公路建設(shè)檔案管理工作優(yōu)化的探討

周曉艷

【摘要】公路作為國(guó)家主要交通樞紐，對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮著重要作用。公路建設(shè)過程中由于項(xiàng)目投資大、周期長(zhǎng)會(huì)形成大量的檔案，這些檔案種類繁多，是公路建設(shè)的真實(shí)記錄，也是鑒定工程質(zhì)量的主要依據(jù)，所以有著很高的價(jià)值。本文對(duì)公路建設(shè)檔案管理工作的優(yōu)化進(jìn)行了深入地探討。

【關(guān)鍵詞】公路建設(shè)；檔案；管理

公路建設(shè)檔案是公路規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成用于保存文字、材料、圖紙、聲像制品的檔案資料，指導(dǎo)公路建設(shè)和監(jiān)督工程質(zhì)量，真實(shí)記錄和客觀反映著一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)到施工、竣工的全過程，所以，加強(qiáng)公路建設(shè)檔案的管理對(duì)推動(dòng)公路事業(yè)發(fā)展和我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要意義。

一、公路建設(shè)檔案管理存在的問題及原因分析

為確保公路建設(shè)的檔案質(zhì)量，必須把檔案管理工作放在突出位置。但由于建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多等導(dǎo)致一些建設(shè)檔案沒有得到妥善保管；也由于檔案管理水平差，管理不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。許多單位對(duì)檔案管理并不重視，規(guī)章制度不健全，形容虛設(shè)，也沒有監(jiān)督機(jī)制，并未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。在公路建設(shè)初始，通過招標(biāo)方式引入的行業(yè)種類繁多，各自都習(xí)慣按照本行業(yè)的行為習(xí)慣和準(zhǔn)則做事，導(dǎo)致各單位移交的檔案標(biāo)準(zhǔn)不一、排序混亂、分類不清。公路建設(shè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，加大檔案管理工作的疏漏。

二、優(yōu)化公路建設(shè)檔案管理工作的必要性

在公路建設(shè)、使用和管理工作的組成中，公路建設(shè)檔案管理占據(jù)著重要的位置，它為后續(xù)公路行業(yè)科學(xué)管理提供重要依據(jù)，參建人員的筆記、聲音和圖像能夠很好地維護(hù)各方的合法權(quán)益；當(dāng)施工方和業(yè)主方產(chǎn)生問題矛盾時(shí)，可以查看檔案尋找當(dāng)時(shí)的合同、施工原始記錄、檢測(cè)結(jié)果等文件，及時(shí)提供依據(jù)，有效調(diào)和矛盾，促進(jìn)問題盡早解決；同時(shí)檔案作為公路建設(shè)參與人員的智慧結(jié)晶，對(duì)竣工總結(jié)具有很大的借鑒作用；同時(shí)，公路建設(shè)檔案資料能促進(jìn)公路建設(shè)持續(xù)發(fā)展。由此可以看出，公路建設(shè)過程需要優(yōu)化檔案管理工作的必要性。

三、做好公路建設(shè)檔案管理工作的對(duì)策

科學(xué)有序地做好公路建設(shè)檔案管理工作既是工程本身的需要，也是檔案部門的職責(zé)和要求。檔案的行政管理部門可以加強(qiáng)與公路建設(shè)相關(guān)單位的溝通，與項(xiàng)目主管部門達(dá)成共識(shí)，統(tǒng)一出檔案管理規(guī)范，建立健全的規(guī)章制度，明確各個(gè)單位部門的職責(zé)，優(yōu)化重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作。

（一）建立健全規(guī)章制度，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)范；建立公路工程建設(shè)檔案管理崗位責(zé)任制；加強(qiáng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人監(jiān)督指導(dǎo)力度，這些都是規(guī)范公路工程建設(shè)檔案管理工作的前提和保證。針對(duì)公路建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)多線長(zhǎng)、施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)的問題，必須建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整和準(zhǔn)確；使用過程中采用副本，防止檔案資料的破損和遺失。

（二）實(shí)行全過程同步管理，定期監(jiān)督，嚴(yán)格把關(guān)。公路建設(shè)檔案管理需要每一位參建人員的重視和支持，讓各參建主體明確自己在檔案管理工作中的職責(zé)，相應(yīng)的專職人員將工程建設(shè)各環(huán)節(jié)、全過程的文件資料組織落實(shí)，確保檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)于繁忙的施工過程，更需要嚴(yán)格監(jiān)督檢查整理工程建設(shè)的資料，確保資料的齊全和準(zhǔn)確，防止出現(xiàn)業(yè)內(nèi)一塌糊涂的景象。完整準(zhǔn)確的檔案客觀反映著公路建設(shè)環(huán)環(huán)相扣的過程，所以，必須堅(jiān)持檔案工作同公路建設(shè)一致進(jìn)行。項(xiàng)目初始，將項(xiàng)目建議書、設(shè)計(jì)委托書、任務(wù)下達(dá)書等資料歸檔；工程設(shè)計(jì)評(píng)審過程，將設(shè)計(jì)文件、評(píng)審會(huì)議材料等資料歸檔；施工建設(shè)管理中，將各類施工原始資料、設(shè)計(jì)變更等資料歸檔；竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，將工程技術(shù)、管理人員系統(tǒng)整理，通過各環(huán)節(jié)、各單位的協(xié)調(diào)配合，能很好地保證檔案的完整性。

（三）提高檔案人員素質(zhì)，與工程技術(shù)人員密切配合。在經(jīng)濟(jì)和科技高速發(fā)展的現(xiàn)在，必須提高檔案人員的自身素質(zhì)，通過進(jìn)修培訓(xùn)不斷更新檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也要學(xué)習(xí)公路建設(shè)相關(guān)專業(yè)的知識(shí)，掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的技能，拓寬知識(shí)面，才能更好地為公路建設(shè)檔案管理工作而服務(wù)。工程的管理設(shè)計(jì)、技術(shù)施工人員是貫穿著公路建設(shè)的全過程的人員，檔案既是出于他們的工作，也要為他們今后的工作而服務(wù)，所以這些人員在遵守工程技術(shù)管理規(guī)范的同時(shí)，也要熟悉檔案管理的規(guī)范。與此同時(shí)，檔案人員也要隨時(shí)介入工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，幫助工程技術(shù)人員規(guī)范地整理檔案資料，做好檔案資料的檢查、篩選、收集和歸檔。檔案人員與工程技術(shù)人員的通力合作，能夠很好地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

四、總結(jié)

公路建設(shè)檔案管理工作必須不斷規(guī)范和完善，逐漸達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，加強(qiáng)建設(shè)全過程檔案管理，加強(qiáng)管理和操作層面的制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員同技術(shù)人員的配合度，明確各單位檔案管理職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督，優(yōu)化公路建設(shè)檔案管理工作，使檔案收集疏而不漏，更好地為大眾服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周穗軍.如何加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)世界，2016（8）：27-28.

[2]石曉琦.如何加強(qiáng)公路檔案管理[J].黑龍江檔案，2014（3）：85.

[3]陳麗.公路檔案在公路建設(shè)中的重要價(jià)值探討[J].大科技，2015（29）：18.