guī)范，校辦企業(yè)、校醫(yī)院、工會、基金會等部門、機(jī)構(gòu)、組織，以及其他獨(dú)立核算單位則需遵守相應(yīng)的財務(wù)管理辦法與制度，甚至要求使用指定的會計軟件與固定規(guī)格樣式的紙質(zhì)會計記賬憑證，難以形成統(tǒng)一。

隨著高校財務(wù)內(nèi)部控制與外部監(jiān)督力度加大，會計憑證接受學(xué)校內(nèi)部審計，財政、教育、審計、稅務(wù)等部門與專項工作小組的檢查也已成為常態(tài)。在實(shí)踐中不同的監(jiān)督部門對會計核算工作有不同要求，審計監(jiān)督也是以調(diào)閱紙質(zhì)會計憑證，復(fù)印留存重要憑證為主。

此外，電子檔案自身特征決定了電子檔案對信息技術(shù)的依賴性極強(qiáng)，讀取需要借助電子設(shè)備，不及紙質(zhì)會計檔案在閱覽時直觀方便。會計檔案中包含絕大部分的紙質(zhì)原始憑證，受高校自身和外部會計信息化技術(shù)的局限，尚未與電子記賬憑證建立關(guān)聯(lián)。且電子檔案存儲水平有限，特別是缺乏系統(tǒng)安全性的有力保障，令電子檔案受信賴程度不足。綜上所述，會計檔案電子化過程必將充滿困難與挑戰(zhàn)。

4.3 會計檔案電子化動力不足

從外部因素來看，《會計檔案管理辦法》只是允許滿足條件的會計檔案以電子檔案形式保存，并無強(qiáng)制要求，因此高校會計檔案電子化并無外部動力。從內(nèi)部因素看，紙質(zhì)會計檔案形式悠久，規(guī)程較為成熟，高校檔案與財務(wù)部門對現(xiàn)行方式的依賴性較強(qiáng)，缺乏推動會計檔案電子化的積極性與主動性。

5 高校會計檔案電子化發(fā)展對策

5.1 自上而下推進(jìn)電子化進(jìn)程

高校會計檔案電子化是艱難且長遠(yuǎn)的過程，需要決策層的有力推動。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)立足當(dāng)前，著眼長遠(yuǎn)，充分意識到會計檔案電子化的重要性與必要性。做好高校檔案電子化工作部署；建立健全符合高校自身情況的電子檔案管理制度與辦法；形成激勵機(jī)制，調(diào)動財務(wù)與檔案部門人員的積極性；做好人才、技術(shù)、設(shè)施設(shè)備的保障工作。

5.2 自下而上助力電子化發(fā)展

財務(wù)與檔案部門人員是檔案電子化的落實(shí)者，需要融會貫通檔案管理、財務(wù)管理、軟件應(yīng)用等相關(guān)知識。同時，作為具體實(shí)務(wù)工作者，可直接接收反饋，掌握制度和流程的缺陷。因此，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識，加強(qiáng)責(zé)任感與使命感，提升知識儲備，積極發(fā)揮能動性。一是，深度利用財務(wù)信息與數(shù)據(jù)為高校發(fā)展規(guī)劃做支撐，提高電子會計檔案重要性。二是，充分認(rèn)識學(xué)校自身情況，對標(biāo)先進(jìn)試點(diǎn)單位，提出電子化實(shí)施的可行性建議。三是，做好實(shí)踐總結(jié)，為會計檔案電子化完善制度、優(yōu)化流程獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

5.3 財務(wù)與檔案部門加強(qiáng)協(xié)作

會計檔案的電子化是令具有長期保存價值的電子文件權(quán)重得以增加，而這些電子文件是在財務(wù)核算階段收集或形成的，并非在歸檔環(huán)節(jié)對會計資料進(jìn)行電子化。因此，財務(wù)部門與檔案部門應(yīng)加強(qiáng)交流、協(xié)作，做好分工與銜接，財務(wù)部門在會計資料電子化的過程中應(yīng)具備檔案意識，以保障電子會計檔案的真實(shí)、完整、安全、可用；檔案部門應(yīng)提升服務(wù)意識，使電子文件歸檔后更好地發(fā)揮作用。

5.4 紙質(zhì)檔案與電子檔案協(xié)調(diào)并存

處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系是高校會計檔案電子化過程中最重要的問題?，F(xiàn)階段，部分紙質(zhì)會計檔案的可替代性為電子化提供了空間，而紙質(zhì)會計檔案的替代性也是發(fā)展變化的，隨著高校內(nèi)外部財務(wù)環(huán)境的改變，可以電子化的會計資料會逐漸增加，因此，高校會計檔案電子化發(fā)展是呈階段性的。應(yīng)根據(jù)各階段的會計檔案特征，在保證會計檔案整體的真實(shí)、完整、安全、可用的前提下，降低紙質(zhì)檔案與電子檔案重疊性，使二者協(xié)調(diào)并存。

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