基于共享數據中心的高校業(yè)務流程再造研究*

李珊珊，王平月，楊 陽，劉振昌，張 虹

（南開大學 信息化建設與管理辦公室，天津300071）

一、引言

隨著大數據和萬物互聯時代的到來，人們對信息資源共享的需求越來越強烈。在這種背景下，很多國內外高校都開展了數據治理工作。[1-8]通過建設統(tǒng)一的共享數據中心（SDC，Share Data Center），可以實現全校各業(yè)務系統(tǒng)數據的共享和交換，從而提高業(yè)務部門辦事效率。積極開展數據治理和信息資源共享，實現以用戶需求驅動的核心業(yè)務流程再造，是高校走向內涵式發(fā)展的必經之路。

共享數據中心的建立將徹底改變學校固有的數據邏輯，使各業(yè)務系統(tǒng)由原來的信息孤島變?yōu)榛ハ嗦撏ǖ恼w。在理想狀態(tài)下，數據中心中每個數據字段都有唯一權威來源，數據維護牽一發(fā)而動全身。很多之前只涉及一個部門的業(yè)務，可能會因為新數據邏輯的建立，而變?yōu)樾枰绮块T協(xié)同聯動。然而，這種變化用戶通常并不清楚，如果不及時對關鍵業(yè)務流程進行梳理和再造，以適應新的數據邏輯，將會給業(yè)務部門帶來很多麻煩，給用戶造成很多困惑，從而降低師生在信息化發(fā)展中的獲得感和滿意度。

對于任何組織來說，流程再造都是一個持續(xù)發(fā)展、不斷演進和優(yōu)化的過程，在不同階段，對業(yè)務流程會有不同的需求。[9-16]在當前信息資源整合的背景下，高校流程建設的主要任務，是基于共享數據中心的全新數據邏輯，進行高效的跨部門業(yè)務流程再造。從而打破部門壁壘，突破時空局限，真正提高各部門辦事效率和用戶使用體驗，全面支撐學校的教學、科研及管理體系。

本文首先介紹了高校共享數據中心，以及隨之形成的全新數據邏輯；然后，提出了基于SDC的流程再造基本原則：以用戶體驗為主要驅動力，將復雜業(yè)務邏輯封裝為功能模塊的流程再造理念；并提出通過數據空間到業(yè)務流程空間的邏輯關系投射，來實現高校業(yè)務流程再造的創(chuàng)新模式；最后介紹了南開大學跨部門業(yè)務流程再造的實例——系統(tǒng)登錄問題反饋流程。對于信息資源整合工作來說，本文提出的流程再造理念具有一定的前瞻性，對于當前各大高校及企事業(yè)單位正在進行的數據治理和流程再造工作，具有一定的參考和借鑒意義。

二、基于共享數據中心的數據邏輯

高校是一個職能部門眾多的組織機構。特別是對于很多歷史悠久、規(guī)模較大的綜合性高校來說，通常已經建設了很多獨立的信息系統(tǒng)。要想避免投資浪費，同時兼顧業(yè)務部門的使用習慣，比較理想的解決方案是建設統(tǒng)一的數據共享/交換中心，通過該中心來實現各部門數據的共享和交換。各業(yè)務系統(tǒng)都與共享數據中心對接，校內數據邏輯由原來的網狀結構變?yōu)樾切谓Y構，如圖1所示。該方案能夠有效避免業(yè)務系統(tǒng)直連而導致的復雜業(yè)務邏輯，同時也規(guī)避了源數據傳遞而帶來的安全隱患。

圖1 校內數據邏輯結構的演化：由網狀變?yōu)樾切?/p>

數據中心建成后，校內各字段數據都有一個權威來源。數據的流轉方向如圖2所示。首先，數據中心從權威部門獲取數據，放入數據中心原始層。然后，經過清洗與整合，進入數據中心主題層；主題層中都是來自各個權威部門、滿足信息標準的數據。最后，再把該條數據推送至全校其他業(yè)務系統(tǒng)，實現全局同步。

圖2 數據在校內的流轉過程

由以上分析可知，通過共享數據中心打通信息孤島，將會徹底改變校內的數據邏輯。業(yè)務部門間數據的共享和交換將變得更為方便。數據獲取的便捷性將會導致各業(yè)務部門對數據的需求越來越活躍，從而使全校數據的UC矩陣變得越來越復雜（UC矩陣：字母U-Use，代表數據的使用；字母C-Create，代表數據的產生）。想要維護某一條數據，就必須清楚地知道數據的來源、流向和同步策略，這樣才能知道需要在哪個系統(tǒng)中維護數據，以及維護后何時才能在全局生效。

三、高校業(yè)務流程再造的基本原則和方法

1.高校業(yè)務流程再造的基本原則

要想為廣大師生提供更加便捷、高效的服務，就必須基于SDC的全新數據邏輯，對核心業(yè)務流程進行科學的再造。以往高校業(yè)務流程的建立通常是從管理的角度出發(fā)，對用戶體驗關注較少。在校內數據邏輯日益復雜、跨部門業(yè)務逐漸增多的情況下，如果不考慮用戶體驗，就很容易造成用戶辦事難、辦事繁、跑斷腿的情況，從而降低用戶滿意度。

圖3 用戶需求驅動的高校流程再造理念

高校核心業(yè)務流程再造的基本原則，是以用戶體驗為主要驅動力，打破部門壁壘，讓用戶真正感受到學校是一個整體，如圖3所示。把校內各業(yè)務部門的復雜處理流程看成一個整體，封裝為一個功能模塊。整個業(yè)務流程對用戶來說是一個黑箱，用戶無需感知背后復雜的業(yè)務邏輯，能夠體驗到的只是反饋問題——問題解決。在遇到某一問題時，用戶通過網上平臺在線自助申請，后臺經過一系列跨部門協(xié)同處理操作，將最終結果反饋給用戶。盡量減少或避免用戶在各業(yè)務部門之間游走。

