關(guān)于新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作探討

王慧鴻

摘 要：本文主要針對(duì)新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作展開(kāi)深入研究，通過(guò)在人事檔案收集歸檔工作中存在的問(wèn)題，重點(diǎn)闡述了有針對(duì)性的優(yōu)化措施，比如：制定完善的收集歸檔制度、加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用、積極收集多方積累、提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等，從而促進(jìn)人事檔案收集歸檔工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：人事檔案；收集歸檔工作；檔案管理

在信息資源中，人事檔案是重要的構(gòu)成內(nèi)容，在行政、教育等方面，發(fā)揮著不可比擬的作用和人士，這已經(jīng)成為了相關(guān)人員共同關(guān)注的話(huà)題之一。在新時(shí)期下，通過(guò)人事檔案的收集歸檔工作的開(kāi)展，可以促進(jìn)檔案管理工作的順利推進(jìn)，將我國(guó)人才資源優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，培養(yǎng)出一大批優(yōu)秀的檔案管理人才，更好地開(kāi)發(fā)和應(yīng)用人力資源。

1 人事檔案管理的相關(guān)概述

對(duì)于人事檔案來(lái)說(shuō)，主要對(duì)個(gè)人的人生經(jīng)歷、政治面貌等情況進(jìn)行了詳細(xì)記錄，屬于重要的文件材料。在個(gè)人工作學(xué)習(xí)出現(xiàn)變化以后，人事檔案也會(huì)隨之遷移，其作用主要集中在證明、參考等方面。每個(gè)人的人事檔案都是不同的。結(jié)合我國(guó)檔案法的相關(guān)規(guī)定，對(duì)于畢業(yè)生的人事檔案來(lái)說(shuō)，個(gè)人不能隨意進(jìn)行截取或銷(xiāo)毀。所以開(kāi)展人事檔案的管理收集歸檔工作是至關(guān)重要的。

一般來(lái)說(shuō)，人事檔案的收集范圍，主要包括：首先，履歷資料，這主要體現(xiàn)出個(gè)人的基本信息情況，比如出生地、社會(huì)關(guān)系等。不同類(lèi)型的人員在提交履歷表過(guò)程最后弄，要結(jié)合實(shí)際規(guī)定，以此來(lái)進(jìn)行填寫(xiě)。其次，自傳資料，這主要是指自傳內(nèi)容的入團(tuán)或入黨申請(qǐng)書(shū)等。其次，鑒定和考察材料。其中，各種鑒定和登記表主要包括考核登記表、民主評(píng)議等，其作用主要集中在證明、鑒定專(zhuān)業(yè)技能等方面。

2 新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作中存在的問(wèn)題

2.1 缺少完善的收集歸檔工作制度

現(xiàn)階段，在《干部人事檔案材料收集、歸檔規(guī)定》中，明確規(guī)定了干部人事檔案材料的收集歸檔要求，但是在實(shí)際上，這類(lèi)要求形同虛設(shè)，與工作實(shí)際情況出現(xiàn)了極大的差距，導(dǎo)致收集歸檔制度較不完善，而且執(zhí)行力度也嚴(yán)重缺失。

2.2 缺少先進(jìn)的人事檔案管理方法

現(xiàn)階段，一些人事檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不足，所以對(duì)于管理的扶持力度呈現(xiàn)出明顯的下降趨勢(shì)。而在信息化不斷普及過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，這對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展具有極大的促進(jìn)作用[1]，但是手工操作人事檔案現(xiàn)象仍然會(huì)出現(xiàn)，一定程度上導(dǎo)致一些地方的人事檔案管理方法較不先進(jìn)，人事檔案較為滯緩，從而對(duì)優(yōu)秀人才投入市場(chǎng)產(chǎn)生了極大的負(fù)面作用。

2.3 人事檔案材料收集較為片面

在干部人事檔案中，具有較多的材料，可以充分表現(xiàn)出干部歷史表現(xiàn)情況，但是在實(shí)際上，反映干部現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料并不多，比如關(guān)于干部經(jīng)濟(jì)工作評(píng)價(jià)材料、相關(guān)部門(mén)的處理意見(jiàn)等。同時(shí)，針對(duì)干部因病、工傷以及意外事故的相關(guān)材料，也沒(méi)有進(jìn)行全面細(xì)致的收集，一定程度上導(dǎo)致干部人事檔案材料很難將干部面貌充分反映出來(lái)，進(jìn)而不利于提高干部人事檔案利用效率。

2.4 人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)人事檔案予以高度的重視，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理人員頻繁出現(xiàn)更換現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案工作人員的職業(yè)責(zé)任感嚴(yán)重缺失， 從而不利于提高人事檔案收集歸檔的質(zhì)量。

