加強(qiáng)檔案安全體系構(gòu)建的保障措施探究

鄭楊

摘 要：檔案的收集、整理、歸檔、收存是檔案管理工作的基本內(nèi)容。在新時(shí)期，隨著科學(xué)技術(shù)手段的飛速發(fā)展與革新，檔案的安全體系也需要進(jìn)行同樣的升級改造，只有形成一套完備的安全體系才能充分應(yīng)對當(dāng)今社會(huì)新形勢下各項(xiàng)工作發(fā)展的需求。因此，構(gòu)建檔案安全體系也成為了有關(guān)檔案管理部門必須重視并完成的首要任務(wù)。本文介紹新時(shí)代背景下全新的檔案安全體系，對未來檔案安全體系構(gòu)建的保障措施探究提出切實(shí)可行的建議。

關(guān)鍵詞：檔案安全；檔案管理；保障措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）06 — 0155 — 03

一、檔案安全體系的相關(guān)介紹

檔案安全保障體系的構(gòu)建，是一個(gè)國家對其掌握的內(nèi)部信息資源進(jìn)行有效地控制、妥善利用，也是對國家重要文化、悠久歷史的記錄與傳承。當(dāng)前我國自然災(zāi)害頻繁、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案數(shù)量增長顯著，政府信息逐步透明公開，都使得檔案安全體系的建立工作提上日程。檔案本身安全性體系的構(gòu)建是檔案管理部門的首要任務(wù)，同樣也是檔案資料管理者應(yīng)盡的職責(zé)，也可以說是他們必須守護(hù)的使命。這種使命包含了對每一份檔案的妥善保管、嚴(yán)格保密。如果是因?yàn)闆]有做好檔案的保護(hù)、收存工作，而使得機(jī)密內(nèi)容泄露，那么檔案就喪失了歸檔利用的前提條件。由此可見，檔案的安保問題貫穿檔案管理工作的全局，同樣關(guān)乎黨和國家的最基本利益。建設(shè)一套完備的檔案安全體系，不僅需要相關(guān)部門在各個(gè)方面加強(qiáng)對檔案機(jī)密性的管理，也需要各級黨委的大力支持、重視。

檔案管理工作最基本的職能之一就是保障檔案安全，這是確保檔案管理工作順利進(jìn)行與發(fā)揮其最大效用的保障。隨著新時(shí)期數(shù)字信息技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案資源的數(shù)量亦日益增長。雖然現(xiàn)有的檔案安全制度可以維持當(dāng)前檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行，但是檔案安全管理體系的建設(shè)仍然不夠完備。主要包括檔案收存設(shè)施不夠規(guī)范、檔案存儲(chǔ)設(shè)備陳舊、相關(guān)政策精神沒有徹底貫徹落實(shí)，這會(huì)引發(fā)檔案安全管理工作出現(xiàn)漏洞，是檔案安保工作必須面對的巨大挑戰(zhàn)。本文提出檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合國家有關(guān)政策規(guī)定，在設(shè)備、人才、技術(shù)等方面為檔案安全體系的構(gòu)建提供保障措施，以確保檔案信息安全。

二、檔案安全體系保障措施探究

1.物質(zhì)保障體系

物質(zhì)保障體系主要是保證存檔材料或者包含重要信息的實(shí)體檔案材料的安全，是檔案安全體系中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)保障措施。因?yàn)橹匾膶?shí)體檔案信息不慎缺失損壞，會(huì)很大程度上造成無法彌補(bǔ)的損失，做好相關(guān)的保護(hù)工作尤為重要。自然環(huán)境的改變、時(shí)間流逝造成檔案的老化、變形，人為的使用不當(dāng)造成檔案的損傷、缺失，這些都將是檔案安全體系建立工作所面臨的最實(shí)際的問題。而良好的物質(zhì)保障體系就可以最大限度地保障檔案的安全。可以通過選擇耐于保存和記錄檔案信息的材質(zhì)、根據(jù)國家發(fā)布的《檔案保存建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求選擇一個(gè)合適的環(huán)境進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，以加強(qiáng)檔案的安全保障體系。