要想通過流程再造構建一個優(yōu)質高效的業(yè)務流程，就必須以服務驅動管理創(chuàng)新、以用戶體驗驅動流程優(yōu)化。高校的數據治理工作要想取得更大的效益，就必須在建設共享數據中心、構建全新數據邏輯的同時，開始啟動對核心業(yè)務流程的再造工作。

2.高校業(yè)務流程再造的方法和模型

圖1所示的數據邏輯是指各系統(tǒng)數據對接后的真實邏輯。通過建設共享數據中心，數據邏輯由復雜的網狀變?yōu)樾切?。共享數據中心就像是一臺數據交換機，數據的共享和交換統(tǒng)一通過數據中心來實現。但從UC矩陣的層面，各業(yè)務部門之間的數據供需關系變化將會越來越頻繁，UC矩陣將演變?yōu)橐粡垙碗s度越來越高的有向網絡。想要根據數據中心的全新數據邏輯進行有效的業(yè)務流程再造，就需要找到數據空間到業(yè)務流程空間邏輯的映射關系。

針對某一具體業(yè)務流程的再造，首先要確定該業(yè)務涉及的所有數據字段信息，將這些字段對應到所屬業(yè)務系統(tǒng)，形成一張數據邏輯網絡，再將這張網絡映射至業(yè)務邏輯空間，找到對應的權威部門，再對應到相關審核人，形成業(yè)務流程邏輯網絡。由此完成數據空間到業(yè)務流程空間的邏輯映射，確定業(yè)務流程邏輯。（見圖4）

圖4 數據空間至業(yè)務流程空間的邏輯關系投射

四、南開大學業(yè)務流程再造實例——系統(tǒng)登錄問題反饋流程

南開大學于2017年啟動了數據治理工作，通過建設統(tǒng)一的共享數據中心，來實現校內各業(yè)務系統(tǒng)間數據的共享和交換，構建了全新的校內數據邏輯。同時，學校也對數字化校園基礎平臺進行了全面的升級，啟用新的信息門戶和統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)。在新系統(tǒng)中，所有的用戶數據都是通過系統(tǒng)對接的方式，從共享數據中心獲取。也就是說，所有數據都來源于權威部門，如本科生數據來自教務處、研究生數據來自研究生院、教職工數據來自人事處等等。

圖5 人員基礎信息數據流向

新統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)上線后，人員信息數據不再由信息化辦獨立維護，而是從各主管業(yè)務部門同步，校內人員基礎信息數據邏輯如圖5所示。隨著數據邏輯的變化，用戶在使用某個應用系統(tǒng)時發(fā)現數據有問題，已經無法通過單一業(yè)務部門來解決。因為即使在應用系統(tǒng)中修改數據，也會由于權威部門系統(tǒng)數據的同步而導致修改無效。在這種數據邏輯下，只能由數據的權威來源部門來維護數據。也只有從源頭修改數據才能真正實現全局有效。然而，用戶通常并不清楚這種變化。在新系統(tǒng)上線時，用戶可能會遇到一系列問題，比如，由于某些信息缺失而導致系統(tǒng)無法登錄，或發(fā)現自己的信息有誤不知道應該找誰修改等等。為解決這些問題，就需要基于新的數據邏輯對該業(yè)務流程進行再造。

圖6 系統(tǒng)登錄問題反饋流程的用戶界面

根據高校業(yè)務流程再造的基本原則，我們應該從用戶需求的角度出發(fā)進行流程設計。用戶通過網上平臺自助反饋問題，提供必要的個人信息用于身份驗證，并對遇到的問題進行描述；后臺根據用戶不同的身份將反饋表單自動分發(fā)，由維護相關字段數據的權威部門進行信息的審核和修改，再流轉到信息辦，由信息辦進一步處理，最后將結果反饋給用戶。系統(tǒng)登錄問題反饋流程的用戶界面如圖6所示。

根據前面提出的流程再造模型，想要得到業(yè)務流程的邏輯關系，就需要將數據空間邏輯映射到業(yè)務流程空間。首先將該業(yè)務涉及的所有字段對應到來源業(yè)務系統(tǒng)，構建系統(tǒng)數據邏輯，再映射到業(yè)務流程空間，對應到所屬部門。最后得到的業(yè)務流程如圖7所示。

圖7 系統(tǒng)登錄問題反饋業(yè)務流程圖

基于SDC全新的數據邏輯，對用戶登錄問題反饋流程進行再造，能夠很好地實現跨部門業(yè)務的協(xié)同聯動，有效提高了學校的辦事效率，并大大提升了用戶的使用體驗。

五、總結與展望

數據治理的初衷是要提高各業(yè)務部門的辦事效率。然而，如果流程建設跟不上，反而會降低用戶的服務使用體驗。只有基于全新的數據邏輯，在共享數據中心基礎上，打破各部門壁壘，對全校各業(yè)務流程進行全面的梳理和再造，才能更好地改善用戶體驗，解決師生反響強烈的辦事難、辦事慢、辦事繁的問題。也只有這樣，才能使廣大師生在信息化發(fā)展中有更多的獲得感。依賴信息化建設，積極開展數據治理、信息資源共享和核心業(yè)務流程再造，是高校走向內涵式發(fā)展的必經之路。