淺談干部人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和思考

陳蓮興

摘 要：干部人事檔案是調(diào)查了解干部的重要依據(jù)，是組織人事工作的重要憑證。它記錄了干部的學(xué)習(xí)、工作、獎(jiǎng)懲、選拔任用情況及道德表現(xiàn)。這是干部成長(zhǎng)軌跡的“自畫(huà)像”。由于在檔案管理工作中一直存在重保存輕管理的思想，除個(gè)人利益驅(qū)動(dòng)外，檔案變更、替換和偽造的情況時(shí)有發(fā)生。新形勢(shì)下，如何規(guī)范干部檔案管理，做好干部人事檔案管理工作已成為擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

關(guān)鍵詞：干部人事；檔案管理工作；認(rèn)識(shí)；思考

1 干部人事檔案管理現(xiàn)狀

1）干部人事檔案管理隊(duì)伍初具規(guī)模。目前，全國(guó)各級(jí)組織和人事部門設(shè)立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了兼職檔案管理人員。省市檔案管理部門還不時(shí)舉辦檔案管理人員培訓(xùn)班，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在一定程度上提高了檔案管理人員的整體素質(zhì)。

2）初步建立了干部人事檔案管理制度。為了加強(qiáng)干部人事檔案的管理，國(guó)家各部委相繼出臺(tái)了相關(guān)工作法規(guī)、文件和政策，《干部人事檔案工作條例》、《關(guān)于嚴(yán)格管理干部人事檔案的通知》、“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)管理嚴(yán)肅干部人事工作紀(jì)律有關(guān)問(wèn)題的通知”、《關(guān)于頒發(fā)企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定》的通知、《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范中管干部檔案查借閱工作的通知》、《關(guān)于從嚴(yán)管理干部檔案嚴(yán)防涂改偽造檔案材料的通知》、《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》等。各地也相繼發(fā)布了檔案審查（借用）、傳遞、歸檔的詳細(xì)規(guī)定?？梢哉f(shuō)，自上而下的干部人事檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)初步建立。

2 存在的問(wèn)題

1）檔案意識(shí)薄弱。一方面一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案管理不夠重視。有些人認(rèn)為，用干部是注重實(shí)際。個(gè)人檔案只是個(gè)人過(guò)去的表現(xiàn)，作用不大；有人認(rèn)為干部人事檔案工作是最簡(jiǎn)單的工作，日常事務(wù)工作，不是單位的主要工作，只要人事干部能夠管理，就不需要領(lǐng)導(dǎo)親自抓；有的雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但在實(shí)際工作中不夠重視，所以干部人事檔案只要不丟失，不泄漏，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。另一方面部分干部和職工也不了解檔案工作。在填寫(xiě)檔案材料信息時(shí)，它是任意的。不積極配合個(gè)人信息更新、材料歸檔和材料報(bào)告工作。

2）檔案內(nèi)容不完整。通過(guò)對(duì)干部和人事檔案的專項(xiàng)審核發(fā)現(xiàn)，一是干部和人事檔案內(nèi)容不全、缺乏材料的現(xiàn)象普遍存在。一些干部和職工的年度考核、晉升、審查、任免材料，人事檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)將其列入個(gè)人檔案；二是一些重要材料，如培訓(xùn)、職稱、學(xué)歷等掌握在干部和工人自己的手中，不能及時(shí)地加到個(gè)人檔案中。雖然省市各級(jí)人事部門都把重點(diǎn)放在提高干部人事檔案水平上，先后開(kāi)展了“干部檔案安全年”、“基層晉升年”等活動(dòng)。但個(gè)別干部職工的檔案還存在著入團(tuán)材料、參軍材料、入黨材料等與干部任免審批表、干部人事檔案專項(xiàng)審核表前后內(nèi)容不一致的現(xiàn)象。三是有的干部職工甚至存在“三齡兩歷一身份”等重要信息造假涂改問(wèn)題。有的干部職工因升學(xué)、參軍、提拔、退休等原因， 存在填寫(xiě)個(gè)人履歷信息時(shí)故意隱瞞真實(shí)情況， 甚至造假涂改等重要信息造假問(wèn)題。有些干部、職工在填寫(xiě)個(gè)人簡(jiǎn)歷時(shí)，由于上學(xué)、參軍、晉升、退休等原因，故意隱瞞真實(shí)情況，甚至偽造、篡改事實(shí)。重點(diǎn)是部分領(lǐng)導(dǎo)干部“補(bǔ)入”晉升，部分領(lǐng)導(dǎo)干部“補(bǔ)入”提前退休。

