新時期政府機關檔案管理工作實踐分析

文/黃健敏，中山市阜沙鎮(zhèn)流動黨員管理服務中心

1 前言

檔案記錄著機構各種各樣的信息，記錄了各機關單位的歷史發(fā)展軌跡。對機構來說是必不可少的文件。因此，檔案的有效管理對機關管理來說至關重要，是機關效益的有效保證。當前大數(shù)據(jù)與信息時代的環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案管理制度已經(jīng)不適應機關信息管理的新發(fā)展要求。同時，在實際管理機關檔案的過程中，存在著較大弊端，嚴重制約了檔案管理制度的發(fā)展。因此，要有效提高機關檔案管理的效率與成效，需要全面結合現(xiàn)時代環(huán)境下的信息管理要求，對機關檔案管理制度進行深度剖析，繼而完成改善與提高。

2 檔案管理的重要性

機關檔案管理的重要性體現(xiàn)在以下三個方面：首先，富有成效的機關檔案管理工作能夠使得大眾熟悉政府在經(jīng)濟文化方面的建設情況，加強政府的公信力，樹立政府良好的形象；其次，卓越的檔案管理對建設我國社會主義精神文明有著一定的助推作用。任何記載都是對歷史及文化的傳承與發(fā)展，是鐫刻在紙張上的精神財富，以歷史來激勵現(xiàn)在的我們不斷朝著正確的方向前進；最后，做好機關檔案管理工作，對我國檔案事業(yè)的發(fā)展也有一定的益處。檔案工作做得足夠優(yōu)秀，才能刺激我國檔案事業(yè)水平的提高，使得檔案資源能夠得到合理利用。

3 新時期機關檔案管理存在的問題

3.1 對檔案管理工作不夠重視

就目前而言，我國檔案管理工作重視程度普遍不高，無論是基層員工還是上級領導都未完全意識到合理管理檔案的重要性，使得檔案管理的工作難有成效?？紤]到檔案管理機關來說并未帶來直接性的利益或收入，領導大多只是對普通的保管與記載檔案有所要求，而對檔案的合理管理關心較少，上級的忽視自然而然傳遞給了下級，使得機關上上下下只做到了“保管”而并未形成要“管理”檔案的概念。這種落后的觀念嚴重制約了機關檔案管理工作的有效進行，是與信息時代發(fā)展的脫軌。

3.2 檔案存放的環(huán)境較差

規(guī)范存放檔案對環(huán)境的要求是要有一定保密性，而不是簡單的毫無保密措施的一間庫房而已。所以，對保管檔案明確的環(huán)境要求應該是具有足夠的保密性，而并不是普普通通的庫房或是儲物室。就我國現(xiàn)狀而言，許多機關單位存放檔案的地點環(huán)境很差，缺乏一定的保密措施，很容易造成機關重要檔案的遺失與破損，從而帶來不可估量的損失。

3.3 檔案交接存在問題

機關在人員變動時檔案的交接工作極其重要，但也是問題多發(fā)點所在。大部分進行檔案管理的人員并不是全職工作，如若管理人員因各種原因發(fā)生工作調動或者是直接離開工作單位時，在檔案交接方面的程序不夠標準和規(guī)范，會出現(xiàn)檔案資料不全、缺東缺西的情況。由此看來，有必要建立一個檔案交接管理系統(tǒng)，來對檔案交接工作進行規(guī)范化和細致化，避免由交接不規(guī)范產(chǎn)生的各種復雜問題。

3.4 檔案管理人員水平較低

檔案管理水平不佳，負責管理人員水平較低是主要原因之一。管理人員未經(jīng)過專業(yè)性的培訓與實際操作，對基本性的工作，如收集、整理、裝訂與歸檔熟練不高，嚴重影響檔案管理工作的正規(guī)性與及時性，加上機關對這一方面的工作重視度較低，聘請的人員往往不是全職工作，且不同管理人員的水平參差不齊，使其在檔案管理過程中容易出現(xiàn)記錄有偏差、不規(guī)范的情況，從而大大影響了機關檔案的真實性與客觀性。

4 對新時期機關檔案管理提出的對策

4.1 增強檔案管理意識

新時期機關管理的復雜性日漸凸顯，檔案作為重要的信息載體，重要性也不言而喻。這就要求機關上上下下提高對檔案管理的重視程度，增強檔案管理的意識?？梢圆扇〉拇胧┯校洪_設各類講座以及利用線上媒體積極宣傳檔案管理相關知識，聯(lián)合各部門管理層參與，從高層領導開始以身作則，強調檔案管理的必要性與重要性，將檔案管理相關知識滲透機關管理各個層面。除此之外，領導層還要設立嚴格的檔案管理監(jiān)督制度，對工作人員的管理工作提出嚴格要求，定期檢驗其工作成效來獲得反饋，而對暴露的問題進行及時的改正，確保檔案管理工作的有效進行。

4.2 合理改善檔案存放環(huán)境

檔案的存放環(huán)境關系著檔案管理工作的安全性。要選擇較為密閉、寬敞的庫房來對檔案進行統(tǒng)一的存放和管理，同時還要注意避免將其他與檔案管理無關的器具與檔案存放在一起，將檔案存放室與普通的辦公區(qū)域分離開來。檔案管理庫房還應該具有絕對的安全性，有充分的保密設施。存放設施應合理設計，這樣能避免檔案文件的丟失與破損等，對檔案保存時限有很大提高。最后，還要為檔案保管庫房制定嚴格的出入規(guī)定，以防重要檔案的丟失等。

4.3 改進檔案管理制度

在現(xiàn)有檔案管理制度的基礎上進行必要的升級。例如，檔案管理制度的制定一定要從實際出發(fā)，不可憑空想象，要具備相應的可行性與合理性，所制定的制度也要符合所在機關關于檔案管理方面的真實情況與發(fā)展要求；檔案管理制度還要同時考慮對基層工作人員與高層管理人員的普適性與特殊性，除了基本的重視檔案管理意識的培養(yǎng)以外，還要根據(jù)不同層次的人員要有不同的要求。

4.4 提高檔案管理人員專業(yè)化水平

聘用專職人員或對現(xiàn)有檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，提升其檔案管理水平，還要避免采用非全職人員，維持管理人員的固定性，避免因人員頻繁更換而產(chǎn)生交的工作交接不完善、交接過程中材料丟失等問題。還要適時招募新興檔案管理的專業(yè)人才，豐富檔案管理人員的隊伍，實現(xiàn)人盡其職。

5 結束語

檔案管理工作的完善與改革任重道遠，要想使得我國機關檔案管理水平不斷提升，必須從根本做起，樹立起對檔案管理重視的觀念，不斷進行創(chuàng)新與完善。希望本文的觀點能對我國檔案管理的改善有所幫助。