探究文檔一體化模式下電子檔案管理

謝鋒

摘 要：由于社會科學技術(shù)水平提升速度不斷加快，人們對電子檔案管理的重視程度越來越高。因此，在實際的檔案管理工作進行和開展階段，應該科學地對文件工作以及檔案工作進行有效整合，以保證在有效提升各個部門之間協(xié)同能力的同時還可以提升整體的辦公效率以及水平?；诖?，本文對文檔一體化模式下電子檔案管理進行了分析。

關(guān)鍵詞：文檔一體化模式;電子檔案;管理

隨著現(xiàn)階段科學技術(shù)水平提升速度的不斷加快，在各項工作進行和開展階段，人們也強化了對先進手段的應用，力求可以不斷提升工作效率以及水平。因此，在具體的電子檔案管理階段，也應該強化對現(xiàn)代化手段的應用，在結(jié)合具體工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，有效地應用文檔一體化模式，以保證在提高部門之間協(xié)同工作能力的同時，從整體角度提升辦公效率。

1 文檔一體化模式下電子檔案管理簡述

在我國實際發(fā)展過程中，計算機技術(shù)水平提升速度日益加快，所以國家在對檔案進行管理工作中，也強化了對這一技術(shù)的應用，加大了管理力度，力求可以實現(xiàn)二者的協(xié)同發(fā)展[1]。并且，由于近年來計算機以及網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，文檔一體化理論以及實踐進一步深化。通常情況下，所謂的文檔一體化模式，其主要就是依照文書以及檔案管理要求，采用相對科學的方式，有效地對文件生成的檔案歸檔過程進行管理，以讓文件與原數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)具有較強的統(tǒng)一性，讓從文書到檔案，數(shù)據(jù)完整性更強。

實現(xiàn)文檔一體化，能夠讓檔案信息收集具有較強的系統(tǒng)性以及精準性，也有利于把控文件從生成到歸檔整個過程，真正意義上實現(xiàn)對信息的有效應用，不斷提升工作效率以及質(zhì)量[2]。在以往的工作中，如果單位的整體規(guī)模不是很大，那么一個人就可以承擔文書以及檔案工作，但是隨著信息越來越復雜以及單位規(guī)模的不斷擴大，這種傳統(tǒng)的工作模式顯然不再滿足要求。在檔案工作信息化不斷推進的新時期，文檔一體化管理非常有必要。

2 文檔一體化模式下電子檔案管理分析

所謂的檔案管理，其具體指在整個文件生命周期與其有一定關(guān)聯(lián)的管理活動，具體涵蓋歸檔以及檢索等內(nèi)容。與以往的紙質(zhì)檔案管理工作相比，電子檔案管理工作在實際的開展期間發(fā)生了很大的變化，尤其是一些以往比較熟悉的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)，更是發(fā)生了多方面的改變。

2.1 收集以及積累工作

在具體的電子檔案管理工作開展過程中，檔案的收集以及積累可以通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)，計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)對電子檔案的收集以及積累大有幫助。同時，也可以依照計算機的具體工作情況，合理地對這些數(shù)據(jù)進行分類和整理。通常而言，電子檔案管理有兩種方式。一種為計算機網(wǎng)絡形式的電子檔案管理，在這一方式下，信息的復制和傳輸能夠根據(jù)電子信號的形式合理地在網(wǎng)絡上進行[3]。這一系統(tǒng)，通常都設有自動記錄的功能。另一種為單機形式下的電子檔案管理，在這一方式下，工作方法與紙質(zhì)檔案管理工作方式基本相同，主要都是收集和積累檔案信息，只不過信息存儲載體由紙張變成了計算機。

