新時期科技檔案歸檔與開發(fā)利用

李靈芝

[摘 要] 科技檔案具有成套性、專業(yè)性、復(fù)用性和現(xiàn)實性等特點，在新時期充分做好科技檔案的歸檔與開發(fā)利用功能，對促進(jìn)科技發(fā)展具有重要作用。而目前科技檔案在歸檔整理及開發(fā)利用工作中還存在一定的不足，難以充分保證科技檔案資源的完整性與安全性，也不能有效發(fā)揮其重要價值?；诖?，文章細(xì)化探究科技檔案歸檔及開發(fā)利用的現(xiàn)狀，針對存在的問題提出相應(yīng)的解決對策，為新時期加強(qiáng)科技檔案歸檔與開發(fā)利用水平奠定一定的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞] 新時期 科技檔案 歸檔 開發(fā)利用

中圖分類號：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

科技檔案是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)研發(fā)及基本建設(shè)等環(huán)節(jié)中形成，并需要保存、歸檔與管理的計算材料、視頻材料、文字材料、照片、圖紙與音頻等科技材料資源。在新時期加強(qiáng)科技檔案的歸檔管理和開發(fā)利用，能夠為科技研發(fā)提供必要參考和依據(jù)，對促進(jìn)社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要作用。為了充分發(fā)揮科技檔案資源的重要價值，有必要對新時期科技檔案歸檔與開發(fā)利用工作進(jìn)行深入分析。

一、科技檔案歸檔與開發(fā)利用現(xiàn)狀

（一）科技檔案收集歸檔缺乏及時性

對于科技檔案開展歸檔工作，機(jī)構(gòu)需要安排具體人員負(fù)責(zé)對相應(yīng)科技項目進(jìn)行日常管理，并有效收集反映科技工作真實面貌的資料，有效鑒定資料的利用價值，再整理相關(guān)資料，實現(xiàn)及時有效的歸檔。然而，科技檔案在實現(xiàn)收集、整理期間，由于項目人員的歸檔意識不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時的問題，一定程度上影響了科技檔案資源的開發(fā)利用和共享。

（二）科技檔案重保管而輕利用

科技檔案在收集、整理并歸檔之后，需要檔案管理部門通過合理方法和方式，為各項事業(yè)順利開展提供檔案資源參考與利用服務(wù)，促使各事業(yè)部門在充分利用科技檔案資源的基礎(chǔ)上，加快經(jīng)濟(jì)建設(shè)與事業(yè)發(fā)展。但目前科技檔案管理部門在實際工作中，管理思想依舊比較傳統(tǒng)，仍然保持看門守攤的思想，缺乏主動提供資源利用服務(wù)的意識，并且在整個管理環(huán)節(jié)更加側(cè)重于檔案資源的保管，忽視了檔案資源的利用。由于檔案管理部門缺乏主動的利用服務(wù)，也沒有針對檔案利用效益制定相關(guān)反饋機(jī)制，導(dǎo)致目前科技檔案利用率相對低下，無法充分體現(xiàn)科技檔案資源的潛力和價值[1]。

（三）科技檔案管理方式比較滯后

目前，科技檔案管理工作在信息化建設(shè)方面還存在一定不足，智能化、信息化發(fā)展程度相對較低，數(shù)字處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及計算機(jī)技術(shù)等在檔案管理中依舊處于初級應(yīng)用階段，難以充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)促進(jìn)管理效率和質(zhì)量的提升。并且在目前的科技檔案管理期間，對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用基本上只是進(jìn)行一些輔助工作，尚未建立起系統(tǒng)化的信息管理體系，導(dǎo)致科技檔案管理方式相對滯后，智能化及數(shù)字化水平有待提高。

二、新時期科技檔案歸檔與開發(fā)利用對策

（一）健全地制定檔案管理制度

新時期要加強(qiáng)科技檔案的歸檔及開發(fā)利用工作，首先要健全地制定檔案管理制度，促使各項管理工作可以有度可循，并對實際管理工作加強(qiáng)約束和管理，提高項目人員的歸檔意識，促使檔案管理更加規(guī)范，并在此基礎(chǔ)上更加及時、有效地收集與整理科技檔案資料，保證歸檔及時性，促使后續(xù)檔案資源可以獲得充分利用。檔案管理部門在對科技檔案進(jìn)行歸檔管理的時候，需要嚴(yán)格按照《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及《檔案法》等相關(guān)法規(guī)條例，與科研管理性質(zhì)相結(jié)合，制定一套符合部門管理特點與需求的科技檔案管理制度，并在制度中對編研、歸檔、查閱、保管等內(nèi)容進(jìn)行充分體現(xiàn)[2]。另外，科技檔案管理部門需要對此類工作未來發(fā)展動態(tài)實現(xiàn)及時掌握，通過主動出擊和超前控制，促使科技檔案資源能夠更深層次地挖掘與開發(fā)，并主動為相關(guān)資源的利用創(chuàng)造有利條件。

