淺談中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)和利用

江星舫

摘 要：由于我國素質(zhì)教育的不斷深化和推進(jìn)，中職院校在教學(xué)、科研和社會(huì)管理等方面都取得了優(yōu)秀成果，中職院校的業(yè)務(wù)范圍也在不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也隨之增長，隨之而來的是更多的需要科學(xué)管理的檔案資料。如何將這些檔案資料充分進(jìn)行開發(fā)和利用，使其成為中職院校制定經(jīng)濟(jì)策略的可靠依據(jù)，是檔案管理的重要目的。因此，探索中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)利用具有十分重要的實(shí)際意義。

關(guān)鍵詞：中職院校 財(cái)務(wù)檔案 開發(fā) 利用

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）04-00-02

引言

隨著中職院校的體制改革和對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前科學(xué)化、規(guī)?；?、信息化的檔案管理要求。因此，對中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)和利用展開探討是非常有必要的，本文就中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)和利用提出一些個(gè)人看法，希望對各校財(cái)務(wù)檔案的管理工作具有參考意義。

一、中職院校財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀分析

目前，很多中職院校的財(cái)務(wù)檔案管理工作中普遍存在著以下幾個(gè)問題：領(lǐng)導(dǎo)不重視、職工不專業(yè)、基礎(chǔ)設(shè)備不齊全、信息技術(shù)手段落后等。

1.過度重視紙質(zhì)文件

紙質(zhì)檔案雖然是沿用已久的財(cái)務(wù)檔案管理形式，但并不是最好最高效的財(cái)務(wù)管理方式。有的中職院校一直采用的是紙質(zhì)化辦公，財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、分類依據(jù)報(bào)銷發(fā)票、會(huì)計(jì)憑證、賬本等都采用的是手工操作的方法，有的甚至連會(huì)計(jì)報(bào)表都是紙質(zhì)報(bào)表。對于電子文檔、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)庫等沒有實(shí)時(shí)的更新和存檔，從而可能發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、文件損壞等現(xiàn)象。

2.管理制度不規(guī)范

很多中職院校在用人時(shí)沒有仔細(xì)考察，造成有的財(cái)務(wù)檔案管理人員并不具備檔案管理學(xué)的相關(guān)知識，或財(cái)務(wù)專業(yè)的相關(guān)知識，或日常管理軟件的熟練使用，僅靠個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣去完成財(cái)務(wù)檔案管理工作。有的中職院校沒有對信息化處理的后電子文檔、程序文件、備份文件等相關(guān)財(cái)務(wù)檔案資料建立保護(hù)制度，沒有將其納入財(cái)務(wù)檔案的保護(hù)范疇。

3.重視后期管理忽視前期基礎(chǔ)

財(cái)務(wù)檔案的工作必須要保證前期基礎(chǔ)例如原始票據(jù)的填制、收取和審核，編制財(cái)務(wù)報(bào)表、記賬和結(jié)賬等各項(xiàng)工作的實(shí)時(shí)性、完整性和真實(shí)性，這也是財(cái)務(wù)檔案工作的特殊性。由于財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化使得中職院校的財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容增加，工作量也更大。工作強(qiáng)度的提高使得很多高職院校都忽視了對財(cái)務(wù)檔案入庫前的監(jiān)督審查，只重視檔案入庫后的后期管理。

4.缺乏時(shí)效性的意識

按照我國《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，每年的財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)年終了后，可暫時(shí)讓財(cái)務(wù)部門保管一年，然后需要移交到院校檔案管理部門封存保管。但很多中職院校由于歸檔不及時(shí)或是為了方便取閱，將財(cái)務(wù)檔案長期存放在財(cái)務(wù)部門，沒有按時(shí)移交院校檔案部門。

5.缺乏財(cái)務(wù)檔案利用意識

財(cái)務(wù)檔案管理的最終目標(biāo)是利用。利用財(cái)務(wù)檔案處理分析后的數(shù)據(jù)為中職院校的科研管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、發(fā)展方向提供參考價(jià)值，研究針對性的策略，為院校教學(xué)科研服務(wù)，為院校管理服務(wù)，為院校決策服務(wù)，為院校的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。但現(xiàn)下很多中職院校的財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏這種財(cái)務(wù)檔案的利用意識，不善于開發(fā)和利用財(cái)務(wù)檔案，不愿意花時(shí)間去總結(jié)分析財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)，最終使財(cái)務(wù)檔案成為一堆無用的數(shù)據(jù)，無法為中職院校的發(fā)展提供幫助。