（1）檔案材料安全保障

檔案館保存的紙質(zhì)檔案，一般都采用富含纖維素的韌皮纖維或種毛纖維材質(zhì)書寫打印紙，這類型的紙張耐久度極高，可以滿足檔案資源長時(shí)間存儲(chǔ)的需求。為了使檔案上的字跡有效留存，可以選擇特定包含炭黑成分的墨水，這種墨水化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定，不易與空氣產(chǎn)生氧化反應(yīng)，可以讓字跡長時(shí)間仍然保持清晰可見。此外，還應(yīng)該注意周圍環(huán)境的控制，避免高溫炙烤、陽光直接照射、紙張受潮、防止酸堿性物質(zhì)的侵蝕等。

光盤、磁帶類型的檔案，一定要注意檔案室溫度、濕度的控制，有條件的檔案室可以將特別重要的光盤、磁帶檔案進(jìn)行包膜防護(hù)。其余影像類膠片型的檔案應(yīng)選擇不銹鋼或者其他不易腐化的金屬作為裝載容器。檔案管理部門必須設(shè)立專門的檔案室，加之配套相關(guān)防護(hù)設(shè)備，分類保存各種不同材質(zhì)的檔案，定期維護(hù)檢查，以期通過不斷優(yōu)化收存條件，保障檔案材料安全。

（2）檔案環(huán)境及資源保障

檔案收存環(huán)境的選擇，應(yīng)經(jīng)過多重篩選考量，庫房應(yīng)具備存足夠存儲(chǔ)空間、優(yōu)越的存儲(chǔ)條件、干凈整潔的存儲(chǔ)環(huán)境和一定的封閉性，還要將地震、火山、洪水等自然災(zāi)害以及污染輻射等外部情況納入考慮范疇。檔案室所在區(qū)域最好經(jīng)過特別設(shè)計(jì)，內(nèi)部空間布局合理，可以抵御各種自然災(zāi)害，還要配套溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、消防設(shè)施、防塵除蟲設(shè)施以及檔案損害修復(fù)設(shè)備等安全設(shè)備。保存重度機(jī)密資料的檔案室也應(yīng)該逐步配備災(zāi)害報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)以及指紋門禁系統(tǒng)等。同時(shí)配備專業(yè)的檔案電子控制中心，由專人管理維護(hù)相關(guān)設(shè)備，保障檔案環(huán)境與安全。

2.技術(shù)保障體系

我國亟需著手研究深層次的檔案安全技術(shù)手段，嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案安全評定標(biāo)準(zhǔn)要求，大幅提升檔案安全體系研究力度，結(jié)合實(shí)際情況，提出科學(xué)、合理的檔案安全的具體理論和技術(shù)手段，詳細(xì)包括：研討應(yīng)對災(zāi)害的具體方略、突發(fā)情況的應(yīng)急處理、數(shù)字化信息檔案的安全保證、電子檔案的真?zhèn)魏藢?shí)、損壞檔案的搶修技巧、延長檔案文獻(xiàn)留存期限等。從現(xiàn)今檔案安全體系的發(fā)展態(tài)勢來看，精準(zhǔn)確立研究方向，持續(xù)提升檔案安全的理論支持、技術(shù)手段，使得相關(guān)研究課題有條不紊的迅速開展。以點(diǎn)帶面，將探究成果中操作性強(qiáng)的新技術(shù)推廣全國，顯著增進(jìn)檔案安全的保障。

技術(shù)保障體系主要分為兩大類，分別是傳統(tǒng)載體技術(shù)的保障體系和現(xiàn)代信息技術(shù)的保障體系。前者多是在流傳至今的傳統(tǒng)方案上進(jìn)行改革創(chuàng)新，演變成適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的技術(shù)保障體系；后者則使用了現(xiàn)代的數(shù)字信息技術(shù)，是一種科技化的技術(shù)保障體系。

（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案技術(shù)保障

傳統(tǒng)的檔案資源多為紙質(zhì)印刷書寫，為了保證傳統(tǒng)檔案的安全，首先一定要做好紙張的保護(hù)和受損檔案的修復(fù)。應(yīng)配備專業(yè)的修復(fù)工作人員定期對檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)去除檔案上出現(xiàn)的污漬和產(chǎn)生的酸性物質(zhì)。歷史年頭久遠(yuǎn)的檔案要及時(shí)加固和裝裱。其次做好傳統(tǒng)檔案數(shù)字信息影像化的工作。從珍稀檔案和常用檔案著手，按部就班的實(shí)現(xiàn)全部傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)存及保護(hù)。這樣既可使檔案便于查看利用，也可降低檔案的折損程度。運(yùn)用具有較高的分辨率的掃描設(shè)備，合理的存儲(chǔ)方式以提升傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化質(zhì)量，提升檔案資料的管理能力與水平。

