外事出訪項目間知識轉(zhuǎn)移研究

李宗浩 白樺 王敏

[摘 要]新的歷史時期下，隨著我國國際地位的提升和中國特色大國外交的推進，外事出訪工作被賦予了更高的使命和意義。外事（因公）出訪工作作為各單位的重點工作，管理水平和精細化程度不斷提高，但是由于外事工作知識量大，過程繁雜，往往在辦結(jié)之后得不到制度性的總結(jié)歸納，造成項目健忘癥。文章旨在分析外事出訪項目間的知識和經(jīng)驗的轉(zhuǎn)移，提出相關(guān)的合理建議，為外事管理提出新角度、新方法。

[關(guān)鍵詞]外事工作；外事出訪項目；知識轉(zhuǎn)移

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.36.065

1 知識管理和知識轉(zhuǎn)移相關(guān)理論

1.1 知識管理基本理論

“知識”起源于拉丁語“知道”、“noscere”和“邊緣”，最初可能意味著“過程”或“行動”。知識管理的概念比較豐富，各國學(xué)者科研機構(gòu)有著相似或不同的界定。著名管理學(xué)家阿肖克·賈夏帕拉認為，知識管理是利用適當?shù)募夹g(shù)和文化環(huán)境，開發(fā)、利用和共享人類的知識，以增加組織智力資本，提高績效的過程。

1.2 知識轉(zhuǎn)移理論

1.2.1 基礎(chǔ)理論

管理學(xué)家Davenport認為，知識轉(zhuǎn)移是知識由知識發(fā)送方傳遞給知識接收方，知識接收方對接收的知識要加以吸收：一是知識轉(zhuǎn)移是知識從知識源到知識受體的傳遞過程；二是知識轉(zhuǎn)移包括知識受體對知識的吸收以及對知識源的反饋過程；三是知識轉(zhuǎn)移的目的是使知識受體掌握知識源的知識。

1.2.2 知識轉(zhuǎn)移影響因素

Teece認為影響因素包括源單元知識存量價值、源單元的激勵水平、傳輸渠道、目標單元的激勵水平和目標單元的吸收能力。

2 外事出訪工作

2.1 外事的概念

夏書章指出外事管理就是中央非外交部門、地方政府以及國家其他社團機構(gòu)依法與境外的機構(gòu)和個人所進行的一切和平交往的活動。廣義外事指在狹義外事的基礎(chǔ)上增加外交事務(wù)。

2.2 外事出訪項目管理是典型的項目管理工作

外事出訪項目是國家機關(guān)及其附屬單位、機構(gòu)、組織因公出外活動的統(tǒng)稱。外事出訪項目可分為外交出訪活動和一般出訪活動。外交出訪活動是一國國家元首和政府首腦、重要領(lǐng)導(dǎo)人為參與國際關(guān)系、維護國家利益，對其他國家、地區(qū)或國際組織進行的訪問活動。一般外事出訪活動是指政府機關(guān)、國有企事業(yè)單位以拓展業(yè)務(wù)關(guān)系、促進對外交流為目的對其他國家、地區(qū)或社會組織進行的訪問活動。外事出訪管理是指在外事工作中運用外事政策、外事知識和項目管理方法，在計劃的時限內(nèi)完成辦理工作，達到擬定期望和目標的管理工作。因此，外事出訪工作屬于項目管理工作，符合項目間知識轉(zhuǎn)移研究的要求。

2.3 外事出訪全過程知識轉(zhuǎn)移分析

2.3.1 出訪全過程的圖表

2.3.2 出訪前期準備

此階段工作是依照當年本單位外事計劃安排，結(jié)合本單位工作實際或結(jié)合與外方相關(guān)協(xié)議和約定，與外方邀請單位聯(lián)絡(luò)赴外出國具體的邀請事宜，包括出具邀請信和擬定公務(wù)安排等工作。

2.3.3 申報和護照簽證辦理

此階段工作是依照上級外事主管單位要求，上報申請因公出國團組任務(wù)，申請得到批復(fù)后再依照出訪國的相關(guān)要求辦理赴該國簽證。

2.3.4 執(zhí)行出訪任務(wù)

此階段工作是根據(jù)上級外事主管部門的批復(fù)和辦理完結(jié)的簽證，結(jié)合前期與外方約定的公務(wù)內(nèi)容赴外執(zhí)行公務(wù)。具體包括以下幾種類型：洽商合作事項，簽訂合作協(xié)議；參加國際會議，執(zhí)行大會發(fā)言或領(lǐng)取相關(guān)獎項；學(xué)習(xí)先進管理經(jīng)驗，執(zhí)行管理對標；輸出先進經(jīng)驗，進行項目指導(dǎo)或建議；參加上級主管單位培訓(xùn)。

