航天企業(yè)設(shè)備光盤文件歸檔的實踐與思考

潘景璐 原月 熊瑤

【摘要】光盤作為電子檔案的載體，在航天企業(yè)設(shè)備儀器歸檔文件中占據(jù)著重要地位。本文立足航天企業(yè)設(shè)備儀器檔案系統(tǒng)有序管理、規(guī)范分而治之的整體思路，經(jīng)過光盤文件歸檔、光盤檔案讀取、光盤貼制作的具體實踐，引發(fā)對電子檔案長期保存和借閱利用的深層思考。實踐表明，技術(shù)、管理等多手段的綜合利用仍是當(dāng)前實現(xiàn)電子檔案有效管理的主要途徑。

【關(guān)鍵詞】航天企業(yè);設(shè)備儀器檔案;電子檔案

作為固定資產(chǎn)投資項目竣工驗收的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，航天企業(yè)歷來重視固定資產(chǎn)投資項目檔案的驗收工作，層層把關(guān)、評分考核，不斷提升項目檔案的規(guī)范管理水平。在項目建設(shè)過程中，設(shè)備部分為反映其全面性發(fā)揮了重要作用，國家《關(guān)于支持中央單位深入?yún)⑴c所在區(qū)域全面創(chuàng)新改革試驗的通知》，更是突出了中央單位軍民大型國防科研設(shè)備儀器整合共享的改革方向。新時期，面對建設(shè)項目文件材料須進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的必然趨勢，航天企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理工作怎樣取得突破，值得深思。本文以航天企業(yè)設(shè)備儀器光盤文件歸檔整理的實踐為著墨點，由點及面、引發(fā)思考，探索電子檔案系統(tǒng)化、全流程管理的新思路。

一、整體思路

（一）系統(tǒng)有序管理。構(gòu)成航天企業(yè)設(shè)備儀器檔案文件材料的主要內(nèi)容如研制合同、外貿(mào)合同、購置開發(fā)合同，技術(shù)協(xié)議書、購置代理協(xié)議、招標(biāo)委托協(xié)議，報價單、報價表，商務(wù)談判記錄與談判紀(jì)要，進(jìn)口貨物報關(guān)單，貨運清單、進(jìn)出口貨物征免稅證明，運費發(fā)票、商業(yè)發(fā)票，原產(chǎn)地證明及確認(rèn)函，質(zhì)量合格證書、質(zhì)量和數(shù)量證明，制造商授權(quán)書、經(jīng)銷授權(quán)協(xié)議、代理銷售授權(quán)證明、授權(quán)許可說明或信息，許可證證明書、最終用戶許可協(xié)議，企業(yè)資質(zhì)材料，裝箱清單，工藝設(shè)備開箱驗收單、設(shè)備開箱資料確認(rèn)表，產(chǎn)品合格證明、檢測證明或說明、檢測驗收報告單、終檢測試與考核記錄表，安裝說明、安裝指南、安裝部署手冊，測試大綱、測試結(jié)果驗收報告，調(diào)試源代碼、安裝調(diào)試報告、工藝設(shè)備安裝調(diào)試記錄表，驗收評審結(jié)論、工藝設(shè)備驗收單、工藝設(shè)備驗收總結(jié)報告，培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)手冊、培訓(xùn)記錄、工藝設(shè)備培訓(xùn)簽到表等，其文件無論載體類別是紙質(zhì)還是光盤、是由機關(guān)部門還是由設(shè)計部門歸檔，均應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、時間邏輯的原則實施系統(tǒng)、有序的管理。

（二）規(guī)范分而治之。采用“分而治之”的方法進(jìn)行管理，就是將所有歸檔的設(shè)備儀器相關(guān)文件進(jìn)行有意義的分類劃分，又進(jìn)一步將不同的管理模式映射到分類，以在實現(xiàn)統(tǒng)一檔號編制、確保有機聯(lián)系的基礎(chǔ)上作出更為有效和針對性的管理行動?！胺侄沃钡幕具^程，關(guān)鍵是分類遵循互斥、完全窮盡的原則，能夠有效把握核心與方法，按照管理對象的不同屬性將其分別歸入相應(yīng)的類別中，做到不重疊、不遺漏。根據(jù)正交、完備、粒度均勻的分類原則，航天企業(yè)設(shè)備儀器檔案立卷常用的分類方法是：綜合、項目相互獨立，紙質(zhì)、光盤物理分開，其中紙質(zhì)檔案的工作流程主要包括紙質(zhì)文件歸檔、模板制作放置、案卷審核及排序、外文翻譯及書寫、卷內(nèi)文件編頁及整理，目錄錄入及打印等步驟;光盤檔案的工作流程則主要包括光盤文件歸檔、光盤檔案讀取，以及光盤貼制作等步驟。

二、歸檔實施

（一）光盤文件歸檔。在航天企業(yè)，固定資產(chǎn)投資項目檔案工作主要包括對基建和設(shè)備儀器兩大門類檔案的管理。顧名思義，建設(shè)單位與參建單位在各階段工作中形成的相應(yīng)文件材料，除通用的綜合性文件材料之外，一般以獨立項目為預(yù)立卷進(jìn)行歸檔。文件移交人員與檔案管理人員根據(jù)由檔案管理部門制式、文件移交人員填寫的《文件移交清單》確認(rèn)、核對項目名稱、文件題名，頁數(shù)、責(zé)任者、編制單位、歸檔日期等文件移交信息履行文件移交手續(xù)，載體類別屬于紙質(zhì)或光盤填寫時在備注格統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)注?！段募平磺鍐巍芬皇絻煞?，并作為備查依據(jù)隨預(yù)立卷一起進(jìn)行歸檔。

