基于知識(shí)管理的高校辦公室信息化建設(shè)思考

陳潔

摘 要：該文從分析高校辦公室信息化建設(shè)的現(xiàn)狀入手，闡述了辦公室信息化應(yīng)用水平不高、信息共享程度低和信息化系統(tǒng)協(xié)同作用不明顯這3個(gè)問(wèn)題，進(jìn)一步提出用知識(shí)管理的理念與高校辦公室信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合，搭建知識(shí)獲取、知識(shí)共享和知識(shí)應(yīng)用這3個(gè)辦公室信息化建設(shè)模塊，從而為學(xué)校事業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供信息化支撐。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理 高校辦公室 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）02（a）-0-02

高校辦公室作為高校的綜合協(xié)調(diào)部門，服務(wù)全校師生，是促進(jìn)學(xué)校教學(xué)和科研等各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)運(yùn)行的重要部門。辦公室工作業(yè)務(wù)量大、節(jié)奏快、信息量大，知識(shí)碎片化的現(xiàn)象比較普遍。目前，如何有效整合校內(nèi)外的各類數(shù)據(jù)信息資源，提高辦公室工作推進(jìn)水平和效率是高校辦公室信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

1 知識(shí)管理和高校辦公室信息化建設(shè)

知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代涌現(xiàn)出來(lái)的一種最新管理思想與方法， 它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，它以知識(shí)為核心，是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)。知識(shí)管理的流程包括知識(shí)的獲取、組織、存儲(chǔ)、加工、整理、共享、測(cè)評(píng)、應(yīng)用和創(chuàng)新。

高校辦公室信息化建設(shè)并不是技術(shù)與辦公室工作的簡(jiǎn)單結(jié)合，是指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，構(gòu)建辦公室業(yè)務(wù)流程，對(duì)校內(nèi)外各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分析，獲取有效準(zhǔn)確的參考信息，提升辦公效能，促進(jìn)辦公室工作高效有序、安全快捷、科學(xué)運(yùn)作。

高校辦公室信息化建設(shè)把辦公室的常規(guī)工作進(jìn)行流程梳理，并對(duì)相應(yīng)辦公系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，將傳統(tǒng)的公文處理、文件傳閱、財(cái)務(wù)管理、公務(wù)接待和公務(wù)用車等常規(guī)事項(xiàng)的工作融入OA系統(tǒng)，減少重復(fù)的勞動(dòng)，大大提高了辦公效率。知識(shí)管理在高校辦公室信息化建設(shè)方面主要應(yīng)用于文字綜合、信息報(bào)送、文電處理、督查和服務(wù)保障等方面?；谥R(shí)管理的高校辦公室信息化建設(shè)，就是要把知識(shí)管理的理念與信息化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，把辦公室工作中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息和知識(shí)進(jìn)行有效的組織、整理、共享、應(yīng)用和創(chuàng)新，從而為全校師生和社會(huì)提供全面優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)。

2 高校辦公室信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 信息化應(yīng)用水平不高

高校辦公室人員對(duì)信息化建設(shè)重視程度不高，一些辦公室人員缺乏計(jì)算機(jī)的一些理論知識(shí)和實(shí)際操作能力，對(duì)基本軟件操作不熟練或者不愿意主動(dòng)學(xué)習(xí)，大部分信息依靠人工管理和重復(fù)勞動(dòng)。另外有些辦公室長(zhǎng)期處于傳統(tǒng)管理模式環(huán)境下，缺乏信息化管理制度，尚未搭建適于工作所需的信息化基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致重要資料丟失和泄露。

2.2 信息共享程度低

辦公室工作一環(huán)扣一環(huán)，很多數(shù)據(jù)和信息都具備相關(guān)性，但由于管理數(shù)據(jù)和信息的主體不同，辦公室如果缺乏整體性全局性的信息處理平臺(tái)，使得信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享影響了整個(gè)辦公效能的發(fā)揮，導(dǎo)致大多數(shù)數(shù)據(jù)被通過(guò)不同形式或者不同渠道反復(fù)使用，不僅信息孤島問(wèn)題變得越來(lái)越嚴(yán)重，反復(fù)的數(shù)據(jù)征集還影響辦公室人員的工作積極性，使其容易產(chǎn)生倦怠情緒，從而影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.3 信息化系統(tǒng)協(xié)同作用不明顯

辦公信息化系統(tǒng)缺乏全局性和整體性，公文處理、文件傳閱等各系統(tǒng)協(xié)同作用不明顯，系統(tǒng)間無(wú)法進(jìn)行有效交互使用從而缺乏對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合和深度挖掘，信息零散，既影響了辦公工作效率，也造成了知識(shí)的浪費(fèi)。