3 新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作的優(yōu)化措施

3.1 制定完善的收集歸檔制度

結(jié)合相關(guān)規(guī)定要求和實(shí)際工作，構(gòu)建完善的收集歸檔制度是至關(guān)重要的。具體來(lái)說(shuō)：

首先，結(jié)合《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，要將收集歸檔范圍進(jìn)行明確化。針對(duì)材料收集歸檔，決定權(quán)并不再形成材料的部門(mén)，而是要對(duì)相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行深入分析。

其次，將移交和歸檔時(shí)限進(jìn)行明確化。干部人事檔案材料形成部門(mén)，在材料形成的30天之內(nèi)，要結(jié)合要求提交給干部檔案管理部門(mén)歸檔，并將移交手續(xù)履行到位。如果材料滿(mǎn)足歸檔要求，在接收之日開(kāi)始的30天之內(nèi)，要妥善放置到本人檔案中，爭(zhēng)取在一年以?xún)?nèi)整理歸檔。

最后，對(duì)于人事部門(mén)來(lái)說(shuō)，對(duì)于新招收和調(diào)動(dòng)人員的檔案，要及時(shí)轉(zhuǎn)交給干部檔案管理 部門(mén)，防止個(gè)人檔案的移交出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，進(jìn)而增加了材料歸檔的難度性，使人員的檔案出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。

3.2 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)階段，在信息技術(shù)的強(qiáng)大推動(dòng)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，可以促進(jìn)人事檔案收集、整理工作的順利進(jìn)行，將工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化處理，并確保辦事效率的穩(wěn)步提升?，F(xiàn)階段，在信息時(shí)代出現(xiàn)以后，要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式，不斷提高檔案?jìng)鬏斝?，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，干部人事檔案管理部門(mén)也要?jiǎng)?chuàng)新工作方式，加強(qiáng)投入建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為干部人事檔案材料的收集和歸檔提供便利性[2]。在辦公信息化過(guò)程中，要收集干部人事檔案電子公文，而且也可以保證收集干部人事檔案材料的完整性和全面性。將干部人事檔案收集和歸檔的質(zhì)量提升上來(lái)。

3.3 積極收集、多方積累

對(duì)于干部人事檔案材料來(lái)說(shuō)，來(lái)源于不同的部門(mén)，具有較為廣泛的涉及范圍。通過(guò)分析干部檔案材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，是提高收集工作水平的重要方法。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，必須要善于觀察和思考，做好調(diào)查分析，充分掌握檔案材料的來(lái)源，了解獲取渠道，從而促進(jìn)干部人事檔案材料收集工作的順利進(jìn)行，將收集工作的主動(dòng)權(quán)充分體現(xiàn)出來(lái)，防止出現(xiàn)被動(dòng)化的局面。

1）開(kāi)展經(jīng)常性的收集工作。在開(kāi)展經(jīng)常性的收集工作過(guò)程中，要引導(dǎo)檔案管理人員提高對(duì)檔案材料收集工作的高度重視。干部檔案內(nèi)容的連續(xù)性，可以看出收集工作是較為漫長(zhǎng)的過(guò)程，屬于經(jīng)常性的收集工作任務(wù)。同時(shí)，結(jié)合部門(mén)實(shí)際情況，還要與材料形成部門(mén)保持密切的交流和協(xié)作，促進(jìn)收集工作的順利推進(jìn)。

2）制定完善的收集工作制度。首先，遞交制度，對(duì)于干部檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)移交和轉(zhuǎn)遞制度的構(gòu)建，及時(shí)獲得干部檔案的歸檔材料，而干部人事單干管理 部門(mén)還要制定可行的歸檔范圍、時(shí)間以及履行的相關(guān)手續(xù)等，轉(zhuǎn)發(fā)給各個(gè)單位予以執(zhí)行[3]，避免出現(xiàn)歸檔材料積壓、滯留等現(xiàn)象。其次，登記制度，要想充分掌握收集工作情況，還要結(jié)合收到的時(shí)間順序，以此來(lái)逐步登記已經(jīng)收集的歸檔材料，防止檔案材料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。

3.4 提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位明確提出了對(duì)工作人員素質(zhì)要求，而提高人事檔案管理人員的工作能力也是至關(guān)重要的。對(duì)于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)培養(yǎng)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，將人事檔案工作人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力提升上來(lái)，促進(jìn)人事檔案收集歸檔工作的順利進(jìn)行。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者要定期開(kāi)展人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，傳播更多先進(jìn)的人事檔案管理理論和方法。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在人事檔案中，加強(qiáng)收集歸檔是至關(guān)重要的，可以不斷提高檔案資源，充分滿(mǎn)足檔案管理工作需求，確保人事檔案收集歸檔工作水平的穩(wěn)步提升。

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