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    淺析ERP采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應(yīng)用

    2018-12-28 02:49:38杜彤
    中國管理信息化 2018年20期
    關(guān)鍵詞:庫存管理企業(yè)管理

    杜彤

    [摘 要]隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展,計算機技術(shù)已經(jīng)滲透社會的各個領(lǐng)域,推動了社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,ERP采購和庫存管理的出現(xiàn),提高了企業(yè)各方面的管理能力,成為企業(yè)發(fā)展的新方向。本文以ERP采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應(yīng)用為重點,簡單分析了公司采購流程,并根據(jù)實際分析了公司庫存管理存在的問題,并針對這些問題提出運用ERP采購提升庫存管理的策略,旨在切實提高企業(yè)的管理水平。

    [關(guān)鍵詞]ERP采購;庫存管理;企業(yè)管理

    doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.021

    [中圖分類號]F274[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2018)20-00-02

    采購和庫存管理是企業(yè)推行ERP的重要環(huán)節(jié),ERP理念在采購和庫存管理中的推廣和應(yīng)用,對于提升企業(yè)管理效率和管理水平具有十分重要的作用。基于此,本文根據(jù)實際問題并結(jié)合ERP產(chǎn)品理念,提出了運用ERP采購提升庫存管理的策略。

    1? ? ?公司采購流程

    1.1? ?采購申請

    采購人員按照工廠采購計劃提交申請,申請內(nèi)容包括采購物資的編碼、采購量、采購單價、采購供應(yīng)商等相關(guān)采購信息,涉及同一采購物資在不同采購供應(yīng)商之間進行的詢價和報價。采購訂單的最終價格可以通過系統(tǒng)進行篩選和確定,確定最優(yōu)采購價格。

    1.2? ?采購批準

    采購的批準是按照預(yù)定批準策略,根據(jù)物料組以及所申請采購類型,對采購申請進行逐級審批。審批在系統(tǒng)內(nèi)部完成,可以節(jié)約成本,可以實現(xiàn)實質(zhì)上的無紙化辦公。

    1.3? ?采購訂單處理

    采購訂單是在審批程序完成后,由采購申請在系統(tǒng)功能下自動進行轉(zhuǎn)換生成的。采購訂單處理是采購流程的重要的環(huán)節(jié),必須由專人負責(zé)。

    1.4? ?訂單跟蹤

    采購訂單中涉及的采購物資,實行訂單信息流和實物物流,在訂單信息流和實際物流的雙重管理下,進行訂單跟蹤。訂單跟蹤方便工作人員及時了解物資的具體位置。

    1.5? ?發(fā)票校驗

    針對已入庫的采購訂單,通過和供應(yīng)商提供的采購發(fā)票進行比對,對發(fā)票的信息進行系統(tǒng)錄入,然后通過系統(tǒng)自動生成財務(wù)憑證,以便應(yīng)付往來。

    2? ? ?公司庫存管理存在的問題

    2.1? ?采購流程混亂

    許多傳統(tǒng)財務(wù)軟件系統(tǒng)中的采購相關(guān)數(shù)據(jù),比如單價、總金額等,可由采購人員或者庫存管理者隨意更改,從而導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)存在失真的風(fēng)險,在期末對賬時容易發(fā)生這種現(xiàn)象。很多公司在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時,往往只是將ERP作為一個數(shù)據(jù)的記錄工具,合格供應(yīng)商可以通過系統(tǒng)線上競價的方式確定最終價格,并導(dǎo)入EPR系統(tǒng)。如果供應(yīng)商在線上競價出現(xiàn)違規(guī)操作的現(xiàn)象,如內(nèi)部的惡意競爭,對于公司來講,很難及時發(fā)現(xiàn)。所以采購流程混亂,是很多公司在庫存管理中存在的重要問題。

    2.2? ?存在“關(guān)系”采購提升采購成本

    公司庫存管理中,存在“關(guān)系”采購,導(dǎo)致采購的成本上升。由于采購沒有按照嚴格的標準進行審批,檢驗入庫的制度不嚴格、不合理,導(dǎo)致一些企業(yè)采購人員通過“關(guān)系”采購,鉆管理的空子,謀取私利。有些企業(yè)的采購員利用和熟悉商家之間的交易,通過“關(guān)系人”采購來收取一定的回扣,甚至有些企業(yè)的中高層領(lǐng)導(dǎo)插手采購,導(dǎo)致原材料采購出現(xiàn)質(zhì)量低、價格高的現(xiàn)象,進而提升了企業(yè)的生產(chǎn)成本,導(dǎo)致產(chǎn)品在市場中沒有價格優(yōu)勢。

    2.3? ?庫存盤存不完善

    庫存管理作為企業(yè)管理的重要組成部分,目前主要存在兩方面的問題。一方面,庫存量在庫存管理中沒有得到優(yōu)化,企業(yè)庫存管理中的安全庫存量并沒有達到最優(yōu)。企業(yè)庫存不能因為不足而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營,也不能因庫存多而增加倉儲管理的工作量和成本。在當(dāng)前環(huán)境下,許多企業(yè)的庫存并沒有得到優(yōu)化,企業(yè)的安全庫存存在很多問題,存在過多或者過少的問題,缺乏系統(tǒng)性的平衡。另一方面,盤存不夠完善,許多企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中不注重存貨盤存管理,存在制度缺陷,導(dǎo)致企業(yè)不清楚自己的存貨量,已損毀存貨沒有進行及時清理,導(dǎo)致企業(yè)會計信息失真。

