醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理信息化探討

艾麗 何琦

摘要：加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)而言具有十分積極的意義，有助于為其發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支持，提升工作人員的效率，創(chuàng)新其工作方式，從而推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展。本文從醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理的信息化建設(shè)這一視角切入，對(duì)其展開(kāi)討論，分析了我國(guó)目前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并給出了相關(guān)的解決對(duì)策，希望幫助我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)其自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)；人事檔案；信息化管理；問(wèn)題及對(duì)策

一、引言

人事檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)人才的合理流動(dòng)以及整體工作效率的提升具有十分積極的意義。伴隨著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)家的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革也在不斷推進(jìn)，這就要求醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在其運(yùn)營(yíng)管理的過(guò)程中，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的工作力度，對(duì)其實(shí)施信息化管理，盡快建立健全科學(xué)化、信息化、合理化的人事檔案管理路徑，從而提升醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)自身人事檔案管理的整體水平，為自身的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

二、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.有助于規(guī)范人事檔案管理，提升其科學(xué)性和合理性

對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，是檔案管理工作的一大進(jìn)步，有助于提升人事檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性和合理性，減少人工管理過(guò)程中的隱患和潛在風(fēng)險(xiǎn)，從而提升其人事檔案管理的水平和質(zhì)量。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法效率較低，模式較為滯后，致使人事檔案流失的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)造成了很大的影響，因此積極開(kāi)展人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，可以對(duì)人事檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，從而提升其科學(xué)性和合理性。

2.有助于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人力資源的優(yōu)化配合，確保人才合理流動(dòng)

人事檔案管理的目標(biāo)是對(duì)企業(yè)的人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置，因?yàn)槿耸聶n案比較詳細(xì)的記錄了各個(gè)崗位上各個(gè)工作人員的能力、水平和狀態(tài)，所以根據(jù)其人事檔案的記錄，可以對(duì)人力資源進(jìn)行更加合理的分配。在人事檔案信息化的管理模式下，就更加有利于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)工作人員的工作水平、能力和狀態(tài)有一個(gè)清晰、準(zhǔn)確的把握，結(jié)合以上信息和數(shù)據(jù)化分析的結(jié)果，可以對(duì)員工的崗位進(jìn)行科學(xué)、合理的變動(dòng)或調(diào)整，從而更好的發(fā)揮每一個(gè)員工的價(jià)值。

3.有助于提升醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理的效率

對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，可以最大限度地提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理的整體效率、質(zhì)量和水平。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式不僅要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，而且從信息的收集、整理、檢索、分類到進(jìn)行統(tǒng)一化管理，是一個(gè)十分漫長(zhǎng)的過(guò)程，再加上出錯(cuò)率比較高，因此人事檔案管理工作人員的壓力是巨大的。但是對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)和管理之后，相關(guān)工作人員得以解放，全部由計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)人事檔案管理的大量工作，因此大大的提高了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理的工作效率，而且錯(cuò)誤率明顯降低。

4.有助于紙質(zhì)檔案的保護(hù)

一直以來(lái)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作都是采用紙質(zhì)的方式加以記錄，其好處就是有利于保證信息統(tǒng)計(jì)的全面性和客觀性，而且有比較強(qiáng)的證明能力?？墒瞧淙秉c(diǎn)是紙質(zhì)的資料比較容易丟失，而且容易被損壞。在對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理之后，就可以有效的解決上述問(wèn)題，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被數(shù)據(jù)所取代，可以減少原始資料丟失和損壞的情況，而且檔案的查詢也更加方便，有助于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)更好的開(kāi)展人力資源管理的相關(guān)工作。

三、我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

1.方案內(nèi)容缺乏真實(shí)性

人事檔案內(nèi)容如果缺乏真實(shí)性，會(huì)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的相關(guān)管理工作產(chǎn)生很大的影響，因?yàn)槠淙耸聶n案管理工作的內(nèi)容比較多，而且時(shí)間緊、任務(wù)重，假如有關(guān)管理人員不負(fù)責(zé)任，工作態(tài)度不端正，就有可能導(dǎo)致檔案材料信息的失真，比如：檔案材料的內(nèi)容前后不一、名字錯(cuò)誤、時(shí)間對(duì)不上等，不僅僅會(huì)對(duì)材料的歸檔工作造成很大的影響，也不利于人事檔案資料發(fā)揮其真正的價(jià)值和作用，從而會(huì)給醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作帶來(lái)許多的麻煩。