6.缺乏過程控制的意識

有的中職院校由于財(cái)務(wù)檔案管理部門的人手不足，將財(cái)務(wù)管理工作過程中產(chǎn)生的大量的原始票據(jù)、數(shù)據(jù)資料的歸檔存檔工作視為能省則省可有可無的工作，且不夠重視日常財(cái)務(wù)檔案的整理、分類、歸檔的工作。財(cái)務(wù)檔案管理工作是一個(gè)細(xì)水長流的過程，必須要保證過程的真實(shí)性，每一張票據(jù)每一份資料都要整理、分類、歸檔好。在財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中沒有良好的過程控制意識，會(huì)影響財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性，這對財(cái)務(wù)檔案的利用效果有著很大的影響。

二、中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)

筆者根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)可以從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行。

1.軟件

1.1建立完善的中職院校財(cái)務(wù)檔案的管理制度

在中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)和管理制度建立的過程中，現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)是不可缺少的一部分。有必要為檔案管理制定業(yè)務(wù)、規(guī)范和指導(dǎo)性的規(guī)則和條例。那么我們就應(yīng)該建立雙向約束的機(jī)制，一方面是指領(lǐng)導(dǎo)者的行為，領(lǐng)導(dǎo)對制度的遵守狀況直接影響制度的執(zhí)行狀況;另一方面制約負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作的職工，職工是制度的主要執(zhí)行者，不對其行為進(jìn)行制約，那么制度的建立毫無意義。只有建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度，才能有效的避免管理漏洞、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、獎(jiǎng)罰分明，讓中職院校形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及制度化的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制。

1.2建立安全保險(xiǎn)的財(cái)務(wù)檔案監(jiān)護(hù)權(quán)制度

安全的財(cái)務(wù)記錄保存系統(tǒng)需要滿足信息管理的要求，以保證財(cái)務(wù)記錄的完整性。特別是在各種電子文件的存檔方面，有必要注意檔案文件的備份和防書寫保護(hù)。應(yīng)定期檢查文件的有效性防止文件的丟失。同時(shí)要防止電子文件的外流，不經(jīng)允許任何人任何單位都不得復(fù)制。要安排轉(zhuǎn)讓負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的保護(hù)工作，防止財(cái)務(wù)檔案分散保管、歸屬不明等現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視

領(lǐng)導(dǎo)的重視是職工工作的動(dòng)力來源，重視的程度直接影響到職工工作的態(tài)度以及財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率和深度。領(lǐng)導(dǎo)需要真正認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要作用以及現(xiàn)代化信息管理技術(shù)對財(cái)務(wù)檔案管理工作的促進(jìn)作用，樹立正確的管理觀念，給予資金、人員、設(shè)備等方面的大力支持，為負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作的職工建立完善的考核體系和標(biāo)準(zhǔn)，最大化的激發(fā)職工的工作熱情，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)需要將財(cái)務(wù)檔案管理工作作為個(gè)人工作內(nèi)容的一部分并實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)督和考核。

1.4提高中職院校負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作職工的素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案的有效開發(fā)需要一支高素質(zhì)的職工隊(duì)伍來支持。提高職工的素質(zhì)可以試著從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：培養(yǎng)更加專業(yè)的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方面的人才;組織職工參加專業(yè)的學(xué)術(shù)研討會(huì)、檔案管理專業(yè)培訓(xùn)等。提高職工的素質(zhì)，讓職工不斷補(bǔ)充新知識，完善知識體系，增強(qiáng)職工的檔案管理力，提升檔案管理水平。因此，中職院校需要重視培養(yǎng)一支現(xiàn)代化、專業(yè)化的財(cái)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)，讓中職院校財(cái)務(wù)檔案管理工作高效進(jìn)行。