2.3.5 成果轉(zhuǎn)化

此階段工作是按照上級外事主管要求，按時、按期公示團組出訪成果，按照單位具體規(guī)定，召開團組經(jīng)驗分享會，或依照與外方的約定執(zhí)行團組后續(xù)工作。

2.4 現(xiàn)狀和問題分析——出訪項目管理的“健忘癥”現(xiàn)象

外事出訪項目在辦理過程中所需要的知識密集龐雜，主要包括中央外事政策和法規(guī)、地方外事政策和辦理規(guī)定、擬出訪國法律和文化、擬出訪國簽證相關(guān)知識，所在單位主業(yè)知識、語言知識、項目管理和財務(wù)管理等內(nèi)容。避免項目“健忘癥”，制度化地從每個項目中學(xué)習(xí)總結(jié)問題，吸取收獲知識和經(jīng)驗是外事工作管理上的重要環(huán)節(jié)，但由于一些實際情況和問題，在此環(huán)節(jié)往往不盡如人意。

3 出訪項目間知識轉(zhuǎn)移影響因素研究

3.1 項目間知識轉(zhuǎn)移影響因素

文章認為轉(zhuǎn)移影響因素包括知識源、知識受體、知識特性、轉(zhuǎn)移媒介。知識源指上一個出訪項目的項目文件（顯性知識）及參與人員經(jīng)驗（隱性知識），知識源的受益程度及知識傳授能力對轉(zhuǎn)移效果影響較大。知識受體是出訪項目間知識轉(zhuǎn)移的受體與知識源是一個相對概念，指其知識吸收能力和檢索運用對轉(zhuǎn)移效果的影響較大。轉(zhuǎn)移知識特性是待轉(zhuǎn)移知識的性質(zhì)，出訪項目知識的隱性只是比例較高。轉(zhuǎn)移媒介是指項目的組織形式與信息技術(shù)手段。

3.2 外事出訪項目間知識轉(zhuǎn)移影響因素

根據(jù)文獻研究和外事工作實踐，列出了以下4個方面、14個小項的轉(zhuǎn)移影響因素。

（1）轉(zhuǎn)移主體對外事出訪項目知識轉(zhuǎn)移的影響。知識源的轉(zhuǎn)移意愿正向影響轉(zhuǎn)移效果，知識源的轉(zhuǎn)移能力正向影響轉(zhuǎn)移效果，知識受體接受能力正向影響轉(zhuǎn)移效果，知識受體學(xué)習(xí)動機正向影響轉(zhuǎn)移效果，外事工作團隊的穩(wěn)定性正向影響轉(zhuǎn)移效果。

（2）任務(wù)特征對外事出訪項目知識轉(zhuǎn)移的影響。出訪團組項目的復(fù)雜性負向影響轉(zhuǎn)移效果，出訪團組的相似性正向影響轉(zhuǎn)移效果，出訪團組的緊迫性負向影響轉(zhuǎn)移效果。

（3）出訪團組知識特征。出訪團組隱性知識較多時負向影響轉(zhuǎn)移效果，出訪團組辦理過程或公務(wù)復(fù)雜程度高時影響轉(zhuǎn)移效果。

（4）轉(zhuǎn)移環(huán)境。外事管理部門的信息技術(shù)平臺（官方網(wǎng)站、微信公眾號）正向影響轉(zhuǎn)移效果，外事管理部門定期的外事工作人員培訓(xùn)正向影響轉(zhuǎn)移效果，團組總結(jié)會制度正向影響轉(zhuǎn)移效果，善于分享的組織文化正向影響轉(zhuǎn)移效果，網(wǎng)絡(luò)社交模式（QQ群組、微信群組）正向影響轉(zhuǎn)移效果。

