現(xiàn)代辦公室管理中人力資源管理的應(yīng)用剖析

摘 要：辦公室人力資源是一種特殊的資源，特殊的資源需要用特殊的方式進(jìn)行管理。辦公室人力資源管理要堅(jiān)持以人為本的理念，把人力資源當(dāng)做可持續(xù)發(fā)展的資源開(kāi)發(fā)與使用。具體管理中，要做到有規(guī)劃，按崗選人，防止因人設(shè)崗；明確職責(zé)，公開(kāi)選拔；勞效結(jié)合，科學(xué)付酬；制度約束，情感溝通，理情兼?zhèn)洌椭C管理。

關(guān)鍵詞：辦公室 人力資源管理 以人為本

在科學(xué)技術(shù)日新月異發(fā)展的當(dāng)今時(shí)期，黨政、群團(tuán)組織和事業(yè)單位的辦公室管理對(duì)工作人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高，對(duì)辦公室人員的管理已經(jīng)不再是傳統(tǒng)意義上的對(duì)人的簡(jiǎn)單使用，而是提升到把辦公室人員作為一項(xiàng)資源進(jìn)行整合、發(fā)展、聘用和管理。對(duì)人力資源的管理要有分析、有規(guī)劃、有考評(píng)、有培訓(xùn)、有開(kāi)發(fā)，最大限度地發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)和潛力，以期收到最好的工作效率和效益，才是當(dāng)前辦公室人力資源管理的目標(biāo)。

1.加強(qiáng)辦公室人力資源管理的重要意義。

在現(xiàn)代行政、企事業(yè)單位，辦公室是一個(gè)單位的日常辦事機(jī)構(gòu)，是不可缺少的工作部門(mén)，具有輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、實(shí)現(xiàn)政令上下貫通、對(duì)內(nèi)聯(lián)系干部職工、對(duì)外聯(lián)絡(luò)重要工作事項(xiàng)等職能，在單位各項(xiàng)日常工作中占據(jù)重要地位。辦公室作為一個(gè)綜合性、整體性極強(qiáng)的部門(mén)，是聯(lián)系整個(gè)單位運(yùn)作的“大腦”，是上下溝通、左右聯(lián)系的“樞紐”。充分發(fā)揮好辦公室的職能，不斷提高辦公室工作水平就需要充分發(fā)揮辦公室人力資源效能?，F(xiàn)代社會(huì)以人為本的發(fā)展理念日益強(qiáng)化，人才成為發(fā)展的直接生產(chǎn)力，加強(qiáng)人力資源管理對(duì)辦公室職能的發(fā)揮起著至關(guān)重要的作用。辦公室人力資源管理工作性質(zhì)極其特殊，辦公室單位要實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展離不開(kāi)辦公室職能的充分發(fā)揮，而隨著辦公室工作綜合性、復(fù)雜性日益增加，單位整體效能的提升，對(duì)辦公室工作效能也提出了越來(lái)越高的要求。當(dāng)前形勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的管理，提升其工作主動(dòng)性和積極性，最大限度地發(fā)揮辦公室職能，實(shí)現(xiàn)單位更好地發(fā)展顯得尤為重要。

2.辦公室人力資源管理現(xiàn)狀

（1）人員配備不足，結(jié)構(gòu)不合理。在現(xiàn)代社會(huì)，為了追求直接經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)效益最大化，大多數(shù)單位都偏重對(duì)可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)的投入，往往忽視綜合部門(mén)、后勤保障部門(mén)的重要作用。在人力、物力等資源的分配上也會(huì)出現(xiàn)類似的情況，在資源配置上向業(yè)務(wù)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)傾斜。招錄到素質(zhì)較高的員工或者發(fā)掘到表現(xiàn)展優(yōu)秀的員工時(shí)，優(yōu)先考慮安排到核心業(yè)務(wù)部門(mén)工作。由此導(dǎo)致在配置在辦公室工作崗位的人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力普遍較低，特別是人員配備上往往不能滿足辦公室繁雜的工作要求，進(jìn)一步導(dǎo)致辦公室工作人員對(duì)崗位工作自我滿足感不強(qiáng)，對(duì)自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)信心不足。以上因素直接導(dǎo)致辦公室整體運(yùn)行效率低下，在整個(gè)單位中占據(jù)的地位越發(fā)不高，由此牽扯單位核心部門(mén)的正常運(yùn)作，從而對(duì)整個(gè)單位的發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。