3 知識(shí)管理對(duì)高校辦公室信息化建設(shè)的思考

高校辦公室是學(xué)校的重要職能部門，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)各方、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用，信息化建設(shè)對(duì)于強(qiáng)化高校辦公室的協(xié)調(diào)服務(wù)具有重要支撐作用。辦公室要想在多部門之間做好協(xié)同多事務(wù)中做到高效并不簡(jiǎn)單，除高標(biāo)準(zhǔn)高效率之外，還需精細(xì)化和應(yīng)用創(chuàng)新，辦公室的信息化程度已經(jīng)成為衡量辦公室管理水平和綜合實(shí)力的重要指標(biāo)。

傳統(tǒng)的辦公室信息化建設(shè)對(duì)辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化并融入OA系統(tǒng)，將分散在各部門的信息匯集，通過(guò)梳理進(jìn)行分類存儲(chǔ)。但是隨著時(shí)間的推移，信息系統(tǒng)內(nèi)的大量信息積沉在系統(tǒng)內(nèi)并逐漸失去價(jià)值，這就需要對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步整理排序并賦予背景，使之成為有效信息。信息是知識(shí)的來(lái)源，當(dāng)進(jìn)一步把信息提煉出規(guī)律，使得其上下相關(guān)，它就上升為知識(shí)，知識(shí)是處理一些信息的經(jīng)驗(yàn)結(jié)果。這就是說(shuō)傳統(tǒng)的辦公室信息化建設(shè)構(gòu)建了知識(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，側(cè)重于數(shù)據(jù)的獲取，對(duì)于數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)共享和應(yīng)用創(chuàng)新等比較欠缺。當(dāng)隨著辦公室業(yè)務(wù)量增多，全校師生、校外資源的信息需求量增加時(shí)，傳統(tǒng)的辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足其發(fā)展需要，這就勢(shì)必需要結(jié)合知識(shí)管理的方法和手段，構(gòu)建基于知識(shí)管理的高校辦公室信息化建設(shè)平臺(tái)。

4 基于知識(shí)管理的高校辦公室信息化建設(shè)

基于知識(shí)管理的高校辦公室信息化建設(shè)主要包括知識(shí)獲取、知識(shí)共享和知識(shí)應(yīng)用3個(gè)模塊。知識(shí)獲取模塊是指通過(guò)辦公室OA系統(tǒng)獲取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將分散在各部門的信息匯集，通過(guò)梳理進(jìn)行分類存儲(chǔ)，形成知識(shí)資源，如通過(guò)公務(wù)接待系統(tǒng)獲得校際交流兄弟單位、產(chǎn)學(xué)合作企業(yè)等數(shù)據(jù)信息。知識(shí)共享模塊是指把獲取的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)篩選、整理和挖掘提取出有效知識(shí)資源，通過(guò)該平臺(tái)把知識(shí)推送到校內(nèi)各部門、各二級(jí)學(xué)院和單位、全校師生，使信息需求者方便準(zhǔn)確共享到所需知識(shí)，如學(xué)校產(chǎn)學(xué)合作部門或各二級(jí)學(xué)院需要更多的校企合作渠道就可以通過(guò)該平臺(tái)獲得與學(xué)校相關(guān)的所有企業(yè)以及企業(yè)與學(xué)校的前期合作信息，及時(shí)并且全面。知識(shí)管理的重要目的就是通過(guò)知識(shí)共享為需求者提供信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值。知識(shí)應(yīng)用模塊是指把知識(shí)使用者的使用反饋和應(yīng)用情況、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)反饋回系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)該部分反饋信息的篩選和整理，與原有知識(shí)資源一起重新匯聚到辦公室信息化系統(tǒng)中。

辦公室信息化建設(shè)平臺(tái)不僅是校內(nèi)各部門之間，也是與校外單位聯(lián)系的橋梁，更是學(xué)校信息資源共享和應(yīng)用的中心，它的發(fā)展需要各部門、各學(xué)科、校內(nèi)外協(xié)同服務(wù)，以信息共享為驅(qū)動(dòng)，依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為支撐，建立信息化服務(wù)為核心的協(xié)同工作平臺(tái)，從數(shù)據(jù)到知識(shí)，從知識(shí)到智慧。

5 結(jié)語(yǔ)

該文構(gòu)建了基于知識(shí)管理的高校辦公室信息化建設(shè)三大模塊，符合高校辦公室工作信息化需求，作為階段性成果，下一步將深入研究基于知識(shí)管理的高校辦公室信息化建設(shè)平臺(tái)的具體搭建，更好地服務(wù)學(xué)校全面發(fā)展。

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