強(qiáng)化科研機(jī)構(gòu)檔案服務(wù)創(chuàng)新能力的思考

張艷路 金蓮

摘 要：在科研機(jī)構(gòu)當(dāng)中，由于其工作性質(zhì)和工作內(nèi)容對(duì)檔案管理的要求非常高，隸屬于科研機(jī)構(gòu)的檔案管理部門在工作上不僅要最大程度地完成分內(nèi)工作，更要思考如何從工作創(chuàng)新的角度發(fā)揮出自身的資源優(yōu)勢(shì)，為科研機(jī)構(gòu)的工作提供更加高效的支持。本文通過(guò)思考關(guān)于科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，給出了檔案管理工作創(chuàng)新的意見(jiàn)，為各科研機(jī)構(gòu)檔案管理部門將管理服務(wù)向知識(shí)服務(wù)提供參考。

關(guān)鍵詞：科研機(jī)構(gòu)；檔案服務(wù)；服務(wù)創(chuàng)新；思考

1 科研檔案管理服務(wù)能力創(chuàng)新的意義

對(duì)科研過(guò)程中各種活動(dòng)的記錄以及科研材料的記載總稱為科研檔案。科研檔案在科研過(guò)程中對(duì)研究過(guò)程的記錄和對(duì)科研成果的積淀有重要作用，檔案服務(wù)作為科研事業(yè)的輔助工作，在對(duì)科研檔案進(jìn)行良好和完整保護(hù)以及有序整理之外，發(fā)揮其資源優(yōu)勢(shì)更好地輔助科研工作實(shí)施是當(dāng)下需要思考的課題。隨著當(dāng)前時(shí)代“信息爆炸”以及國(guó)家對(duì)創(chuàng)新的鼓勵(lì)與支持，科研檔案作為承載著最重要科技價(jià)值的信息資源，應(yīng)該在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代結(jié)合技術(shù)手段建立新的檔案服務(wù)管理思路，以迎合時(shí)代發(fā)展和大數(shù)據(jù)環(huán)境的需求。

2 科研檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 管理人員歸檔意識(shí)淡薄

作為科研過(guò)程信息記錄的載體，科研檔案是一個(gè)科研機(jī)構(gòu)最有價(jià)值和競(jìng)爭(zhēng)力的部分。然而由于當(dāng)前社會(huì)浮躁的氛圍，存在部分檔案管理人員認(rèn)識(shí)境界不夠，將項(xiàng)目和獎(jiǎng)金的申報(bào)作為第一要?jiǎng)?wù)而弱化了“檔案管理”這項(xiàng)本職工作的內(nèi)容，而出現(xiàn)在科研進(jìn)行過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)將科研檔案歸檔，導(dǎo)致科研檔案管理沒(méi)有與科研過(guò)程相融合。另外，相關(guān)科研人員對(duì)檔案管理的意識(shí)淡薄，在科研過(guò)程中由于注意力的集中，無(wú)法對(duì)科研檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督。然而，致命的是大多績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)與科研產(chǎn)出有重要關(guān)系，日常工作中歸檔的不及時(shí)和不完善將會(huì)對(duì)科研管理水平的提高產(chǎn)生影響。

2.2 管理制度和約束手段不健全

當(dāng)下大多數(shù)科研檔案的管理仍舊遵循傳統(tǒng)的常規(guī)管理服務(wù)，沒(méi)有可以為科研檔案管理提供專門依據(jù)的管理制度，大多數(shù)情況下都是以最傳統(tǒng)的催交方式來(lái)提醒檔案歸檔。并且由于科研的價(jià)值與其艱難，科研人員在出于對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)可能對(duì)科研檔案管理人員產(chǎn)生抗拒，這在很大程度上對(duì)科研資料的搜集和整理歸檔造成困難，從而出現(xiàn)科研檔案質(zhì)量好壞不一的情況。

2.3 科研檔案管理人員素質(zhì)有待提高

科研檔案的管理實(shí)際上是一件對(duì)認(rèn)知能力和管理能力都有較高要求的工作，但是當(dāng)今社會(huì)大多數(shù)人對(duì)科研檔案的思想認(rèn)識(shí)不足，僅將科研檔案管理作為簡(jiǎn)單的文檔管理工作。而科研機(jī)關(guān)在安排科研檔案管理工作時(shí)，不乏大多數(shù)安排兼職、人員專業(yè)水平不足、年齡偏大、學(xué)歷不夠等人員上崗工作。對(duì)科研檔案管理缺乏相應(yīng)的技能培訓(xùn)經(jīng)歷和相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致在工作中工作效率低下、無(wú)法很好地完成既有工作，更不用說(shuō)在此基礎(chǔ)上談檔案服務(wù)能力創(chuàng)新了。

3 加強(qiáng)科研檔案建設(shè)與管理問(wèn)題思考

在我國(guó)創(chuàng)新勢(shì)頭不斷向前發(fā)展之時(shí)，科研領(lǐng)域也受到了非常大的關(guān)注，在國(guó)家鼓勵(lì)創(chuàng)新以及科研申報(bào)的相關(guān)文件出臺(tái)以后，科研項(xiàng)目的申報(bào)受到所有科研人員的高度重視，以此激發(fā)了科研界研究人員的高度熱情。各大科研單位在該政策出臺(tái)以后甚至以科研項(xiàng)目申報(bào)數(shù)量以及項(xiàng)目基金的多少進(jìn)行評(píng)比、