（2）崗位設(shè)置不合理。崗位的設(shè)置和分布、職務(wù)的合理確定，是一個(gè)部門(mén)能夠順利、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)。無(wú)序、混亂的崗位分布，無(wú)法促成發(fā)展穩(wěn)定整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，反而會(huì)成為造成單位內(nèi)部管理混亂、阻滯發(fā)展的“絆腳石”。辦 公室承 擔(dān)職能 較多，任務(wù)零散、繁雜，實(shí)現(xiàn)辦公室崗位設(shè)置合理化、人員分工最優(yōu)化必然能夠事半功倍。然而，現(xiàn)實(shí)中，在辦公室崗位設(shè)置和人員分工時(shí)缺乏科學(xué)化分析和量化計(jì)算，一般采用簡(jiǎn)單切“豆腐塊”的方式進(jìn)行，無(wú)論工作多寡，每人負(fù)責(zé)一塊或多塊“豆腐”。辦公室工作量分布不均衡，這樣往往導(dǎo)致忙的忙死、閑的閑死，極大影響大家的工作積極性。在人員分工中，論資歷排行、拈輕怕重的現(xiàn)象比較普遍，如果不能實(shí)現(xiàn)崗位履職要求與人員能力素質(zhì)對(duì)應(yīng)，勢(shì)必會(huì)影響個(gè)人工作效能的發(fā)揮，導(dǎo)致不適崗、大材小用現(xiàn)象。在崗位設(shè)置中，沒(méi)有對(duì)每個(gè)人工作量的考量，急緩不分，容易導(dǎo)致時(shí)效性強(qiáng)、需要實(shí)時(shí)反饋的工作因?yàn)槠渌粘Ｐ怨ぷ鞯某钢?，不能及時(shí)完成，影響工作效率。

（3）缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制?，F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的社會(huì)，也是一個(gè)充滿競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)。通過(guò)對(duì)自身素質(zhì)和周邊環(huán)境的分析，每個(gè)人都會(huì)確立自己的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)個(gè)人職業(yè)發(fā)展有一定的規(guī)劃。辦公室工作人員，長(zhǎng)期局限在同一部門(mén)中，晉升渠道受限，導(dǎo)致工作積極性不高。單位對(duì)辦公室工作人員素質(zhì)提升的投入較少，對(duì)辦公室工作人員的培訓(xùn)安排得較少，無(wú)法獲得自我素質(zhì)的提升，在工作中仍然處于低效率、出錯(cuò)多、重復(fù)做工的狀態(tài)。辦公室工作的瑣碎性決定了工作業(yè)績(jī)不容易體現(xiàn)，現(xiàn)有目標(biāo)考評(píng)機(jī)制對(duì)辦公室業(yè)務(wù)工作的考核難以體現(xiàn)公平性、全面性，對(duì)新進(jìn)人員來(lái)說(shuō)，不容易做出成績(jī)，工作主動(dòng)性不高。

3、加強(qiáng)人力資源在辦公室管理中的措施

（1）樹(shù)立科學(xué)的管理理念。堅(jiān)持“以人為本”科學(xué)管理觀念，重視人才培養(yǎng)人才選拔，提高員工工作積極性，構(gòu)建科學(xué)的管理模式，使員工能夠得到認(rèn)同感和歸屬感。單位應(yīng)該重視員工的需求，鼓勵(lì)員工積極向上，加大對(duì)辦公室人力資源培訓(xùn)的投入力度，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，營(yíng)造良好的工作氛圍，最大限度地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

（2）優(yōu)化結(jié)構(gòu)合理分工，實(shí)現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)最優(yōu)組合。崗位設(shè)置要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展再結(jié)合組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，最終實(shí)現(xiàn)最優(yōu)組合。較傳統(tǒng)辦公室業(yè)務(wù)而言，現(xiàn)代辦公室信息化需要在人員崗位設(shè)置上作出調(diào)整，以此來(lái)實(shí)行變革創(chuàng)新。一方面要切實(shí)考慮辦公室人員情況，要做到科學(xué)分工，合理整合，不能采取“生搬硬套”模式。另一方面要從科學(xué)的角度出發(fā)，實(shí)行高效合理運(yùn)轉(zhuǎn)流程，要優(yōu)化分工，化繁為簡(jiǎn)，最終達(dá)到人員結(jié)構(gòu)合理化。

（3）建立健全員工獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，努力提高員工工作熱情。建立科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制是提高員工工作積極性的一項(xiàng)重要舉措。在基本工資確定的情況下，實(shí)行薪酬浮動(dòng)制的績(jī)效化，增加可變薪酬，實(shí)行多勞多得、少勞少得、不勞不得的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。辦公室人力資源管理本身就忽視了創(chuàng)新，員工工作形式呆板，缺乏活力。因此，單位應(yīng)該創(chuàng)新管理形式和管理理念，重視員工的精神需求和物質(zhì)需求，實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)員工的積極主動(dòng)性。這樣一來(lái)，不僅有助于增加競(jìng)爭(zhēng)力，更有利于吸納優(yōu)秀的人才注入。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，一個(gè)部門(mén)要想高效運(yùn)轉(zhuǎn)，就要正確認(rèn)識(shí)自身所存在的問(wèn)題，繼而提出問(wèn)題，分析問(wèn)題，采取合理的方式解決問(wèn)題。要與時(shí)俱進(jìn)，觀念才能不斷得到更新，加大統(tǒng)籌兼顧機(jī)制，重視“以人為本”管理觀念，提高員工工作效率。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：丁亞麗，單位：安徽省交通控股集團(tuán)有限公司。