4 外事出訪項目知識轉(zhuǎn)移對策建議

4.1 加強制度建設(shè)，提高知識轉(zhuǎn)移績效

總結(jié)是知識轉(zhuǎn)移工作的起點，完善的總結(jié)制度是科學(xué)轉(zhuǎn)移外事出訪項目知識的基礎(chǔ)。首先，建立外事出訪工作總結(jié)制度，對出訪全過程進行項目后評價，總結(jié)成功或失敗的因素。與以往團組總結(jié)和報告不同，此總結(jié)評價更側(cè)重在對外事項目辦理環(huán)節(jié)的評價。其次，在外事項目后評價的基礎(chǔ)上，建立外事知識庫。知識庫應(yīng)該基于此單位的OA系統(tǒng)，集中了外事出訪項目全過程、多環(huán)節(jié)的知識內(nèi)容，包括辦理過程中各節(jié)點文件、會議紀要、出訪成果等因素，特別是相關(guān)的制度性文件都應(yīng)該分類儲存，方便查詢索引。最后，加強引導(dǎo)，充分利用激勵制度，對善于總結(jié)、善于轉(zhuǎn)移的人員和團隊給予精神和物質(zhì)層面的獎勵。

4.2 完善信息化技術(shù)，提高知識轉(zhuǎn)移效率

信息化技術(shù)是當前管理工作中重要的環(huán)節(jié)，合理組織運用相關(guān)方法是高效及時實現(xiàn)知識轉(zhuǎn)移的手段。首先，加強外事部門的知識平臺建設(shè)，充分運用官方網(wǎng)站和微信公眾號等手段和途徑及時發(fā)布出訪相關(guān)知識。其次，外事主管部門引導(dǎo)建立新型網(wǎng)絡(luò)社交平臺，在平臺基礎(chǔ)上不同項目團隊（個人）交流外事相關(guān)知識。最后，加強相似業(yè)務(wù)單位間的外事交流，出訪項目相似性有助于知識轉(zhuǎn)移，如水務(wù)局、北京市自來水集團、北控水務(wù)就可以共享出訪資源和出訪成果。

4.3 加強人才培養(yǎng)，提高知識轉(zhuǎn)移主體能力

外事管理隊伍是我國外事工作的載體，在上有外事管理部門（中央外辦、外交部、各省市外辦），在下有各單位的外事管理部門或?qū)Ｂ毻馐氯藛T，如何建立一支專業(yè)化的外事隊伍，對整個外事系統(tǒng)的知識轉(zhuǎn)移有著無可取代的重要性。首先，明確外事人員的待遇和培養(yǎng)（晉職）方向，建立穩(wěn)定的外事工作團隊；其次，加強外事人員相關(guān)知識培訓(xùn)，包含國家外事方針、地方外事工作政策、各國外事政策和規(guī)定、法律文化等要素；再次，加強對項目管理和項目后評價工作的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)外事團隊和個人的項目學(xué)習(xí)能力；最后，加強語言學(xué)習(xí)，語言是交流溝通的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1] 阿肖克·賈夏帕拉.知識管理——一種集成方法 [M].2版.安小米，等，譯.北京：人民大學(xué)出版社，2013.

[2] 卡拉·歐戴爾，辛迪·休伯特.知識管理如何改變商業(yè)模式 [M].胡瀚濤，郭玉錦，姚楠，譯.北京：機械工業(yè)出版社，2016.

[3] 王雪原，董媛媛，徐岸峰.知識管理 [M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2015.

[4] 儲節(jié)旺，郭春俠.知識管理學(xué)科的興起、理論發(fā)展和體系建構(gòu)研究 [M].合肥：安徽大學(xué)出版社，2014.

[5] 王江.隱性知識與企業(yè)核心能力：案例研究 [J].科學(xué)學(xué)研究，2010，28（4）：566-570.

[6] 董入雷.在積厚成勢、精耕細作中做優(yōu)首都外事工作 [EB/OL].[2018-03-06].http：//www.banyuetan.org/chcontent/sz/szgc/201836/246596.shtml.

[7] 趙大麗，周軍杰，左美云.IT服務(wù)企業(yè)跨項目知識轉(zhuǎn)移的影響因素研究 [J].管理案例研究與評論，2011（6）：415-431.

[8] HARTMANN A， DORE A.Learning between projects：More than sending messages in bottles [J].International journal of project management，2015（33）：341–351.

[9] SCHINDLERA M，EPPLER M J.Harvesting.project knowledge：a review of project learning methods and success factors [J].International journal of project management，2003（3）：219-228.

[10] SMITH G，Copping A.Harvesting knowledge through post project reviews：a case study from the united arab emirates[R].The Construction，Building and Real Estate Research Conference of the Royal Institution of Chartered Surveyors.

[11] JOSHI K D，SARKER S. Knowledge transfer within information systems development teams：examining the role of knowledge source attri [J].Decision support systems，2007，43（2）：322–335.