基于網(wǎng)絡環(huán)境下企業(yè)檔案編研的實施策略探究

馮靜

【摘 要】隨著網(wǎng)絡信息逐漸發(fā)展，企業(yè)由紙質(zhì)檔案編研到電子檔案編研方向發(fā)展。論文主要研究了電子檔案發(fā)展進程，分析現(xiàn)在電子檔案編研方面存在的弊端，并給出相對應的解決策略，希望給相關人員提供參考。

【Abstract】With the gradual development of network information， the compilation and research of enterprise archives has changed from the mode of paper to electronic. The paper mainly studies the development process of electronic archives， analyzes the shortcomings existing in the compilation and research of electronic archives， and puts forward the corresponding solutions， hoping to provide some reference for the relevant staff.

【關鍵詞】網(wǎng)絡環(huán)境；企業(yè)檔案；檔案編研；電子檔案

【Keywords】network environment； archives compilation and research； electronic archives

【中圖分類號】G273 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）09-0129-02

1 引言

所謂的電子檔案編研工作，就是對電子檔案的內(nèi)容研究分析，并且進行加工，整合以各種各樣的形式開展的工作內(nèi)容。隨著信息化技術的發(fā)展，電子檔案編研工作已經(jīng)成為現(xiàn)在發(fā)展的方向，但是在具體電子檔案編研過程中還存在一定的弊端，需要相關人員進一步探討研究。

2 網(wǎng)絡環(huán)境下企業(yè)電子檔案編研存在的弊端

2.1 電子檔案編研內(nèi)容狹隘

目前電子檔案編研工作是一項比較高深的工作，但是對于企業(yè)來說，這項工作的開展只是在企業(yè)內(nèi)部業(yè)務部門，這樣就會出現(xiàn)編研內(nèi)容比較狹隘的問題?；诰W(wǎng)絡環(huán)境背景下，檔案種類豐富多樣，載體也呈現(xiàn)多樣化，這樣的情況就會使得傳統(tǒng)編研內(nèi)容更加狹隘。

2.2 電子檔案編研側(cè)重點掌握不到位

編研工作側(cè)重點掌握不足主要有幾個方面，第一，重視電子檔案而忽略電子文件。一般企業(yè)經(jīng)常將一些歸檔保存的檔案作為重點編研內(nèi)容，但是對于電子文件卻是經(jīng)常忽略的內(nèi)容。第二，企業(yè)在發(fā)展中經(jīng)常是看重專門檔案，對于綜合檔案不太重視。大部分企業(yè)的編研工作都是停留在會議簡介，或者是基礎性專門材料的編寫上面，對于綜合性質(zhì)的檔案卻不重視。第三，看重編寫工作，看輕編研工作。這個工作重點就是編寫原始資料，但是對于原有的資料沒有加工挖掘信息，這樣就會降低編研工作的整體質(zhì)量[1]。

2.3投入價值與產(chǎn)出價值通常被忽視

隨著信息技術的不斷應用，網(wǎng)絡走進千家萬戶，這是一個看重效率的時代，企業(yè)發(fā)展也是希望可以少投入然后得到最大的收益，檔案工作也是如此。當編研成果被企業(yè)使用的那一刻起，就會為企業(yè)發(fā)展做貢獻，但是有些企業(yè)受到各種因素的影響，不能很好地控制投入和產(chǎn)出之間的關系。比如，某一個企業(yè)在進行檔案編研工作中，材料與人力都十分有限，所以就會模仿他人的編研成果，而沒有考慮過這種成果是否適合自己企業(yè)的發(fā)展，導致編研工作與現(xiàn)實生活是脫節(jié)的，編研成果未得到充分使用，對于企業(yè)發(fā)展編研工作起不到應有的作用。

2.4 對編研成果知識產(chǎn)權保護意識不強

電子檔案編研工作是一項比較復雜的工作，并且需要高深的技術，所以對于編研成果的知識產(chǎn)權歸屬問題就是現(xiàn)在急需解決的問題。但是編研人員只重視電子檔案的編寫、整合，在這些方面投入了大量的時間和精力，對于編研成果知識產(chǎn)權問題認識不足，覺得是無關緊要的問題，沒有處理好保密和利用二者之間的關系，這些都是違反相關規(guī)定的行為。

3 基于網(wǎng)絡環(huán)境背景下電子檔案編研策略

3.1 在企業(yè)方面電子檔案編研工作策略

3.1.1 完善企業(yè)資源結構，為編研工作奠定基礎

電子檔案的編研工作離不開資源，這是編研工作的基礎和源泉。所以，在企業(yè)檔案編研工作的初期，應該加大企業(yè)資源量，豐富各種資源建設。同時重視企業(yè)外部信息，做到內(nèi)部與外部結合，這是現(xiàn)在檔案工作的重點內(nèi)容。

3.1.2 重視企業(yè)合作，重整檔案信息資源[1]

企業(yè)檔案編研工作不是脫離企業(yè)單獨存在的，應該結合企業(yè)之間各部門，或者是企業(yè)和企業(yè)之間的聯(lián)系，應該加強這些聯(lián)系，把編研工作結合起來有效開展。

3.2 從編研人員的角度提升編研效率的策略

檔案編研過程中需要專業(yè)的編研人員，這就需要從專業(yè)人員的視角出發(fā)，在選擇題目和材料等基礎方面，做到平衡的心態(tài)，嚴格把關投入和產(chǎn)出，提高工作效率[2]。

