新時期事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究

■姜麗萍

（吉林省梅河口市紅十字會）

引 言

社會不斷發(fā)展之下，事業(yè)單位為社會建設(shè)以及經(jīng)濟發(fā)展做出了重要貢獻。事業(yè)單位在開展內(nèi)部管理時，文書檔案管理屬于一項基礎(chǔ)性工作，主要是記錄事業(yè)單位重要信息，也能夠為各項行政事業(yè)決策提供相應(yīng)資料。文書檔案屬于事業(yè)無形資產(chǎn)，單位注重對這些無形資產(chǎn)管理，才能夠更好地促進事業(yè)單位發(fā)展，進而輔助國家建設(shè)。因此，提升事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化工作開展勢在必行。

1 新時期事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性

1.1 提高行政工作效率需要

在當(dāng)前事業(yè)單位開展內(nèi)部管理工作是基礎(chǔ)性工作，文書檔案管理雖然相對于其他管理內(nèi)容而言比較簡單，但是其重要性仍然不可忽視。要對事業(yè)單位各項事務(wù)以及所使用材料進行詳細記錄，這是事業(yè)單位開展行政管理工作獲取信息的重要渠道，對于行政工作提升效率具有重要意義[1]。尤其是在新時期事業(yè)單位開展工作內(nèi)容比較多，多數(shù)行政工作制定都需要一些文書檔案作為依據(jù)。只有使這些文書檔案管理達到規(guī)范化狀態(tài)，才能夠在較短時間內(nèi)對相應(yīng)信息進行查找，也便于在較短時間內(nèi)，為行政職務(wù)決定提供所需要信息。因此其實企事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化是提升行政工作效率的需要[2]。

1.2 提升行政工作質(zhì)量需要

在事業(yè)單位工作開展當(dāng)中，文書檔案管理記錄各方面信息。任何行政事務(wù)決策都需要依據(jù)一些文書檔案記錄內(nèi)容，特別是在實際工作開展中所采集的一些信息、國家要求和上級領(lǐng)導(dǎo)所提出的行政管理工作指導(dǎo)意見，均是事業(yè)單位工作開展所要依據(jù)的信息，只有將這些信息進行規(guī)范化管理，才能夠保障信息完整性，進而讓行政工作質(zhì)量得到提升[2]。通過這樣分析了解到，新時期事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理是提升行政工作質(zhì)量的需要。

2 事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化影響因素

2.1 管理人員意識不足

我國當(dāng)前事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時，大多需要委派相應(yīng)人員，事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化與否，與管理人員意識息息相關(guān)。由于管理人員是檔案管理工作一線操作者，能否采用有效檔案管理方法讓整個管理具備規(guī)范化特征，是由管理人的意識所決定[3]的。當(dāng)前部分事業(yè)單位當(dāng)中，負責(zé)文書檔案管理人員自身意識不強，很難達到文書檔案規(guī)范化管理。比如一些事業(yè)單位人員在實際工作當(dāng)中，所有檔案管理都采用同一種方式，只是對文書檔案進行簡單分類和集中存儲，并不注重對重要和特殊文獻進行細致分類，導(dǎo)致在查找一些文件時會浪費較多時間[4]。管理人員自身未具備檔案管理規(guī)范化意識，自然會影響文書檔案管理質(zhì)量。

2.2 管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)

當(dāng)前事業(yè)單位當(dāng)中都會對文書檔案管理制定出相應(yīng)制度內(nèi)容，但多數(shù)檔案信息管理制度未能與實際工作管理匹配，很多制度規(guī)定都比較空泛，無法為實際工作開展起到指導(dǎo)或者管理作用，只是定性要求對文書檔案進行管理的操作方式。比如規(guī)定文書檔案在何時需要進行文書檔案存檔，這些內(nèi)容規(guī)定都比較形式化，無法為文書檔案管理人員提供更多信息和行為規(guī)范內(nèi)容。在這樣的制度之下，部分檔案管理人員會按照制度中最低標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，對于檔案管理工作未能進行創(chuàng)新，也未能進行管理方式革新，這樣便會導(dǎo)致文書檔案管理質(zhì)量與效率得不到有效提升。甚至在檔案管理規(guī)定內(nèi)容當(dāng)中，未能對一些管理失效或者管理失誤做出處罰性規(guī)定，使得管理人員對于文書檔案整理以及存儲工作未能給予高度重視，進而無法讓文書檔案管理達到規(guī)范化目標(biāo)。

2.3 信息化文書檔案管理形式滯后

在一些事業(yè)單位當(dāng)中，由于技術(shù)檔案管理人員缺乏規(guī)范化管理意識，同時也缺乏相應(yīng)輔助制度，這樣便使得很多事業(yè)單位當(dāng)中，對于文書檔案制定信息化應(yīng)用程度比較低。文書檔案文檔內(nèi)容和其他信息比較復(fù)雜，同時也具有多樣化特征。比如說在實際開展工作當(dāng)中，未能充分應(yīng)用信息化技術(shù)，則很難單靠傳統(tǒng)系統(tǒng)來改善文書檔案管理質(zhì)量與效果，更無法提升檔案管理規(guī)范化。在一些地方事業(yè)單位當(dāng)中，信息化系統(tǒng)應(yīng)用多數(shù)處于初級階段，只是對一些常見辦公軟件進行應(yīng)用。一些系統(tǒng)性技術(shù)并未引進，這樣讓文書檔案管理規(guī)范化在短時間內(nèi)難以實現(xiàn)。

