試析醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字信息化的應(yīng)用

徐新光

【摘要】作為公立醫(yī)院來說，在醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療器械的應(yīng)用過程中都與信息化息息相關(guān)，而作為醫(yī)院日常工作中不可或缺的人事檔案管理來說，也充分享受到了數(shù)字信息化技術(shù)帶來的工作便捷，它為醫(yī)院的后勤服務(wù)提供了翔實(shí)、可靠和快捷的服務(wù)，極大地提高了醫(yī)院人事檔案部門的工作效率。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；信息化；應(yīng)用

醫(yī)院要想提升綜合管理水平，人事檔案的管理就顯得極為重要。隨著生存環(huán)境的變化和人們健康保健意識的增強(qiáng)，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)工作重要性會逐漸凸顯出來，其經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，需要更多新的醫(yī)護(hù)、管理人員的加入，而傳統(tǒng)的記錄醫(yī)院人事檔案的管理方式已經(jīng)滯后于醫(yī)院的發(fā)展。因此，數(shù)字信息化時代的來臨和網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，使得醫(yī)院的人事檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，共同發(fā)展，有效地將數(shù)字信息技術(shù)與醫(yī)院的人事檔案管理工作結(jié)合起來，讓信息化技術(shù)真正為醫(yī)院的人事檔案管理工作服務(wù)。

一、醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字信息化的意義

（一）充分實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息資源共享。利用數(shù)字信息化技術(shù)為醫(yī)院的人事檔案建立相應(yīng)的檔案管理平臺，把人事檔案通過數(shù)字化之后形成電子檔案，為上級管理部門或醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)信息需求單位提供一站式檢索服務(wù)，將會進(jìn)一步提高各科室部門之間的開放性，也有利于醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同時，將數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理方式的現(xiàn)代化推進(jìn)，通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與人們的智能化、網(wǎng)絡(luò)化的生活方式相接近，既方便了醫(yī)院內(nèi)部的查詢，也有利于提高信息的時效性。

（二）有效提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率。隨著國家醫(yī)療體制改革的不斷深化，網(wǎng)絡(luò)信息化領(lǐng)域的不斷拓展，醫(yī)院的人事檔案作為記錄人才信息的主要載體，悄然步入了數(shù)字信息化的時代。數(shù)字信息化的人事檔案管理，對于醫(yī)院的相關(guān)工作崗位的管理、人員調(diào)動以及工作安排等方面提供了極大的便利，有利于醫(yī)護(hù)人員原始檔案數(shù)據(jù)的保存以及查詢等，徹底避免了過去人事檔案管理中存在保存原始檔案難、人工管理查詢難等問題。在現(xiàn)實(shí)工作中，一部分醫(yī)院仍然存在以人工為主要方式的檔案管理方式，以紙質(zhì)為主要材質(zhì)的存儲模式，這就會耗費(fèi)很大的人力和時間去做定期的查找和檢查，也增加了醫(yī)院的費(fèi)用支出。

二、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱，重視程度不夠。傳統(tǒng)意義上，醫(yī)院的重點(diǎn)工作是以醫(yī)療工作為中心，因此對于醫(yī)院人事檔案的管理這一方面并沒有給予足夠的重視，相應(yīng)地，對于人事管理的資金投入也不到位，普遍存在重經(jīng)營、輕檔案的現(xiàn)象，沒有真正意識到人事檔案管理在醫(yī)院經(jīng)營過程中的重要作用。這樣的結(jié)果其實(shí)對于醫(yī)院的人事檔案管理的信息化是非常不利的。醫(yī)院對醫(yī)療之外的人事檔案不夠重視，導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案管理的房屋配置、硬件設(shè)施和數(shù)據(jù)信息處理的資金投入不足；導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案管理人員對于人事檔案管理這一工作本身的不夠重視。他們側(cè)重于對檔案簡單的整理、收集相關(guān)的檔案資料等日常性工作，并沒有真正對醫(yī)院的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理或者數(shù)據(jù)統(tǒng)計建設(shè)等工作，因此非常不利于醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化管理。另外，當(dāng)前一些醫(yī)院人事檔案的管理工作人員往往身兼數(shù)職，他們大多數(shù)沒有把醫(yī)院的人事管理進(jìn)行認(rèn)真對待，這些均有待于進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