2.政出多門(mén)，引發(fā)檔案管理紛爭(zhēng)

由于人事檔案的管理工作是牽涉到許多部門(mén)的，人事檔案資料在收集、傳遞和錄入的過(guò)程中，會(huì)受到黨委組織部門(mén)、政府人事部門(mén)下屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心、教育部門(mén)以及其他部門(mén)的共同管理，在這整個(gè)的流動(dòng)過(guò)程中就難免發(fā)生分歧和沖突，從而影響人事檔案管理工作的效率，對(duì)檔案信息的真實(shí)性和客觀性也會(huì)產(chǎn)生一定程度的影響。

3.部分檔案材料的歸檔范圍模糊，內(nèi)容陳舊

人事檔案的信息只有及時(shí)加以準(zhǔn)確的更新，才能保證其真實(shí)、有效?？墒?，因?yàn)獒t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，致使人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施比較差，設(shè)備更新速度慢，信息化程度比較低，工作量大且內(nèi)容繁雜，加之管理人員的數(shù)量又十分有限，致使檔案材料的質(zhì)量較低，組織意見(jiàn)中多是一些空話套話，檔案管理缺乏科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性。

四、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.形成人事檔案信息化管理理念

人事檔案管理對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有十分重要的作用，機(jī)構(gòu)高層和相關(guān)管理者對(duì)此必須引起高度重視，要更新自己的人事檔案管理理念，形成信息化管理思維，從而提升機(jī)構(gòu)人事檔案管理的整體質(zhì)量和水平。必須明確并重視人事檔案管理的價(jià)值，培養(yǎng)人才信息庫(kù)的新型管理意識(shí)，加快人事檔案信息化管理的建設(shè)步伐。

2.加大硬件設(shè)施的投入

對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理人事檔案的一個(gè)趨勢(shì)，所以醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，盡管部署和實(shí)施人事檔案的信息化管理，從而提升管理的實(shí)際質(zhì)量和水平，以滿足自身發(fā)展的需要?，F(xiàn)行的《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對(duì)檔案管理的信息化水平做出了明確的要求和規(guī)定，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行其相關(guān)要求，加大人事檔案信息化硬件設(shè)備資金的投入力度，加快設(shè)備和系統(tǒng)建設(shè)的步伐，從而為機(jī)構(gòu)人事檔案信息化管理工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)人事檔案信息化管理軟件系統(tǒng)的安全防護(hù)

人事檔案資料是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部重要的數(shù)據(jù)信息，假如泄露或者流失，會(huì)對(duì)機(jī)構(gòu)自身造成很大的影響。所以要求機(jī)構(gòu)在人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，要認(rèn)真做好安全防護(hù)工作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)隔離和數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)，及時(shí)阻斷和攔截惡意入侵和存在風(fēng)險(xiǎn)的訪問(wèn)，并向系統(tǒng)管理員進(jìn)行反饋，之外，要格外重視檔案信息系統(tǒng)訪問(wèn)這一環(huán)節(jié)，對(duì)訪問(wèn)請(qǐng)求進(jìn)行嚴(yán)格的審核，應(yīng)時(shí)常更換訪問(wèn)密碼，建立健全全面的防護(hù)體系，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)流失或被盜取的情況。

4.積極建立員工個(gè)人的電子檔案系統(tǒng)

建議醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)積極建立健全員工的個(gè)人電子檔案，把員工的基本信息納入到數(shù)據(jù)庫(kù)里，便于實(shí)現(xiàn)員工電子檔案管理的規(guī)范和統(tǒng)一。特別注意的是，在數(shù)據(jù)信息錄入的過(guò)程中，要切實(shí)保證其準(zhǔn)確性和真實(shí)性，各個(gè)部門(mén)之間積極進(jìn)行溝通、交流與合作，避免出現(xiàn)信息失真的情況。

結(jié)語(yǔ)：醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)要認(rèn)真分析目前自身在人事檔案管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，加快人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，提升人事檔案管理的水平和質(zhì)量，為機(jī)構(gòu)的科學(xué)決策和其他各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供科學(xué)、可靠的數(shù)據(jù)支持，為自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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