（二）做好科技檔案保密工作

在科技檔案歸檔與資源開發(fā)利用工作開展期間，需要嚴(yán)格保守國家機(jī)密，保證國家科技檔案機(jī)密信息的安全與完整。科技檔案歸檔及開發(fā)利用工作需要嚴(yán)格按照《專利法》《檔案法》《著作權(quán)法》及《科學(xué)技術(shù)保密條例》等法律法規(guī)開展，促使科技檔案相關(guān)資源與信息在合法環(huán)境下更加高效、順暢地轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實生產(chǎn)力。在新時期環(huán)境下，需要在科技檔案開發(fā)及利用工作中，對保密和公開關(guān)系實現(xiàn)合理處理，通過有效的技術(shù)手段與管理措施，維護(hù)國家利益，確?？萍紮n案管理系統(tǒng)可以更加可靠、安全地運行，在充分保護(hù)科技檔案知識產(chǎn)權(quán)，做好科學(xué)技術(shù)保密工作的基礎(chǔ)上，對科技檔案相關(guān)信息與資源實現(xiàn)有效推廣和交流共享。

（三）系統(tǒng)構(gòu)建科技檔案信息化管理體系

為了在新時期有效提升科技檔案管理成效，充分開發(fā)與利用科技檔案資源，需要科技檔案管理工作加快信息化建設(shè)，在科技檔案資源歸檔及開發(fā)利用工作中，合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)及現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)等，最大程度提升科技檔案資源社會價值與經(jīng)濟(jì)價值。一方面，要系統(tǒng)化構(gòu)建科技檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，在自動化辦公基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案信息管理、網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)及檔案宣傳利用之間的相互連通，并在相關(guān)技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮下，促進(jìn)科技檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞與自動化管理。另一方面，要針對科技檔案資源建立多媒體數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)庫，對照片、紙質(zhì)、錄像及錄音等載體科技檔案加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，促使檔案資源可以更加高效地利用，提升科技檔案內(nèi)容查詢、檢索功能的多樣性、快捷性與實用性。在檔案收集、管理與利用各環(huán)節(jié)滲透信息技術(shù)，促進(jìn)整體科技檔案管理體系向信息化、自動化方向發(fā)展。

（四）對科技檔案信息加大開發(fā)力度

為了有效開發(fā)科技檔案信息，首先需要優(yōu)化檔案館藏，結(jié)合傳統(tǒng)手工技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)，充分做好檔案的收集、整理及歸檔工作，通過多種形式與方法進(jìn)行檔案資源的征集，多元化地收集各種類型與載體的檔案信息，促使科技檔案更加豐富與完整。其次，需要對現(xiàn)有科技檔案資源實現(xiàn)進(jìn)一步開發(fā)，與資源相關(guān)科技人員加強(qiáng)合作與溝通，實時跟蹤課題研究進(jìn)展，通過重點收集、集中收集等形式更加全面地收集科技檔案[3]。科技檔案管理者需要及時接收、歸檔并保存相關(guān)檔案資料，并充分掌握新時期的經(jīng)濟(jì)市場需求，保證所收集檔案資源的及時性和先進(jìn)性，并針對性地開發(fā)科技檔案信息，進(jìn)一步挖掘科技資源潛力。最后，要對科技檔案資源多種開發(fā)策略實現(xiàn)靈活運用，基于檔案資源信息具體產(chǎn)權(quán)狀態(tài)及客體對象著作權(quán)，合理、有效地開發(fā)檔案信息。

（五）科學(xué)構(gòu)建科技檔案利用體系

一方面，要通過信息化手段編研科技檔案，結(jié)合目前讀者及社會層面對科技檔案提出的利用需求，針對性地提煉、分析及整理檔案信息，對各種分散化原始信息進(jìn)行集約化管理，科學(xué)匯集各項編研成果。同時，要充分發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡(luò)方面的優(yōu)勢，通過網(wǎng)頁文件對科技檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化編研和編制。另一方面，要利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，簡化與優(yōu)化科技檔案檢索與查詢功能，加快信息查詢和共享效率，促使科技檔案利用率逐步提升。科技檔案管理中，還要逐步拓寬信息化服務(wù)渠道，通過多種先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建科技檔案資源服務(wù)中心，以更加及時有效地收集、歸檔與發(fā)布各方面科技信息，切實發(fā)揮科技檔案資源的利用價值[4]。

三、結(jié)語

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展過程中，科技檔案資源種類和數(shù)量持續(xù)增加，對科技檔案歸檔與開發(fā)利用工作提出了更高要求。為了保證科技檔案資源的豐富、完整，充分發(fā)揮科技檔案信息的價值，需要科技檔案管理部門及相關(guān)管理人員正視檔案資源歸檔及開發(fā)利用中現(xiàn)存的問題，及時采取必要措施加以解決，完善地構(gòu)建科技檔案管理制度，對檔案資源做好保密工作，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，有機(jī)地提升科技檔案開發(fā)和利用程度，發(fā)揮科技檔案資源的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃羿宇.新形式下科技檔案資源信息開發(fā)與利用問題及解決策略[J].工程技術(shù)研究，2018（6）：258.

[2]楊旭，楊宇佳.淺談文書檔案與科技檔案歸檔整理的方法[J].黑龍江科學(xué)，2016（20）：53.

[3]段兆杰.新形勢下科技檔案資源管理的信息開發(fā)模式研究[J].卷宗，2016（6）：127.

[4]高元.知識經(jīng)濟(jì)時代下科技檔案信息資源的開發(fā)利用[J].經(jīng)營管理者，2017（9）：277.