（二）標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)落后，缺乏相應(yīng)的管理制度。在醫(yī)院檔案管理中，沒有電子檔案歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)，也缺乏電子檔案或者是電子文件進(jìn)行分類和歸檔的方法和范圍，標(biāo)準(zhǔn)體系落后，這樣就會導(dǎo)致珍貴的電子檔案和個人信息遺失或者是被破壞，為醫(yī)院有關(guān)部門正常開展工作帶來了困難。由于沒有建立起統(tǒng)一遵循的標(biāo)準(zhǔn)和體系，加之運(yùn)行的一些人事檔案軟件不具有兼容性或兼容性較低，無法采用分級管理模式，影響了檔案管理的有效性和分享性。另外，在醫(yī)院的人事檔案管理中，相關(guān)部門應(yīng)該對于人事檔案做好相應(yīng)的保密工作。盡管有《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，但是在實(shí)際工作中人事檔案的機(jī)密性需要進(jìn)行加強(qiáng)，這是一個不容忽視的問題。因此醫(yī)院的相關(guān)管理部門應(yīng)該對此加以重視，健全標(biāo)準(zhǔn)體系，加強(qiáng)數(shù)字信息化條件下醫(yī)院人事檔案管理的保密性措施的建設(shè)。

三、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中采取的措施

（一）加強(qiáng)認(rèn)知，提高認(rèn)識。醫(yī)院人事檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，必須要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)在該方面的認(rèn)識，明確人事檔案管理的重要性，使其全力配合與支持人事檔案管理工作，并把其納入正常的工作中去，做到房屋配套、設(shè)施齊全、及時更新、定期檢查，確保人事檔案管理快速步入正軌。隨著云時代的來臨，人們對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提出了更高的要求，因此將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理中是大勢所趨，醫(yī)院的管理也正走向信息網(wǎng)絡(luò)化，并逐步朝著現(xiàn)代化的管理模式不斷邁進(jìn)。只有在人事檔案管理方面引起足夠的重視，才能夠逐漸體現(xiàn)出信息化管理在醫(yī)院人事檔案中的巨大價值。

（二）引進(jìn)人才，加強(qiáng)管理。醫(yī)院人事檔案管理水平的高低、醫(yī)療水平的優(yōu)劣，服務(wù)質(zhì)量的總體水平如何，不只是取決于收集人事檔案管理工作人員的數(shù)量多寡，關(guān)鍵取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)水平。因此引進(jìn)的人才不僅需要掌握人事檔案管理知識，還需要熟悉現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能靈活運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù)，有利于醫(yī)院的規(guī)范化管理和整體管理水平的提升。在引進(jìn)人事檔案管理人才的同時，也要加強(qiáng)對這些專業(yè)人才的綜合考核。由于醫(yī)院人事檔案管理工作的特殊性，所以對于相應(yīng)的工作人員來說，必須要具有較好的職業(yè)道德素質(zhì)和較強(qiáng)的責(zé)任感以及保密意識。因此，要特別注意將數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫的建立與處理等更好地結(jié)合起來，做好醫(yī)院的人事檔案信息管理建設(shè)，讓人事檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（三）加強(qiáng)硬軟件建設(shè)。將數(shù)字信息化更好地運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中，不僅需要相應(yīng)的硬件支持，也需要醫(yī)院引進(jìn)相關(guān)的軟件技術(shù)，從而建立起相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案管理平臺。因此，作為醫(yī)院的高層管理者，加強(qiáng)硬件建設(shè)的資金投入，建立起標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理場所，對于醫(yī)院人事檔案管理工作人員的辦公室以及檔案的閱覽室應(yīng)該嚴(yán)格分開。在建好硬件的同時，還要引進(jìn)相應(yīng)的軟件設(shè)施。對于如今飛速發(fā)展的信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代來說，利用軟件設(shè)施建立相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案平臺是非常有必要的。并且這種人事檔案管理平臺可以同醫(yī)院的其他管理系統(tǒng)相結(jié)合，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息、資源的共享，這樣也可以更好地促進(jìn)醫(yī)院各個方面及時獲得相應(yīng)的信息，以促進(jìn)相關(guān)的措施或者方案的處理更加合理。

四、結(jié)語

綜上所述，將數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中，是社會發(fā)展和信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。明確醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字信息化的意義，針對應(yīng)用中存在的問題，加強(qiáng)硬件建設(shè)，引進(jìn)相應(yīng)的軟件和專業(yè)人才，采取積極的改進(jìn)措施，建設(shè)好數(shù)字信息化的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，需要醫(yī)院上下各個層面加強(qiáng)對這一問題的重視，樹立數(shù)字信息化人事檔案管理的意識，為醫(yī)院的全面發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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