事業(yè)單位人事檔案的信息化管理與數(shù)據(jù)挖掘分析

摘 要：人事檔案管理在事業(yè)單位管理工作中具有重要意義，其中的內(nèi)容是員工工作態(tài)度及工作能力等方面的有效體現(xiàn)，與單位實(shí)際發(fā)展情況息息相關(guān)。本文根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位人事檔案的信息化管理方法進(jìn)行總結(jié)，并從檔案信息的分類、檔案信息收集、整合分析檔案信息三方面，論述了數(shù)據(jù)挖掘在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理；數(shù)據(jù)挖掘

自從進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，信息化和數(shù)字化成為了社會(huì)發(fā)展的主流，很多行業(yè)開始實(shí)施信息化管理，為相關(guān)工作的開展帶來(lái)了極大便利，人事檔案管理便是其中一種。由于人事檔案之中包括很多信息內(nèi)容，信息化管理和數(shù)據(jù)挖掘可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息共享，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案。因此，現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢(shì)，相關(guān)管理人員需要對(duì)其提高重視程度。

1 事業(yè)單位實(shí)施檔案信息化管理的主要措施

1.1 正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性

想要確保事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)，相關(guān)工作人員需要對(duì)該項(xiàng)工作的重要性進(jìn)行認(rèn)知，將檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位發(fā)展的建設(shè)性作用展示出來(lái)。想要做到這一點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員需要意識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，對(duì)傳統(tǒng)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，做好信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的進(jìn)一步創(chuàng)新，這樣一來(lái)，事業(yè)單位的人事檔案管理工作便會(huì)具備很強(qiáng)的信息化和科學(xué)化特點(diǎn)。

1.2 加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入

事業(yè)單位想要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，首先要做的便是對(duì)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，提升整個(gè)檔案管理工作的管理水平。因此，在平時(shí)工作開展上，管理人員便需要提升對(duì)檔案信息管理工作的投入，并對(duì)軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行更新。在相關(guān)技術(shù)的幫助下，事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化建設(shè)會(huì)變得更加穩(wěn)固，避免受到一些不利因素的影響。

1.3 提高檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)，對(duì)相關(guān)工作的開展質(zhì)量影響十分嚴(yán)重。人才是檔案信息化管理工作開展的關(guān)鍵所在，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)注重信息化管理能力和高素質(zhì)檔案管理人才的引進(jìn)，為后續(xù)人事檔案管理工作信息化建設(shè)創(chuàng)造合理?xiàng)l件。為了獲得更多的發(fā)展機(jī)會(huì)，各個(gè)事業(yè)單位還可以外聘一些專業(yè)性較強(qiáng)的信息管理人才，對(duì)原有的人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在提升管理水平的同時(shí)，確保檔案信息化管理效果。除此之外，為了確保該項(xiàng)工作的全面實(shí)施，企業(yè)需要制定出一系列與工作有關(guān)的規(guī)章制度，只有這樣，才能讓工作人員感受到工作壓力，通過(guò)工作實(shí)踐總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)的有效強(qiáng)化[1]。

1.4 人事檔案信息化管理制度的完善

在人事檔案管理制度完善過(guò)程中，能夠問企業(yè)人事檔案管理工作提供一定的基礎(chǔ)保障。因此，在相關(guān)工作開展之前，管理人員需要做好規(guī)范化和科學(xué)化要求，提升信息的真實(shí)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案保存方式的統(tǒng)一要求，避免在使用過(guò)程中出現(xiàn)一系列問題，降低檔案的信息化效率。另外，事業(yè)單位還可以根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，對(duì)人事檔案工作的管理制度進(jìn)行完善，確保工作開展有跡可循，提升工作人員操作的規(guī)范性和制度化只有這樣，才能確保整個(gè)工作的順利開展。

2 數(shù)據(jù)挖掘在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用

2.1 檔案信息的分類

在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效分類，而該項(xiàng)工作的完成主要依托于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的挖掘。整體來(lái)看，就是以檔案的功能屬性突顯為主，將相同的檔案對(duì)象歸類到一起，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行區(qū)分，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)不同檔案信息的有效歸類。在該項(xiàng)信息化管理之中，主要是對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行充分利用，將原始查詢信息從用戶信息之中提取出來(lái)，做好信息分類和總結(jié)。另外，在實(shí)際操作過(guò)程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人員身份信息的自動(dòng)保存，如性別、年齡等，可以將檔案的制作成本大幅度降低，更能實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的全面提升，為后續(xù)檔案信息的調(diào)取提供便利條件。

2.2 檔案信息收集

在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，檔案信息的有效分析是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)施的第一步，在分析工作結(jié)束之后，工作人員可以利用信息的客觀性描述，對(duì)科學(xué)的描述方法進(jìn)行選擇。其次，對(duì)不同的描述方法進(jìn)行綜合應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的全面整合，構(gòu)建出信息概念模型。再次，將概念模型和測(cè)試樣本進(jìn)行反復(fù)對(duì)比，將其中的不同性突顯出來(lái)。一般來(lái)說(shuō)，如果一個(gè)模型經(jīng)過(guò)反復(fù)測(cè)試之后，誤差變化仍較小，該模型便可以作為信息分類和收集的標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位人事檔案信息的收集，是開展個(gè)性化服務(wù)的前提條件，在具體工作中，人們可以利用問卷調(diào)查等手段，對(duì)檔案人員的基本信息進(jìn)行采集，如工作經(jīng)歷、教育程度等，之后將問卷內(nèi)容輸入到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之中。一旦有新的使用者出現(xiàn)，信息收集系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)對(duì)用戶信息進(jìn)行收集和保存，為后續(xù)信息整合工作的開展奠定基礎(chǔ)條件[2]。

2.3 整合分析檔案信息

檔案信息的整合，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位人事檔案積極作用發(fā)揮出來(lái)。另外，檔案信息化管理目的主要是將檔案自身價(jià)值展示出來(lái)。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的實(shí)施，各種檔案信息均會(huì)得到有效的分析整合，進(jìn)而將信息化管理目的實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還能進(jìn)一步提升人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，在此過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要將“鉆”、“擠”的工作精神發(fā)揮出來(lái)，并根據(jù)信息資源管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案使用者信息進(jìn)行整合。具體到實(shí)際工作角度來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)了大量的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，根據(jù)使用者的使用習(xí)慣，系統(tǒng)可以制定出相關(guān)的數(shù)據(jù)報(bào)表，為檔案管理工作的開展創(chuàng)造有利條件。另外，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的實(shí)施，可以實(shí)現(xiàn)信息的有效監(jiān)控和管理，為后續(xù)系統(tǒng)擴(kuò)展工作的開展創(chuàng)造良好條件。由于事業(yè)單位的人事檔案信息量比較龐大，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以讓整個(gè)管理工作便被動(dòng)為主動(dòng)，提升工作效率。

3 總結(jié)

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到人們的生活和工作中的方方面面，為人們提供了極大的方便。在事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到了全面性應(yīng)用，電子檔案的管理優(yōu)勢(shì)也逐漸實(shí)現(xiàn)了普及，進(jìn)一步提升了人事檔案管理工作的效率，同時(shí)提升了人事檔案管理工作的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]呂鵬.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在高職院校人事檔案管理中的應(yīng)用初探[J].中國(guó)新通信，2018，20（11）：125.

[2]張麗娜.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策[J].山西檔案，2017（02）：71-73.

作者簡(jiǎn)介

張莉（1978-），女，江蘇江陰人，碩士研究生，工程師，研究方向：人事檔案信息化管理。