3 新時期事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化開展途徑

3.1 提升管理人員對文書檔案規(guī)范化管理的意識

事業(yè)單位工作對促進社會發(fā)展意義重大，各項事務(wù)決策和制定與實施，都與文書檔案內(nèi)容完整性息息相關(guān)。因此，要讓文書檔案管理呈現(xiàn)出規(guī)范化特征。為了能夠達到這樣的目標(biāo)，首要工作便是提升管理人員對檔案文書管理規(guī)范化有正確認知。因此，相應(yīng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層人員應(yīng)當(dāng)提升管理人員對文書檔案規(guī)范化管理意識。在實際工作開展中，應(yīng)當(dāng)明確指出文書檔案管理對事業(yè)單位自身發(fā)展的重要性，在文書檔案管理時要注重文書檔案管理是否能達到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，如若未能達到規(guī)范化管理，在實際行政工作開展時，應(yīng)當(dāng)對管理人員給予相應(yīng)處罰[5]。如若文書檔案管理工作開展比較好，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)，事業(yè)單位可以給予相應(yīng)人員鼓勵和獎勵，這樣才能夠提升管理人員對文書檔案規(guī)范化管理的意識。

3.2 建立規(guī)范性管理

當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化，由于受到一些制度限制，一直成為一種理想，而不是現(xiàn)實。本文認為，在未來事業(yè)單位開展文書檔案管理工作時，應(yīng)當(dāng)按照該項管理工作目標(biāo)制定出規(guī)范性制度內(nèi)容。在制定內(nèi)容時，應(yīng)當(dāng)注重以下兩方面內(nèi)容：

一方面要豐富文書檔案管理內(nèi)容，將各項管理工作進行詳細闡述，并且對管理細則進行制定。按照事業(yè)單位所屬性質(zhì)不同，應(yīng)當(dāng)指定出差異化管理內(nèi)容。例如，針對紅十字會單位而言，紅十字不僅對一些突然災(zāi)害和突發(fā)事件進行救助，同時也要開展一些有益于民眾身心健康的公益活動。在實際工作開展中，所需資料和準(zhǔn)備材料數(shù)量比較大，在對該類文書檔案進行管理時，需要細化不同類別活動開展內(nèi)容和開展原則，并且記錄活動開展之后效果，便于后續(xù)再次設(shè)計一些公益活動時，能提供相應(yīng)資料。

另一方面，在文書檔案管理制度制定時也要具備一定引導(dǎo)性作用，要讓事業(yè)單位文書檔案管理取得較好效果，需要完善原有管理制度，提升相應(yīng)管理人員對文書檔案規(guī)范化重要性的認識。在事業(yè)單位當(dāng)中，文書檔案管理人員要明確自身職責(zé)，對于能夠更好開展文書檔案管理，工作人員應(yīng)給予相應(yīng)激勵和鼓勵。比如制定相應(yīng)崗位獎金，而如若一些人員在實際工作管理時，導(dǎo)致文書檔案丟失或者不完整，應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)處罰。這樣，文書檔案管理制度，才能夠更好地促進事業(yè)單位實現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化目標(biāo)。

3.3 充分利用信息技術(shù)構(gòu)建高效便捷的管理系統(tǒng)

新時代下，事業(yè)單位文書檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時俱進。采用完善的功能健全信息化系統(tǒng)，才能夠更好地提高文書檔案管理質(zhì)量。由于信息化技術(shù)滲透在管理行為當(dāng)中，充分地將一些信息化技術(shù)進行應(yīng)用，能夠讓文書檔案管理內(nèi)容更為便捷。尤其是對于一些格式或者是其他屬性不同文書檔案資料進行管理，通過采用信息化技術(shù)，能夠更好地對這些資料進行分類和儲存，并且在儲存之后能夠在較短時間之內(nèi)，通過輸入關(guān)鍵詞進行索引，然后查找相應(yīng)文書資料。在實際操作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)以電子檔案為主，將一些紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，然后在實際操作當(dāng)中，充分地借助數(shù)據(jù)庫儲存信息，將信息檔案進行定期儲存。另一方面，應(yīng)當(dāng)加強對一些計算機技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案信息整理效率，并且可以實現(xiàn)電話儲存與識別，這樣才能夠更好促進文書檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化有效開展。

結(jié) 論

通過文章論述，可以了解到事業(yè)單位文書檔案管理對于實際工作開展能夠起到有效保障性作用，屬于一些方案制定和執(zhí)行重要信息依據(jù)。在很多事業(yè)單位當(dāng)中，關(guān)于文書檔案管理仍然無法呈現(xiàn)出規(guī)范化特征。針對這些狀況，文章提出了以下三方面優(yōu)化策略：首先，要提升文書檔案管理人員對規(guī)范化管理的認知；其次，要構(gòu)建出能夠促進文書檔案規(guī)范化管理的制度；最后，要充分利用信息化技術(shù)，構(gòu)建企業(yè)高效與便捷的管理系統(tǒng)。希望此次課題研究內(nèi)容，能夠被更多事業(yè)單位所關(guān)注，進而促進其盡早實現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理。