論新形勢如何做好檔案的查閱利用工作研究

高明祥

摘 要：新時期下，伴隨著我國教育改革的深入進(jìn)行，中職學(xué)校檔案管理工作也顯得越來越重要，其不僅可以促進(jìn)中職學(xué)校教育水平的提升，同時還可以為我國整體教育事業(yè)的改革提供良好資料。由于當(dāng)前的中職學(xué)校檔案查閱利用還存在一些問題，所以在實際中，中職學(xué)校必須制定科學(xué)的措施，不斷提高檔案查閱利用質(zhì)量，從而更好的發(fā)揮出中職學(xué)校檔案價值。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 檔案 查閱利用

前 言

中職學(xué)校檔案工作最重要的為中職學(xué)校的全面發(fā)展提供全方位的服務(wù)，只有全面加強中職學(xué)校檔案管理活動，才可以保證中職學(xué)校的健康、穩(wěn)定發(fā)展。新時期下，伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的新方向，這也對傳統(tǒng)的檔案管理方式、技術(shù)等產(chǎn)生了極大影響，因此，在實踐中，中職學(xué)校檔案管理部門必須積極的創(chuàng)新檔案管理模式，不斷提高檔案的查閱利用質(zhì)量，從而更好的發(fā)揮出檔案的價值。

1.中職學(xué)校檔案查閱利用工作存在的問題

1.1檔案服務(wù)形式單一

從中職學(xué)校檔案管理工作實際看，其雖然發(fā)展比較早，但是在早期的發(fā)展中，服務(wù)模式十分單一，有很多檔案利用都是在面對面的情況下進(jìn)行的，很少為檔案信息需求者提供現(xiàn)代化的服務(wù)。新時期下，伴隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，各個行業(yè)都已經(jīng)將信息化看做是發(fā)展的主要任務(wù)，這也要求中職學(xué)校在開展檔案管理活動時，必須立足于信息化的視角，而從當(dāng)前中職學(xué)校檔案查閱利用實際看，還存在信息化程度比較低的情況，加上當(dāng)前中職學(xué)校的檔案服務(wù)工作大多是以檔案復(fù)印、檔案證明等為主，很少進(jìn)行檔案陳展、目錄信息、咨詢服務(wù)等工作，檔案利用形式比較單一，沒有充分發(fā)揮出檔案的作用。

1.2中職學(xué)校檔案館數(shù)量無法滿足實際需求

從當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作實際看，還存在館藏檔案數(shù)量少的問題，這就造成了中職學(xué)校檔案信息不全的情況，當(dāng)檔案信息需求者提出要求后，現(xiàn)有的檔案資料很難滿足其，從而影響到中職學(xué)校檔案的利用。在實際中，影響中職學(xué)校檔案館藏數(shù)量不足的因素主要在于：（1）歷史原因，在以往的發(fā)展中，中職學(xué)校往往會將檔案收集的重心放在政治性檔案上，忽視了一般性檔案、學(xué)術(shù)性檔案的收集與整理，在這種情況下，中職學(xué)校檔案體系中政治性檔案的比重越來越高，而其他檔案比重則是越來越少，造成了中職學(xué)校檔案資源單一。（2）中職學(xué)校在合并檔案館時，檔案管理人員并沒有及時的對合并的檔案資料進(jìn)行整理、匯總，造成了中職學(xué)校檔案缺失，同時在中職學(xué)校檔案管理中，也存在工作不到位的情況，進(jìn)而加劇了館藏數(shù)量減少，影響到中職學(xué)校檔案的良好使用。

2.提高中職學(xué)校檔案查閱利用效率的策略

2.1堅持以人為本的檔案服務(wù)原則

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，中職學(xué)校檔案管理活動也發(fā)生了極大的改變，在實際中，為了進(jìn)一步提升中職學(xué)校檔案查閱利用效率，就需要對檔案服務(wù)與管理工作進(jìn)行重新定位。同時還需要對中職學(xué)校檔案查閱利用工作存在的問題進(jìn)行全面考慮，分析信息化背景下中職學(xué)校檔案工作與中職學(xué)校教育工作之間的差距，堅持以人為本的服務(wù)原則，注重對中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，并不斷拓寬中職學(xué)校檔案信息服務(wù)渠道，這樣才可以最大限度的將中職學(xué)校檔案信息的價值發(fā)揮出來。此外，在中職學(xué)校檔案服務(wù)中，要為信息服務(wù)者提供全方位的檔案服務(wù)，把用戶需求看做是檔案查閱利用的核心，最大限度的滿足用戶的工作需求，促進(jìn)中職學(xué)校檔案服務(wù)工作效率的提升。

2.2建立中職學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫

在實際中，中職學(xué)校應(yīng)該以檔案管理信息化為新的目標(biāo)，注重對檔案管理進(jìn)行投入，通過現(xiàn)代信息技術(shù)減輕檔案管理工作強度，提升檔案管理質(zhì)量。中職學(xué)校在建立檔案數(shù)據(jù)庫時，必須立足于自身的現(xiàn)實情況，要通過數(shù)據(jù)庫將中職學(xué)校的檔案服務(wù)特色展現(xiàn)出來，這樣才能便于中職學(xué)校檔案查閱利用效果的提升。同時在檔案數(shù)據(jù)中，要確保收集的檔案具有良好實時性，新時期下，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息更新速度也持續(xù)提升，為了滿足檔案信息使用者對檔案資料的新要求，就需要特別注重防范檔案管理與社會脫節(jié)現(xiàn)象的發(fā)生。此外，在中職學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，還需要針對不同層次的用戶需求，提供不同的檔案信息服務(wù)，這樣才能進(jìn)一步提高檔案利用價值。

2.3加強知識服務(wù)型建設(shè)

從當(dāng)前中職學(xué)校檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀看，還存在檔案利用服務(wù)水平比較低的情況，這就在一定程度上造成了檔案資源利用效率低，在實際中，為了有效改變這一狀況，就需要加大對中職學(xué)校檔案資源的深層次開發(fā)、信息化化工，不斷更新中職學(xué)校檔案資源結(jié)構(gòu)，穩(wěn)步提升高效檔案查閱利用質(zhì)量。首先，要注重檔案咨詢服務(wù)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，中職學(xué)校要注重對不同檔案之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行分析，針對不同檔案信息需求者，為其提供更加系統(tǒng)、專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)，從而滿足不同用戶對檔案資源的需求。其次，中職學(xué)校需要轉(zhuǎn)變自身的檔案服務(wù)觀念，要積極主動的進(jìn)行檔案收集、分析、整理，并采取可行的措施，將檔案傳輸給信息需求者，提高其滿意度。

由于檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)會對檔案查閱利用等服務(wù)質(zhì)量帶來很大影響，因此，在實踐中，中職學(xué)校還需要特別注重對檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，要不斷豐富檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，引導(dǎo)其掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法，從而更加高效率的開展檔案管理活動。此外，中職學(xué)校還需要注重對檔案管理人員進(jìn)行思想教育，要強化其吃苦耐勞、認(rèn)真服務(wù)的思想，促使檔案管理人員可以為檔案信息需求者提供更好的服務(wù)。

總 結(jié)

綜上所述，新時期下，全面提升中職學(xué)校檔案查閱利用效率具有十分重要的意義，因此，在實踐中，必須結(jié)合中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，采取現(xiàn)代化、多樣化的檔案管理模式，不斷提升檔案管理效果，促進(jìn)檔案查閱利用效率的提升，以此滿足中職學(xué)校的綜合發(fā)展需求。

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