1.5提升軟件水平

中職院校在挑選和使用財(cái)務(wù)軟件和財(cái)務(wù)檔案管理軟件的時(shí)候，既要考慮到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的需求和特點(diǎn)，也要考慮到信息處理系統(tǒng)的要求，更要注重的是適應(yīng)院校的管理和發(fā)展。因此，院校所選擇的軟件不僅要能發(fā)揮信息化處理技術(shù)的優(yōu)勢，更能夠快速、準(zhǔn)確、直觀地提供和計(jì)算所需要的信息。同時(shí)，院校所選擇的軟件后期要有可持續(xù)更新可拓展的能力，滿足院校的發(fā)展所帶來的新需求。

2.硬件

第一，財(cái)務(wù)檔案的庫房建設(shè)是保障財(cái)務(wù)檔案安全的重中之重，因此中職院校需要增加對檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，加強(qiáng)檔案存儲庫房建設(shè)以及相關(guān)設(shè)備的安裝。中職院校需要根據(jù)自身的財(cái)務(wù)狀況投入合理的資金來建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的硬件設(shè)備。依據(jù)我國對檔案管理的相關(guān)規(guī)定，需要建立防火、防潮、防盜的專業(yè)檔案庫房，且檔案柜需鐵制，實(shí)現(xiàn)檔案存放庫房、檔案閱覽室、辦公室三室互相獨(dú)立分開。此外，檔案室還需要配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄儀等專業(yè)設(shè)備，保證檔案的存儲、提閱等有序進(jìn)行，以此提升檔案管理的效率。

第二，提升中職院校財(cái)務(wù)檔案管理工作的電子化、信息化和現(xiàn)代化程度。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)電子化、信息化和現(xiàn)代化的信息管理是財(cái)務(wù)檔案管理工作的必然趨勢。現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)有著方便快捷、準(zhǔn)確直觀、省時(shí)省力等優(yōu)點(diǎn)，在中職院校的財(cái)務(wù)檔案開發(fā)和利用過程中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和先進(jìn)的管理體系，可以極大地提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率。運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作主要包括以下幾個(gè)方面：

一是在整理金融電子檔案的過程中，根據(jù)不同檔案的特點(diǎn)和中等職業(yè)學(xué)校金融檔案的具體情況，建立了完整的電子金融檔案管理系統(tǒng)。依靠系統(tǒng)的可靠性，有效規(guī)范財(cái)務(wù)記錄的管理。

二是在財(cái)務(wù)檔案的整理過程中，將那些可公開的檔案材料，利用電子檔案易傳播的優(yōu)勢，信息化的方式向社會(huì)公開，充分利用財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值，發(fā)掘電子財(cái)務(wù)檔案信息的利用價(jià)值，這樣做既可以形成廣告宣傳效應(yīng)，也可以提升學(xué)校在社會(huì)中的知名度，形成品牌效應(yīng)，也可以實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的社會(huì)化，方便更多需要的人利用選擇這些檔案資料。

三是在財(cái)務(wù)檔案的整理工作中盡量取締人工操作，用現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備完成財(cái)務(wù)檔案資料的處理、存儲、調(diào)用等，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理。數(shù)字化的信息在傳送、處理、調(diào)用時(shí)更加方便快捷，這樣可以大大提升財(cái)務(wù)檔案工作的效率和利用財(cái)務(wù)檔案資料的效率，也有效地避免了財(cái)務(wù)檔案資料在處理過程中可能造成的缺失、損壞等現(xiàn)象的發(fā)生。

三、中職院校財(cái)務(wù)檔案的利用

財(cái)務(wù)檔案管理的目的不是將檔案分門別類放置好然后放在庫房中不聞不問，而是要充分利用這些檔案進(jìn)行分析處理形成可靠的作為學(xué)校制定經(jīng)濟(jì)發(fā)展策略的依據(jù)。

1.通過宣傳引導(dǎo)人們科學(xué)利用檔案

有效合理利用資源需要正確指導(dǎo)，中等職業(yè)學(xué)校檔案管理部門應(yīng)充分利用媒體、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)等宣傳渠道，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案利用價(jià)值的宣傳，并指導(dǎo)大家正確、積極查閱檔案。只有使他們更加了解和重視財(cái)務(wù)檔案的使用，才能獲得人力、財(cái)力和物力的基本支持，更好地開展財(cái)務(wù)檔案的使用。