3）人事檔案收集工作缺乏力度。由于收集和歸檔工作的系統(tǒng)不完善，實(shí)施不嚴(yán)格。僅抄錄中央組織部門發(fā)布的《干部人事檔案資料收集整理規(guī)定》，未形成自己的實(shí)施細(xì)則，內(nèi)容不具體、不全面。即使制度已經(jīng)建立，但在不同程度上缺乏嚴(yán)格的執(zhí)行，收集檔案是被動(dòng)的，不及時(shí)的。同時(shí)，為存檔收集的材料也不全面和準(zhǔn)確。雖然《人事檔案資料收集歸檔條例》對(duì)人事檔案的范圍作了規(guī)定，但目前的人事檔案仍缺乏全面、準(zhǔn)確的人事檔案歸檔范圍。有些存檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。在內(nèi)容和形式上存在著雷同現(xiàn)象，一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺(jué)，多使用套話， 內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。

3 規(guī)范干部人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

1）完善管理制度。（1）要進(jìn)一步建立干部人事檔案及材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)、檔案質(zhì)量通報(bào)登記等檔案管理制度， 要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案失真現(xiàn)象，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。堅(jiān)持干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。（2）建立健全干部檔案資料收集協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)人事部門各工作組織在干部檔案資料的形成和收集方面的溝通協(xié)調(diào)。（3）建立工作聯(lián)系和信息匯報(bào)制度，保證干部人事記錄的規(guī)范化、完備和及時(shí)歸檔。

2）不斷強(qiáng)化干部檔案日常管理。繼續(xù)加快干部檔案管理制度建設(shè)，制定干部檔案材料的形成、傳遞、審核、歸檔的工作細(xì)則，推進(jìn)干部檔案管理的過(guò)程。各級(jí)部門要不斷加強(qiáng)對(duì)下級(jí)部門的監(jiān)督檢查，對(duì)督導(dǎo)發(fā)現(xiàn)推進(jìn)工作不力的加大追責(zé)問(wèn)責(zé)力度。

3）開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作人員培訓(xùn)， 提升檔案人員工作水平和效率。做好人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。人事檔案管理人員必須具有較高的政治素質(zhì)、嚴(yán)格的組織紀(jì)律和良好的職業(yè)道德。加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)水平，拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，使他們能夠適應(yīng)新的、更高的檔案管理工作要求。有效培訓(xùn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，對(duì)檔案法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性檔案進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)檔案管理各方面的實(shí)用操作技能進(jìn)行培訓(xùn)。指導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的更高的檔案管理要求。

4）創(chuàng)新管理模式， 提高干部人事檔案信息化水平。運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，不斷創(chuàng)新管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。加快人事檔案數(shù)字化進(jìn)程，盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，在咨詢、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作中實(shí)行計(jì)算機(jī)化操作，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化和智能化管理。提高檔案工作效率、存取利用率和傳輸速度。

5）建立材料收集的長(zhǎng)效機(jī)制， 加強(qiáng)平時(shí)的材料收集。按照《干部檔案收集歸檔辦法》明確各類檔案材料的申報(bào)期限和要求，嚴(yán)格封閉材料入口。管理檔案人員必須及時(shí)收集職工的年度考核、學(xué)歷、職稱、任命、職務(wù)晉升等各類資料，對(duì)交付的檔案資料逐一進(jìn)行篩選審查，仔細(xì)檢查材料是否完整，程序是否完整，封條是否清晰。簽名和日期是否完整。不符合要求的數(shù)據(jù)表應(yīng)退還給數(shù)據(jù)形成部門。應(yīng)從資料來(lái)源中刪除不合格材料，以免誤導(dǎo)查詢者對(duì)資料準(zhǔn)確性的掌握，從而影響檔案的參考價(jià)值。在進(jìn)行職稱評(píng)定時(shí)，職務(wù)推薦需要查閱檔案、變更檔案，提取的資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還原所在地，并按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定辦理；國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)安排，形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)據(jù)收集。檔案資料是各單位、各部門的原始資料。為收集完整及正確的存檔資料，各部門必須攜手合作，在有關(guān)會(huì)議上就檔案管理作出詳細(xì)的介紹。讓有關(guān)部門和單位了解檔案管理工作的重要性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性，及時(shí)向檔案管理人員移交一整套準(zhǔn)確、完整的手續(xù)。對(duì)于私自篡改檔案、提交虛假材料的現(xiàn)象，有必要對(duì)本人和單位主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任進(jìn)行調(diào)查，以確保檔案工作的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，加強(qiáng)干部人事檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜、重要的基礎(chǔ)性工作。要充分發(fā)揮它的重要作用，客觀、真實(shí)地反映干部的真實(shí)面貌。為人才的客觀評(píng)價(jià)、合理利用和合理發(fā)掘提供了第一手資料。同時(shí)，干部人事檔案管理不僅要從制度上更新，還要從單位管理的理念上更新。根據(jù)社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，積極探索現(xiàn)代干部檔案管理模式，更好地服務(wù)于干部和人才。

參考文獻(xiàn)

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