（2）現(xiàn)代信息化技術(shù)保障

現(xiàn)代化信息技術(shù)可以使檔案的保存、使用變得方便，不過也相應(yīng)帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)，可以通過采用合理的技術(shù)手段最大限度的保證電子信息檔案的安全。電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)主要來自技術(shù)層面，包括檔案內(nèi)容格式不規(guī)范、沒有實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔操作不夠嚴(yán)謹(jǐn)、操作人員技術(shù)水準(zhǔn)較低等因素。所以，亟需迅速制定一套電子檔案的執(zhí)行規(guī)范和安全準(zhǔn)則。由我國檔案局牽頭，交給特定的部門來專門探討電子檔案的安全保障策略，建立專業(yè)的檔案防護(hù)措施，利用防火墻來降低電子檔案所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，保證其資料安全完整、真實(shí)可信。另外，還須定期進(jìn)行技術(shù)的升級改造，更新技術(shù)條件與保護(hù)策略，形成一套科學(xué)化的電子檔案安全制度，為每一份檔案文件加入特殊編排的密碼以及數(shù)字簽名，嚴(yán)格確保電子檔案的安全性。同時(shí)實(shí)行電子檔案信息安全責(zé)任制度，及時(shí)排查問題，對出現(xiàn)重大安全事故并產(chǎn)生嚴(yán)重后果的單位、個(gè)人，追究相應(yīng)的法律責(zé)任。最后，引進(jìn)一套完善的容災(zāi)備份管理制度，將電子檔案按照不同的方式異地備份存儲(chǔ)，使其符合長期保存、使用、恢復(fù)等各種要求，保證電子檔案的高度安全。

3.政策法規(guī)保障體系

目前，我國《檔案法》對各類檔案的安全條例都具有明文規(guī)定，下屬地方各個(gè)檔案室也分別根據(jù)自身情況出臺(tái)了有針對性檔案安全制度。通常這些制度條例不夠全面、具體，要想建立一套完備的檔案安全體系，一定要從政策法治的角度，完善相關(guān)的法規(guī)條例。

（1）政策法規(guī)保障

政策法規(guī)的保障主要涵蓋以下四方面內(nèi)容。一是，改進(jìn)與完善國家《檔案法》。根據(jù)國情需要，補(bǔ)充完善相關(guān)設(shè)計(jì)檔案安全的條例，強(qiáng)化處罰措施、加大監(jiān)督范圍。凡是發(fā)現(xiàn)違反《檔案法》的行為，一律追究其法律責(zé)任。二是，建立檔案安全許可相關(guān)法規(guī)，實(shí)施檔案安全資格許可制度。檔案從業(yè)人員必須經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)并通過資格測試持證上崗工作。檔案室的建設(shè)也要符合相關(guān)許可制度的規(guī)定。三是，提高檔案安全經(jīng)費(fèi)投入力度，實(shí)現(xiàn)不同級別檔案的管護(hù)經(jīng)費(fèi)梯度層次，從根本上保障維護(hù)檔案安全的資金支持。四是，持續(xù)加強(qiáng)檔案的安保，重視人力資源的建設(shè)培養(yǎng)，增強(qiáng)管理者對檔案的安全意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提升應(yīng)對突發(fā)狀況的能力，全方位提高檔案工作人員的知識(shí)技能水平，為檔案安全體系建設(shè)提供強(qiáng)有力的人才保障支持。

