創(chuàng)新國企人事檔案管理 提升人力資源管理水平

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理的有機組成部分和重要基礎(chǔ)性工作。本文針對當(dāng)前國企人事檔案管理中的問題和不足，提出了健全制度流程、增擴渠道范圍、研發(fā)信息系統(tǒng)等創(chuàng)新舉措，著力改進(jìn)人事檔案工作，助推人力資源管理水平提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；國有企業(yè)

人力資源管理是指根據(jù)企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略要求，通過招聘、培訓(xùn)、使用、考核、激勵、調(diào)整等一系列措施，合理配置人力資源，確保發(fā)揮最大效益，推動實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的活動。其核心在于以人為中心，充分激發(fā)人的主觀能動性，使人盡其才、人事相宜[1]。

人事檔案，是記錄和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的主要載體。人事檔案管理是指對人事檔案的收集、整理、鑒定、養(yǎng)護(hù)和利用的活動，它在人力資源管理中起著基礎(chǔ)性作用[2]。

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，國有企業(yè)的人事檔案管理工作取得了顯著進(jìn)步，但同企業(yè)發(fā)展對人力資源管理的要求相比，仍存在著一些問題和弊端，有些矛盾還相當(dāng)突出，亟待通過創(chuàng)新興檔、科技強檔加以改善與解決。

1 問題與不足

1.1 觀念粗放落后

目前，人事檔案管理工作墨守成規(guī)多、改革創(chuàng)新少。同時，部分國企的人力資源管理仍有計劃經(jīng)濟(jì)的影子，以行政管理代替人力資源管理，沒有真正樹立“以人為本”的理念。這都導(dǎo)致部分國企不重視人事檔案管理工作，認(rèn)為僅是簡單的收集整理，滿足于“不丟失、不泄密、能外調(diào)、可查檔”；分工不明確、流程不清晰、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；收集、審核、管理僅由兼職檔案員完成，干好干壞一個樣，工作只求過得去，不求過得硬[3]。

1.2 流程繁瑣低效

人事檔案整理是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)行的材料收集類目眾多、環(huán)節(jié)繁瑣、手段落后，更新補充不及時。紙質(zhì)件整理、收儲、查詢不便，還易損易污[4]。工作總體上停留在“你送我裝”、“你借我調(diào)”的應(yīng)付狀態(tài)和手工模式，甚至淪為“體力活”。

1.3 材料缺漏失真

一是難以保證收集移交的及時性和完整性。實踐中，部分新員工尤其是應(yīng)屆生，異地就業(yè)時未攜帶人事檔案，或存在凍結(jié)檔案、原檔斷裂等問題。個別已畢業(yè)工作十多年的員工，人事檔案還定格在學(xué)生時代或剛?cè)肼殨r。二是不同程度存在材料失真。填寫不規(guī)范、隨意性大，甚至違規(guī)增減篡改。三是收集來源過窄，范圍限定過死。材料反映情況不全面，不足以展現(xiàn)個體全貌。保密要求使得當(dāng)事人無權(quán)查閱本人檔案，無從知曉是否齊全，更不能及時補充和完善。

1.4 結(jié)合業(yè)務(wù)不足

部分國企對人力資源還是“經(jīng)驗+定性”的管理模式，對人事檔案也是“重藏輕用”，有事依申請查詢，無事則深鎖庫房。未能引入數(shù)理統(tǒng)計方法、大數(shù)據(jù)技術(shù)量化分析企業(yè)人力資源現(xiàn)狀[5]，更無法研判預(yù)估其發(fā)展趨勢，未能充分發(fā)揮人事檔案資源在培養(yǎng)、選拔和使用人才方面的應(yīng)有作用。

1.5 助力考核偏少

績效考核是國企經(jīng)營管理中的有效做法，但部分考核缺少詳實原始數(shù)據(jù)、記錄和證明的支撐，最終難免流于走過場、憑印象或“輪流坐莊”。同樣，人事檔案只記錄重要時點的結(jié)果或總括信息，卻不適當(dāng)納入高分辨率、細(xì)顆粒度的過程動態(tài)，既在績效考核中無用武之地，也使考核結(jié)果在職業(yè)生涯記錄中失之于簡單粗疏。