對(duì)于科研工作來(lái)說(shuō)，科研檔案實(shí)際上是一種載體?？蒲袡n案管理的最基礎(chǔ)部分實(shí)際上是檔案的采集，采集工作的后續(xù)還有分析、整理、儲(chǔ)存等過(guò)程，在實(shí)際操作為了形成系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的以及完整的檔案，在過(guò)程中情況更加復(fù)雜。某一項(xiàng)科研項(xiàng)目的檔案管理應(yīng)該是與該項(xiàng)目研究過(guò)程同時(shí)進(jìn)行的，高質(zhì)量科研檔案的形成需要檔案管理人員在科研過(guò)程中與研究人員的雙向緊密聯(lián)系，才能夠保證各項(xiàng)科研資料都包含至該項(xiàng)目的科研檔案之下。在這個(gè)環(huán)節(jié)上較可取的做法為在科研小組安排一位檔案管理員，利用檔案管理員本身搜集信息的能力更快地幫助科研課題小組搜集相關(guān)資料的同時(shí)將科研過(guò)程與科研檔案的建立緊密結(jié)合，努力做到不斷檔和及時(shí)歸檔。

實(shí)際上在支持工作之中余思考得出，科研機(jī)構(gòu)檔案服務(wù)管理必須有一套相關(guān)聯(lián)的制度來(lái)對(duì)檔案管理的方方面面進(jìn)行約束。以制度明確責(zé)任，以制度明確方法、以制度明確形式等。

4 提高科研檔案服務(wù)創(chuàng)新能力的建議

4.1 加強(qiáng)科研過(guò)程中檔案資料的搜集與整理

實(shí)施上文提到的安排檔案管理員進(jìn)科研小組的工作，從項(xiàng)目的申報(bào)到實(shí)施中的各項(xiàng)材料，比如申報(bào)書(shū)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等均可納入科研檔案建立的內(nèi)容，檔案管理員可在駐研究小組的過(guò)程中，隨著其進(jìn)度直接將建檔過(guò)程與研究過(guò)程融為一體，這樣就可以在不漏掉任何研究材料的情況下形成完整的科研檔案。同時(shí)可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，在保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受侵害和科研項(xiàng)目保密性不被破壞的技術(shù)上，在網(wǎng)絡(luò)上建立科研機(jī)構(gòu)內(nèi)部可免費(fèi)通用的信息歸納搜集平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源查詢利用的便捷性。

4.2 提高歸檔意識(shí)

科研人員在其研究工作進(jìn)行過(guò)程當(dāng)中專注于課題的研究和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的挖掘從而忽略了檔案歸檔實(shí)時(shí)間，為解決這樣類似情況多次發(fā)生影響建檔質(zhì)量，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)研究人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高其科研檔案歸檔意識(shí)，同時(shí)也增進(jìn)與檔案管理人員的理解與信任。對(duì)于科研檔案管理人員的安排上也要進(jìn)行細(xì)細(xì)斟酌，盡量選擇具有一定專業(yè)知識(shí)的管理人員，對(duì)于兼職檔案管理者也要投入更多的精力來(lái)培養(yǎng)。

4.3 重視科研檔案的應(yīng)用

在當(dāng)前科技發(fā)達(dá)的信息時(shí)代，有非常多的案例告訴我們知識(shí)化、信息化的內(nèi)容應(yīng)該與大數(shù)據(jù)更加深度地結(jié)合起來(lái)才能夠發(fā)揮其最大的效用?？蒲袡n案的主要作用不僅僅是搜集和管理，更是將海量的科研結(jié)果進(jìn)行運(yùn)用，從而促進(jìn)科研的進(jìn)一步發(fā)展，這是資料存在的重要價(jià)值。在整合各種一手科研資源之后，應(yīng)當(dāng)形成檔案提升其使用價(jià)值，在互聯(lián)網(wǎng)+的浪潮下進(jìn)行檔案可視化，促進(jìn)科研檔案共享，深度挖掘科研檔案的價(jià)值。與此同時(shí)也要順應(yīng)當(dāng)前個(gè)性化服務(wù)的趨勢(shì)，以用戶需求為導(dǎo)向，在應(yīng)用過(guò)程為有購(gòu)買需求的用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。

5 總結(jié)

綜上所述，科研檔案從科研工作中來(lái)，最后也應(yīng)該到科研服務(wù)中去。強(qiáng)化科研檔案的創(chuàng)新服務(wù)能力對(duì)于促進(jìn)科研發(fā)展來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。同時(shí)，做好這項(xiàng)工作會(huì)給所屬的科研機(jī)構(gòu)帶去諸多利益，也更能作為科研機(jī)構(gòu)吸引人才注入的重點(diǎn)。強(qiáng)化創(chuàng)新服務(wù)能力對(duì)于科技成果的轉(zhuǎn)化和學(xué)科平臺(tái)建設(shè)以及機(jī)構(gòu)科研實(shí)力展示都有重要作用。

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作者簡(jiǎn)介

張艷路（1989-），女，漢族，山東德州，碩士研究生，研究方向：檔案。