（2）制度保障

完善現(xiàn)有的檔案安全管理制度，嚴(yán)格規(guī)定檔案安保執(zhí)行方式，確保各項(xiàng)制度實(shí)施落到實(shí)處。安全管理制度也需要細(xì)化。從檔案整理歸檔開始，無論是查詢使用，還是定期維護(hù)，以及加密、銷毀等都應(yīng)該有規(guī)可循。同時(shí)，檔案信息的安全管理方案，以及檔案安全責(zé)任事故的追責(zé)，都必須確保按照嚴(yán)格的規(guī)章制度進(jìn)行。還要推行檔案信息保密制度。區(qū)別檔案在網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的使用，涉密的檔案禁止使用外網(wǎng)查閱。檔案館的計(jì)算機(jī)應(yīng)配置專業(yè)的查毒軟件，防止病毒、木法、惡意程序的侵入并做好定期排查工作。同時(shí)設(shè)立檔案查詢及使用權(quán)限，定時(shí)更新所有檔案的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，做好檔案備份。此外，仍然需要建設(shè)一套應(yīng)對突發(fā)情況的管理機(jī)制。主要針對無法預(yù)測的大型自然災(zāi)害和人為破壞，確立一套應(yīng)對突發(fā)事件的響應(yīng)防范措施，規(guī)劃完備的應(yīng)急預(yù)案，將損失降到最低。

建設(shè)一套完善的檔案安全管理制度，強(qiáng)化檔案工作人員的制度執(zhí)行力，啟用長期的監(jiān)督檢查機(jī)制，務(wù)必使各項(xiàng)規(guī)章制度按部就班的實(shí)施。規(guī)章制度建立后，迅速推廣到基層落實(shí)，發(fā)揮其約束、保障作用。應(yīng)從國家檔案信息安全至上的角度考慮問題，全面了解建設(shè)檔案安全條例的緊迫性和必要性，時(shí)刻優(yōu)化革新檔案安全的相關(guān)制度，每一級檔案管理部門要樹立檔案安全至關(guān)重要的信念入腦入心，認(rèn)真貫徹實(shí)行。制定詳細(xì)針對突發(fā)情況的應(yīng)急制度，設(shè)立面臨危機(jī)的應(yīng)對機(jī)制、管理措施，提升解決自然災(zāi)害等突發(fā)事件的處理能力，將損失降低。按照國家出臺(tái)的《檔案安全事件突發(fā)緊急處理方案》及有關(guān)部門制定的具體《細(xì)則》的管理辦法，按照提前設(shè)定好的應(yīng)急預(yù)案妥善處理。可采取季度性突發(fā)情況演習(xí)，用于提升各部門針對不同事件發(fā)生的應(yīng)便能力。深刻研讀國家發(fā)布的《檔案館災(zāi)害控制管理防范指南》，根據(jù)國家相關(guān)要求，重視檔案部門的防災(zāi)處理和災(zāi)后重建。積極落實(shí)機(jī)密重要檔案的備份制度，也是提升防備各類突發(fā)情況的重要手段。我國一直都有把機(jī)密重要檔案進(jìn)行多次、多地備份的優(yōu)良傳統(tǒng)，時(shí)至今日，在面臨檔案安全的嚴(yán)峻問題上，仍然需要延續(xù)這種提前做好危害防范的良好習(xí)慣，繼續(xù)重點(diǎn)實(shí)行檔案的異地多重備份方案，提升各類災(zāi)害的反應(yīng)處理能力。

各類檔案應(yīng)設(shè)立一套高度保密性安全管理方案。平衡好一般檔案的開放程度、相關(guān)檔案的涉密安全，提升檔案的實(shí)際使用率，給予檔案包含的重要內(nèi)容提供安全保障。在政府公開更多檔案信息，增加公共服務(wù)的前提下，也同樣需要強(qiáng)化檔案的審查力度。涉密程度高的檔案不應(yīng)公開，一般檔案盡可能的保存原件，展示副本，最大程度上保證檔案信息的安全性。

在面對突發(fā)自然災(zāi)害、老化、人為使用不當(dāng)?shù)仍?，造成檔案輕微、嚴(yán)重受損時(shí)，應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案補(bǔ)救、修復(fù)機(jī)制。經(jīng)歷這些突發(fā)情況后，可以及時(shí)對殘破檔案資料進(jìn)行保護(hù)和搶修，降低檔案受到更嚴(yán)重的損壞而產(chǎn)生無法彌補(bǔ)的損失。當(dāng)下，我國實(shí)行了檔案文獻(xiàn)保護(hù)工程，主要的目的是對極度重要的檔案進(jìn)行保護(hù)修復(fù)。其中如何利用專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)實(shí)施檔案保護(hù)，強(qiáng)化國家級別重要檔案的評估和修復(fù)，落實(shí)保護(hù)修復(fù)工作的督導(dǎo)，是當(dāng)前最重要的問題所在。