3.2.1 基于平衡編研下科學的選題選材

在進行選題時，需要從以下兩個方面進行，首先，以檔案室現(xiàn)存的檔案史料作為原始基礎，并在此基礎上進行選擇。其次，當史料出現(xiàn)不完整的情況時，可以通過對本檔案室，或者是去上一級機關檔案室中查找相關史料，從而保證材料的全面性，并且還要保證不準確的資料不進行引用，缺少部分內(nèi)容的檔案不進行存檔。同時，還可以借助互聯(lián)網(wǎng)、專題數(shù)據(jù)庫等檢索資料，進而保證選題范圍符合要求。此外，在進行編研選題時，一定要對企業(yè)自身特色進行明確，在確定選題的基礎上，查找相關符合的文檔資料，從而保證所編輯的工作方案、規(guī)劃與研究成果等滿足要求，具有特色化。在進行編研工作時，要確定編研主體，要包含電子檔案的電子文件，充分利用和兼顧檔案編研，始終秉持實施求是的態(tài)度，充分發(fā)揮已有資源的作用，從而為企業(yè)、市場等領域進行服務。

3.2.2 提升編研人員的素質(zhì)水平

隨著網(wǎng)絡時代的發(fā)展，對于編研工作也提出了更高的要求，為了更好地進行檔案編研，需要編研人員不斷提升自身素質(zhì)水平，從而提高編研工作水平。首先，要求編研人員能夠熟練掌握計算機，擁有良好的操作能力，這是因為檔案編

研需要依托計算機和互聯(lián)網(wǎng)進行，所以不僅需要編研人員將紙質(zhì)文檔裝換成電子文檔，還需要對目錄數(shù)據(jù)庫的結構以及存儲、檢索等進行掌握。其次，編研人員還要具備一定的文字功底，對檔案進行編輯、排版，從而進行更好地進行檔案編研。

3.2.3 讓編研人員和使用者多交流，以滿足用戶要求

隨著信息技術的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡成為現(xiàn)在交流的重要渠道，成為現(xiàn)在編研人員和使用者之間的紐帶。編研人員通過各種媒體中介，展示編研計劃，以及編研成果等，用戶可以使用留言板或者QQ的方式提出自己的意見和建議，編研人員結合這些用戶建議展開工作。另外，編研人員在工作中應該關注社會熱點信息，關注一些熱門話題，進行專題性編研工作。比如，一些感動中國、馬航事件等這些熱點問題，需要對人事、科技進行全方位了解，最后進行檔案編研工作。

3.3 編研成果視角

編研成果視角就從編研成果內(nèi)容以及成果形式方面出發(fā)，目的是強化對編研成果產(chǎn)權的保護，編研成果技術應用，所給予的視覺感受以及傳播效果等。實際表現(xiàn)如下：

3.3.1 強化安全措施，提升知識產(chǎn)權保護意識

電子信息自身具有流動性，以及易復制性，所以在對電子文件進行編研期間，一定要注重對知識產(chǎn)權的保護，并采取有效的措施對材料選擇和產(chǎn)品傳播進行有效控制。例如在技術方面，可以使用數(shù)字簽名技術、水印技術以及身份識別技術等，有效保證電子檔案信息的真實有效性。而隨著檔案法的進一步完善，依法治檔工作越發(fā)受到各界關注[3]。因此在進行編研工作中，需要按照相關法規(guī)、制度進行編研工作，同時還要求工作人員自身樹立法律意識，明確保密和利用之間的關系，從而提升對編研成果的保護水平。

3.3.2 科學進行規(guī)劃包裝，有效對視覺進行優(yōu)化

這里所說的包裝是保證編研成果內(nèi)容以及形式不發(fā)生改變的情況下對編排形式進行一定的創(chuàng)新和改變。例如，可以對排版方式與風格進行改變，對封面進行創(chuàng)新等。同時還可以采用獨特的設計吸引訪問人員的注意力，使其產(chǎn)生視覺愉快感，提升訪問次數(shù)。

3.3.3 應該具有營銷觀念，加大傳播范圍

企業(yè)內(nèi)部通常都會有庫存資料，我們需要將這些庫存資料看成原材料，把企業(yè)內(nèi)部各個部門看成是銷售市場，這樣我們的編研成果就是產(chǎn)品了。我們需要按照用戶的需求，宣傳不同的產(chǎn)品，關注使用者的狀態(tài)，希望可以適合。

4 結論

綜上所述，基于網(wǎng)絡背景下的企業(yè)電子檔案，不單單是記錄企業(yè)日常的活動，還應該包括企業(yè)的發(fā)展歷程和業(yè)績成就等方面的記錄。在企業(yè)內(nèi)部開展企業(yè)電子檔案編研工作，將編研成果進行利用和宣傳，這是現(xiàn)在網(wǎng)絡背景下，企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，在企業(yè)發(fā)展和建設中起著至關重要的作用。

【參考文獻】

【1】鄭麗媛.基于網(wǎng)絡環(huán)境下企業(yè)檔案編研的實施策略[J].科技經(jīng)濟導刊，2016（35）：263.

【2】賈聰聰，周耀林.網(wǎng)絡環(huán)境下企業(yè)電子檔案編研問題與對策[J].檔案與建設，2016（05）：16-19.

【3】曹建波.網(wǎng)絡環(huán)境下企業(yè)檔案的編研工作[A].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集[C]，2015.