    2.4? ?供應(yīng)商評價標準不完善

    首先,在傳統(tǒng)的采購模式下,企業(yè)對供應(yīng)商缺乏足夠的了解,供應(yīng)商評價標準不完善,從而造成企業(yè)和供應(yīng)商信息不對稱,導(dǎo)致企業(yè)的采購活動存在很大的盲目性。其次,企業(yè)的供應(yīng)商評價機制不完善,沒有對供應(yīng)商進行標準化和系統(tǒng)化管理,對供應(yīng)商的評價標準不完善。最后,企業(yè)不能及時對供應(yīng)商的風(fēng)險、供應(yīng)商的流失、供應(yīng)商的變更等信息進行評價和監(jiān)測,從而會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動造成一定的影響。

    3? ? ?運用ERP采購提升庫存管理的策略

    3.1? ?運用ERP信息化產(chǎn)品實現(xiàn)采購可視化管理

    第一,企業(yè)可以通過使用ERP信息化產(chǎn)品,實現(xiàn)采購申請、采購批準、采購訂單、采購入庫、發(fā)票錄入和物資出庫整個過程的可視化管理。通過可視化的管理,可以對采購的整個過程進行有效的監(jiān)督和管理,并且有利于優(yōu)化企業(yè)物資采購鏈。第二,企業(yè)可以借助主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),對系統(tǒng)進行標準化管理,清理采購物資、實施系統(tǒng)信息化管理,從而避免采購物資數(shù)據(jù)失真給業(yè)務(wù)帶來影響。第三,ERP系統(tǒng)作為信息化系統(tǒng),雖然可以優(yōu)化數(shù)據(jù)的管理,但是其只是業(yè)務(wù)輔助,在實施采購前,企業(yè)要優(yōu)化庫存流程和采購。第四,采用ERP信息化產(chǎn)品之前,需要得到企業(yè)管理者的支持,確保項目順利實施。第五,ERP采購需要企業(yè)打破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)劃分職責(zé)的做法,不斷優(yōu)化流程。

    3.2? ?實施標準化采購管理和庫存管理,避免關(guān)系采購

    為了運用ERP采購提升庫存管理,企業(yè)需要實施標準化采購管理和庫存管理,避免發(fā)生關(guān)系采購。首先,通過應(yīng)用過程控制理念,對原材料的采購過程進行有效控制,對每一個環(huán)節(jié)進行有效管理和制度控制,不斷優(yōu)化成本結(jié)構(gòu),選擇最優(yōu)方案。采購管理要結(jié)合物流管理,雙管齊下,進行精細化管理,且采購計劃要從生產(chǎn)實際出發(fā),充分發(fā)揮ERP的系統(tǒng)優(yōu)勢,提高企業(yè)管理的效率。其次,企業(yè)要建立有效的約束機制,在系統(tǒng)內(nèi)進行必要的獎懲,充分發(fā)揮管理體系的作用,從而避免發(fā)生“關(guān)系”采購行為。

    3.3? ?確定最優(yōu)安全庫存,建立存貨盤存制度

    庫存管理在企業(yè)管理當(dāng)中發(fā)揮著非常重要的作用,庫存管理的明確化和清晰化,可以有效提高企業(yè)管理的效率,因此,企業(yè)需要高度重視庫存管理,充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢,在設(shè)計應(yīng)用過程中確定最優(yōu)安全庫存的內(nèi)容,設(shè)計符合企業(yè)要求的盤存制度,優(yōu)化庫存管理。首先,根據(jù)實際確定最優(yōu)安全庫存量,確保企業(yè)開展正常的經(jīng)營活動。企業(yè)要權(quán)衡采購、生產(chǎn)以及銷售環(huán)節(jié),統(tǒng)籌規(guī)劃,平衡成本和生產(chǎn),根據(jù)銷售市場需求、生產(chǎn)和材料市場實際情況,確定最優(yōu)安全庫存,并設(shè)計科學(xué)的采購時間以及單次采購數(shù)量。其次,在ERP系統(tǒng)中要體現(xiàn)存貨盤存制度,確保會計信息真實、有效。企業(yè)要對存貨盤存進行系統(tǒng)的監(jiān)督和控制,對于超過期限沒有存貨盤存的,及時發(fā)出預(yù)警,對盤盈、盤虧進行及時處理。

    3.4? ?建立供應(yīng)商端的科學(xué)化管理

    企業(yè)需要建立供應(yīng)商端的科學(xué)化管理,不斷完善供應(yīng)商評價機制。企業(yè)和供應(yīng)商之間通過有效溝通,有利于合理掌握市場上的原材料價格信息和具體的供應(yīng)情況,從而有目的地進行采購,因此,企業(yè)需要不斷完善供應(yīng)商管理機制,對供應(yīng)端進行有效管理。首先,加強系統(tǒng)之間和供應(yīng)商的溝通,提高企業(yè)采購的目的性,建立企業(yè)采購和供應(yīng)商信息之間的聯(lián)系,及時反映供應(yīng)商信息。其次,對供應(yīng)商進行標準化的、系統(tǒng)化的科學(xué)管理,建立供應(yīng)商檔案,完善供應(yīng)商評價星級體系,及時反映供應(yīng)商發(fā)生風(fēng)險的情況,有效規(guī)避供應(yīng)商管理不善帶來的風(fēng)險。企業(yè)要對供應(yīng)商變更進行及時登記,對供應(yīng)商進行及時、合理的評價,實時監(jiān)督,防范由于供應(yīng)商端管理給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來不確定因素。

    4? ? ?結(jié) 語

    ERP在企業(yè)采購和庫存管理中的應(yīng)用和實施,可以有效優(yōu)化企業(yè)管理鏈,進而能夠提升企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。因此,企業(yè)應(yīng)該在管理上與時俱進,通過進行管理創(chuàng)新和掌握先進的管理理念,不斷提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和管理水平。

    主要參考文獻

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