2.分析檔案利用者需求，提高檔案利用率

中職院校財(cái)務(wù)檔案的利用依賴的是檔案利用者的需求。財(cái)務(wù)檔案管理工作者與利用者積極的溝通交流，是提升財(cái)務(wù)檔案利用價(jià)值的重要條件。中職院校財(cái)務(wù)檔案管理部門只有加強(qiáng)分析，清晰地掌握利用者的需求，才能有針對性的開展檔案利用工作，最大化的滿足檔案利用者的需求，提升檔案利用率。

3.改善閱覽室環(huán)境

中職院校應(yīng)該積極改善檔案閱覽室的條件，為查閱檔案的人提供一個(gè)舒適良好的閱讀環(huán)境。例如檔案管理部門可以在閱覽室中多掛一些名人名言等具有勵(lì)志性的條幅，為閱覽室構(gòu)建一種積極進(jìn)取、拼搏向上的人文環(huán)境，讓檔案查閱者可以快速進(jìn)入學(xué)習(xí)狀態(tài)，更加認(rèn)真、仔細(xì)地查閱檔案，讓檔案的利用率進(jìn)一步提升。

四、中職院校財(cái)務(wù)檔案開發(fā)和利用取得的成果

1.將檔案管理工作提升了一個(gè)臺階

在中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)和利用過程中，檔案管理部門運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)科學(xué)地手機(jī)、開發(fā)、管理、利用中職院校財(cái)務(wù)檔案，讓檔案更加現(xiàn)代化、科技化電子化、無紙化，更加智能的服務(wù)于教學(xué)與科研工作，形成一次付出、多次回報(bào)的良好循環(huán)，讓檔案的利用更加高效，讓檔案信息資源產(chǎn)生最大化的價(jià)值。

2.全面掌握中職院校發(fā)展規(guī)律

數(shù)據(jù)不會(huì)欺騙任何人，分析有效的數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展的基本規(guī)律。通過對中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)利用，掌握了全面詳細(xì)的信息資源，這些信息資源可以有效地反映中職院校的發(fā)展歷程和規(guī)律，因此能夠?yàn)橹新氃盒５奈磥戆l(fā)展提供一個(gè)可供參考的預(yù)期。

3.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

通過對已經(jīng)掌握的歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以對中職院校未來的發(fā)展前途

進(jìn)行大致判斷，這樣領(lǐng)導(dǎo)除了遵循院校發(fā)展的基本規(guī)律外，多一個(gè)可供參考的理論依據(jù)，更好地制定出適合中職院校發(fā)展的長期戰(zhàn)略，促進(jìn)院校的穩(wěn)步前進(jìn)，健康發(fā)展。

4.培養(yǎng)職工的主人翁意識

中職院校財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)和利用，能夠?qū)⒃盒５呢?cái)務(wù)狀況清晰明了的公開，讓院校職工對院校的財(cái)務(wù)狀況有一個(gè)清晰的了解，院校去年的收入是多少、院校的支出都有哪些方面、職工工資的上漲額度、院校未來的發(fā)展前途都能讓職工一目了然的看清楚，做到心中有數(shù)，以此激發(fā)職工的主人翁意識，對工作更加盡職盡責(zé)，更好地為院校發(fā)展做貢獻(xiàn)。

5.提高領(lǐng)導(dǎo)反腐倡廉的自律意識

數(shù)字化的原始數(shù)據(jù)很難篡改，讓財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算的過程更加透明和規(guī)范，多部門的流程化運(yùn)轉(zhuǎn)，監(jiān)督人員、審查人員的積極參與，使用多種方式進(jìn)行全面監(jiān)督，讓財(cái)務(wù)管理的整個(gè)過程都在監(jiān)督之下，可以有效地避免貪污貪沒等現(xiàn)象的發(fā)生，也有效推進(jìn)了院校的財(cái)務(wù)公開制度，且有益于建立公開、透明和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?cái)務(wù)監(jiān)督制度，以此加強(qiáng)廉政建設(shè)。

結(jié)語

綜上所述，中職院校在今后的財(cái)務(wù)檔案管理工作中必須重視財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)和利用，提升財(cái)務(wù)檔案管理效率，利用現(xiàn)代化、科學(xué)化的信息處理技術(shù)讓財(cái)務(wù)檔案的利用更加高效。

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