1.6 缺位企業(yè)文化

企業(yè)文化是一家企業(yè)特有的精神氣質(zhì)、性格特征、價值理念和共同記憶。企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)可以被竊取、“山寨”，企業(yè)文化卻可歷久彌新。一些知名企業(yè)很注意企業(yè)文化建設(shè)和培養(yǎng)全體員工的歸屬感、溫馨感，將其作為企業(yè)人力資源管理的一個重要方面。如美國摩托羅拉公司創(chuàng)始人保羅兄弟就經(jīng)常和人力部門負(fù)責(zé)人參加員工的聚會、婚禮，了解他們的所思所想、所憂所樂。人事檔案、公司檔案正是企業(yè)文化的重要物質(zhì)載體，然而遺憾的是，仍罕有國企從中發(fā)掘養(yǎng)料來支持企業(yè)文化建設(shè)。

由此可見，人力資源管理與人事檔案管理雖各有對象、內(nèi)容和側(cè)重，卻也不乏契合點和共通處，二者“合則兩利，分則兩傷”。為互相促進(jìn)計，筆者認(rèn)為最為迫切的是人事檔案管理工作要遵循“創(chuàng)新、開放、共享”等發(fā)展理念，淡化單純憑證功能，提升服務(wù)企業(yè)本領(lǐng)，以人事檔案工作的有所作為，來爭取自身的應(yīng)有地位。

2 對策與建議

2.1 健全制度流程

提高重視程度，爭取將人事檔案工作納入企業(yè)年度績效考核。持續(xù)完善人事檔案管理工作制度[6]，每2～3年修訂一次，明確管理權(quán)限，細(xì)化業(yè)務(wù)流程。將該制度納入企業(yè)制度匯編予以印發(fā)，確保管理人員熟悉，普通員工知曉。加強管理隊伍建設(shè)，堅持先培訓(xùn)后上崗，培訓(xùn)內(nèi)容包括法規(guī)制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和實操技能。每年集中開展1次工作講評或業(yè)務(wù)交流。通過企業(yè)內(nèi)部展板展屏、媒體刊物，定期介紹工作動態(tài)和相關(guān)知識。對擬提任干部，在報上級組織人事部門審批前由專人負(fù)責(zé)審檔；審核發(fā)現(xiàn)人事檔案不完整、不規(guī)范的，要求限期整改，確保其規(guī)范性和嚴(yán)肅性。

2.2 增擴渠道范圍

根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，抓好“自選動作”，對不同崗位的人事檔案適當(dāng)開展“私人訂制”，改變傳統(tǒng)檔案“千人一面、千篇一律”的面貌。除組織人事部門的材料外，應(yīng)適當(dāng)納入由各級職能部門、工青婦等群團(tuán)組織形成的榮譽嘉獎材料，由紀(jì)檢監(jiān)察部門形成的黨內(nèi)外懲處材料，以及函授培訓(xùn)、繼續(xù)教育、比賽競聘、資格或注冊考試等材料。要潛心分析崗位特點，分層分類的開展收集。如對業(yè)務(wù)部門員工，著重業(yè)績成果證明材料；對綜合部門員工，著重反映管理、協(xié)調(diào)和應(yīng)急能力的材料。尤其要將員工在重大活動、重點工作、突發(fā)情況中的表現(xiàn)及時入檔。通過上述舉措，努力將人事檔案打造成選拔培養(yǎng)、人崗適配的高質(zhì)量依據(jù)。

2.3 研發(fā)信息系統(tǒng)

人力資源管理系統(tǒng)（e-HR）已廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，該系統(tǒng)通常具有薪酬、招聘、培訓(xùn)、考勤、報表等模塊，可實現(xiàn)瀏覽查詢、分類統(tǒng)計、圖表繪制等功能，有些還可構(gòu)建績效考核體系，支持KPI、MBO、OKR等多種考核模式。這些工作也是人事檔案管理的重要內(nèi)容。因此，在企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)（OA）中研發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)（模塊），是人事檔案管理工作發(fā)展的新方向。

該系統(tǒng)要適應(yīng)主營業(yè)務(wù)、界面簡單友好、功能齊全穩(wěn)定，與e-HR或OA系統(tǒng)無縫對接，自動記錄每日實況，具備統(tǒng)計匯總、報告生成、雙重歸檔（向業(yè)務(wù)部門和人事部門）、驗證查重等功能。系統(tǒng)可動態(tài)管理存量數(shù)據(jù)，定期提醒是否更新原有檔案，方便管理人員剔除老舊信息（存入歷史數(shù)據(jù)庫），充實新鮮內(nèi)容。