（二）光盤檔案讀取。由于很多用戶資料、License文件等是以光盤電子版的方式進(jìn)行移交，而簡要的盤面信息又不足以充分地體現(xiàn)光盤的主要內(nèi)容，因此有必要按照項目名稱、文件題名信息對光盤的內(nèi)容列出明細(xì)清單，并同時讀取光盤檔案的具體內(nèi)容。航天企業(yè)對信息技術(shù)設(shè)備實行集中管理，嚴(yán)格控制技術(shù)文件輸入、輸出的流程軌跡，首先須借用帶U盤或移動硬盤、具備光盤讀取功能的便攜式計算機，然后通過信息化部門對存儲介質(zhì)中的信息進(jìn)行擺渡作業(yè)，才能將外來光盤中的檔案內(nèi)容導(dǎo)入計算機本地。

（三）光盤貼制作?？剂坎煌瑯邮焦獗P包裝的統(tǒng)一性和美觀性，加上光盤文件歸檔的數(shù)量一般接近整個工程項目歸檔文件數(shù)量的20%，歸檔文件越多光盤檔案也就越多，采取批量的方式制作光盤貼因而成為設(shè)備儀器光盤檔案規(guī)范化整理的最佳選擇。由于歸檔的光盤貼上需要反映檔號、案卷題名（即項目名稱）、文件題名和光盤主要內(nèi)容等信息，整合光盤檔案讀取信息與檔案管理系統(tǒng)目錄信息也就成為完整提取光盤貼上信息的關(guān)鍵一環(huán)。首先匯總光盤檔案讀取信息，末尾新增“輔助列”，選用COUNTIF函數(shù)為每一行的“文件題名”編上不同的號碼，然后在開始插入新列，合并“文件題名”與“輔助列”字段，這樣光盤檔案讀取信息文件就有了唯一的識別項“合并字段”，按照同樣的方法在導(dǎo)出的檔案管理系統(tǒng)目錄文件中也添加識別項“合并字段”，最后就可選用VLOOKUP函數(shù)將檔案管理系統(tǒng)目錄參數(shù)工作表中的檔號、案卷題名信息精確匹配、呈現(xiàn)至光盤檔案讀取信息數(shù)據(jù)工作表。

三、實踐后思考

（一）電子檔案的長期保存。航天企業(yè)一般采用離線光盤方式進(jìn)行電子檔案的接收，基于長期保存的需要，根據(jù)國家和行業(yè)統(tǒng)一管理、便于利用的原則，有必要將接收光盤中的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移轉(zhuǎn)換，所有光盤讀取出來的數(shù)據(jù)內(nèi)容上傳至檔案管理系統(tǒng)并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器備份。同時，應(yīng)建立電子檔案保管與備份制度，電子檔案的數(shù)據(jù)按照相關(guān)規(guī)范要求至少要保存兩套實體，根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容重要性程度，以及封存保管、查閱利用的需要，擇采用在線、離線、異質(zhì)或分級存儲等技術(shù)、方式進(jìn)行備份，記錄備份日志和臺賬，并采取相應(yīng)措施以確保其有效性，定期對電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性、載體外觀及其軟、硬件環(huán)境進(jìn)行檢驗、檢測、檢查，適時進(jìn)行維護(hù)與拷貝。

（二）電子檔案的借閱利用。航天企業(yè)按照相關(guān)技術(shù)規(guī)范要求對設(shè)備儀器項目的文件材料進(jìn)行數(shù)字化遷移轉(zhuǎn)換，是電子檔案借閱利用的前提條件。目前辦理電子檔案的借閱預(yù)訂業(yè)務(wù)，航天企業(yè)用戶只需提交借閱申請、經(jīng)過借閱審批，就可以在檔案管理業(yè)務(wù)接待處進(jìn)行實體借閱，直接在檔案管理系統(tǒng)Web端進(jìn)行電子借閱，按照借閱申請的期限，實體借閱的檔案須于期限內(nèi)歸還，超過期限的電子檔案原文瀏覽權(quán)限則會自動收回。作者認(rèn)為，后續(xù)航天企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)可在提供樹形視圖、多維視圖、模糊檢索、快速檢索等多種查詢方式的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對設(shè)定的主題進(jìn)行信息的聚類，致力打造集合智能搜索、檔案借閱、編研利用于一體的電子檔案利用功能架構(gòu)。

四、結(jié)語

綜上所述，航天企業(yè)設(shè)備儀器光盤文件的歸檔整理，基本遵循在整個項目檔案系統(tǒng)有序管理、規(guī)范分而治之的條件下，進(jìn)行光盤文件歸檔、光盤檔案讀取、光盤貼制作的工作流程。然而，設(shè)備儀器光盤文件的歸檔整理，可以說只是航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案數(shù)字化資源建設(shè)的全豹一斑，在數(shù)字檔案館工程的快速推進(jìn)過程中，電子檔案的長期保存、安全利用問題應(yīng)當(dāng)引起我們的足夠重視。由于電子檔案沒有永久的存儲介質(zhì)，可能很快就無法讀取，又缺少實體展現(xiàn)形式，不僅需要定期關(guān)注和照料，而且在其形成之時就應(yīng)規(guī)劃如何保存。

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