基于規(guī)范檔案管理，細化檔案工作

周亞麗

摘 要：針對事業(yè)單位檔案管理相關內容，做了簡單的論述，提出了細化檔案工作的方法，分享給相關人員參考?；跈n案管理研究結果，提出了健全檔案管理制度、規(guī)范管理標準、加強各環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理等措施。從檔案管理工作實際來說，規(guī)范檔案管理，不斷提高檔案工作的精細化水平，對提高檔案管理水平，提高檔案資源利用率，有著積極的作用。

關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；精細化；檔案資源

新時期，事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展，離不開檔案管理工作的支持。檔案資源的合理利用，能夠為事業(yè)單位相關工作的開展，提供有力的支持。不過從當前檔案資源的利用實際來說，其功能作用尚未有效發(fā)揮，無法為單位各項工作提供保障，還需要完善和改進檔案管理，細化檔案工作。

1 規(guī)范化管理的意義

新時期，事業(yè)單位的發(fā)展面臨著較大挑戰(zhàn)，為更好的適應時代發(fā)展，必須要不斷提高各項工作的水平。在具體實踐中，加強對檔案管理的規(guī)范化管理，提高檔案工作的精細化水平，引入現(xiàn)代化信息技術，提高檔案管理的水平，推動檔案管理變革，助力事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。實施規(guī)范化管理，對提升檔案的質量，提高檔案資源利用率有著很大的幫助。現(xiàn)結合檔案規(guī)范化管理的開展，進行如下分析。

2 檔案管理工作存在的問題分析

2.1 重視程度不夠

從當前的情況來說，很多管理者對檔案管理工作的開展，缺少正確的認識，認為此項工作無法直接產生盈利或者財富，無法給單位帶來直觀的收入或者效益。除此之外，檔案管理工作不是主要考核指標或者考核內容，進而沒有引起相關領導的重視。此項工作獲得收益，需要經過很長的時間，因此很多管理人員不愿過多投入。

2.2 檔案管理不規(guī)范

由于多種因素的影響，比如人員業(yè)務能力水平不高等，使得部分單位檔案管理工作存在著不規(guī)范問題，檔案管理的科學性不強。從部分事業(yè)單位的情況來說，缺少規(guī)范的檔案管理辦法或者制度，或者沒有嚴格落實管理制度，檔案管理工作停留在收集和整理等基礎內容層面，缺少鑒定和分析，使得檔案資源的利用率不高，其功能作用無法發(fā)揮。

2.3 工作細化程度不夠

從檔案管理工作實際來說，隨著事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴大，或者業(yè)務不斷升級，使得檔案管理工作內容不斷增加。當前的檔案管理工作中，存在著檔案管理混亂的問題。究其原因，檔案工作的責任細化程度不夠，檔案管理內容細化度不高，進而影響著工作的效率和質量。對于此情況，必須要進一步細化檔案管理工作，強化對各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作把控，保證檔案工作高質量落實。

3 檔案規(guī)范化管理和檔案工作細化的策略

3.1 加大重視程度

不斷強化檔案管理工作，提高檔案工作的質量和水平，必須要不斷加大重視程度。在具體實踐中，檔案管理工作者要從思想層面重視此項工作。隨著事業(yè)單位改革的持續(xù)推進，國家高度重視其檔案管理工作，相關領導和管理者要不斷加大對此項工作的重視程度，加大對檔案規(guī)范化管理的把控力度，使得全體人員都可以認識到檔案管理工作開展的重要性，同時參與到檔案工作中來，為檔案工作的開展提供保障。相關管理者在實際工作中，若發(fā)現(xiàn)檔案管理存在不規(guī)范的情況，必須要及時指出，督促相關人員能夠及時改進，保障檔案工作高質量落實。除此之外，要成立工作小組，加大對檔案管理工作的監(jiān)督力度，規(guī)范檔案管理工作[1]。

3.2 健全檔案規(guī)范化管理制度

從檔案管理工作的落實角度來說，需要健全檔案規(guī)范化管理制度，進而保障管理工作的高效開展。簡言之，若想實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，必須要積極構建完善的管理制度。在具體實踐中，不斷加大對相關法律的研究，比如《檔案法》等，結合單位的設計情況，根據(jù)檔案管理辦法以及法律法規(guī)等，不斷完善本單位的檔案規(guī)范化管理制度。在檔案管理工作實踐中，要全面貫徹實施規(guī)范化制度，保證規(guī)范化管理工作穩(wěn)定開展，達到規(guī)范化要求[2]。

3.3 做好收集和歸檔環(huán)節(jié)的把控

為了不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平，必須要加大檔案收集和歸檔環(huán)節(jié)的把控。在具體實踐中，采取以下措施：1）強化對檔案收集關的把控。將可以反映本單位活動的各類材料，要做好全面收集，確保資料可以全面并且真實反映單位的基本情況?；谝?guī)范化收集的前提，要及時收集并且存放有序。在進行檔案收集時，嚴格遵循業(yè)務規(guī)范標準，做好檔案質量的核查，對于沒有達到規(guī)定的不可以歸檔，要重新按照規(guī)范進行整理。2）做好檔案歸檔的把控。在進行檔案歸檔時，要按照檔案整理規(guī)則以及相關要求，做好系統(tǒng)整理歸檔。為保證檔案歸檔規(guī)范化，開展歸檔工作前，要對參與此次歸檔工作的人員，進行相應的培訓，使其能夠做好歸檔工作質量和效率的把控。

3.4 細化檔案管理職責和工作內容

為了不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，細化檔案工作，要從多個方面入手，采取有效的措施。具體如下：1）構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的職責以及工作內容。結合檔案資源利用的需要，細化檔案收集和歸檔等工作環(huán)節(jié)，強化基礎環(huán)節(jié)的質量把控，為后續(xù)檔案資源的利用提供保障。2）構建檔案工作考核機制。從當前檔案工作實際來說，之所以存在著各類問題，同缺少完善的考核機制有著很大的關系。因此，為了能夠調動相關工作人員的工作積極性，積極構建檔案工作考核機制，有著重要的意義[3]。

3.5 加大信息化建設力度

從當前檔案管理工作實際來說，為不斷提高管理水平，加大信息化建設力度，有著重要的意義。在具體實踐中，采取以下措施：1）構建檔案信息管理工作平臺。檔案工作的開展，不斷提高工作質量和效率，加大信息化建設為關鍵。為提高檔案管理的效率以及檔案資源的利用率，搭建網(wǎng)絡平臺，助力檔案資源共享，保證信息的有效傳遞，提高檔案管理工作水平和質量，有著積極的作用。2）加大檔案管理軟件開發(fā)力度。基于科技的支持，檔案管理工作開展的規(guī)范化和流程化水平將會不斷提高，能夠充分挖掘和利用檔案資源，為單位各項工作的開展提供高質量檔案資源支持，極大程度上提高了檔案管理實施的價值[4]。

4 結束語

綜上所述，檔案管理工作的開展以及檔案工作的細化，能夠為事業(yè)單位其他工作的開展提供保障。從當前實際情況來說，需要不斷完善檔案管理問題，針對當前檔案管理工作實際存在的問題，要進行創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高檔案管理的水平。

參考文獻

[1]楊媛媛，王力.某省機關事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題及對策建議[J].甘肅科技，2018，34（20）：107-108.

[2]閆芳.如何做好事業(yè)單位整合規(guī)范中的檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018（05）：94.

[3]牟永帥.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].科技經濟導刊，2018，26（24）：247.

[4]楊揚.濟南市事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究[D].陜西師范大學，2018.