辦公室檔案管理工作的信息化創(chuàng)新探討

林少霞

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代也接踵而至?，F(xiàn)代信息技術(shù)為社會(huì)工作提供了方便快捷的服務(wù)，社會(huì)管理已經(jīng)開(kāi)始趨向于信息化管理模式，上世紀(jì)末，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開(kāi)始傳入中國(guó)，到如今我國(guó)信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)相當(dāng)成熟，這是一個(gè)喜人的發(fā)展速度，但是在信息技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，當(dāng)今社會(huì)也面臨著網(wǎng)絡(luò)信息管理的不完善現(xiàn)象，因此，我們需要重視網(wǎng)絡(luò)信息的管理工作，本文就辦公室檔案管理工作的信息化創(chuàng)新做了簡(jiǎn)單介紹。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；管理創(chuàng)新

辦公室檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒐芾?，這樣大大提升了管理的工作效率。另外，辦公室檔案管理也面臨著問(wèn)題，辦公室檔案資料的冗雜，以及辦公室人員的眾多，導(dǎo)致了檔案管理工作的不方便，所以，這就要求辦公室職能部門(mén)不斷加強(qiáng)自身的管理，使辦公室工作整體有效運(yùn)作起來(lái)，達(dá)到事半功倍的效果。辦公室檔案信息化管理需要根據(jù)實(shí)際情況做出調(diào)整和創(chuàng)新，檔案信息化管理既面臨著機(jī)遇又迎接著挑戰(zhàn)，辦公室檔案管理的發(fā)展方向是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。所以，部門(mén)管理人員也要及時(shí)給出新的方案，根據(jù)工作中遇到的問(wèn)題，實(shí)時(shí)檢查檔案信息，將檔案及時(shí)歸檔，并將信息系統(tǒng)化。

1 辦公室檔案信息管理的重要性

辦公室檔案最終是要分門(mén)別類(lèi)的，根據(jù)檔案的性質(zhì)、檔案的作用、檔案的保管時(shí)間等因素，可將檔案重新歸檔、重新劃分，這樣極大地提高了管理的效率。信息化管理不是一蹴而就的，它需要一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的過(guò)程，需要管理人員不斷從檔案管理中積累經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，從而使檔案信息化管理繼續(xù)向前推進(jìn)一步。辦公室檔案信息化管理是促進(jìn)檔案科學(xué)管理的第一步，當(dāng)然，檔案的科學(xué)管理并不是狹隘的數(shù)據(jù)管理，它還包括檔案的分層和系統(tǒng)管理，重要的是讓檔案更加有條理、有次序，檔案信息有著安全保障。當(dāng)今時(shí)代信息化管理已經(jīng)相當(dāng)成熟，在實(shí)現(xiàn)了電子檔案保管的同時(shí)，也促進(jìn)了人工智能的進(jìn)展。另一方面，檔案信息化管理也有利于推動(dòng)人員素質(zhì)的提高，信息化管理對(duì)人員的技能有一定的要求，這也倒逼工作人員不斷學(xué)習(xí)新技能，不斷更新自己的資料庫(kù)，有利于提高信息管理的工作效率。另外，在完成保管、做好歸檔的基礎(chǔ)上，也為以后的查詢(xún)做了鋪墊。檔案信息管理很好的規(guī)避了傳統(tǒng)管理的丟失弊端，它可以長(zhǎng)期有效并且不容易失真，其儲(chǔ)存空間較大，時(shí)間較長(zhǎng)，是現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展的要求，也是時(shí)代變革的使命。在二十一世紀(jì)信息大爆炸時(shí)代里，檔案信息管理顯得尤為重要，從記錄開(kāi)始到歸檔結(jié)束，都需要一個(gè)系統(tǒng)有效的流程，并且能夠保證信息的安全有效。最后，在這個(gè)快節(jié)奏時(shí)代中，信息傳遞的速度直接決定了辦事的效率，因此，優(yōu)化信息管理模式、制定信息管理制度、提高信息管理質(zhì)量是管理部門(mén)的重要任務(wù)。

2 辦公室檔案管理面臨的問(wèn)題

檔案管理第一步要考慮的是長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，而在規(guī)劃之前就應(yīng)當(dāng)了解和掌握要管理的信息，那么這些信息所生成的時(shí)間和區(qū)域卻是不同的。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，雖然區(qū)域之間的距離縮短了很多，但是信息在生成時(shí)仍然會(huì)存在時(shí)間差異和空間差異，這就導(dǎo)致信息的權(quán)限和規(guī)范都會(huì)受到影響，部門(mén)管理制度也難以制定出統(tǒng)一的設(shè)計(jì)方案。所以，在面對(duì)大量信息的時(shí)候，還是要及時(shí)做出分類(lèi)和規(guī)劃，這也是辦公室檔案管理所亟需解決的問(wèn)題。

