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      淺談國有企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)

      2019-04-30 11:11:14谷燕
      智富時代 2019年3期
      關(guān)鍵詞:人事檔案管理國企信息化

      谷燕

      【摘 要】隨著信息化時代的到來,信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到各行各業(yè)中去,成為促進行業(yè)發(fā)展的重要途徑。企業(yè)之間的競爭歸根到底是人才間的競爭,因此將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的人才管理中,實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)就十分重要。本文對國有企業(yè)人事檔案管理信息化的意義進行了研究,并對國企中人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題以及有效策略進行了探討。

      【關(guān)鍵詞】國企;人事檔案管理;信息化

      一個企業(yè)的人事檔案管理對其經(jīng)濟效益有著直接影響,是企業(yè)人事管理的重要環(huán)節(jié)。國有企業(yè)的人事管理信息化建設(shè)對于國有企業(yè)的改革有著巨大意義,因此國有企業(yè)要對人事檔案管理的信息化建設(shè)加以重視,充分利用信息化技術(shù),注重人力資源的開發(fā),提高核心競爭力,實現(xiàn)國企的成功改革。

      一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

      1.實現(xiàn)人才資源效益最大化

      要實現(xiàn)人力資源效益的最大化,就要充分發(fā)揮員工們的優(yōu)勢,實現(xiàn)人力資源的整合。進行人事檔案管理信息化建設(shè),可以為國企進行人力資源管理提供詳細(xì)真實的人事信息,并以此為依據(jù)進行人事調(diào)動,實現(xiàn)員工與職位的高度契合,使人力資源的效益達到最優(yōu)。

      2.提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量

      傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能適應(yīng)信息時代的要求,因此有必要加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的人事檔案管理沒有先進信息技術(shù)的支持,導(dǎo)致檔案管理的效率和質(zhì)量差,無法對檔案內(nèi)容進行及時更新,因而人事檔案管理無法發(fā)揮它的重要作用。對于國有企業(yè)來說,只有積極加強人事檔案管理信息化建設(shè),才能與時俱進,提高企業(yè)人事檔案管理的效率和質(zhì)量,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

      3.適應(yīng)社會發(fā)展形勢

      網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展,促進了我國信息社會的發(fā)展。信息資源作為社會發(fā)展不可缺少的資源,發(fā)揮著越來越重要的作用。科學(xué)利用信息資源,可以創(chuàng)新人們的生產(chǎn)和生活方式,適應(yīng)現(xiàn)階段社會發(fā)展的需要。國有企業(yè)要搞好人事檔案管理工作,加強人事檔案管理的信息化建設(shè),充分合理利用人事檔案信息資源,這是適應(yīng)社會發(fā)展形勢的需要。如何將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理是當(dāng)前國有企業(yè)發(fā)展過程中必須考慮的問題。

      二、國企人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

      1.重視力度不足

      許多國有企業(yè)的管理者并沒有意識到人事檔案管理信息化對企業(yè)發(fā)展的重要性。他們認(rèn)為檔案信息沒有實質(zhì)性的作用,不把它作為企業(yè)的日常管理工作。因此不提供充足的資金用于檔案信息化建設(shè),也不重視信息化人才的培訓(xùn)和引進,導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)無法開展。

      2.網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善

      完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能為人事檔案管理信息化的實現(xiàn)提供足夠的支持。但由于當(dāng)前企業(yè)的人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善,制約著檔案管理信息化建設(shè);在網(wǎng)絡(luò)平臺上建立數(shù)據(jù)庫時,沒有考慮到系統(tǒng)整體的協(xié)調(diào)性,導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完整,各部門工作缺乏有效的協(xié)作;在收集檔案信息時,往往存在漏洞或重疊的問題,無法及時更新檔案信息,進而導(dǎo)致人身檔案信息的不完整、不準(zhǔn)確和不及時。

      3.缺乏高素質(zhì)檔案管理人員

      高素質(zhì)的檔案管理人員是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的有效保障。然而當(dāng)前國有企業(yè)中普遍存在著人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不強的問題,進而不能滿足新時期對檔案管理人員的高素質(zhì)要求,導(dǎo)致檔案管理信息化進展不順利。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作難度低,管理人員不需要掌握多么復(fù)雜的技術(shù),而當(dāng)信息化人事檔案管理工作開展時,他們不具備相關(guān)知識和技能,不能實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的熟練掌握,人事檔案信息化工作也就困難重重。

      4.人事檔案信息安全防護力度不足

      人事檔案具有保密性,在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中,必須做好檔案保密工作。然而,由于保護機制的缺乏和網(wǎng)絡(luò)方入侵軟件的落后,人事檔案信息很容易就被病毒破壞或被黑客竊取,檔案信息保護工作面臨著重重困難。

      三、國企如何進行人事檔案信息化管理工作

      1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

      在國有企業(yè)的改革進程中,建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)是適應(yīng)改革發(fā)展的必然需要。國有企業(yè)要建立一個完善的檔案信息管理系統(tǒng),系統(tǒng)以多種文件存儲格式為基礎(chǔ),實現(xiàn)各種辦公軟件的兼容,將紙質(zhì)信息檔案與電子信息檔案相統(tǒng)一,實現(xiàn)雙重備份,以防止其中一份檔案的丟失。同時系統(tǒng)還支持各個部門的工作人員方便快捷的查閱信息、上傳資料,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部運行的高效性。

      2.加大信息化投資力度

      實現(xiàn)人事檔案管理的信息化,離不開相應(yīng)的信息技術(shù)和各種軟硬件為基礎(chǔ),而這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的資金支持。因此國有企業(yè)的管理層必須要充分認(rèn)識到信息化建設(shè)對其企業(yè)的意義,不能被時刻前進的時代所落下,必須要加大信息化建設(shè)的投資力度,為人事檔案信息化建設(shè)提供強有力的支持。

      3.加強專業(yè)人才培養(yǎng)

      信息化時代,最需要的就是高精尖的人才。因此國有企業(yè)一定要對現(xiàn)有員工定期進行信息化培訓(xùn)并輔以一定的激勵措施,提高他們的新技術(shù)使用能力;同時還要招聘信息技術(shù)水平高的人才,對他們施以優(yōu)渥的薪資福利,吸引高精尖人才的進入。

      4.加強檔案信息化管理

      由于信息化的檔案管理面臨著被泄露機密的風(fēng)險,因此國有企業(yè)要加強對人事檔案信息化的安全管理,加強對信息系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育,加強對操作權(quán)限的控制,防止信息從內(nèi)部泄漏;還應(yīng)當(dāng)加強檔案安全系統(tǒng)的建設(shè),建立安全堅固的防護墻,對電子檔案信息進行有效的加密和備份。

      四、結(jié)束語

      人事檔案的信息化管理是信息時代發(fā)展的必然要求,國有企業(yè)要跟上時代的步伐,建立先進的檔案信息管理制度,實現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)化、信息化、智能化,并以此為基礎(chǔ),來促進自身的變革。

      【參考文獻】

      [1]凌敏.人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].中國管理信息化,2017, 20(9):178-179.

      [2]王梅.探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)[J].人力資源管理, 2018(1):190-191.

      [3]李瑋玲.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].人力資源管理, 2018(3):177-178.

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