數(shù)字化電子檔案也應(yīng)該實(shí)行一套具體嚴(yán)格的安全處理機(jī)制。在初建檔案時(shí)就需要注重信息的安全和規(guī)范，包括使用的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)，操作的系統(tǒng)及人員，實(shí)行全方位的安全評估、管理，用嚴(yán)密的檔案安全體系確保電子檔案的內(nèi)容不失毫厘。由于電子信息自身不確定帶來的風(fēng)險(xiǎn)因素很多，不僅篡改方便，還很容易被盜取刪除。所以，確立一套針對電子檔案的保護(hù)手段也是至關(guān)重要的，在確保相關(guān)檔案的真實(shí)性之外，還需要在文檔加密上下功夫，而且必須依靠特制的設(shè)備軟件才可以被解讀，如何利用信息技術(shù)高度隱蔽的存儲(chǔ)重要機(jī)密電子檔案也是急需攻克的一個(gè)難點(diǎn)。

4.人才與體系保障

（1）人才保障

檔案管理部門、相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)制定規(guī)劃，每年至少開展一次大型檔案相關(guān)專業(yè)講座交流會(huì)，提升檔案工作從業(yè)人員知識(shí)技術(shù)水平，加強(qiáng)管理者的個(gè)人素養(yǎng)，增進(jìn)檔案安全意識(shí)。只有讓檔案工作者充分認(rèn)識(shí)到檔案安全的重要性與對國家人民的意義，才能激發(fā)從業(yè)者強(qiáng)烈的責(zé)任感，努力掌握檔案安全保障技術(shù)，適應(yīng)新時(shí)代檔案發(fā)展需求，出色完成自己的每項(xiàng)工作任務(wù)，為檔案的安全提供更多的人力保證。

（2）體系保障

目前，我國已經(jīng)在檔案安全保障的道路上摸索出很多切實(shí)可行的方案，需要進(jìn)行全面的推廣，基于推廣反饋結(jié)果再持續(xù)深入研究，實(shí)現(xiàn)檔案安全體系縱深發(fā)展，日漸提升檔案安全維護(hù)能力。我國范圍內(nèi)的各大檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始互相實(shí)行異地備份的策略，這樣顯著的減少了本地檔案備份場館設(shè)立的成本，加速了國家檔案備份方案前進(jìn)的腳步。目前各地區(qū)反應(yīng)強(qiáng)烈，其中哈爾濱與南京、北京與西安都已經(jīng)確立了相互的檔案備份協(xié)議。而昆明與貴陽、天津與廣州等地也初步確立了合作的意愿，這些城市都在全國起到了良好的帶頭作用。數(shù)字信息檔案資源實(shí)行多種介質(zhì)分別備份，這一技術(shù)為新時(shí)代環(huán)境下的檔案安全構(gòu)建了良好的環(huán)境基礎(chǔ)。在數(shù)字化檔案技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)的年代，各方面產(chǎn)生的新型技術(shù)、病毒等威脅也逐漸增多。根據(jù)我國當(dāng)前掌握的技術(shù)手段來看，只有實(shí)行多種檔案備份弱化數(shù)字信息這一載體帶來的風(fēng)險(xiǎn)，才能有效抗擊網(wǎng)上不法分子的攻擊。不定期更新檔案專屬管理系統(tǒng)平臺(tái)、及時(shí)修復(fù)存在的漏洞，降低潛在風(fēng)險(xiǎn)，有益于提升數(shù)字信息檔案的安全。各級機(jī)構(gòu)的電子文檔的實(shí)行統(tǒng)一管理和多重備份，這一好做法為電子檔案的集中管理指明了新的航向，巨大提升電子檔案的安全保障。

三、結(jié)語

檔案安全體系構(gòu)建包括檔案的搜集、歸檔保存、后續(xù)查看利用等環(huán)節(jié)，立足于檔案管理的實(shí)際需求，確立一套完備的檔案安全制度任重道遠(yuǎn)。我國的檔案安全體系的建立已經(jīng)步入了一個(gè)新時(shí)代，在新時(shí)期我們將不斷迎接各種挑戰(zhàn)，結(jié)合日趨成熟的技術(shù)、制度等各項(xiàng)保障措施，完備整個(gè)檔案安全系統(tǒng)，以期為我國檔案資料安全以體系的構(gòu)建及未來的可持續(xù)、健康發(fā)展提供最強(qiáng)大的保障。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