2.2 整理以及保管工作

有效地選擇和采用文檔一體化模式下的電子檔案管理模式，能夠?qū)⑤d體上的電子檔案信息有效地輸入計算機，然后借助計算機對電子檔案進行進一步的整合和歸納，以保證這些檔案能夠變得有序化。同時，將整理完成的電子檔案脫機保存在載體上，一整套流程下來，能夠摒棄以往的“案卷”概念，形成一個“邏輯卷”概念。此外，電子檔案管理與以往的紙質(zhì)檔案管理存在較大的差異，現(xiàn)階段，對于電子檔案管理來說，比較常用的一個安全管理手段為異地存儲，利用這一方法，可以對分布數(shù)據(jù)技術(shù)進行綜合的選擇以及應用，最終實現(xiàn)電子檔案的安全、有效管理[4]。

2.3 編目以及編研工作

分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的廣泛應用和推廣，使得在對一些電子檔案進行實際管理時，不再需要對電子檔案的載體進行保存和管理，只需要在線接收以及歸檔電子檔案，即可有效地完成相關(guān)工作。通過這樣的工作方式，檔案館的工作重心可以逐漸地轉(zhuǎn)移到編目以及編研工作上來，從而有效地為相關(guān)人員提供完善的檔案信息，進一步提升服務水平以及效率。

3 文檔一體化模式下電子檔案管理注意事項分析

基于文檔一體化模式，在今后的檔案管理工作中一定要合理開展工作。

第一，統(tǒng)計以及鑒定工作。近年來計算機技術(shù)發(fā)展速度不斷加快，其相應地也被應用在電子檔案管理工作中，這不僅能夠有效地減輕工作人員的整體工作負擔，也能夠有效地提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性以及科學性，讓電子檔案管理系統(tǒng)功能進一步完善以及優(yōu)化，有效達到電子檔案管理自動化的目的和效果。電子檔案鑒定工作中，由于電子文件非常容易出現(xiàn)偽造的情況，并且往往不會存留任何痕跡，這就使電子檔案鑒定工作的開展有了較高的難度[5]。因而，在具體的電子檔案管理工作中，應該從內(nèi)容以及技術(shù)兩個層面著手，注重電子檔案鑒定的科學性。其中，電子檔案內(nèi)容鑒定方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容鑒定方式具有較強的相似性，都是對內(nèi)容進行審閱，有效地將信息現(xiàn)實價值以及使用價值甄別出來，以更有力、更準確地保管電子檔案。

第二，保密工作。通過對電子檔案管理工作進一步分析，可知其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在利用層面上存在著較大的差異性。而在檔案保密工作層面，電子檔案管理卻與傳統(tǒng)檔案管理有著較強的相似性。但電子檔案的安全隱患非常大，通常情況下，電子檔案保密工作主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面為存儲在互聯(lián)網(wǎng)計算機中的檔案保密工作。由于信息技術(shù)所針對的人群不同，搜索引擎所提供的服務級別也存在很大差別，因此不同的數(shù)字化檔案館站點的檔案信息經(jīng)常容易出現(xiàn)泄漏的問題。故此，在這種情況下，一定要強化對檔案的保密工作。并且，為了能夠有效地應對計算機黑客竊取等問題，有必要的情況下，應該對檔案信息進行加密處理，以切實做好計算機中的檔案保密工作。另一方面為傳輸中的檔案保密工作?，F(xiàn)階段，很多因特網(wǎng)站點都為自身設置了安全保護體系，以保證能夠有效地阻止未授權(quán)的用戶看到這些站點發(fā)送以及接收信息，設置“安全島”通常是這類站點經(jīng)常采用的方式。當然，只是單單地應用這一保密手段是遠遠不夠的，除此之外，還應該強化對檔案的加密工作，包括硬件加密以及軟件加密兩個方面，從而有效地提升電子檔案管理水平以及效率，降低電子檔案管理問題發(fā)生的概率。

4 結(jié)束語

隨著近年來信息技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，檔案管理工作信息化建設在各個單位都提上日程，在具體的檔案管理工作中，文檔一體化模式是電子檔案管理必然的途徑，這必然帶來檔案管理工作的變革。

參考文獻

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