辦公室檔案管理理念需要與時(shí)俱進(jìn)，我們都知道傳統(tǒng)的管理理念容易忽視檔案信息的具體作用，也就是說(shuō)檔案信息的實(shí)用性，檔案信息本身就是為管理服務(wù)的，以往的管理模式很少會(huì)用到檔案資料，主要是由于它的不方便性，檔案資料與所在地相差太遠(yuǎn)，工作一般都是一級(jí)一級(jí)傳下去的，而現(xiàn)代工作所需要的是快速高效。因此，當(dāng)下辦公室管理人員需要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，同時(shí)隨時(shí)做好理念更新的準(zhǔn)備。

檔案管理方式也是目前管理工作遇到的問(wèn)題之一，現(xiàn)在仍然有許多企業(yè)辦公室的管理方式相對(duì)落后，有些企業(yè)為了節(jié)約成本，還是利用人工進(jìn)行檔案管理，這樣不利于檔案的及時(shí)歸檔，降低工作效率，因此，辦公室應(yīng)當(dāng)注重改變管理方式，充分利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)據(jù)化、信息化管理。另外，辦公室管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)注重人員素質(zhì)的提高，尤其是對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握程度，面對(duì)檔案管理需要有專(zhuān)業(yè)的人才來(lái)管理，部門(mén)可以通過(guò)培訓(xùn)的方式來(lái)提高人員技能。

3 辦公室檔案管理創(chuàng)新

從宏觀(guān)角度看，檔案安全管理需要有完善的立法作為支撐，當(dāng)然立法內(nèi)容也需要符合現(xiàn)代信息技術(shù)要求，通過(guò)立法與信息技術(shù)的相結(jié)合，從而形成完整有效的檔案管理模式。另外，在立法時(shí)，必須遵循先進(jìn)性的原則，我們都清楚，立法不可能三天兩頭就變，所以，一部法規(guī)的建立是要有超前性的，并且它要預(yù)測(cè)到一段時(shí)期內(nèi)甚至更久時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)的情況，而現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展速度之快是我們很難想象出來(lái)的，檔案管理制度更要做好規(guī)劃，以求適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求。在網(wǎng)絡(luò)信息化下，檔案管理需要通過(guò)網(wǎng)站傳輸，這中間就需要有較高的安全性能作保障，首先要做到檔案本身的安全檢查，再者也要做好網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管方面的工作，以防在信息傳送過(guò)程中，發(fā)生檔案泄露、信息失傳的情況。

如今隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案安全管理方式也在不斷變化，由單一的人工管理到網(wǎng)絡(luò)智能化管理模式的轉(zhuǎn)變，雖然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息管理模式較為健全，但是仍然存在一定的安全隱患，比如大量的網(wǎng)絡(luò)黑客出現(xiàn)，如果檔案信息管理不善，就可能被黑客破解密碼盜取檔案有效信息，所以，辦公室在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息時(shí)，首先需要設(shè)置復(fù)雜的密碼，檢查所有安全事項(xiàng)，建立防盜網(wǎng)墻等。另外，辦公室應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行備份保存，選擇多種方式進(jìn)行保檔工作，盡量減少上網(wǎng)次數(shù)，避免信息泄露，同時(shí)根據(jù)辦公室實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整管理模式，從而在降低了信息風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也做出及時(shí)歸檔更新。

發(fā)揮政府的管理作用，政府是最有力的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督者。在網(wǎng)絡(luò)信息方面，政府一直是人民群眾的保護(hù)者，國(guó)家通過(guò)建立和完善相關(guān)法律規(guī)定為社會(huì)建立起一套完整的網(wǎng)絡(luò)安全制度，使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境得到凈化，使檔案信息得到保護(hù)。另外，國(guó)家通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的嚴(yán)格考核，不斷深化網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新工作，為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保駕護(hù)航，為辦公室檔案安全管理提供良好的技術(shù)水平。

在辦公室檔案管理工作都有效進(jìn)行時(shí)，我們需要建立起一套有效的信息反饋制度，在檔案信息管理過(guò)程中，會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，這就需要各部門(mén)工作人員做出及時(shí)的問(wèn)題反饋，并根據(jù)實(shí)施細(xì)則提出自己的建議，為辦公室檔案管理出謀劃策，提高管理效率。另外，部門(mén)管理者要將反饋上升到考核層次，讓每個(gè)人都參與其中，并且與部門(mén)績(jī)效直接掛鉤，從而有效促進(jìn)辦公室檔案信息管理的創(chuàng)新。

4 總結(jié)

綜上所述，辦公室檔案管理模式需要不斷更新完善，并且真正意義上做到與時(shí)俱進(jìn)，才能夠避免檔案信息管理疑難雜癥的出現(xiàn)，才能夠促進(jìn)檔案管理與時(shí)代發(fā)展同步進(jìn)行。辦公室在企業(yè)中的位置不容小覷，它管理掌握著企業(yè)的重要檔案信息，它的管理水平和模式直接影響到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展，所以，企業(yè)要重視辦公室檔案管理，及時(shí)解決檔案管理存在的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。高效的檔案管理工作需要整個(gè)社會(huì)的參與，爭(zhēng)取在信息化背景下推進(jìn)辦公室檔案信息管理的創(chuàng)新。

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