研發(fā)該系統(tǒng)和實現(xiàn)檔案數(shù)字化，一是可減少紙質(zhì)材料和拆卷整理次數(shù)，有效保護(hù)原始檔案。二是在收集時借助軟件自動驗證查重，如同類信息相互矛盾則不能輸入。三是能以圖、音、像形式記錄個人信息。四是可按權(quán)限隨時在線調(diào)檔，以供瀏覽或在一定范圍內(nèi)共享。五是可按要求選取某個時段的數(shù)據(jù)形成員工階段性情況簡報。

研發(fā)系統(tǒng)時要關(guān)注兩個問題：一是兼容性。在行業(yè)或企業(yè)內(nèi)部要采用統(tǒng)一的系統(tǒng)版本、采集標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，減少不必要的轉(zhuǎn)換，避免數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂。二是安全性，包括網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、介質(zhì)、數(shù)據(jù)等方面。若檔案數(shù)字化外包，必須選擇有資質(zhì)的實施單位，施工現(xiàn)場安裝24小時監(jiān)控。嚴(yán)格出入庫登記，嚴(yán)控檔案流量，嚴(yán)禁涂改增刪及無關(guān)人員翻看。現(xiàn)場設(shè)備的使用、維修、報廢等也要嚴(yán)守保密規(guī)定[7]。

2.4 支撐職業(yè)規(guī)劃

職業(yè)規(guī)劃是當(dāng)前人力資源管理的重要組成部分，即著力融合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和員工個人愿景，推進(jìn)員工職業(yè)生涯的可持續(xù)發(fā)展。職業(yè)規(guī)劃要從員工本位出發(fā)，使企業(yè)成為員工的合作伙伴，通過若干可實現(xiàn)的、漸進(jìn)的、階段性目標(biāo)引領(lǐng)員工的成長。知名企業(yè)星巴克就十分重視員工的職業(yè)規(guī)劃。星巴克門店和支持中心的人員可以雙向流動，具備意愿的門店員工在得到經(jīng)理的推薦之后，可參加支持中心的空缺職位面試，每年約有20%的門店員工進(jìn)入支持中心。要做好職業(yè)規(guī)劃，無疑先要收集員工的基本信息，這也正是人事檔案管理的應(yīng)有之義。因此，要在人事檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步形成培訓(xùn)數(shù)據(jù)庫、人力資源池，專人跟蹤、定期測評、在線反饋，依靠數(shù)據(jù)篩選潛力對象，集中資源予以重點培養(yǎng)。

2.5 助力績效考核

績效考核是人力資源管理的重要抓手，關(guān)系員工的切身利益，而績效考核需要大量記錄作為“底料”。人事檔案系統(tǒng)可通過與OA或e-HR的數(shù)據(jù)接口，同步收集工作數(shù)據(jù)，包括出勤加班、完成任務(wù)、參加活動、出席會議等信息，一方面納入當(dāng)年（季）度的績效考核，一方面摘要后形成歷史數(shù)據(jù)存檔。

2.6 挖掘數(shù)據(jù)“富礦”

運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，深入探索和有效挖掘人事檔案這一數(shù)據(jù)礦藏，推動人事檔案主動服務(wù)人力資源管理。定期進(jìn)行維度歸約、數(shù)據(jù)探索、關(guān)聯(lián)規(guī)則、聚類分析。用好數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，以圖片、圖表、視頻、動畫等更為生動、更易理解的方式來展現(xiàn)和詮釋數(shù)據(jù)間的復(fù)雜關(guān)系與發(fā)展趨勢。進(jìn)一步的，定期編印企業(yè)招才引智、儲才培養(yǎng)、使用流動等三個專題報告，報送領(lǐng)導(dǎo)層，為經(jīng)營決策提供定量參考。

2.7 豐富企業(yè)文化

人事檔案在這方面亦當(dāng)有所作為。一是將優(yōu)秀員工的成長經(jīng)歷、經(jīng)驗教訓(xùn)、光榮時刻編印成冊，供全體員工學(xué)習(xí)借鑒。二是設(shè)立人事檔案“銀行”，鼓勵將本人或家人的信息（家庭檔案）交由企業(yè)人事檔案管理部門代存代管。三是建設(shè)“數(shù)字檔案展示館”[8]，以多種媒體展示企業(yè)的歷史沿革、發(fā)展規(guī)劃，營造企業(yè)“大家庭”的良好氛圍。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

于超，蘇州市吳江東方國有資本投資經(jīng)營有限公司人力資源部助理館員，研究方向：國企人力資源管理、人事檔案管理工作。