探析人事檔案管理面臨的問(wèn)題與解決對(duì)策

李明華

隨著我國(guó)人事制度改革工作的逐步深入，人事檔案管理的價(jià)值得以有效體現(xiàn)和發(fā)揮。現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在一些問(wèn)題和不足，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升等情況的出現(xiàn)。筆者就自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)人事檔案管理問(wèn)題進(jìn)行全面分析和探討，希望促進(jìn)人事檔案管理水平的不斷提升。

一、人事檔案管理的重要意義

人事檔案管理是人事工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其涵蓋了一個(gè)人的身份、資歷等重要信息，同時(shí)還與個(gè)人職務(wù)晉升、職稱(chēng)申報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)和社會(huì)保障有著密切聯(lián)系，是一個(gè)人工作生活必不可少的重要依據(jù)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案與干部職工有著十分密切的聯(lián)系，其管理工作是否高效關(guān)乎著職工個(gè)人的升職、職稱(chēng)評(píng)定和養(yǎng)老辦理等多項(xiàng)切身權(quán)益，因此做好人事檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都有著十分深遠(yuǎn)的影響。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題

（一）人事檔案管理重視不足

從作用角度出發(fā)，人事檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作范疇，其管理工作難以取得令人矚目的成績(jī)，這也造就了人事檔案管理工作經(jīng)常處于弱勢(shì)地位。當(dāng)前，一些單位管理層對(duì)人事檔案管理作用缺乏正確認(rèn)知，并不重視相關(guān)工作的開(kāi)展，使檔案管理工作長(zhǎng)期處于忽略的狀態(tài)。與此同時(shí)，人事檔案管理人員對(duì)管理工作不重視，只進(jìn)行簡(jiǎn)單地查詢(xún)、轉(zhuǎn)遞工作，沒(méi)有進(jìn)行深度管理，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理作用的全面體現(xiàn)。

（二）人事檔案管理水平有待提升

人事檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜且繁瑣的工作內(nèi)容，具有較強(qiáng)的連續(xù)性，因此對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)要求十分嚴(yán)格。然而當(dāng)前受領(lǐng)導(dǎo)不重視的影響，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并未設(shè)置足夠編制崗位開(kāi)展管理工作，甚至部分單位的相關(guān)工作由其他部門(mén)兼管。此外，人事檔案管理人員也多由二線(xiàn)待退休人員或臨時(shí)人員管理，許多人員并不具備專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，在管理工作中造成許多問(wèn)題和隱患。

（三）檔案管理制度有待完善

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作普遍存在管理制度不健全，缺乏一套科學(xué)有效的管理體系。檔案管理制度不健全，無(wú)法指導(dǎo)相關(guān)工作高效、全面開(kāi)展，降低了人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。與此同時(shí)，人事檔案管理制度不健全，使相關(guān)管理人員缺乏必要的責(zé)任意識(shí)，以相對(duì)消極的態(tài)度對(duì)待管理工作，長(zhǎng)期以往必將對(duì)人事檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重影響。

（四）人事檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和連續(xù)性

據(jù)有效數(shù)據(jù)研究表明，當(dāng)前，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位中對(duì)人事檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和連續(xù)性，致使人事檔案管理水平難以提升。其主要原因在于人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的一系列問(wèn)題，一些人事檔案管理人員未能及時(shí)更新信息，長(zhǎng)期以往，人事檔案管理極易出現(xiàn)中斷，無(wú)法保證人事檔案的準(zhǔn)確性，也對(duì)人事檔案管理的科學(xué)性和合理性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，甚至?xí)o今后的人事管理工作帶來(lái)一些隱患。

三、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量的解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)人事檔案管理工作重視程度

為確保人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高該項(xiàng)工作的重視程度。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理者要認(rèn)真學(xué)習(xí)人事檔案管理方面知識(shí)和內(nèi)容，對(duì)其作用和影響具有正確認(rèn)知和全面了解，如此才能從思想上轉(zhuǎn)變過(guò)往對(duì)人事管理工作的態(tài)度。其次，加大人事檔案管理各方面投入，無(wú)論在硬件設(shè)施方面還是人員配置方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位都要做到人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)性，轉(zhuǎn)變過(guò)往由其他部門(mén)兼管的錯(cuò)誤管理方式，最大程度上發(fā)揮人事檔案管理的作用。

（二）構(gòu)建一支專(zhuān)業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍

人事檔案管理作為一項(xiàng)要求十分嚴(yán)格的工作，必須由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理。針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的特殊情況，首先要對(duì)當(dāng)前從事人事檔案管理工作的人員開(kāi)展技能培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)傳授，使相關(guān)管理人員在專(zhuān)業(yè)技能、綜合素質(zhì)等方面都得到有效提升。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要注重高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)管理人才的引入，并積極吸收和采用當(dāng)前先進(jìn)的管理技術(shù)和方式實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，由此促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

（三）打造一套科學(xué)完善的管理體系

一套科學(xué)完善的管理體系有利于管理工作的開(kāi)展和落實(shí)，針對(duì)當(dāng)前的不利局面，要盡快制定一套科學(xué)完善的人事檔案管理制度。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要著重制定一套日常人事檔案管理規(guī)定和操作指南，管理人員依照相標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展日常工作，由此提升管理人員的工作效率。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要制定必要的人事檔案管理獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)一定的激勵(lì)手段逐步提高管理人員的責(zé)任意識(shí)和工作積極性，確保人事檔案管理工作各項(xiàng)內(nèi)容按時(shí)按質(zhì)完成，促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

（四）提高人事檔案資料管理的科學(xué)性和有效性

要想從根本上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的整體水平，加強(qiáng)人事檔案資料管理同樣具有十分重要的意義，為此，可以從幾下幾點(diǎn)入手：第一，在進(jìn)行人事檔案資料管理時(shí)，要擁有嚴(yán)格的接受檔案資料的管理模式，確保接受檔案資料符合各項(xiàng)要求。第二，要保證人事檔案資料的科學(xué)性和有效性，就必須對(duì)接收資料進(jìn)行仔細(xì)的審核，檢查無(wú)誤。第三，為了防止檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象，可交由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理和分析，針對(duì)當(dāng)前人事檔案資料管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出具有可行性的解決措施，從而提高人事資料檔案管理的連續(xù)性，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案管理的科學(xué)性和有效性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的影響和作用不言而喻，解決當(dāng)前人事檔案管理工作中面臨的問(wèn)題有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)人事檔案管理的重視程度，并通過(guò)專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍和管理體系的構(gòu)建，促進(jìn)管理水平的提升。此外，還要充分重人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性和連續(xù)性，保證人事資料管理工作的科學(xué)性和有效性，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案管理工作的有序進(jìn)行，促進(jìn)社會(huì)的和諧繁榮發(fā)展。（作者單位：中國(guó)共產(chǎn)黨平山縣委員會(huì)組織部）